Molte aziende sono attualmente alla ricerca di idee per l'ottimizzazione dei costi in risposta alla pandemia globale e alle sue conseguenze economiche. Nel tentativo di ridurre al minimo i costi delle risorse umane, i team decidono di attuare il blocco delle assunzioni o utilizzare in modo più efficace la tecnologia HR, il tutto per mantenere la redditività ed evitare i licenziamenti. Nello spirito di fare un uso migliore della tecnologia disponibile, vogliamo mostrarvi come le aziende possono ridurre i costi aziendali con gestione delle risorse del progetto.
I nostri suggerimenti sono validi per molti settori verticali diversi, ma le aziende che lavorano per più clienti alla volta (agenzie, società di consulenza, software house) li troveranno forse particolarmente utili. Infatti, quando ci si destreggia tra più progetti contemporaneamente, pianificare e gestire le risorse è molto impegnativo.
Innanzitutto, definiamo la gestione delle risorse.
Nel nostro guida a gestione delle risorse del progetto, lo abbiamo definito come fare l'uso più efficiente possibile delle risorse limitate a disposizione. Di che tipo di risorse stiamo parlando? Di persone, naturalmente, ma anche di attrezzature, locali, veicoli o altro, a seconda della natura della vostra azienda. In questo post, tuttavia, ci concentreremo sulla gestione delle risorse umane.
Fare un uso ottimale delle risorse significa utilizzarle in modo efficiente, assegnare le persone giuste ai progetti giusti (allocazione delle risorse)e analizzare il lavoro del team per trovare opportunità di ottimizzazione. Questi passaggi sono fondamentali per ridurre i costi aziendali, come si vedrà nei prossimi paragrafi.
Utilizzo buono software di pianificazione delle risorse vi aiuterà enormemente. Naturalmente, l'applicazione non farà tutto il lavoro al posto vostro, ma vi permetterà di fare le cose in modo efficiente, risparmiando tempo e denaro. In questo blog post, vedrete le schermate di Teamdeck, un'applicazione utilizzata da squadre di tutto il mondo.
Sviluppare TeamdeckCome azienda di gestione delle risorse, parliamo spesso con i nostri clienti dell'effetto che la gestione delle risorse ha sui loro bilanci.
Apptension è stata una delle prime aziende a utilizzare Teamdeck per pianificare e gestire il lavoro dei propri dipendenti. Piotr Bandosz, responsabile delle finanze e delle persone di Apptension, ci ha detto:
Senza Teamdeck, ogni mese sprecavamo $11.130 di tempo dei dipendenti per affrontare le comuni difficoltà manageriali. Teamdeck ci ha aiutato a ridurre questo spreco a $1.249,50, con un risparmio di $9.880,50 al mese.
Apptension è un team di 50 persone, quindi se gestite un'azienda più grande potete aspettarvi un risparmio ancora maggiore. Come è possibile? Entriamo nei dettagli: come si risparmia quando si implementa la gestione delle risorse?
Perché è utilizzo delle risorse così cruciale? In breve: è un vantaggio sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Pensiamo ad esempio al sottoutilizzo. Le persone che aspettano di svolgere i compiti generano costi per l'azienda, ma possono anche si sentono molto frustrati. D'altro canto, l'utilizzo eccessivo può portare a burnout dei dipendenti e i costi aggiuntivi per il datore di lavoro se si paga di più per straordinario. È molto semplice: con un utilizzo ottimale, non si generano costi inutili e i membri del team possono godere di un'ottima salute. equilibrato carico di lavoro del team.
La gestione delle risorse è fondamentale per mantenere un buon utilizzo delle stesse. Richiede di prestare attenzione a pianificazione delle risorse e assegnare il lavoro ai dipendenti che possono svolgere più compiti. Quando si visualizzano le prenotazioni di tutti i membri del team nel calendario delle risorseÈ molto più facile individuare le persone sottoutilizzate o sovrautilizzate.
Uno dei motivi per cui la gestione delle risorse influisce sulla redditività dei progetti è che aiuta a scegliere le persone migliori per un determinato compito. Sembra abbastanza facile quando il vostro team è composto, ad esempio, da dieci persone. Ma cosa succede se si gestiscono più di 200 dipendenti?
Strumenti di gestione delle risorse come Teamdeck vi offrono una buona panoramica del pool di talenti. Potete vedere chi è disponibile a partecipare a un nuovo progetto, ma potete anche filtrare i membri del team in base alle competenze, all'anzianità lavorativa o alla posizione geografica. Quando le persone migliori lavorano a un progetto, è più probabile che questo abbia successo.
Tuttavia, anche se i vostri migliori talenti riescono a consegnare il progetto nel rispetto delle scadenze e del budget, è possibile che il progetto risulti appena redditizio. Tutto dipende dal budget concordato con il cliente e dal metodo di fatturazione.
