Tenere traccia della redditività dei progetti è essenziale per le agenzie, le aziende di software o le società di consulenza di qualsiasi tipo. Quando si lavora con più clienti per la realizzazione di più progetti, bisogna semplicemente assicurarsi che i propri sforzi generino profitti. Inoltre, l'analisi della redditività dei vostri progetti vi aiuterà a migliorare la strategia dei prezzi e i flussi di cassa futuri. Ad esempio, potrebbe emergere che state fatturando troppo poco o che state impiegando troppe ore non fatturabili.
Cosa imparerete da questo articolo:
Il fatto è che si vuole anche monitorare la redditività mentre il progetto si svolge, non dopo che è stato concluso. Perché? Perché prima si individuano le aree di miglioramento, come ad esempio il fatto che i dipendenti spendono molto tempo non fatturabile per le riunioni con i clienti, si possono affrontare questi problemi.
Avete bisogno di strumenti contabili specializzati per monitorare i profitti dei vostri progetti? Non necessariamente. In questo post del blog vi mostreremo come un sistema di programmazione delle risorse e di software di tracciamento del tempo dei dipendenti, Teamdeckpuò essere uno strumento utile per tenere sotto controllo i costi e i profitti del progetto.
Prima di iniziare a costruire il rapporto sulla redditività del progetto, è necessario iscriversi a Teamdeck (potete provarlo gratuitamente per 7 giorni, senza carta di credito). Sarete in un'ottima compagnia: oltre 3500 clienti tra agenzie interattive, aziende di software e startup. utilizzare Teamdeck per pianificare e gestire il lavoro dei loro team ogni giorno.
Passiamo ora al rapporto sulla redditività del progetto. Tratteremo due tipi tipici di budget di progetto: a prezzo fisso e a tempo e materiale. 
Quando si opera con un budget fisso, è sufficiente tenere traccia dei costi del progetto e sottrarli dal prezzo complessivo. Il monitoraggio di spese come le licenze software o i costi di viaggio è di solito relativamente semplice, poiché il reparto contabilità le controlla. Tuttavia, la maggior parte dei costi del progetto risiede nella manodopera del team. Come tenere traccia di questi costi?
Il modo più semplice per farlo è adottare il monitoraggio del tempo nella vostra azienda. Ha molti beneficiUno di questi è il monitoraggio accurato delle spese del progetto. Naturalmente, affinché i fogli di presenza siano affidabili, il team deve monitorare regolarmente il proprio tempo, possibilmente in tempo reale. Strumenti di tracciamento del tempo solidi, come Teamdeck, offrono una comoda Tracciatori di tempo del team per il web e mobile dispositivi.
Quando i vostri team tengono traccia del tempo trascorso su diversi progetti, potete facilmente creare un relazione sui costi del progetto in Teamdeck:
1. Andare alla suite di report nella barra dei menu superiore e fare clic sull'icona "crea nuovo". Scegliere l'opzione "crea personalizzato", poiché si vuole creare un report da zero senza utilizzare un modello.
2. Aggiungere una nuova tabella. Per impostazione predefinita, mostrerà tutti i progetti dell'azienda insieme ai dati relativi ai timesheet, alle prenotazioni e alle ferie. Per tenere traccia dei costi della manodopera del team, sono necessari solo i fogli di presenza, quindi è possibile rimuovere le altre colonne. La tabella dovrebbe avere questo aspetto (solo con i progetti elencati nella colonna di sinistra):
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3. Poiché si desidera tenere traccia solo dei costi di un progetto, è possibile filtrare gli altri. Cliccare su "Filtri", quindi aggiungerne uno nuovo che dovrebbe filtrare le informazioni in base al nome dei progetti. Inserire il nome del progetto che si desidera analizzare e fare clic su "Applica".
4. Il passo successivo consiste nel calcolare i costi generati da ciascun dipendente che lavora a questo progetto. È possibile vedere i loro fogli di presenza quando si fa clic sulla piccola freccia nella tabella, accanto al nome del progetto:
5. Assumeremo che ognuno di loro abbia una tariffa oraria diversa. Aggiungiamo una nuova colonna in cui inserire questo valore. Andare su metriche -> Aggiungi personalizzato -> Aggiungi colonna valori personalizzati. Inserire il nome della nuova colonna (ad esempio: "Tariffa oraria interna") e scegliere il tipo di dati valuta. Nella tabella apparirà una nuova colonna con celle vuote.
