A volte ben padroneggiato strategie di gestione del tempo non sono sufficienti. Ma come si fa a tenere traccia delle ore dei dipendenti? Come si tiene traccia delle ore dei dipendenti? Utilizzate software di tracciamento del tempo dei dipendenti e analizzare i rapporti? Avete un foglio Excel o un vero e proprio timesheet cartaceo dedicato alla registrazione delle ore? O forse non tenete affatto traccia del tempo trascorso sui vari progetti?
L'articolo contiene:
Noi di Teamdeck sappiamo che gestione efficace dei fogli di presenza offre vantaggi all'azienda stessa, ma anche ai dipendenti. Entrambe le parti sono avvantaggiate quando il processo è trasparente ed efficiente. In questo articolo, imparerete a creare un potente report sui timesheet utilizzando le funzionalità di reporting di Teamdeck. Sulla base di questo report, sarete in grado di calcolare le buste paga, fatturare ai clienti e comprendere i modelli di produttività del vostro team.
Ma prima di mostrare come creare un report sui timesheet, è necessario spendere qualche parola sui timesheet stessi. Un timesheet è una tabella di dati che contiene le ore di lavoro di un determinato dipendente durante un certo periodo di tempo e/o un compito o un progetto per un certo cliente. Per questo obiettivo, vengono utilizzati molti metodi diversi per registrare i timesheet. Dal cartaceo, al software dedicato ai timesheet, all'app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti, al pianificatore di risorse con funzioni di monitoraggio del tempo e di reportistica sui timesheet.
Per creare un report di base basato sui fogli di presenza del team, è necessario accedere alle ore registrate. Teamdeck offre funzioni di tracciamento del tempo (tra cui un rilevatore di tempo mobile), in modo da poter creare rapporti utilizzando i dati relativi alle ore di lavoro dei dipendenti.
Non siete sicuri di come monitorare il tempo con Teamdeck? Il nostro base di conoscenza dovrebbe essere utile.
Siete pronti per iniziare a creare il vostro report sui timesheet? Accedete a Teamdeck e andate nella sezione dei rapporti, che si trova nel menu in alto. Ora, quando si fa clic su Creare un nuovo rapporto, si hanno due opzioni:
Sebbene i modelli di report siano certamente utili e possano velocizzare il vostro lavoro, in questo articolo imparerete a creare report di timesheet da zero. Fate clic su creare un'immagine personalizzata.
Ora che è stato generato un report vuoto, è possibile alimentarlo facilmente con i dati. Non dimenticate di dargli un nome e di selezionare un intervallo di date appropriato (entrambi gli elementi possono essere modificati in qualsiasi momento).
Iniziamo aggiungendo una nuova tabella (fare clic su Aggiungi tabella) con le informazioni di base sul tempo del team. Si noterà che i fogli di presenza sono già elencati nella nuova tabella, insieme ai dati relativi alle prenotazioni, alle disponibilità e alle ferie. Se si desidera analizzare esclusivamente le informazioni sui timesheet, è possibile rimuovere le altre colonne facendo clic sull'icona del cestino. Si dovrebbe ottenere una tabella suddivisa in diversi progetti.
Volete vedere le ore registrate di particolari utenti e dipendenti del vostro team? Basta cambiare il modo in cui i dati della tabella sono raggruppati:
Guardate la schermata qui sopra. A seconda delle vostre esigenze, potete raggruppare le informazioni per persone, progetti, settimane e così via, in modo da comprendere meglio il carico di lavoro e le prestazioni del vostro team (maggiori informazioni su Gestione del carico di lavoro).
Questa tabella può fungere da base per il calcolo delle retribuzioni dei dipendenti. È anche possibile filtrare i dati per includere, ad esempio, solo determinati progetti. Un report di questo tipo è un'ottima aggiunta alla fattura del cliente, se si fattura a ore.
Se si desidera aggiungere altri elementi al report, fare clic sull'icona più nell'angolo in basso a destra. Visualizzare il timesheet creando un grafico a linee o a barre. Si può anche controllare la proporzione dei diversi progetti nel tempo totale registrato dal team. In questo caso sarà utile un grafico a torta:
L'analisi dei dati con diversi metodi di visualizzazione può aiutarvi a scoprire nuove intuizioni, ad esempio il fatto che un progetto vanta 30% di tempo del vostro team, anche se non è così redditizio come altre cose che avete in cantiere.
Avere accesso alle ore registrate dai vostri dipendenti è sicuramente prezioso, ma analizzare questi dati può rivelarsi ancora più vantaggioso. Dopo aver letto i paragrafi precedenti, sapete come raggruppare i dati in categorie di base (persone, progetti, periodi di tempo). Ora è il momento di diventare un po' più sofisticati e di introdurre categorie personalizzate che si possono impostare da soli. Questi approfondimenti personalizzati possono essere generati utilizzando:
Qual è la differenza tra questi due elementi? I tag del timesheet possono essere aggiunti a ogni voce di tempo tracciata, in modo da descrivere le ore registrate stesse. Esempi comuni di etichette per fogli di presenza sono fatturabile, non fatturabile e straordinario ma è possibile aggiungere i propri tag per fornire ulteriori informazioni alla visualizzazione del timesheet. I campi personalizzati, invece, descrivono progetti o persone.
