Una pianificazione efficace delle risorse è un obiettivo cruciale per le aziende di tutte le dimensioni, sia che operino online che in settori tradizionali. Data l'ampia varietà di aziende che richiedono la pianificazione delle risorse, è difficile fornire una raccomandazione unica per un pianificatore di risorse online. Questa guida si propone di aiutarvi a orientarvi nel processo di selezione, ponendovi le domande essenziali che vi guideranno verso i migliori strumenti di pianificazione delle risorse per il vostro team.
Cosa otterrete con questo articolo:
Il ruolo del software di pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti.
Cinque considerazioni e domande chiave da porre nella ricerca di un efficace pianificatore di risorse.
Esempi di aziende che hanno scelto Teamdeck.io come pianificatore principale delle risorse.
Strategie per gestire efficacemente la pianificazione della capacità, le attività di progetto e i processi aziendali.
Pianificatore di risorse, programmatore di risorse, software di pianificazione delle risorse, calendario di progetto, calendario online, ecc. - sono i termini che descrivono, in generale, la stessa cosa. Uno strumento di pianificazione delle risorse consente di gestire le risorse e di assegnare i giusti membri del team ai giusti progetti/compiti/clienti.
La pianificazione delle risorse è parte integrante di gestione delle risorse, che è il processo di utilizzo delle risorse di un'azienda nel modo più efficiente possibile (fonte: Dizionario degli affari). Vi permette di utilizzare meglio il vostro team e di assicurarvi che tutti lavorino su qualcosa per cui sono ben equipaggiati. Grazie alla capacità delle risorse, è più probabile che i progetti e gli impegni abbiano successo.
Una vista a volo d'uccello dei membri del team, del gruppo di progetto, del progetto e delle attività.
Si noti che in questo blog post ci concentreremo solo sui software di gestione online - applicazioni dedicate per la pianificazione delle risorse, programmazione delle risorsee altri strumenti di gestione delle risorse. È possibile utilizzare un foglio di calcolo (o un altro strumento che funzioni per voi) per assegnare il lavoro ai membri del team.
Tuttavia, riteniamo che un software progettato per questo scopo renda il processo di gestione del portafoglio progetti più efficiente ed efficace. Inoltre, è possibile trovare pianificatori di risorse a diversi livelli di prezzo (comprese le opzioni gratuite, soprattutto per i piccoli team). Dovreste essere in grado di trovare qualcosa di adatto al vostro budget e alle vostre esigenze.
Gli strumenti di pianificazione delle risorse si sono evoluti in modo significativo nel corso degli anni, passando da strumenti di pianificazione di base a piattaforme sofisticate che offrono una serie di funzionalità progettate per migliorare l'efficienza e la produttività. Approfondiamo il funzionamento di questi strumenti e le varie caratteristiche che offrono.
I moderni strumenti di pianificazione delle risorse forniscono un cruscotto centralizzato in cui i manager possono visualizzare e gestire tutte le risorse. Questa vista completa include dettagli sui progetti in corso, sull'allocazione delle risorse e sulle scadenze imminenti. La possibilità di vedere tutte queste informazioni in un unico posto aiuta a prendere rapidamente decisioni informate.
Esempio: Un'agenzia di marketing che lavora su più campagne contemporaneamente può utilizzare la dashboard centralizzata per tenere traccia di quali membri del team stanno lavorando su quali campagne, dei loro carichi di lavoro attuali e delle scadenze imminenti. Questa visibilità garantisce che nessun progetto venga trascurato e che le risorse vengano utilizzate in modo ottimale.
Strumenti efficaci di pianificazione delle risorse facilitano la collaborazione in tempo reale tra i membri del team. Funzionalità come i calendari condivisi, la messaggistica istantanea e la modifica collaborativa dei documenti assicurano che tutti siano sulla stessa pagina, indipendentemente dalla loro posizione fisica.
Scenario: Una startup tecnologica con team sparsi in diversi fusi orari può utilizzare queste funzioni per coordinare il lavoro senza problemi. I membri del team possono aggiornare la loro disponibilità, comunicare le modifiche e modificare gli orari in tempo reale, riducendo ritardi e incomprensioni.
I report e le analisi sono fondamentali per capire come vengono utilizzate le risorse e dove si possono apportare miglioramenti. Molti strumenti di pianificazione delle risorse offrono report dettagliati sull'allocazione delle risorse, sull'avanzamento del progetto e sulle prestazioni del team. Queste informazioni sono preziose per la pianificazione strategica e l'ottimizzazione dell'uso delle risorse.
Caso di studio: Un'impresa edile utilizza analisi avanzate per monitorare l'utilizzo di macchinari pesanti e manodopera nei vari cantieri. Analizzando questi report, può identificare le attrezzature sottoutilizzate o il personale sovraccarico, consentendo una migliore distribuzione delle risorse e un risparmio sui costi.