6. Una colonna di valori personalizzati funziona come una colonna di un foglio di calcolo. È possibile fare clic su una cella e aggiungervi manualmente un numero. Inseriamo in questa colonna le tariffe del team. La prima riga può essere lasciata vuota, poiché non abbiamo una tariffa oraria standard per tutto il team.
7. Ora aggiungiamo una colonna che calcola i costi generati da ciascun dipendente che lavora a questo progetto. Aggiungiamo una nuova colonna, ma questa volta, invece di scegliere "colonna valori personalizzati", selezioneremo "aggiungi campo di calcolo personalizzato", perché qui dobbiamo fare dei calcoli.
Dare un nome alla colonna (ad esempio, "Costi"), scegliere un tipo di dati di valuta e inserire la formula:
(Timesheets: Time / 60) * Valori personalizzati: Tariffa oraria interna
Quando si inizia a digitare i nomi delle colonne, Teamdeck suggerisce il campo giusto da inserire nella formula. Ricordate di dividere i fogli di presenza per 60 se volete operare su ore: nel nostro sistema sono memorizzati come minuti.
Ecco una nuova colonna con i costi assegnati a ciascun dipendente.
8. L'ultima cosa da fare è sommare tutti i valori dei singoli costi nella riga "Totale". Fare clic su di essa e inserire la seguente formula:
= somma(nested(Gruppo: Persone, Formule personalizzate: Costi))
Anche in questo caso, mentre si digitano i valori, Teamdeck suggerisce i nomi delle colonne corrispondenti.
E il gioco è fatto! Avrete un rapporto accurato sui costi del progetto, che potrete confrontare con il vostro budget fisso per vedere la redditività del progetto.
Sarebbe possibile creare una tabella di questo tipo nel proprio foglio di calcolo Excel? Sì, ma richiederebbe aggiornamenti regolari, dato che le persone continuano a tenere traccia del loro tempo. Con Teamdeck, si ottengono sempre dati precisi sui timesheet, in modo da poter monitorare i costi quasi in tempo reale. È molto più comodo e veloce che mantenere un rapporto basato su un foglio di calcolo.
Quando fatturate ai vostri clienti in base a un modello time & material, probabilmente state già monitorando il tempo del vostro team. È essenziale disporre di dati precisi sui timesheet per poter fatturare ai clienti in modo accurato.
Con Teamdeck, i membri del vostro team possono tenere traccia del loro tempo con facilità e voi siete in grado di monitorare i profitti del vostro progetto con grande precisione. Non appena qualcuno inserisce una nuova voce di tempo nel proprio timesheet, il rapporto sulla redditività del progetto avrà informazioni aggiornate.
Per creare un report che calcola i profitti del progetto è necessario ripetere i passaggi da 1 a 6 del report sul prezzo fisso descritto nella prima parte di questo blog post.
A questo punto, si dispone di una tabella che mostra i timesheet del team e le loro tariffe orarie interne (ovvero, il denaro pagato per ogni ora di lavoro). Ora è il momento di aggiungere una colonna per le loro tariffe orarie esterne (cioè, il denaro che fate pagare al vostro cliente per un'ora di lavoro di un determinato dipendente). È possibile farlo aggiungendo una nuova colonna di valori personalizzati e digitando i valori nelle celle.
Il profitto dell'azienda è la differenza tra la tariffa esterna e quella interna. Creiamo una colonna che calcola il profitto e lo moltiplica per le ore di lavoro dei dipendenti su questo progetto. Aggiungere un nuovo "campo di calcolo personalizzato". Nominarlo (ad esempio, "Profitti"), scegliere il tipo di valuta e inserire la seguente formula:
(Valori personalizzati: tariffa oraria esterna - Valori personalizzati: tariffa oraria interna) * (Timesheets:Time/60)
L'ultima cosa da fare è sommare i profitti dei dipendenti nella riga del totale. Fare clic su di essa e inserire:
Il tavolo finale dovrebbe avere il seguente aspetto:
Naturalmente, è possibile personalizzare ulteriormente filtrando le informazioni o aggiungendo nuove colonne. I report di Teamdeck sono molto potenti, quindi dovreste essere in grado di adattarli alle esigenze della vostra organizzazione.
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