Il monitoraggio online delle ore dei dipendenti può aiutarvi a monitorare le prestazioni del vostro team, a identificare le aree di miglioramento o semplicemente a tenere traccia delle presenze dei vostri lavoratori. È anche un valido strumento di gestione dei progetti: se volete saperne di più, consultate la nostra guida sulla gestione dei progetti e il rilevamento delle presenze (oppure, semplicemente gestione del tempo del progetto).
La rilevazione delle ore dei dipendenti offre molteplici vantaggi alle organizzazioni. Non c'è quindi da stupirsi se aziende di diverse dimensioni e operanti in diversi settori cercano strumenti perfetti per la rilevazione delle ore dei dipendenti. Esiste un software di tracciamento del tempo che soddisfa tutte le esigenze di ogni azienda? Probabilmente no. Ma siamo certi che, grazie al vasto panorama di applicazioni per la rilevazione delle presenze, ogni azienda può trovare uno strumento adatto alle proprie esigenze.
Cosa otterrete con questo articolo:
Questo post del blog dovrebbe aiutarvi a comprendere meglio i requisiti della vostra organizzazione e a focalizzare la vostra ricerca del miglior software di tracciamento del tempo. Il primo passo è prendersi un minuto per pensare al "perché" della vostra ricerca.
Pensate: cosa voglio ottenere? Poi, immaginate il vostro team che utilizza un'app per il monitoraggio del tempo: come lo fanno? Quali dispositivi e opzioni preferiscono? Infine, potete scegliere le caratteristiche delle app per il monitoraggio del tempo che più vi avvantaggiano. Una volta completati questi passaggi, avrete una lista di controllo del software di tracciamento del tempo. Ora non vi resta che verificare se lo strumento che state valutando è in grado di offrire ciò di cui avete bisogno.
Prima di iniziare a sfogliare i siti web di diversi strumenti e a confrontarne le caratteristiche o i prezzi, concentratevi sulle esigenze della vostra azienda. È assolutamente fondamentale capire perché avete bisogno di uno strumento di monitoraggio del tempo.
Ecco alcuni potenziali motivi. Non sentitevi obbligati a sceglierne una, ma cercate di dare priorità ai vostri obiettivi. Conoscere la motivazione principale che spinge il vostro team a monitorare il tempo vi aiuterà a restringere la ricerca agli strumenti che meglio supportano questo obiettivo.
Il software di tracciamento del tempo dei dipendenti supporta i responsabili dei progetti con:
Forse avete un altro motivo per implementare un software di tracciamento del tempo nella vostra azienda. L'aspetto essenziale è che si specifichi la propria motivazione principale. Se siete alla ricerca di una nuova applicazione per il monitoraggio del tempo dei dipendenti, dovreste concentrarvi sugli strumenti che vi avvicinano a questo obiettivo.
Quando si pensa alla comprensione del concetto di project management, in primo luogo si dovrebbe ricorrere alla definizione del Project Management Institute (PMI). Come suggerisce l'istituto, la gestione dei progetti consiste nell'utilizzare competenze, abilità, forse talenti, conoscenze, dispositivi, strumenti, software, tecniche, processi, metodi e tutto ciò che serve per fornire "valore alle persone".
L'espressione "valore per le persone" - a causa della sua ambiguità - ci incoraggia a pensare che il risultato della gestione dei progetti possa essere qualsiasi cosa, dalle sedie ai movimenti sociali, compresi quelli religiosi. Tutto ciò che è utile per un certo numero di individui.
Se invece utilizziamo la definizione dell'Association for Project Management (APM), la comprensione della gestione dei progetti sarà più conservativa, ma aiuta anche a dividere la semplice gestione dalla gestione dei progetti. Come si suol dire:
La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti.
Se confrontiamo le due definizioni, noteremo alcune somiglianze. In entrambe, vediamo che la gestione dei progetti consiste, diciamo, nel gestire le cose e nell'utilizzare conoscenze, esperienza, metodi, processi e procedure per portare a termine il lavoro.
Ma solo l'ultima definizione è di tipo aziendale. Nella definizione dell'APM ci sono tre aspetti che non compaiono nella definizione del PMI. Si tratta del tempo, del budget e dei "criteri di accettazione del progetto". Come sappiamo, nel mondo degli affari ogni progetto ha un suo scopo. Che si tratti di una richiesta interna o esterna. E ognuno di essi deve essere realizzato in un determinato momento, rispettando il budget e con l'accettazione del committente.
Ed ecco la principale differenza tra management e project management. Secondo l'APM, la differenza tra i due termini si riduce al tempo. Il momento in cui il progetto è pronto per essere eseguito o è già stato eseguito. Mentre la gestione è un'operazione continua, la gestione di un progetto ha il suo risultato finale in un arco di tempo finito.
Tenendo presente quanto sopra, il collegamento tra un software di tracciamento del tempo e il processo di gestione dei progetti diventa abbastanza ovvio.
Riassumiamo quanto detto sopra. Sappiamo già che nel business, nella gestione dei progetti, l'analisi delle prestazioni dei team e dei dipendenti è una parte essenziale del lavoro sui progetti. E l'obiettivo del monitoraggio delle prestazioni è, secondo il PMI
La gestione delle prestazioni è un approccio sistematico al miglioramento e allo sviluppo delle prestazioni e delle capacità degli individui e dei team, al fine di aumentare l'efficienza dell'organizzazione.