Il software di pianificazione delle risorse svolge un ruolo fondamentale nella gestione dei progetti, garantendo un'allocazione efficace delle risorse e il completamento dei progetti nei tempi e nei budget previsti. Ecco come si integra con i processi di gestione dei progetti:
I pianificatori di risorse aiutano i project manager a creare programmi dettagliati che tengono conto della disponibilità e delle capacità dei membri del team. Questa pianificazione va oltre la semplice assegnazione dei compiti, incorporando fattori come le competenze, l'esperienza e l'equilibrio del carico di lavoro.
Approfondimento: Nello sviluppo del software, l'assegnazione dei compiti ai membri del team con le giuste competenze è fondamentale per l'efficienza. Un pianificatore di risorse può aiutare ad assegnare agli sviluppatori compiti in linea con le loro competenze ed esperienze, assicurando che le sfide di codifica complesse siano gestite da coloro che sono meglio equipaggiati per risolverle.
Bilanciare i carichi di lavoro è essenziale per prevenire il burnout e garantire che tutti i membri del team lavorino al meglio. Gli strumenti di pianificazione delle risorse forniscono rappresentazioni visive della distribuzione del carico di lavoro, consentendo di individuare facilmente quando alcuni membri del team sono sovraccarichi o sottoutilizzati.
Esempio: In uno studio legale, alcuni avvocati potrebbero essere sovraccarichi di casi, mentre altri hanno orari più leggeri. Un pianificatore di risorse aiuta a distribuire i casi in modo più uniforme, assicurando che tutti gli avvocati abbiano un carico di lavoro gestibile e che i clienti ricevano un'attenzione tempestiva.
I progetti hanno spesso attività interdipendenti, il che significa che un'attività non può iniziare finché un'altra non è stata completata. Il software di pianificazione delle risorse può aiutare a identificare in anticipo queste dipendenze e i potenziali colli di bottiglia, consentendo ai manager di pianificare di conseguenza e di mantenere il progetto in carreggiata.
Scenario: Un team di produzione cinematografica utilizza un pianificatore di risorse per gestire i programmi di ripresa, assicurandosi che attori, set e attrezzature siano tutti disponibili al momento giusto. Anticipando le dipendenze, possono evitare costosi ritardi e garantire un processo di produzione senza intoppi.
Prima di cercare il nuovo pianificatore di risorse del vostro team, dovete comprendere i vantaggi che gestione delle risorse (e in particolare la pianificazione e la programmazione efficace delle risorse). Aziende diverse apprezzeranno vantaggi diversi dalla disponibilità delle risorse e, di conseguenza, daranno priorità a caratteristiche specifiche quando cercheranno uno strumento di pianificazione delle risorse o di gestione dei progetti con tali funzionalità.
Evitare i conflitti di programmazione: uno dei tanti ruoli del pianificatore di risorse.
Per esempio, se siete in un'organizzazione che lavora su più progetti contemporaneamente, sarà fondamentale per voi avere uno strumento che vi permetta di coordinare il vostro portafoglio progetti e di allineare più programmi per consegnare i progetti.
Quali sono quindi i principali vantaggi della pianificazione delle risorse con l'aiuto di un'app dedicata?
Le immagini seguenti mostrano l'interfaccia di Teamdeck, il software di pianificazione delle risorse che abbiamo costruito. Se avete domande sullo strumento, fatecelo sapere!
Certo, non è difficile allocare le risorse Il vantaggio dei pianificatori di risorse sta nella loro capacità di aiutarvi a modificare gli orari del vostro team. Il vero vantaggio dei pianificatori di risorse sta nella loro capacità di aiutarvi a modificare i programmi del vostro team. Pianificazione flessibile è molto più facile quando si sa che è possibile riassegnare rapidamente le risorse o provare diverse opzioni di pianificazione. Molte app di gestione delle risorse consentono di trascinare e rilasciare le varie assegnazioni: è comodo quando si devono spostare rapidamente le cose.
Le app per la gestione delle risorse vi aiutano a risolvere conflitti di programmazione del progetto modificando rapidamente il programma, ma permettono anche di evitarli. Questo è possibile perché è possibile vedere la disponibilità dei propri dipendenti (compresi gli orari di lavoro). part-timers o freelance che lavorano per la vostra azienda). Questa conoscenza vi consente di pianificare il lavoro in modo più efficace. Dopo tutto, non sarete sorpresi da vacanze o altri impegni inaspettati.
Gestori di risorse o PM volete assicurarvi che i membri del team abbiano del lavoro da svolgere, ma che non siano oberati di incarichi. Gli strumenti di pianificazione delle risorse vi aiutano a trovare il giusto equilibrio: potete monitorare il carico di lavoro delle persone e riassegnare i dipendenti a progetti futuri, se necessario.
Quando si implementa uno strumento o un'applicazione per la gestione delle risorse nella propria organizzazione, si offre a tutti una migliore comprensione di ciò che sta accadendo in azienda - tutti sono sulla stessa pagina. I manager possono valutare i programmi dei diversi progetti, mentre i dipendenti e i membri di ciascun team possono vedere cosa hanno in serbo per i prossimi giorni, quali sono le altre fasi del progetto.
