Quando si lavora su più progetti alla volta, è normale che le cose diventino un po' caotiche, giusto?
Tuttavia, sul mercato sono disponibili numerose soluzioni per tenere sotto controllo i progetti e assicurarsi che il lavoro del team sia ben pianificato. I project manager utilizzano spesso software di pianificazione delle risorseMa che dire delle app per la gestione delle risorse? È necessario investire in entrambi i tipi di soluzioni?
In questo blog post, condivideremo alcuni indicatori che la vostra azienda dovrebbe prendere in seria considerazione l'implementazione di un software di gestione delle risorse per pianificare e gestire meglio il lavoro del vostro team.
Per ognuno dei segnali di cui parliamo di seguito, vi mostreremo anche come potrebbe aiutarvi una solida app di gestione delle risorse.
Prima di discutere i problemi specifici che le aziende si trovano ad affrontare, ricapitoliamo brevemente cosa sono gli strumenti di gestione delle risorse.
Il software di gestione delle risorse vi aiuta a pianificare meglio il lavoro del vostro team e a misurarne i risultati. Come suggerisce il nome, l'attenzione è rivolta al vostro team:
La maggior parte delle app per la gestione delle risorse include funzioni per la pianificazione e l'assegnazione delle risorse. Si possono trovare anche strumenti più completi come Teamdeck, che combina la pianificazione delle risorse, il monitoraggio del tempo e la gestione delle ferie. Se volete dare un'occhiata, potete iscriviti alla prova gratuita.
Parliamo ora delle sfide che potreste dover affrontare:
Le ragioni del fallimento dei progetti sono molteplici, ma la gestione delle risorse può aiutarvi notevolmente a portare a termine i vostri progetti con successo.
Prima di tutto, è necessario considerare l'allocazione delle risorse e la assicurarsi che le persone giuste lavorino sui progetti giusti. Non è facile farlo quando si ha un team numeroso e un grande portafoglio di progetti. Per assicurarsi di scegliere i migliori dipendenti possibili per un determinato progetto, è utile avere un'analisi a livello aziendale. calendario delle risorse.
Un calendario di questo tipo permette di vedere facilmente quali dipendenti sono disponibili a partecipare al progetto. Inoltre, un buon strumento di pianificazione delle risorse vi aiuterà a filtrare i membri del team in base alle competenze, all'anzianità o alla posizione. In base a ciò, dovreste essere in grado di assegnare le persone giuste al progetto.
Un'altra ragione per cui i progetti falliscono è l'incapacità di monitorare i loro progressi. I software di gestione dei progetti spesso consentono di creare diagrammi di Gantt per illustrare il calendario del progetto. Tuttavia, dovreste anche tenere traccia del lavoro del vostro team attraverso i fogli di presenza. Perché? Per esempio, quando si nota che le persone impiegano molto più tempo del previsto per un determinato incarico, potrebbe essere un segnale che l'intero progetto potrebbe subire un ritardo.
Perché è utilizzo delle risorse così importante per il benessere del vostro team e per la condizione dei vostri progetti? Da un lato, come datore di lavoro, non volete che i vostri team siano sovraccarichi di lavoro. Un software di pianificazione delle risorse come Teamdeck vi permette di individuare istantaneamente straordinario nei fogli di presenza dei vostri dipendenti e monitorare le loro carico di lavoro in tempo reale.
Un utilizzo equilibrato delle risorse è fondamentale anche dal punto di vista aziendale. Non potete permettervi di avere nel vostro team persone che non hanno abbastanza da fare. Questi stessi membri del team sono anche probabilità di frustrazione per la mancanza di incarichi. Purtroppo, se non si dispone di uno strumento centralizzato per la pianificazione delle risorse, è facile che alcune persone non vengano prese in considerazione. Misurare regolarmente l'utilizzo delle risorse nel vostro team è essenziale per mantenere i vostri dipendenti soddisfatti e la vostra azienda redditizia.
Come si fa a sapere se i progetti stanno andando bene? Controllare la sezione "fatto" nel task manager del vostro team è un'opzione, ma vi suggeriamo di prestare attenzione anche al tempo che il vostro team dedica a un determinato progetto.
