L'allocation des ressources vous aide à choisir les meilleurs actifs disponibles pour plusieurs projets et à les gérer tout au long du travail, afin d'éviter la sous-utilisation ou la surutilisation de vos employés. Malheureusement, tous les chefs de projet ne l'utilisent pas à leur avantage.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Seules 26% des entreprises utilisent toujours la gestion des ressources pour estimer et allouer les ressources, et 36% d'entre elles le font souvent, selon l'enquête du PMI ("Pulse of the Profession"). Parallèlement, moins de 60% des projets respectent le budget initial et à peine 50% d'entre eux sont achevés dans les délais, selon la même étude.
De nombreux chefs de projet qui souhaitent présenter ce qu'est la gestion de projet utilisent la définition du Project Management Institute (PMI). Selon cette dernière, la gestion de projet consiste à utiliser tout ce qui est nécessaire pour fournir quelque chose d'utile aux gens - comme ils le disent, pour "fournir de la valeur aux gens".
Pour être plus précis, l'APM estime que la gestion de projet consiste à utiliser certaines compétences, capacités, talents, expertises, outils, machines, instruments, logiciels, méthodes, techniques et processus pour "apporter de la valeur aux gens".
L'expression "valeur pour les gens" nous incite à supposer que le résultat de la gestion de projet pourrait être tout. Une maison, une application, un parc, ou même certains mouvements sociaux, y compris une croisade, un LGPT ou une religion. Tout ce qui est utile à un certain nombre d'individus.
Les commentaires susmentionnés sont la raison pour laquelle nous - les personnes impliquées dans les entreprises - utilisons la définition proposée par l'Association pour la gestion de projets (APM). La compréhension proposée de la gestion de projet contient des critères qui permettent de distinguer la gestion pure de la gestion de projet. Jetons un coup d'œil :
La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre les objectifs spécifiques d'un projet conformément aux critères d'acceptation du projet et dans le respect des paramètres convenus. La gestion de projet a des résultats finaux qui sont limités dans le temps et dans le budget.
Lorsque nous comparons les définitions de l'APM et du PMI, nous constatons une certaine proximité. Dans les deux cas, il s'agit de gérer les choses et d'utiliser les connaissances, l'expérience, les méthodes, etc. pour y parvenir. Mais seule la dernière caractérisation de la gestion de projet est - nous aimerions dire - professionnelle.
Le temps, le budget et les "critères d'acceptation du projet" sont les aspects de - disons - la véritable gestion de projet (et bien sûr, la gestion des ressources ou les processus d'allocation des ressources). Tout ce que nous savons, c'est que dans le monde des relations d'affaires, tout projet a un objectif. Et tout projet doit être réalisé dans un certain délai, dans le cadre d'un budget donné, et doit être approuvé par le donneur d'ordre - qu'il s'agisse d'un client ou d'un directeur de votre entreprise.
C'est là que réside la principale distinction entre la gestion et la gestion de projet. La gestion est un processus continu et permanent. La gestion de projet est un processus dont le résultat final est prévu dans un délai et un budget limités.
Cette distinction a pour conséquence que la gestion de projet n'est pas simplement un processus, mais un processus structuré. Il s'agit du cycle de vie de la gestion de projet, qui se déroule généralement en cinq phases.
Tout comme la société Ganntic - notre concurrent sur le marché des systèmes d'allocation des ressources - les systèmes d'allocation des ressources et de gestion de l'information sont des outils qui permettent d'améliorer la qualité de l'information. planification des ressources (c'est un terme alternatif pour la gestion des ressources) sont des aspects du processus du cycle de vie de la gestion de projet. Ils sont responsables de la planification, de l'organisation des ressources (employés) et de la mesure de leur productivité (oui, c'est la quatrième phase du processus de gestion de projet mentionné ci-dessus).
Nous savons maintenant où trouver la gestion des ressources dans le contexte du cycle de vie de la gestion de projet. Il est temps de comprendre la gestion des ressources. Pourquoi ? Parce que l'allocation des ressources fait partie de la gestion des ressources et que la gestion des ressources - comme vous le savez déjà - fait partie des processus de gestion de projet.
