Diventa sempre più difficile orientarsi nella software di gestione delle risorse paesaggio. Con il lancio regolare di nuovi strumenti e l'aumento delle funzionalità delle applicazioni esistenti, la scelta è davvero ampia. Ciò non significa, tuttavia, che la scelta dello strumento *giusto* sia facile.
Tuttavia, dato che la previsione inadeguata delle risorse e le dipendenze dalle risorse sono tra le cause più significative dei fallimenti dei progetti (come segnalato dal Project Management Institute), le aziende hanno bisogno di trovare un software che le aiuti con gestione delle risorse del progetto sfide.
Per rendere la scelta un po' più semplice, abbiamo elencato le caratteristiche irrinunciabili di strumenti di pianificazione delle risorse.
Vedrete che ci concentriamo soprattutto sulle opzioni che vi permettono di adattare lo strumento al processo del vostro team. È importante perché non volete cambiare il modo in cui voi e il vostro team lavorate solo per essere compatibili con i requisiti del software. Quando si tratta di sistemi di gestione delle risorse, la flessibilità è la strada da seguire. Ecco perché abbiamo iniziato con funzioni che consentono di personalizzare lo strumento.
Spesso uno strumento semplice con molte opzioni di personalizzazione è il più potente. La possibilità di aggiungere le proprie categorie o di creare visualizzazioni personalizzate influisce sul comfort di utilizzo dello strumento.
Guardate questo esempio: la maggior parte dei sistemi di gestione delle risorse consente di filtrare le risorse in base al nome o al titolo del lavoro. E se invece si volesse utilizzare una categoria diversa? Ad esempio, dividere il team in base all'ufficio in cui lavora. I software che offrono campi personalizzati per descrivere la vostra forza lavoro vi daranno questa opportunità.
La personalizzazione è importante anche quando non si utilizzano tutte le funzioni offerte da una determinata app. È possibile modificare la vista principale o le analisi per mostrare solo le informazioni che interessano?
Gli elementi della vista principale di Teamdeck sono modificabili: potete nascondere le funzioni che non utilizzate e creare categorie personalizzate.
Nel valutare le opzioni del sistema di gestione delle risorse di progetto, prestate attenzione ai diversi modi in cui potete controllare l'utilizzo complessivo del vostro team.
Questi potrebbero includere:
- una vista calendario/timeline, in cui è possibile vedere tutti i membri del team e i loro incarichi,
- rapporti sull'utilizzo del team,
- notifiche per eventi di allarme (straordinari tracciati, pianificazione al di sopra delle proprie capacità).
Vedere il quadro generale vi aiuterà a pianificazione delle risorseprevedere le esigenze di reclutamento o apportare modifiche al calendario del progetto.
Sebbene i manager (team leader, PM, ecc.) rimangano il gruppo che utilizza prevalentemente un sistema di gestione delle risorse, anche i normali membri del team possono trarne vantaggio. Possono, ad esempio, accedere al loro programma di lavoro, registrare i fogli di presenza o gestire la loro disponibilità. E i clienti? Forse anche loro dovrebbero poter vedere i piani o i report.
Il sistema di gestione delle risorse che offre diversi ruoli e livelli di autorizzazione consente di creare una struttura di utenti che abbia senso per il vostro progetto. È un enorme risparmio di tempo: invece di dover passare le informazioni, i membri del team o i clienti possono vederle da soli.
Un sistema di gestione delle risorse basato sui dati presenta numerosi vantaggi. Innanzitutto, l'analisi dei dati storici può aiutarvi a scoprire modelli utili, ad esempio per Previsione delle risorse umane. In seguito, potrete anche confrontare i vostri piani con i risultati effettivi dei vostri progetti, il che vi darà un'idea dell'accuratezza delle vostre stime.
Inoltre, le solide funzioni di reporting sono estremamente utili per il team finanziario e operativo che cerca di monitorare i costi fatturabili e non fatturabili dell'azienda.
I rapporti di Teamdeck sono completamente personalizzabili: è possibile filtrarli o aggiungere calcoli personalizzati.
L'uso dei dati per prendere decisioni migliori è prezioso in tutti i settori. Per le aziende di servizi, tuttavia, i rapporti di gestione delle risorse sono essenziali per gestire la redditività dell'attività. Inoltre, possono ridurre le seccature. Ad esempio, le agenzie e le società di consulenza apprezzeranno i fogli di presenza che possono essere trasformati in rapporti o fatture per i clienti con pochi clic.
Certo, la parte più pesante della gestione delle risorse sarà quasi sempre svolta su dispositivi desktop. Ciò non significa, tuttavia, che l'accesso mobile al sistema di gestione delle risorse non sia importante. Al contrario: poter controllare gli orari o la disponibilità del team mentre si è in viaggio è molto utile.
I membri del team a cui viene chiesto di tenere traccia del loro tempo apprezzeranno sicuramente rilevatori di tempo mobiliche sono disponibili come applicazioni di accompagnamento per alcuni strumenti di gestione delle risorse.
Il sistema di gestione delle risorse che sceglierete diventerà parte integrante della cassetta degli attrezzi del vostro team. Un software di gestione delle risorse di progetto, una chat di gruppo, uno strumento di gestione delle risorse umane... tutto questo è possibile. Indipendentemente dalle dimensioni del vostro ecosistema di strumenti, volete evitare di dover inserire i dati due volte o di perdere alcune informazioni. L'integrazione delle applicazioni tra loro vi farà risparmiare molto tempo e migliorerà l'efficienza del vostro team.
La maggior parte dei sistemi di gestione delle risorse disponibili offre alcune integrazioni integrate che richiedono una configurazione minima. Se si desidera creare una soluzione completamente personalizzata, è necessario scegliere strumenti con integrazioni pubbliche. API con cui è possibile creare le proprie applicazioni o automazioni.
Lavorando con centinaia di aziende, abbiamo imparato che non esiste un processo di gestione delle risorse uguale per tutti. Tutto dipende dalle dimensioni dell'azienda, dal settore o dalla natura dei progetti.
Ecco perché è così importante trovare un software che supporti il vostro processo unico, invece di rallentare voi e il vostro team. Ci auguriamo che questo elenco di caratteristiche irrinunciabili vi aiuti a trovare un sistema di gestione delle risorse che sia su misura (e poi personalizzato) per le vostre esigenze.
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