È una buona idea confrontare le ore di progetto stimate con le ore effettive che il vostro team ha registrato. L'ideale sarebbe osservare la variazione dei valori nel tempo. Date un'occhiata a questo grafico creato nella suite di reportistica di progetto di Teamdeck:
Le barre verde scuro rappresentano le ore stimate per le prenotazioni del team. Le barre verde chiaro sono le ore effettive registrate tramite un'applicazione di monitoraggio del tempo. Si può notare che fin dall'inizio del progetto le persone hanno registrato un numero di ore leggermente superiore a quello stimato inizialmente. La differenza tra le stime e le ore effettive era visibile ma non così grande. Il 17 gennaio, tuttavia, il team ha registrato il doppio delle ore stimate. Per i manager, questo è un indicatore che qualcosa non va nel progetto. Forse c'è stata una richiesta di modifica inaspettata da parte del cliente? O forse uno dei compiti si è rivelato molto più difficile del previsto? Certo, un paio di ore in più non dovrebbero essere un grosso problema nel grande schema delle cose, ma immaginate che questa situazione si protragga per settimane o mesi. Senza l'utilizzo del software di gestione delle risorse e il monitoraggio del tempo, potreste non accorgervi che il progetto non è sulla buona strada.
La maggior parte delle aziende utilizza una sorta di app per la gestione dei progetti. Può trattarsi di una semplice lavagna Kanban o di una soluzione completa con funzionalità di pianificazione delle risorse. Tuttavia, se il vostro strumento di PM si concentra solo sulle attività e sulle milestone del progetto, avrete bisogno di un'altra app per gestire altrettanto bene il progetto e il team.
Fortunatamente, gli strumenti di gestione delle risorse di solito dispongono di integrazioni integrate con le app di gestione dei progetti, di un'API pubblica o di un'interfaccia per la gestione delle risorse. Zapier applicazioni.
Questo potrebbe essere il caso per diverse ragioni. Abbiamo già menzionato l'allocazione delle risorse come una sfida considerevole per i project manager. Un altro problema è che molte aziende lavorano su più progetti contemporaneamente. Senza uno strumento di pianificazione delle risorse, è facile che le persone vengano schedate due volte o che si verifichino conflitti di programmazione del progetto. Infine, la pianificazione dei progetti è estremamente difficile quando non si ha visibilità sulla disponibilità dei dipendenti e sulle assenze previste. Immaginatevi di prenotare un programmatore per un progetto dal ritmo serrato, per poi scoprire che ha due settimane di ferie proprio nel bel mezzo del progetto.
Come potete immaginare, le app di gestione delle risorse possono evitarvi tutti questi problemi, purché offrano funzioni di gestione delle ferie oltre a quelle di pianificazione delle risorse.
Utilizzando Teamdeck, è possibile visualizzare gli orari, le disponibilità e le ferie di tutti. In questo modo, potete pianificare i vostri progetti con maggiore sicurezza. E se si devono apportare modifiche? Teamdeck è dotato di un sistema di trascinamento e dicalendario onlineIn questo modo è possibile modificare facilmente la pianificazione e tornare a gestire il proprio team.
Sapete già che alcuni strumenti di pianificazione delle risorse combinano la programmazione con la gestione delle ferie (sistema di gestione dei congedi). Si tratta di una grande opportunità per portare i processi HR della vostra azienda a un livello superiore.
Purtroppo, molti team si affidano ancora a fogli di calcolo e comunicazioni non strutturate per gestire le ferie. Non è efficiente per nessuno dei partecipanti al processo: i dipendenti trovano dispendioso inviare una richiesta di ferie e i manager possono facilmente perdersi nel caos.
Di conseguenza, i project manager possono avere poca visibilità sulla disponibilità delle risorse e sulle assenze programmate. Naturalmente, questo potrebbe portare a costosi errori di programmazione. Gestione efficace delle risorse e la pianificazione della capacità è possibile solo se si sa chi è disponibile nel team e quando.
Con Teamdeck, i dipendenti possono richiedere ferie con un paio di clic. Ogni assenza accettata è visibile nel calendario delle risorse, in modo che i project manager possano tenerne conto nella pianificazione di nuovi progetti.
Comprendere il numero di ore fatturabili e non fatturabili dei vostri team è fondamentale per monitoraggio della redditività del progetto. Una volta visualizzata la ripartizione delle ore, è possibile cercare di ottimizzare e, ad esempio, ridurre le ore non fatturabili di aumentare l'efficacia delle riunioni del vostro team.
Come calcolare le ore fatturabili? In Teamdeck, i dipendenti possono assegnare etichette come "non fatturabile" alle loro voci di orario quando registrano il tempo. Tutto ciò che dovete fare come manager è creare un semplice report per analizzare i team o i progetti selezionati. Inoltre, è possibile utilizzare lo stesso report per calcolare la busta paga dei dipendenti o l'importo da addebitare ai clienti.
Spero che abbiate capito che il software di gestione delle risorse può essere un'ottima aggiunta alla cassetta degli attrezzi del vostro team. Ora dovete trovare lo strumento giusto per il vostro team. Suggeriamo di iniziare leggendo un panoramica dei più diffusi strumenti di pianificazione delle risorse. Utilizzatelo per confrontare le caratteristiche e i prezzi dei diversi strumenti basati sul cloud disponibili sul mercato.
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