Inoltre, si capisce già qual è la differenza tra la gestione di un progetto e la semplice gestione. Si tratta di budget, criteri di accettazione e, naturalmente, tempo. Da questo punto di vista, ecco gli indicatori utilizzati per monitorare e migliorare le prestazioni e la produttività dei dipendenti.
È l'indicatore più ovvio e più diffuso. Se si conosce la durata delle diverse fasi, si è in grado di prevedere i tempi e il budget dei progetti futuri. E si possono aumentare le stime di budget e gestione delle risorse del progetto.
Questo KPI mostra il rapporto complessivo tra lavoro direttamente redditizio e costi interni che ciascun dipendente svolge. Le diverse aziende hanno posizioni molto diverse sul rapporto di valore tra tempo "fatturabile" e "non fatturabile", e noi siamo dell'idea che siano ugualmente importanti. Comunque la si veda, per poter fissare i prezzi e pianificare il lavoro in modo competitivo, è necessario sapere quanto tempo il team spende in tempo non fatturabile.
Un indicatore utile per valutare il benessere e la salute dei dipendenti. Un tasso eccessivo di straordinari per dipendente significa che dovreste prendere in considerazione l'assunzione di più personale per evitare che i vostri attuali dipendenti siano sovraccarichi di lavoro.
Questa metrica viene interpretata in diversi modi. Ad esempio, per capire la salute dei dipendenti, sia in termini di benessere fisico che di impegno. A volte come indicatore della dedizione dei dipendenti (ma bisogna essere consapevoli del fenomeno del presenteismo, perché non è sinonimo di buona qualità del lavoro o di entusiasmo. Se il vostro team fa continuamente straordinari, forse è il caso di aumentare la forza lavoro.
La capacità dei dipendenti è un'ottima misura del rendimento produttivo. Simile a quella degli straordinari, mostra chi è vicino al burnout e chi ha spazio per un po' di lavoro in più. È molto utile per distribuire il lavoro in modo uniforme all'interno del team e per capire chi ha bisogno di ulteriore supporto.
Le agenzie pubblicitarie e le imprese edili possono avere lo stesso software di rilevazione delle presenze, ma utilizzarlo in modo molto diverso. È fondamentale che lo strumento scelto sia adatto alle esigenze dei vostri dipendenti. Per questo motivo, nel momento in cui vi apprestate ad acquistare un'applicazione per il monitoraggio del tempo, dovete immaginarne l'utilizzo.
I membri del vostro team dovranno usare i loro telefoni per tenere traccia del tempo, oppure sono seduti con i loro computer portatili per la maggior parte del tempo? Ha senso che i vostri dipendenti utilizzino una soluzione di tracciamento automatico del tempo (alcuni strumenti riconoscono le app e i siti web visitati dai dipendenti e creano fogli di presenza basati su questo tipo di dati), o vogliono inserire manualmente le loro voci di tempo?
Una chiara percezione dell'uso che il vostro team farà del time tracking vi aiuterà a scegliere uno strumento che i vostri dipendenti adotteranno rapidamente. Altrimenti, si rischia di pagare per un'applicazione che è scomoda e richiede molto tempo.
Ora che conoscete bene gli obiettivi della vostra azienda e le esigenze del vostro team, potete esaminare le caratteristiche particolari dei più diffusi strumenti di monitoraggio del tempo dei dipendenti e capire quali sono utili per voi. La creazione di una sorta di "lista della spesa" vi renderà meno propensi a farvi influenzare da venditori convincenti o da copie di marketing. Rimarrete concentrati sulle vostre esigenze e sceglierete un software che le soddisfi effettivamente.
Di seguito troverete un elenco di funzioni che si possono trovare in diverse applicazioni per la rilevazione delle presenze dei dipendenti. Di quali di queste avete bisogno?
Speriamo che questo blog post vi aiuti a identificare le vostre esigenze di tracciamento del tempo e a scegliere lo strumento migliore per la vostra azienda. Gli strumenti di tracciamento del tempo non sono sicuramente dei software che si adattano a tutti, quindi vi consigliamo di valutare attentamente le opzioni disponibili. Per ultimo, ma non meno importante, vogliamo darvi una rapida panoramica dello strumento di tracciamento del tempo che abbiamo costruito negli ultimi cinque anni: il software di tracciamento del tempo.Teamdeck. Forse è l'applicazione che stavate cercando?
Teamdeck è un software di gestione delle risorse di progettoCiò significa che, oltre a un rilevatore di tempo, offre anche progetto e strumento di programmazione delle risorse e sistema di gestione dei congedi caratteristiche. In sostanza, si tratta di un'applicazione unica per il vostro team, dove potete pianificare il loro lavoro, monitorare le loro prestazioni e vedere la loro disponibilità.
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Se pensate che Teamdeck possa essere qualcosa che soddisfa tutte le esigenze del vostro team, ma volete vederlo in azione (come dovreste fare!), potete fissare una telefonata con Anielai nostri esperti di successo dei clienti. Risponderà a tutte le vostre domande e vi mostrerà come Teamdeck sarà utile al vostro team.
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