Essendo responsabili di un progetto, dovete comunicarne regolarmente lo stato ai vostri clienti e alle parti interessate. Naturalmente, anche voi volete tenere traccia dei progressi: è difficile anche solo parlare di gestione efficace delle risorse di progetto senza monitorare le prestazioni delle persone e misurare i KPI.
Ciò che i nostri lettori possono conoscere grazie a questo articolo:
Per quanto riguarda i KPI stessi, è probabile che vogliate assicurarvi che il vostro progetto venga realizzato nei tempi previsti, nel rispetto del budget e senza inutili tensioni per i membri del team. Di conseguenza, probabilmente vorrete monitorare il tempo (e il denaro) registrato dai vostri dipendenti, tenere traccia degli straordinari e analizzare il confronto tra i progressi effettivi e le stime del progetto.
Per tenere tutti gli stakeholder al corrente dello stato di salute del progetto, è necessario comunicare con loro regolarmente. Un modo efficace per farlo è inviare rapporti settimanali sullo stato di avanzamento che includano i principali aggiornamenti sul progetto.
In questo articolo vi mostreremo come costruire un report sullo stato del progetto partendo da zero utilizzando Teamdeck, un completo Software di gestione delle risorse SaaS.
In breve, un rapporto di stato è un aggiornamento regolare inviato da un PM agli stakeholder del progetto. Dovrebbe contenere informazioni di alto livello sul progetto: progressi recenti, piani futuri, rischi e problemi.
Come potete vedere, un rapporto sullo stato del progetto sembra essere una cosa molto semplice. Per comprenderlo appieno, tuttavia, ci addentreremo un po' più a fondo negli obiettivi di questo rapporto, nei suoi vantaggi e negli elementi fondamentali, affinché possiate creare con sicurezza i vostri rapporti sullo stato del progetto.
Il motivo principale per cui si creano i rapporti mensili o settimanali sullo stato del progetto è informare gli stakeholder (sia interni che esterni) su ciò che sta accadendo nel progetto: i progressi fatti, le tappe raggiunte, i problemi o i rischi che si possono incontrare. Un buon rapporto sullo stato di avanzamento vi farà risparmiare un bel po' di tempo: il vostro manager o il cliente non avranno bisogno di fare ulteriori domande o di organizzare riunioni sullo stato di avanzamento (che, tra l'altro, non sono molto efficaci).
Allo stesso tempo, è una buona opportunità per dare uno sguardo al quadro generale. Molto spesso, i project manager sono così occupati dal lavoro quotidiano e dal passaggio da un compito all'altro, che dimenticano di pensare alla strategia o alla panoramica di alto livello del loro progetto. Di conseguenza, potrebbero non notare i modelli emergenti o le aree di miglioramento.
Un rapporto sullo stato di avanzamento è un mezzo di comunicazione efficace tra il PM e le parti interessate (clienti, manager interni). Purtroppo, a volte può essere interpretato in modo errato e trasformato in qualcosa che non soddisfa gli obiettivi sopra descritti. Riteniamo importante ricordare che cosa non è un rapporto sullo stato di avanzamento.
Innanzitutto, il rapporto sullo stato di avanzamento non deve essere un diario del progetto: un resoconto dettagliato di tutto ciò che è successo dall'ultimo aggiornamento. Non è necessario descrivere ciò che ogni compagno di squadra ha fatto o non ha fatto, a meno che, ovviamente, non si tratti di qualcosa di molto importante. Facciamo uno scenario:
Supponiamo che le scarse prestazioni di qualcuno mettano a rischio il progetto. Dovreste menzionarlo nel vostro rapporto sullo stato di avanzamento? In sostanza, sì: potete menzionarlo, poiché si tratta di un potenziale ostacolo. L'importante, però, è che prima si faccia un piano d'azione: si fissi un incontro con il dipendente in questione, si considerino le opzioni di sostituzione e si valuti come un potenziale cambiamento del personale possa influire sulla tempistica del progetto. Cercate di andare a fondo della questione e poi fate un resoconto degli effetti della vostra azione: il resoconto sullo stato di avanzamento non è un luogo in cui lamentarsi dei propri compagni di squadra, ma concentrarsi sulle due P: progressi e piani.