Ad esempio, quando si fattura a ore (time & material), vale la pena analizzare il tempo fatturabile e non fatturabile del team. Tracciamento delle ore dei dipendenti è un aspetto importante della gestione delle risorse. Consente di apportare miglioramenti a livello personale (ad esempio, riadattando il proprio carico di lavoro) e a livello di progetto o addirittura di organizzazione.
Andate nella cartella della vostra squadra rapporto sul timesheet e vedere qual è la ripartizione delle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili. Poi, prendetevi un momento per pensare a come migliorare il rapporto a vostro favore. Ad esempio, potreste notare che i vostri team di progetto trascorrono molto tempo in lunghe riunioni o in attività amministrative come i rapporti di progetto. Vedrete letteralmente dove state perdendo denaro.
Come si può risolvere questo problema? Un'idea è quella di migliorare i processi interni dell'azienda. Un'altra potrebbe essere quella di affrontare i bilanci futuri in modo diverso e, per esempio, stanziare un buffer più grande.
La comunicazione è fondamentale, soprattutto per le aziende che sono passate al lavoro a distanza. Se vi trovate in questa situazione, vi consigliamo di consultare il nostro post su Comunicazione efficace per i team remoti.
Tuttavia, è anche vero che la comunicazione può essere frustrante e richiedere molto tempo. Un esempio? Immaginate di essere responsabili di un team e di avere la seguente conversazione con un vostro collega:
Un altro esempio è quello in cui le persone non sono sicure di quale sia l'obiettivo da raggiungere in un determinato giorno. Può sembrare sorprendente, ma non è un evento raro, soprattutto per i ruoli che supportano più progetti in una settimana (ad esempio, illustratori, specialisti DevOps).
Sembra una cosa innocente, ma conversazioni simili possono rubare ore alle settimane dei vostri dipendenti. Non sarebbe fantastico eliminare questi botta e risposta e disporre invece di sistemi efficienti per la pianificazione e la gestione del tempo di lavoro o delle ferie? È qui che gli strumenti di gestione delle risorse si rivelano utili.
Quando il vostro team è impegnato nella gestione delle risorse, è facile per i dipendenti controllare le loro priorità per i giorni successivi. Anche le ferie e le richieste di ferie possono essere gestite in modo semplice. L'azienda risparmia denaro e i membri del team possono concentrarsi sulle comunicazioni più importanti per loro.
Vi è mai capitato di affrontare un costoso processo di reclutamento per poi assumere un dipendente che in fondo non aveva molto da fare? O forse vi siete assicurati un paio di progetti solo per rendervi conto che non avete abbastanza capacità per consegnarli e ha dovuto assumere dei freelance o esternalizzare i team con un costo aggiuntivo? Entrambi gli scenari si sarebbero potuti evitare con la previsione delle risorse. Ciò significa che si cerca di prevedere quante risorse saranno necessarie e quando.
In che modo la gestione delle risorse può aiutarvi con previsione delle risorse umane?
Innanzitutto, i manager hanno una migliore visibilità sulla capacità del team e sul carico di lavoro attuale, in modo da poter pianificare la pipeline di produzione di conseguenza. In secondo luogo, è possibile analizzare i dati storici dei timesheet del team per identificare gli schemi. Ad esempio, molte agenzie hanno una domanda di risorse stagionale: ci sono mesi in cui c'è semplicemente più lavoro. Saperlo in anticipo vi permette di prepararvi a una carenza di risorse e di avviare un processo di reclutamento o di negoziare un accordo migliore con una società di outsourcing. In questo modo, ottimizzerete le spese e potrete pianificare meglio le vostre finanze.
Quando si affronta una crisi, il primo istinto potrebbe essere quello di mettere un tetto alle spese. Investire in un'applicazione per la gestione delle risorse potrebbe sembrare controintuitivo quando si vuole disperatamente risparmiare, giusto? In realtà, se il vostro team manageriale si impegna per un'efficace gestione delle risorse. pianificazione e gestione delle risorseIl ritorno sull'investimento dovrebbe essere elevato.
Prendiamo Apptension, l'azienda che ha stimato di risparmiare $10k ogni mese grazie a Teamdeck. Quanto spendono? Una licenza per una persona costa $3,99, quindi un team di 50 persone paga $199,50 al mese. Come si può vedere, è solo una frazione del risparmio che sono in grado di generare grazie alla gestione efficace delle loro risorse.
Vi state chiedendo quale sarebbe il ritorno dell'investimento per la vostra azienda? Parliamone! Prenota una telefonata con Aniela: parlerà delle vostre esigenze di gestione delle risorse e vi mostrerà come Teamdeck può aiutarvi a ridurre i costi aziendali.
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