Lavoro migliore e trasparenza del progetto grazie al pianificatore di risorse. Prenotazione, Gestione del carico di lavoro, lasciare la tracciabilità.
Prima ancora di iniziare ad analizzare i diversi software di gestione delle risorse strumentiè necessario soffermarsi un attimo sulle esigenze della propria azienda. Sapere cosa state cercando renderà più facile il processo decisionale.
Si può iniziare con le seguenti domande:
Che tipo di risorse volete programmare (ad esempio, persone, attrezzature, spazi per uffici)?
Cosa volete pianificare (ad esempio, progetti, turni, eventi)?
Utilizzate altri strumenti?
Qual è la struttura del vostro team?
Quali sono le abitudini del vostro team?
Analizziamo da vicino ciascuna di queste domande. La prima cosa da pensare è il tipo di risorse che si desidera pianificare.. Probabilmente avrete notato che in questo blog abbiamo fatto riferimento soprattutto a strumenti di pianificazione delle persone che gestiscono risorse e processi. È possibile anche creare pianificazioni per risorse non umane. Ad esempio, avete una manciata di sale conferenze che devono essere assegnate a persone diverse ogni giorno. Oppure che abbiate delle attrezzature che devono essere prenotate in anticipo.
La maggior parte delle applicazioni per la gestione delle risorse consente di inserire nel sistema risorse umane e non umane, ma molti strumenti sono stati progettati specificamente per la pianificazione delle risorse umane. Se il vostro obiettivo principale di pianificazione delle capacità è quello di gestire le risorse inanimate, non preoccupatevi: probabilmente esiste un pianificatore di risorse dedicato a questo scopo (ad es, responsabile delle attrezzature o progettista di spazi per uffici)
Certo, in generale si può dire che ogni azienda lavora su qualche tipo di progetto. Tuttavia, è necessario approfondire i requisiti del vostro lavoro. Volete pianificare progetti a lungo termine (ad es, sviluppo software)? O forse avete bisogno di pianificare i turni di lavoro giornalieri o gli impegni di una sola volta. I diversi settori avranno esigenze specifiche in questo senso e potreste cercare altri ruoli lavorativi: ad esempio, un pianificatore di turni per i ristoranti.
Le prime due domande dovrebbero aver ristretto la ricerca a un particolare segmento di mercato. Ora è il momento di valutare il caratteristiche dei diversi strumenti all'interno di quel segmento.
Per prima cosa, dovete assicurarvi che un nuovo pianificatore di risorse si adatti alla cassetta degli attrezzi del vostro team. È particolarmente importante quando il vostro team utilizza diversi strumenti online (come software di gestione dei progetti, chat o app per la creazione di contenuti). Volete che il nuovo pianificatore si integri perfettamente con l'ecosistema esistente. Chiedete se l'app che state valutando ha sufficienti integrazioni, estensioni o opzioni di personalizzazione (ad esempio, con le API).
Quindi, analizzate la struttura dei vostri project manager e dei team (le persone che useranno il pianificatore). È probabile che vogliate concedere diversi tipi di autorizzazioni ai vari membri del team. Assicuratevi di poterlo fare nell'applicazione.
Infine, tenete conto delle abitudini dei vostri dipendenti e manager. Ad esempio, se i vostri team trascorrono gran parte del loro tempo di lavoro in viaggio, ha senso utilizzare uno strumento con una solida applicazione mobile.
È sempre utile confrontare l'applicazione che si sta prendendo in considerazione con altri strumenti di pianificazione dei progetti più popolari e migliori. Molte app offrono pagine di confronto dedicate (abbiamo creato siti di questo tipo per chi cerca alternative a Resource Guru, Monday e Wrike).
Anche se, leggendo la descrizione di un prodotto, vi sembra che una determinata applicazione abbia tutte le carte in regola, dovete assolutamente provarla. In questo modo, vi farete un'idea dell'esperienza dell'utente e testerete diverse funzionalità prima di distribuirla a tutto il team.
Una possibilità è quella di utilizzare una prova gratuita che molti prodotti offrono. Iscrivetevi ed esplorate l'applicazione da soli prima di presentare il vostro team. In alternativa, potete chiedere una demo del prodotto: è un'ottima opportunità per valutare l'assistenza clienti di una determinata azienda.
Teamdeck offre due opzioni:
Registratevi per una prova gratuita di 14 giorni. Otterrete l'accesso completo all'applicazione e potrete passare all'abbonamento premium alla scadenza della prova senza problemi. Suggerimento: se volete vedere come si usa Teamdeck in scenari reali, potete importare dati di esempio nel vostro account e giocare.
Programmate una telefonata con noi. Discuteremo le vostre esigenze, vi mostreremo le diverse funzionalità del nostro pianificatore di risorse, i report sulle risorse, come pianificare le risorse e i progetti e vi aiuteremo a decidere se è la soluzione giusta.
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