Sebbene il reporting sia una parte importante della gestione di un progetto, non dovrebbe essere il vostro obiettivo principale. Se i vostri stakeholder richiedono rapporti così dettagliati e frequenti che vi sembra di non avere il tempo di fare il vostro lavoro, è il momento di parlarne con il vostro manager. I rapporti sullo stato di avanzamento del progetto devono essere brevi, informativi e creati in maniera modello di gestione del progetto senza rallentare il lavoro del PM.
Dovete partire dal presupposto che gli stakeholder a cui inviate i vostri rapporti sullo stato di avanzamento ricevono molti aggiornamenti diversi durante la loro settimana lavorativa. Per questo motivo, dovete iniziare il vostro rapporto di progetto con dati che consentano loro di capire rapidamente di cosa si tratta. Ricordate di includere almeno il nome del progetto e il vostro nome.
Una buona idea è quella di aggiungere un elemento che riassuma lo stato di salute del progetto e potenzialmente avvisi gli stakeholder che un determinato rapporto è di importanza critica. Potrebbe trattarsi di un aggiornamento sullo stato del progetto codificato per colore, che darà il tono all'intero rapporto. Un segno rosso "fuori strada" informerà immediatamente gli stakeholder che qualcosa non va bene, mentre un messaggio verde "in regola" farà sapere che tutto va bene.
È il momento di riassumere i progressi compiuti dal team. Dovete menzionare le pietre miliari raggiunte dall'ultimo rapporto sullo stato di avanzamento. Tenete presente che non si tratta di elencare ogni singola attività completata e ogni singolo bug risolto. Cercate invece di dare un'idea generale di ciò che è stato fatto di recente.
Nella parte successiva del rapporto sullo stato del progetto, potete parlare del vostro piano per la prossima settimana/sprint (a seconda della frequenza con cui inviate il rapporto). Anche in questo caso, cercate di scrivere a livello di milestone, non di attività, ma non siate troppo generici. Un messaggio del tipo "lavoreremo per migliorare l'applicazione" non sarà apprezzato.
Successivamente, si possono delineare i potenziali rischi e problemi riscontrati. Come già detto, cercate di includere le possibili soluzioni e i rimedi. Se avete bisogno di aiuto da parte degli stakeholder, potete anche ricordarglielo nel rapporto sullo stato del progetto. Supponiamo che vogliate iniziare a lavorare sulla versione mobile dell'e-commerce del vostro cliente entro 3 settimane. Per iniziare a lavorare, però, dovete ricevere dal cliente immagini dei prodotti compatibili con i dispositivi mobili. Anche se non si tratta di un piano che verrà affrontato nella prossima settimana/sprint, dovreste comunque menzionarlo in anticipo, preferibilmente verso la fine del vostro rapporto sullo stato di avanzamento, come punto d'azione per il vostro cliente.
La cadenza più comune per l'invio di rapporti sullo stato del progetto è probabilmente quella settimanale. Questi rapporti settimanali non dovrebbero essere troppo lunghi o dettagliati, ma daranno a tutti i partecipanti un senso di controllo.
Se voi e i vostri collaboratori lavorate in sprint che durano due settimane, potete inviare un singolo rapporto sullo stato di avanzamento per ogni sprint.
