Quando si è project manager o team leader, è sempre necessario tenere traccia dei costi del progetto. Non importa se il vostro progetto è un'impresa interna o un progetto sponsorizzato da stakeholder esterni: sapere quanti costi ha generato vi permette di guidare meglio il vostro team e di migliorare potenzialmente il piano di gestione dei costi.
Cosa otterrete con questo articolo:
In questo post del blog vi mostrerà come tenere traccia delle spese del progetto utilizzando Software di pianificazione delle risorse Teamdeck. Ci concentreremo sui costi generati dai membri del vostro team che lavorano al progetto: un'analisi di questo tipo è particolarmente utile per le aziende che lavorano in base al principio "time & materials", dove ogni ora conta per il budget complessivo. Anche gli altri costi legati al progetto sono ovviamente importanti, ma tendono a essere molto più facili da monitorare.
Per cominciare, ricapitoliamo i principali vantaggi dell'utilizzo di un'applicazione robusta per il monitoraggio del budget di progetto.
Pensiamo che sia abbastanza sicuro che comprendiate l'importanza di tenere traccia dei costi dei progetti. Il fatto è che molte aziende si affidano ancora a strumenti obsoleti per controllare i budget di progetto, in particolare i fogli di calcolo. Noi sosterremo che l'utilizzo di uno strumento dedicato strumento di pianificazione del progettoche si tratti di un software di gestione dei progetti di marketing o uno incentrato sulle risorse come Teamdeck, vi offre un vantaggio significativo.
Innanzitutto, è necessario che i dati siano precisi e aggiornati. Dopo aver pianificato con cura il budget, dovete essere in grado di capire se tutto sta andando secondo i piani. Non è facile mantenere la precisione dei fogli di calcolo, soprattutto quando si deve tenere traccia del lavoro di più membri del team.
Chiedere loro di compilare i fogli di presenza è utile, ma può essere un'opzione scomoda, soprattutto se il vostro team lavora in movimento (ad esempio, per la gestione degli eventi). Teamdeck è un'unica fonte di verità per quanto riguarda il vostro della squadra carico di lavoro e fogli di presenza.
Tutti i dipendenti possono inserire manualmente le proprie registrazioni di orario o utilizzare un sistema di tracker del tempo mobile, a seconda di come ci si sente più a proprio agio. I project manager possono facilmente calcolare i costi del progetto in base al tempo che ciascun membro del team ha dedicato al progetto.
L'altro aspetto importante del monitoraggio dei costi di progetto è la possibilità di approfondire rapidamente i dati. Potreste voler analizzare le spese generate da diversi team o valutare il confronto tra le diverse settimane. Le app con funzioni di reporting di progetto vi permettono di farlo facilmente, senza dover spendere troppo tempo per riprogettare il report. Il rapporto sui costi del progetto è sempre presente e sempre aggiornato, pronto per essere analizzato ulteriormente o condiviso con altre persone.
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La prima cosa da fare è creare un account Teamdeck. È possibile testare l'applicazione gratuitamente per sette giorni ed esplorarne tutte le funzionalità, compresi i potenti report di progetto. Iscriviti qui.
Prima di iniziare ad analizzare i costi dei progetti, è necessario disporre di alcuni dati da monitorare. Per i nuovi utenti di Teamdeck, ci sono due opzioni:
Una volta che si dispone di dati da analizzare, è possibile accedere al menu superiore dell'applicazione e fare clic su "rapporti".
Facendo clic su "crea un nuovo report", si può scegliere tra i report modello o crearne uno da zero. In questa esercitazione, inizieremo con un rapporto vuoto, quindi clicchiamo su "crea personalizzato".
Nota: un modello chiamato Bilancio del progetto sarà una valida alternativa per il monitoraggio dei costi e del budget, se si vuole avere un vantaggio in questo senso.
Ora che avete il vostro rapporto di progetto, dovete dargli un nome e selezionare l'intervallo di date.
Pronti? Cominciamo ad aggiungere grafici e tabelle al vostro sito web monitoraggio del budget di progetto rapporto.
Il confronto tra i costi stimati e i costi effettivi è un grafico utile da avere nei rapporti di monitoraggio dei costi del progetto. In Teamdeck, è possibile calcolare le stime utilizzando le prenotazioni del team e usare i loro fogli di presenza come costi effettivi. Creiamo un grafico a linee con questi due valori:
Osservando questo grafico, possiamo notare che la linea dei timesheet ha superato la linea delle prenotazioni a un certo punto, e da allora il tempo effettivamente impiegato è stato molto più alto delle stime. È un buon inizio per un'analisi più approfondita del budget del nostro progetto.
Nota: come si può notare, solo uno dei progetti è visibile in questo grafico. Questo perché abbiamo utilizzato un filtro e deciso di analizzare solo questo progetto in particolare:
Ora, aggiungiamo una tabella in cui possiamo calcolare il costo del progetto in base ai timesheet delle nostre risorse.
