Le lien entre la gestion de projet et le suivi du temps (ou gestion du temps des projets) pour certaines personnes n'a pas besoin d'explication. Chaque fois qu'ils pensent "projet", ils voient "temps" ou "suivi du temps". Cet article est différent.
De la question "Pourquoi devrais-je le faire ?" à la question "OK, comment commencer ?", ce guide sur le suivi du temps vous montrera les avantages de ce processus et la bonne façon de le mettre en œuvre. Cette dernière partie est particulièrement importante, car le suivi du temps, s'il n'est pas mis en œuvre correctement, peut laisser vos employés débordés et, en fait, même pas légèrement plus productifs.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Plus de $18 000 euros sont perdus en moyenne chaque année par les équipes de développement de sites web et de logiciels lorsqu'elles n'utilisent pas le suivi du temps - ce qui constitue à lui seul un argument convaincant. En outre, toutes les personnes impliquées dans le processus de développement de logiciels peuvent bénéficier du suivi du temps :
Le suivi du temps leur permet de mieux contrôler l'efficacité de leurs équipes, ce qui les aide à estimer le taux d'épuisement et, par conséquent, à prendre des décisions stratégiques quant aux projets entrepris.
Nombreux sont ceux qui mettent l'accent sur l'aspect productivité lorsqu'on leur demande la raison d'être du suivi du temps de travail informatique. Après tout, le tic-tac de l'horloge oblige la plupart d'entre nous à se concentrer sur la tâche à accomplir. Cependant, la raison principale du suivi du temps est de favoriser le développement.
Le suivi du rythme d'exécution des tâches permet d'indiquer si l'une des compétences nécessite un travail supplémentaire ; par conséquent, il est plus facile de remédier aux lacunes avant qu'elles ne deviennent un véritable problème et n'affectent sérieusement la vélocité de l'équipe. En outre, le suivi du temps permet aux développeurs de comparer leurs estimations avec le temps de travail réel. Ils peuvent ainsi mieux évaluer leur charge de travail.
Le suivi temporel de l'examen du code permet d'établir le taux d'inspection et de rendre les projections futures plus précises.
Le suivi du temps et de l'avancement du projet prouve au client qu'il en a pour son argent. Lorsqu'un projet fait l'objet d'un suivi temporel, les clients peuvent voir par eux-mêmes combien de temps il faut pour atteindre les objectifs fixés. étapes du projet- Ainsi, ils savent exactement ce qui leur est facturé.
Enfin, vous, Projet et Gestionnaires de ressourcesL'utilisation d'outils de suivi du temps pour les projets vous permet de suivre l'évolution de l'activité de votre entreprise. performance de l'équipe et facilite l'estimation des itérations futures, car il vous fournit des données historiques sur leurs performances passées.
Toutes les heures de travail ne sont pas égales- ou du moins c'est ce que l'on pourrait croire. Si la valeur des heures facturables (qui couvrent les tâches effectives, les réunions et les appels) est assez explicite, il est beaucoup plus difficile de comptabiliser les heures non facturables, qui peuvent parfois constituer une part substantielle du travail.
Par exemple, devriez-vous facturer au client les heures que vos développeurs ont consacrées à l'apprentissage d'une nouvelle technologie nécessaire au projet ?
D'une part, il était essentiel pour ce projet ; d'autre part, il y a de fortes chances qu'il s'agisse d'un investissement qui sera utile à l'avenir, de sorte que faire payer à quiconque 100% pour permettre à un développeur d'acquérir de nouvelles compétences pourrait être considéré comme tout simplement injuste.
Un autre cas de figure est celui où votre équipe doit étudier une technologie totalement nouvelle avant de se lancer dans un projet. Par exemple, votre équipe peut être amenée à étudier une combinaison technologique innovante qui conditionne le projet : rien ne dit que cette combinaison fonctionnera, et le client doit donc décider s'il est prêt à poursuivre une idée qui pourrait s'avérer être un échec total.
Vous devez toujours discuter de ces questions avec le client à l'avance, dans l'intérêt du calendrier et des coûts. Si votre entreprise utilise un système de suivi du temps, elle peut contrôler le rapport entre les heures facturables et non facturables et établir un taux moyen pour les services.
Il est indéniable que le suivi du temps nécessite du temps et des efforts pour intégrer les nouveaux utilisateurs et s'assurer qu'ils utilisent réellement le logiciel de suivi. Cependant, étant donné que plus de 38% de revenus facturables potentiels sont perdus en raison du temps non suivi passé sur les courriels et les réunions et des retards dans le remplissage des feuilles de temps, le jeu en vaut vraiment la chandelle. En suivant ces 6 règles lors de l'introduction de l'équipe informatique au suivi du temps, non seulement la mise en œuvre sera facilitée, mais le processus sera également plus efficace :
Assurez-vous que l'outil de suivi du temps que vous utilisez répond aux besoins de votre entreprise. Les facteurs les plus évidents à prendre en compte sont la taille de l'entreprise et les outils déjà utilisés. Si l'entreprise se développe rapidement, vous avez besoin d'un outil qui puisse évoluer avec elle. De même, si certains outils sont déjà mis en œuvre, il convient d'utiliser un logiciel qui peut faire partie intégrante du système.