Potete usare un normale documento di testo per creare il vostro rapporto sullo stato del progetto. Alcune aziende incoraggiano i propri dipendenti a scrivere e condividere i rapporti sullo stato di avanzamento su Slack o Skype. Tutte queste opzioni sono valide per presentare i riepiloghi scritti del progetto o le tappe fondamentali che volete descrivere. Tuttavia, si potrebbe prendere in considerazione l'aggiunta di grafici interattivi al rapporto sullo stato del progetto. Perché? Le visualizzazioni dei dati renderanno più facile per gli stakeholder capire lo stato del progetto. Un grafico burndown/burnup darà loro un'idea migliore della situazione del progetto rispetto alla descrizione scritta.
In questo blog post, vi incoraggeremo ad arricchire il vostro rapporto di stato con i dati già disponibili nelle app che utilizzate con i vostri compagni di squadra. Di che tipo di app stiamo parlando?
Un enorme vantaggio dei rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori che potete generare nelle app che utilizzate per gestire il lavoro dei vostri dipendenti è che, una volta configurato, questo rapporto è sempre presente. Non è necessario prepararlo da zero ogni volta che si vuole inviare un rapporto settimanale sullo stato di avanzamento dei lavori: si hanno tutti i dati in un unico posto. L'aggiornamento automatico dei rapporti sullo stato di avanzamento è utile anche quando uno dei vostri stakeholder vi chiede di inviarlo al di fuori del vostro programma di reporting: nessun problema, è sempre pronto.
Vediamo come si può creare un rapporto sullo stato del progetto utilizzando un file app per la gestione delle risorse, Teamdeck.
Teamdeck è un software di gestione delle risorse utilizzato da agenzie creative, team IT innovativi e startup rivoluzionarie. Abbiamo già detto che gli strumenti di gestione delle risorse e dei progetti della vostra azienda sono le fonti migliori per ottenere dati sui progetti in corso, e Teamdeck non fa eccezione. La sua suite di reportistica consente di creare report di progetto che si aggiornano automaticamente in base al calendario del team e ai loro timesheet.
Potete condividere questi rapporti con le persone della vostra azienda e con gli stakeholder esterni. Aggiungete un link al rapporto generato da Teamdeck al vostro documento sullo stato del progetto, in modo che gli stakeholder del progetto possano vedere come sta procedendo la situazione. Un esempio di rapporto di stato è disponibile a questo link-Tra poco imparerete a costruirne uno simile.
Il progetto che vi mostreremo come costruire comprende:
Immergiamoci!
Per costruire il rapporto sullo stato di avanzamento del progetto con Teamdeck, occorre creare un account nell'app: avrete 14 giorni per esplorare gratuitamente questo strumento. L'inserimento del vostro team sarà semplice: potrete importare i loro dati nell'app insieme a un elenco dei progetti a cui la vostra azienda sta lavorando. È inoltre possibile programmare una consulenza con gli specialisti del successo dei clienti di Teamdeck: possiamo aiutarvi a iniziare con la gestione delle risorse basata sui dati.
Quando si accede al proprio account Teamdeck, nel menu superiore dell'applicazione si trova la sezione dei rapporti. Dalla sua dashboard, è possibile selezionare un modello di report da utilizzare come base per il vostro report o costruirne uno da soli.
Oggi creeremo un rapporto sullo stato del progetto da zero, quindi fate clic sul pulsante creare un'immagine personalizzata opzione.
Una volta aperto il nuovo report vuoto, ricordatevi di assegnargli un nome (usate il nome del progetto per poterlo ritrovare facilmente in seguito) e di fornire l'intervallo di date appropriato.
Nota: è possibile modificare l'intervallo di date anche dopo aver impostato il report. I dati cambieranno per riflettere il periodo di tempo scelto. In questo modo, è sempre possibile tornare indietro e controllare i risultati di un periodo di tempo passato.