Si inizia aggiungendo una tabella al report. Per impostazione predefinita, avrà un paio di colonne, ma è possibile rimuoverle tutte, tranne quelle relative ai timesheet. Ora dobbiamo aggiungere due nuove colonne: una per specificare il costo orario del lavoro ("tariffa oraria") e una per il costo totale ("costi del progetto").
Entrambe le colonne sono costituite da valori che non sono raccolti in Teamdeck per impostazione predefinita: dobbiamo inserirli manualmente (le tariffe orarie) o creare un calcolo automatico (per moltiplicare il tempo e i costi orari). Cliccate su "metriche" e poi su "aggiungi personalizzato".
Ora vedrete tre diverse opzioni: vi spieghiamo rapidamente come funzionano:
Aggiungiamo ora le colonne!
Per prima cosa, fare clic su "Aggiungi colonna valore personalizzato" e assegnarle un nome (nel nostro caso è "tariffa oraria"). Quindi, scegliere il tipo di dati che verranno memorizzati qui.
Quando si salva la colonna, questa dovrebbe apparire nel report. Fate clic sulla cella vuota e digitate il valore dell'ora di lavoro del vostro team. Non riuscite a trovare un valore perché tutti i membri del vostro team hanno tariffe orarie diverse? Non preoccupatevi! Questo scenario verrà affrontato tra poco.
Per ora aggiungiamo una colonna per il costo complessivo del progetto. Fare clic su "Aggiungi campo di calcolo personalizzato" e utilizzare la formula seguente:
Fogli di presenza: Tempo / 60 * Valori personalizzati: Tariffa oraria
Ci si potrebbe chiedere perché dobbiamo dividere il primo valore per 60. Il motivo è semplice: i fogli di presenza sono memorizzati nel nostro sistema come minuti, quindi per trattarli come ore, dobbiamo dividerli per 60. Il motivo è semplice: i fogli di presenza sono memorizzati nel nostro sistema come minuti, quindi per poterli trattare come ore, dobbiamo dividerli per 60.
Il vostro tavolo è pronto:
E se al progetto lavorano risorse con costi orari diversi?
È possibile lasciare la stessa impostazione della tabella dei paragrafi precedenti, ma è necessario specificare le tariffe di ciascuno. Per accedere all'elenco delle persone, fare clic sulla freccia accanto al nome del progetto:
A questo punto, digitare la tariffa di ogni persona nella cella vuota della relativa riga. Si noterà che il campo calcolato inizierà a popolarsi con i costi generati da ciascun dipendente.
Naturalmente, si vogliono vedere anche i costi complessivi. Per riassumere i costi di tutte le risorse particolari, è necessario fare clic sulla cella "costi del progetto" nella finestra di dialogo totale e digitare la seguente formula:
=somma(nested(gruppo: Persone, formule personalizzate: Costi del progetto))
Cliccando su Invio, l'ultima riga mostrerà la somma dei costi di ogni persona:
Teamdeck consente inoltre di analizzare solo i dati relativi alla fatturabile o non fatturabile ore (leggi come calcolare le ore fatturabili). Ogni voce di tempo registrata dalle risorse può essere categorizzata in modo appropriato (utilizzando i cosiddetti tag del timesheet). Per generare, ad esempio, i costi fatturabili, è sufficiente inserire un filtro:
Allo stesso modo, è possibile concentrarsi solo sulle ore non fatturabili e, di conseguenza, calcolare i costi interni.
Sapere quanto denaro si deve pagare per le attività non fatturabili può aiutare a prendere alcune decisioni di ottimizzazione dei costi sia in termini di budget del progetto che di riduzione del numero di attività. riunioni non necessarie.
Può capitare che non si riesca a spiegare certe tendenze dei dati solo guardando i numeri. Per questo motivo è possibile aggiungere al report una colonna per le descrizioni dei fogli di presenza. Le descrizioni sono i commenti che i dipendenti fanno quando registrano una determinata registrazione. Osservando la descrizione, si può capire con precisione cosa ha fatto un determinato membro del team quando ha registrato gli straordinari, ad esempio.
È probabile che vogliate condividere il vostro rapporto sul budget con altre persone: il cliente, i vostri manager e il vostro team. Con Teamdeck, potete generare un link al vostro report e inviarlo alle persone interessate. Giocate con il report che abbiamo costruito in questo post. qui.
Ci auguriamo che questa esercitazione vi aiuti a creare un report di monitoraggio dei costi per i vostri progetti. Se avete esigenze di rendicontazione dei costi che non abbiamo affrontato in questo blog post, vi invitiamo a fissare una telefonata con Aniela. Sarà lieta di mostrarvi come creare un report ad aggiornamento automatico che si adatti perfettamente alle esigenze del vostro team.
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