Par ailleurs, réfléchissez à l'opportunité de choisir un logiciel de suivi du temps de travail des employés qui puisse être utilisé à d'autres fins liées aux employés : planification des ressources ou disponibilité / gestion des congés (chez Apptension, l'éditeur de logiciels dans lequel je travaille, nous avons conçu une application pour prendre en charge tous les aspects de la vie de l'entreprise. gestion des ressources du projet-(y compris le suivi du temps).
En résumé, il faut s'assurer qu'il est utilisé correctement et qu'il ne devient pas un élément de plus sur l'étagère. Si vous avez besoin d'un argument contre le gaspillage de logiciels, considérez ceci : plus de 4 petites et moyennes entreprises sur 5 au Royaume-Uni n'utilisent pas les logiciels qu'elles paient, avec un total de plus de 5,7 milliards de livres sterling dépensées au cours des 4 années de l'étude.
Ne réunissez pas un jour les membres de votre équipe dans une salle en leur disant : "À partir de maintenant, nous utiliserons ce logiciel de suivi du temps de travail pour savoir où en est votre travail. Cliquez ici, maintenant cliquez là, parfait, merci, la réunion est terminée" - à moins que vous ne souhaitiez tomber sur un groupe de commères chaque fois que vous vous rendez à la cuisine. Les gens veulent être traités équitablement : si vous introduisez des changements, expliquez-en les raisons. (Sinon, ils en trouveront une eux-mêmes, et il y a de fortes chances que vous n'aimiez pas leur version).
Lorsque vous expliquez pourquoi vous souhaitez suivre le temps passé par les membres de votre équipe sur des tâches données, mettez l'accent sur l'auto-évaluation et le développement constant plutôt que sur les chiffres. Après tout, ce devrait être la raison principale du suivi du temps : devenir meilleur dans son travail. Si vous favorisez une culture de l'apprentissage, l'amélioration de l'efficacité ne sera qu'un bonus.
Si vous êtes chef de projet, vous devriez avoir un aperçu des trackers de vos développeurs. Comptabiliser toutes les cinq minutes de la journée est insensé, mais si quelqu'un laisse continuellement son tracker en marche sur une tâche alors qu'il est déjà passé à une autre, ou si plusieurs trackers tournent en même temps, vous devez absolument lui en parler.
Le suivi du temps est une habitude, et les habitudes ne se prennent pas facilement ; au début, vous devrez constamment rappeler aux gens d'utiliser le système de suivi. Soyez patient et compréhensif : aucune habitude ne se prend en un jour. Si vos développeurs n'ont jamais suivi le temps auparavant, il leur faudra des semaines ou des mois pour s'y habituer. Mais cela en vaudra la peine à long terme.
Le suivi du temps vous fournit des données concernant les performances de vos équipes et la dynamique entre les différents membres ; avec un peu de chance, vous pouvez les utiliser pour améliorer les performances de chacun. Un ensemble de données historiques devrait répondre à une ou plusieurs des questions suivantes :
Lacunes en matière de compétences. Un membre de l'équipe manque-t-il d'une compétence nécessaire ? Cela ralentit-il ses performances ou l'empêche-t-il d'accomplir sa tâche ? Pouvez-vous lui fournir le temps et les ressources nécessaires pour acquérir cette compétence ?
Efficacité de l'équipe. Comment votre vélocité estimée pour une équipe donnée se compare-t-elle à sa performance réelle ? Si vous estimez toujours les histoires d'utilisateur en utilisant des points d'histoire, pouvez-vous calculer la vélocité de votre équipe ?
Dynamique d'équipe. Une configuration particulière de membres fonctionne-t-elle bien pour un projet particulier ? Est-ce que quelqu'un fait traîner l'équipe ou est-ce que le flux de travail est fluide ?
Voilà un guide de suivi du temps de travail pour la gestion de projet qui devrait vous mettre sur la bonne voie.
N'oubliez pas que le suivi du temps peut contribuer au développement des compétences et à l'amélioration de l'efficacité.pour n'en citer que quelques-uns. Bien que la mise en place d'un système de suivi du temps puisse être un parcours semé d'embûches, elle devient beaucoup plus facile si vous vous efforcez d'expliquer la raison d'être de la mise en œuvre et d'aider en permanence les membres de l'équipe à s'habituer au nouvel outil.
Méfiez-vous des produits de série - n'oubliez pas que l'outil devrait avoir été conçu pour une entreprise comme la vôtre. Il est peut-être utile de prendre en compte les outils de suivi spécialisés, tels que logiciel de suivi du temps de travail des agences, logiciel de gestion des ressources marketingou pour d'autres industries.
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