Il primo elemento del nostro rapporto sullo stato del progetto sarà un grafico a barre che visualizza le ore stimate (prenotazioni) rispetto alle ore effettive registrate dal vostro team nei loro timesheet. Non dovete sentirvi in colpa se c'è una certa differenza tra le stime del progetto e le ore effettive. È del tutto normale: raramente le stime dei progetti sono corrette. L'analisi di questo grafico, tuttavia, vi dà l'opportunità di vedere se la variazione tra stime e consuntivi è costante o se c'è un momento del progetto in cui i consuntivi hanno modificato in modo significativo i vostri piani. Confrontate questo grafico con la timeline del vostro progetto: è probabile che possiate identificare una parte del progetto o addirittura una particolare attività che è da biasimare in questo caso. Una lezione per voi? La prossima volta che dovrete stimare un progetto simile, saprete che dovrete creare un buffer maggiore per quella parte rischiosa della consegna.
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In questo caso possiamo notare che, anche se il team ha sempre lavorato più del previsto, la differenza è stata significativa solo il 17 gennaio. Come project manager, potete facilmente monitorare il carico di lavoro di quel giorno e vedere quali attività erano responsabili di una tale quantità di lavoro aggiuntivo.
La tabella creata in questo passaggio sarà particolarmente utile per chi deve calcolare le buste paga dei dipendenti o analizzare quanto denaro è stato registrato da ogni membro del team. Questo è anche un elemento indispensabile di un rapporto sullo stato del progetto basato su tempo e materiali. È possibile aggiungere diversi tipi di visualizzazione dei dati al report facendo clic sull'icona più nell'angolo in basso a destra dello schermo. In questo caso, è necessario selezionare la tabella. Una volta visualizzata nel report, è il momento di modificarla. Eliminate le colonne che non vi servono (lasciate solo la colonna Timesheets), filtrate l'intera tabella per mostrare solo i dati del progetto di cui dovete fornire un report.
Ora è il momento di aggiungere colonne personalizzate al report: esistono due tipi di colonne personalizzate:
Questa tabella mostra il lavoro svolto da ogni membro del team nel progetto e l'importo da fatturare al cliente per il lavoro svolto dal team.
È anche possibile approfondire le descrizioni dei compiti dei dipendenti. A tale scopo, aggiungete alla vostra tabella una colonna denominata "Descrizione della prenotazione" o "Descrizione del foglio di lavoro". In questo modo sarete in grado di capire con maggiore certezza quali sono le cause di determinate tendenze nei timesheet del vostro team.
Potreste voler scavare più a fondo nei vostri dati e, ad esempio, suddividere i timesheet del vostro team in diversi ruoli. Un grafico a torta sarà perfetto per visualizzare la proporzione dei carichi di lavoro dei diversi ruoli.
Possiamo vedere che, delle 141 ore registrate dal nostro team, l'UX Designer ha registrato 44 %. Perché questo dato è importante per noi? Innanzitutto, può essere un'indicazione dello stato attuale del progetto. Gli UX Designer di solito lavorano al progetto nelle prime fasi di produzione. Immaginate di avere una percentuale simile di carico di lavoro verso la fine del progetto. In questo caso, potrebbe significare che l'UX Designer sta risolvendo alcuni problemi di UX, magari quelli scoperti durante i test di usabilità con gli utenti.
È un buon momento per farvi sapere come Teamdeck sa quali sono i titoli di lavoro delle diverse persone che lavorano al vostro progetto. Questo tipo di informazioni deve essere fornito dall'utente: è possibile creare i cosiddetti campi personalizzati e aggiungerli sia alle persone che ai progetti in Teamdeck. Il campo personalizzato più popolare per i progetti è "Cliente". Per quanto riguarda le persone, i campi personalizzati di solito includono "Titolo di lavoro", "Sede", "Anzianità", "Reparto".
L'aggiunta di campi personalizzati ai compagni di squadra e ai progetti offre due vantaggi principali:
Così come è possibile analizzare i fogli di presenza suddivisi in base a particolari mansioni, è anche possibile verificare quali team hanno registrato il tempo all'interno del progetto. Create lo stesso grafico a torta del passo precedente, ma invece di raggruppare i dati per "titoli di lavoro" scegliete "Reparti" o "Squadre" (a seconda del tipo di campi personalizzati che avete nella vostra organizzazione).