Grâce au corpus de connaissances de l'APM, nous savons que les ressources sont comprises dans un sens très large. L'argent, les outils, les machines, la technologie et - le plus important - les personnes et leurs compétences. Les ressources désignent tout ce qui est nécessaire à la réalisation d'une tâche ou d'un projet.
Quel est donc le lien entre l'allocation des ressources et la gestion des ressources (planification des ressources) ? Examinons la définition donnée par l'APM. Pour eux, la gestion des ressources est :
(...) l'acquisition, l'affectation et la gestion des ressources(...) nécessaires à un projet. La gestion des ressources permet de s'assurer que les ressources internes et externes sont utilisées efficacement, dans le respect des délais et du budget.
Comme nous le voyons, à l'instar de la définition de la gestion de projet, le temps et le budget sont des aspects essentiels de ce processus. Il ne faut pas non plus exclure les "critères d'acceptation".
Néanmoins, la gestion des ressources est considérée comme le processus de planification, de sélection, d'ordonnancement et d'allocation des ressources pour répondre aux critères d'acceptation et achever le projet.
Dans la gestion et l'affectation des ressources, il s'agit d'identifier les ressources disponibles et suffisantes, et de les associer aux tâches appropriées au bon moment. La fonction du gestionnaire de ressources ou de projet consiste à identifier les employés possédant les compétences et l'expérience nécessaires (les "ressources") pour effectuer le travail (cela fait partie de la planification) et à décider du moment où ces ressources particulières seront nécessaires (via l'allocation ou la programmation des ressources).
Cet article pourrait forcer certains moins expérimentés à penser que cela ne devrait pas être difficile à faire. Ainsi, à la fin de ce chapitre, nous allons utiliser le rapport annuel de l'entreprise Wellington.
Avant d'aborder la signification de l'allocation des ressources dans la gestion de projet, commençons par comprendre l'un des termes les plus importants de cet article : les ressources. Grâce à ce paragraphe introductif, vous percevrez mieux les différences entre certaines définitions de l'allocation des ressources mentionnées dans le paragraphe ci-dessous.
Comme vous pouvez l'imaginer, les ressources peuvent être absolument différentes, qu'elles soient matérielles ou non matérielles. Il en va de même dans le contexte de l'allocation des ressources, mais la compréhension de la signification du terme "ressource" dépend de l'industrie dans laquelle il est utilisé.
Dans ce chapitre, vous verrez de nombreuses marques, y compris nos concurrents commerciaux. Nous comparons quelques définitions et significations présentées par le dictionnaire Brittanica, mais aussi par nos concurrents bien connus - Wrike, Resource Guru, ou la société TeamGantt. Les significations vont du plus général au plus précis et sont liées aux activités de gestion de projet.
Le dictionnaire de Cambridge indique que l'allocation des ressources est
un processus de répartition de l'argent, des compétences, etc. entre les départements d'une organisation.
Plus strict dans un autre dictionnaire Brittanica très reconnaissable, qui suggère l'arrière-plan économique de notre terme. L'allocation des ressources est comprise comme une :
répartition des actifs productifs entre les différentes utilisations. (Dictionnaire Brittanica)
Mais - en tant que partie, disons, d'une industrie de gestion de projet - nous nous concentrerons sur les significations liées à cette branche. Ainsi, Float - notre concurrent et célèbre fournisseur de logiciels d'allocation de ressources dans la gestion de projets - nous informe dans l'un de ses articles de blog que rL'allocation des ressources est le processus de désignation et de gestion des actifs pour contribuer aux tâches, aux projets et aux objectifs stratégiques d'une équipe.
Mais en poursuivant la lecture et en étant plus précis, Float met l'accent sur deux aspects de l'allocation des ressources. Le premier est l'adéquation. L'affectation consiste à faire correspondre les compétences et l'expérience des employés ou des membres de l'équipe aux bons projets ou aux bonnes tâches. L'adéquation (pertinente) est l'un des deux éléments clés de sa compréhension de l'allocation des ressources.
Deuxièmement, il faut s'assurer que chaque membre de l'équipe et chaque employé participant au projet est en mesure d'exécuter toutes les missions et toutes les tâches prévues.