La maggior parte dei nostri clienti utilizza il campo personalizzato "Titolo del lavoro" per poter raggruppare i propri dipendenti in diverse categorie in base alle loro competenze. Potreste anche voler raggruppare i vostri progetti in diverse categorie di "Cliente", soprattutto se lavorate su più progetti per diverse aziende.
È possibile gestire sia i tag che i campi personalizzati nelle Impostazioni dell'organizzazione.
Perché è utile avere categorie personalizzate in cui raggruppare tutti i dati?
Innanzitutto, consente di creare una vista che abbia senso per la vostra azienda. Ad esempio, è possibile confrontare i fogli di presenza di diversi uffici dell'azienda.
I tag dei fogli di lavoro consentono di analizzare i dati e di monitorare una categoria a scelta: ad esempio, è possibile raggruppare i fogli di lavoro etichettati come straordinario, fatturabile o anche ufficio a casaSe una determinata ripartizione ha senso per la vostra organizzazione.
Volete ottenere ancora più informazioni sui timesheet del vostro team? È possibile aggiungere una colonna denominata "Descrizione del foglio di lavoro" per importare nel report la descrizione di ogni voce di orario. Le descrizioni sono commenti fatti dai membri del team quando registrano le voci dei fogli di presenza. La visualizzazione di queste descrizioni vi aiuterà a capire cosa ha causato determinate tendenze nei timesheet del vostro team.
Prenotate una consulenza con gli esperti di Teamdeck. Vi aiuteremo a impostare anche i report più sofisticati.
Uno dei vantaggi del monitoraggio del tempo è la possibilità di tenere traccia degli straordinari dei dipendenti. Abbiamo già detto che un modo per farlo con Teamdeck è quello di chiedere ai vostri dipendenti di utilizzare un tag per il timesheet. straordinario ogni volta che lavorano ore extra.
Tuttavia, è possibile calcolare gli straordinari anche senza affidarsi a un'etichettatura corretta. Come? Tutto ciò che serve è il numero di ore di lavoro stimate (o ore disponibili) e, naturalmente, il numero di ore effettive/registrate.
Aiuto di Teamdeck con Gestione degli straordinari anche. Consente di memorizzare sia le ore disponibili (come quelle dei dipendenti) che le ore di lavoro. disponibilità nonché le ore di lavoro stimate (prenotazioni). Avendo a disposizione questo tipo di dati, è possibile creare un rapporto accurato sugli straordinari del team. Creiamolo passo dopo passo.
All'interno del Aggiungere un campo di calcolo personalizzato cambiare il formato dei dati in Tempo e inserire la seguente formula: Fogli di presenza: Tempo - Prenotazioni: Tempo. Cliccare Salva e applicare.
Sia che si decida di utilizzare l'etichetta del foglio di lavoro Overtime come indicatore delle ore extra o di calcolare da soli la colonna Overtime, è comunque possibile raggruppare i dati in modi diversi, per capire meglio chi e in quali circostanze ha dovuto fare straordinari.
Uno dei potenziali casi d'uso potrebbe essere quello di raggruppare la tabella per Titoli di lavoro (è un campo personalizzato) e vedere quali ruoli hanno speso più ore di lavoro. In questo modo, è possibile previsione delle risorse umane e le esigenze di reclutamento o migliorare il vostro allocazione delle risorse.
Osservando il rapporto sulle ore di straordinario di cui sopra, possiamo probabilmente affermare che questa azienda dovrebbe assumere altri specialisti di marketing, poiché gli attuali dipendenti in questo ruolo fanno molti straordinari.
Una volta salvato un report in Teamdeck, questo rimane nel vostro dashboard. Rivedete regolarmente il vostro rapporto per vedere nuovi schemi nei dati e individuare potenziali aree di miglioramento.
Volete condividere queste informazioni con il vostro team? Fatelo direttamente nell'app cliccando su share. Potete anche esportare i dati o generare un link al vostro report, in modo che sia accessibile a persone di organizzazioni esterne, ad esempio i vostri clienti o gli specialisti delle buste paga.
Non c'è praticamente limite a ciò che si può fare e analizzare con i report di Teamdeck. Soprattutto, le funzioni di reporting sono disponibili per tutti gli utenti dell'applicazione. Indipendentemente dal fatto che abbiate 15 o 150 persone a bordo, potrete utilizzare i solidi report sui timesheet a vostro vantaggio.
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