Perché si desidera analizzare i dati in base ai reparti piuttosto che ai titoli di lavoro? È utile quando non si vuole fare un'analisi approfondita, ma piuttosto vedere quanto tempo è stato impiegato dai diversi team coinvolti nel progetto (design, marketing, programmatori).
Nell'immagine, si può notare che la maggior parte del tempo dedicato al progetto finora è stato registrato dal team di produzione. Se questa è una situazione prevista a questo punto, è un'ulteriore prova che il progetto è sulla strada giusta.
Molti project manager affermano che alcuni straordinari sono inevitabili e, anche se siete d'accordo con questo punto di vista, dovreste comunque tenere traccia di chi sta facendo ore extra. A seconda del software di gestione delle risorse utilizzato, potrebbero esserci diverse opzioni per calcolare o distinguere gli straordinari. Con Teamdeck, "straordinari" è uno dei tag predefiniti del timesheet che i membri del team possono usare quando registrano il loro tempo. Di conseguenza, anche i rapporti di progetto possono visualizzare i dati basati su questo tag.
Creiamo un altro grafico a torta e scegliamo l'opzione Straordinari approvati come metrica in cui suddividere i dati. Subito si può notare che questo team ha registrato oltre 67 ore di straordinario nel periodo di tempo selezionato.
Osservando la tabella a destra, si può vedere quante ore di straordinario sono state registrate da ogni persona che lavora a quel progetto. Se si accede alle impostazioni di questo grafico e si cambia il formato da tempo a percentuale, si potrà vedere un riepilogo percentuale degli straordinari di questo team. Nel nostro caso, Brett Konopelski ha registrato 91% di tutti gli straordinari del team di progetto. Forse ha troppe cose da fare?
Come project manager, probabilmente siete più abituati a vedere i tracker di burndown nei rapporti sullo stato del progetto. Un grafico di burnup, come suggerisce il nome, mostra l'aumento di determinati valori nel tempo. Nel nostro caso, ci concentriamo sulle ore stimate (prenotazioni - verde scuro) e sulle ore effettivamente registrate (timesheet - verde brillante).
Fin dall'inizio del periodo in questione, il nostro team ha registrato più tempo di quello previsto. Il divario tra le stime e i dati effettivi è aumentato verso la metà del mese. Un simile riepilogo rende più facile individuare il momento esatto in cui il vostro progetto ha iniziato a generare un numero di ore di lavoro superiore al previsto.
La creazione di rapporti informativi sullo stato del progetto è un elemento importante per una gestione efficace del progetto. I rapporti sullo stato di avanzamento vi aiutano a risparmiare tempo: non dovete presentare ai vostri superiori gli approfondimenti relativi al progetto, perché i dati sono a loro disposizione per essere visti e analizzati. Inoltre, un riepilogo dell'avanzamento del progetto vi consente di prendere decisioni migliori in merito all'ottimizzazione dei vostri sforzi di gestione del progetto. State assistendo a un aumento delle ore di straordinario? Forse è arrivato il momento di bilanciare il carico di lavoro del team o di negoziare la tempistica.
Ci auguriamo che questa guida al reporting di progetto vi sia utile nel vostro lavoro di project manager o di team leader di progetto. Utilizzatela per tenere traccia delle prestazioni del vostro team o per comunicare i progressi ai superiori. Se utilizzate Teamdeck per costruirla, potete condividere facilmente il vostro rapporto di progetto con il cliente o con i manager.
Volete avere più aiuto per costruire il vostro rapporto di progetto con Teamdeck? Prenota una telefonata con Aniela. Il nostro esperto vi aiuterà a creare un modello di relazione di progetto che funzioni al meglio per il vostro team e il vostro progetto.
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