Du point de vue de Saviom, il s'agit d'un autre logiciel destiné à aider les chefs de projet dans les processus de gestion des ressources :
L'allocation des ressources, également connue sous le nom de programmation des ressources, permet de reconnaître et d'affecter des ressources à diverses activités pour une période donnée.
Ces activités - comme nous l'avons lu à d'autres endroits - peuvent être liées au projet ou ne pas l'être. Administration, soutien, fonctionnement, etc. Ici, Saviom attire l'attention sur la reconnaissance en tant que premier élément important d'un processus d'allocation des ressources. Le deuxième élément - comme beaucoup d'autres - est l'affectation. Le troisième élément est la "période spécifique".
Sur le site web projectmanager.com, on nous informe que le terme d'allocation des ressources a la même signification que la gestion des ressources et la planification des ressources (plus d'informations à ce sujet dans le paragraphe suivant). En fait, de leur point de vue, l'allocation des ressources n'est qu'une planification des ressources qui prend en compte les ressources disponibles nécessaires à la réalisation d'une tâche ou d'un projet pour obtenir les résultats escomptés.
Pour clore ce chapitre, nous dirons simplement :
L'affectation des ressources consiste simplement à répartir les ressources (principalement des personnes, leurs compétences, y compris leur disponibilité, leurs performances actuelles ou antérieures et leurs compétences en matière de gestion du temps) entre les différentes tâches d'un projet afin de respecter les délais de la manière la plus efficace et la plus économique possible.
L'allocation des ressources implique de facto la disponibilité des ressources, les compétences actuelles et attendues, (la participation aux processus qui garantiront l'utilisation des ressources disponibles, soit seule, soit en coopération avec les RH ou une société externe), l'expérience (à la fois des chefs de projet et des employés), les estimations, les dépendances, les priorités et les demandes de changement qui apparaissent tout au long du parcours du développement de produits ou de la gestion de projets.
A partir de là, on peut dire que la dernière signification suggère que l'allocation des ressources est le résultat de nombreux choix. La dernière décision, qui consiste à choisir les bonnes ressources, est précédée de microdécisions qui influencent les performances de l'équipe et déterminent la réussite du projet.
Cette partie pourrait également être la partie précédente, mais en raison de son importance, nous avons décidé de l'aborder dans un paragraphe distinct. Pourquoi ?
Traiter l'"allocation des ressources" comme un synonyme de "planification des ressources" (i.e. Saviom) et même de "gestion des ressources" (i.e. Project Manager) n'est pas tout à fait nouveau. Mais dans l'environnement du chef de projet et du représentant de l'université, il n'y a pas d'accord pour assimiler un terme à un autre ou à un troisième. Pour certains d'entre eux, l'allocation des ressources est un processus de gestion des ressources.
Dans Wikipedia, nous avons été témoins d'informations de ce type qui ne sont pas tout à fait proches des suggestions du PMI :
Dans la gestion de projet, l'allocation des ressources ou la gestion des ressources est la programmation des activités et des ressources nécessaires à ces activités, en tenant compte de la disponibilité des ressources et de la durée du projet.
Du point de vue du Project Management Institute, ce n'est pas tout à fait vrai. Quelques-uns des aspects présentés ci-dessus sont vrais : la disponibilité des ressources et la durée du projet. Mais qu'en est-il du budget ? C'est surtout le budget qui détermine le moment où quelque chose peut être fait. En effet, si vous disposez du budget, vous pouvez décider de l'accessibilité des ressources - les personnes participant au projet et toutes les autres ressources (outils, équipements, etc.).
L'allocation des ressources prend également en compte la disponibilité, la capacité et l'utilisation des ressources au sein d'une entreprise, mais ne doit pas être confondue avec la programmation des ressources.
Du point de vue de visual-planning.com :
La planification des ressources désigne l'ensemble des actions et des méthodes utilisées par les organisations pour affecter efficacement les ressources dont elles disposent aux travaux, tâches ou projets qu'elles doivent mener à bien, et pour planifier les dates de début et de fin de chaque tâche ou projet en fonction de la disponibilité des ressources.
Le flotteur suggère planification des ressources est un processus utilisé par les équipes pour organiser et structurer leurs employés afin que les tâches qu'ils doivent accomplir soient programmées en fonction de leur disponibilité et de leurs capacités.
Mais Le gourou des ressources met l'accent sur le rôle de la reconnaissance ou de l'identification du moment précis où les ressources doivent être affectées. Ils considèrent la planification des ressources comme un processus d'identification précise des ressources nécessaires et de les programmer au moment où elles sont nécessaires. De ce point de vue, des ressources correctement allouées sont le résultat d'une très bonne identification des employés possédant les compétences nécessaires (ou simplement les compétences adéquates parmi les employés disponibles) qui garantissent que le projet sera réalisé conformément aux exigences attendues. Bien entendu, cela suppose qu'un projet ou gestionnaire de ressources qui peut parfaitement, ou du moins très bien, évaluer le potentiel des employés et leur rôle utile dans un projet particulier.
Néanmoins, en gardant à l'esprit les considérations ci-dessus et celles relatives à l'allocation des ressources dans la gestion de projet, il est difficile de résister au sentiment que la compréhension du rôle de l'allocation des ressources est apparue à de nombreuses reprises comme faisant partie de l'approche de la gestion de projet. gestion des ressources du projet ou même le processus de programmation des ressources. Mais le traitement en tant que synonyme est également légitime.
La gestion des ressources est sujette à plusieurs défis que vous devez connaître afin d'allouer correctement les ressources et de les gérer tout au long du projet.
1. Changements chez le client
En tant que chef de projet, vous avez peut-être déjà constaté à quel point les changements de portée, de calendrier ou de budget peuvent affecter la réalisation du projet. Il en va de même pour l'allocation des ressources : un calendrier des ressources actualisé vous permettra d'ajuster les ressources en douceur lorsque des changements surviendront.
2. Disponibilité des ressources
Démarrer un nouveau projetDans l'idéal, vous pourriez utiliser toutes les ressources dont vous avez besoin et qui sont disponibles au sein de votre entreprise. Mais qu'en est-il si votre agence est la gestion de plusieurs projets et que vous devez négocier les mêmes ressources avec d'autres GP ? Et si un membre de l'équipe est en congé de maladie ? La disponibilité change et vous devez la surveiller en permanence pour repérer les menaces qui pèsent sur la réalisation de votre projet.
3. Dépendances du projet
Lors de l'allocation des ressources, il faut tenir compte des dépendances du projet, qui sont une forme de relation entre les tâches ou les activités du projet. Par exemple, dans les projets informatiques, certaines tâches ne peuvent être réalisées qu'une fois que d'autres sont achevées, il est donc inutile d'accaparer les ressources au début du projet.
4. Incertitudes du projet
Même si vous avez coché toutes les cases lors du lancement d'un projet et que vous vous êtes mis d'accord sur l'objectif à atteindre, vous ne pouvez pas vous permettre de vous tromper. calendrierIl y a toujours des choses que l'on ne peut pas prévoir, qu'il s'agisse du budget ou du champ d'application. La gestion des ressources exige que vous soyez en mesure de répondre aux besoins des projets.de réduire les incertitudes, par exemple en transférant des ressources d'autres projets ou en les réaffectant.
5. Priorités de l'entreprise
Si votre entreprise mène plusieurs projets de front, vous et vos collègues devrez peut-être partager des ressources limitées, très souvent dans des délais similaires. Mais même si vous parvenez à négocier les ressources dont vous avez tous deux besoin, il se peut que les priorités changent pour l'un des projets.
Voyons comment utiliser efficacement les ressources à votre disposition.
1. Connaître le projet et l'équipe
Ce n'est qu'en connaissant le champ d'application et les ressources disponibles dans votre entreprise que vous pourrez affecter correctement les membres de votre équipe à votre projet.
Commencez par créer un plan de haut niveau du projetIl s'agit d'une matrice de compétences, qui comprend les exigences et les résultats attendus du projet. Ensuite, comme vous savez exactement de qui vous aurez besoin pour mener à bien le projet, vous pouvez utiliser une matrice de compétences pour déterminer les employés de votre entreprise à impliquer.
Ou, si vous êtes un utilisateur de Teamdeck, vous pouvez simplement filtrer vos employés en fonction de leurs compétences, en repérant les employés pertinents et leurs réservations existantes en un rien de temps :
Lorsque vous filtrez les personnes que vous souhaitez engager pour votre projet, vérifiez leur disponibilité pour voir si elles sont effectivement libres de participer à votre projet. La simple barre de disponibilité est très utile :
À ce stade, la règle de base est de ne pas s'emballer et de ne pas surallouer les ressources du projet. En fait, la sur-affectation des ressources est considérée comme une erreur commise par les chefs de projet pour se protéger des incertitudes. Mais cela rend les estimations du projet et les plans à long terme inexacts, ce qui affecte les résultats de l'entreprise.
Pensez toujours à la situation dans son ensemble lorsque vous allouez des ressources. Vérifiez les réservations déjà effectuées par d'autres chefs de projet afin de repérer les ressources dont vous pourriez tous deux avoir besoin, au cas où vous devriez adapter votre calendrier en conséquence.
Il est également utile de connaître les jours de congé des membres de votre équipe. Vous voyez les entrées jaunes ci-dessous ? Vous devez les inclure dans votre estimation, car c'est exactement le moment où ces employés ne seront pas disponibles. De même, vous pouvez repérer les jours fériés nationaux qui ont lieu pendant votre projet.
2. Découvrir les risques à un stade précoce
Nous en avons parlé un peu dans le cadre de la défis en matière de gestion des ressources section. En tant que gestionnaire de projet, vous êtes bien conscient des risques tels que les critiques des clients, les retards, les urgences personnelles, les projets concurrents, etc. Ils interfèrent également avec l'allocation des ressources.
Lorsque l'un des défis susmentionnés se présente, vous devez ajuster vos réservations. Le fait de disposer d'une vue d'ensemble des ressources de votre organisation vous aidera à trouver plus rapidement d'autres ressources, à les réaffecter, à étendre ou à réduire les réservations existantes, voire à en supprimer certaines si nécessaire.
3. Suivre le projet
Vous souvenez-vous que l'allocation des ressources vise à améliorer l'efficacité de l'utilité de votre équipe ? Le moment est venu de vérifier où en est votre équipe. Vous pouvez le faire en mesurer l'utilisation des ressources.
Commencez par suivre le temps et la charge de travail. Dans Teamdeck, vous pouvez facilement repérer les employés qui ont trop ou pas assez de travail (ce qui peut aussi être un problème) à faire. Vous vous souvenez de la barre de disponibilité ? Les heures supplémentaires sont marquées en rouge, tandis que le temps inutilisé est en blanc.
Pour mesurer l'utilisation des ressources, vous pouvez également utiliser une formule simple :
Utilisation des ressources = temps d'occupation / temps disponible
De cette manière, vous pouvez rapidement savoir si votre équipe est utilisée à son plein potentiel ou non.
Au cours du projet, il est également recommandé de comparer de temps à autre les estimations avec les données réelles et de réaffecter les ressources si nécessaire. Il est probable qu'en raison de certains changements, vous deviez ajuster les réservations afin d'éviter une sous-utilisation ou une surutilisation de vos ressources et de répondre aux exigences du projet.
La mise en place de contrôles réguliers avec votre équipe vous aidera également à repérer ces menaces.
En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez également être chargé de le suivi du budget de votre projet. Vous pouvez le faire sur la base des feuilles de temps de votre équipe, en multipliant le nombre d'heures qu'elle a consacrées au projet par le taux horaire que vous facturez à votre client. Là encore, en comparant les estimations aux données réelles, vous pouvez voir si vous respectez ou non votre budget.
4. Analyser le projet
L'utilisation des données que vous avez recueillies au cours de projets antérieurs vous donnera un avantage considérable. Sur la base de ces données, vous serez en mesure de mieux planifier et gérer vos futurs projets. Le fait de disposer d'un logiciel de gestion des ressources avec des rapports personnalisés est très utile, car vous pouvez ensuite organiser ces données pour calculer différentes mesures, telles que paie des employés ou indicateurs clés de performance (KPI) des ventes.
Comme vous pouvez le constater, en suivant les bons processus et en utilisant un outil complet de gestion des ressources, vous pouvez faciliter l'allocation des ressources et en tirer de nombreux avantages :
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