Lorsque vous êtes en charge d'un projet, vous savez généralement très bien ce que votre équipe doit faire pour satisfaire aux exigences du projet. Mais que se passe-t-il si votre client propose une nouvelle fonctionnalité, aussi petite soit-elle, sur laquelle vous devez commencer à travailler en plus de la portée du projet existant ?
Qu'allez-vous apprendre grâce à cet article ?
En tant que gestionnaire de projet, vous êtes probablement familier avec ce scénario, car les projets changent souvent en raison du retour d'information des utilisateurs ou des conditions dynamiques du marché. C'est naturel et cela peut avoir des conséquences très positives (un produit final de meilleure qualité, par exemple). Cependant, ces modifications inattendues peuvent entraîner un glissement de la portée du projet, au point que vous n'avez plus guère de contrôle sur son évolution.
Examinons de plus près la question du glissement du champ d'application d'un projet et voyons comment vous pouvez y faire face dans votre carrière de gestionnaire de projet.
Tout d'abord, quelle est la portée du projet ? Dans le cadre de la gestion de projet, on entend par périmètre l'ensemble des tâches, processus, activités, exigences et produits livrables d'un projet. En d'autres termes, il s'agit de tout le travail nécessaire pour mener à bien un projet.
Le périmètre du projet fait partie de la planification du projet. Le résultat de cette phase du cycle de vie de la gestion de projet est la déclaration de portée du projet. Il s'agit d'une documentation sur le champ d'application d'un projet (également appelée "déclaration de champ d'application" ou "termes de référence") qui contient une liste de contrôle établie des éléments exacts suivants
Une fois l'étendue du projet définie, il est temps de passer à la phase appelée plan de gestion de l'étendue du projet. Il décrit l'ensemble des processus impliqués dans la mise en œuvre du projet et sert de ligne directrice pour maintenir le projet dans les limites et les attentes définies.
La façon la plus simple de décrire le glissement de périmètre est de dire qu'il s'agit de l'ajout de fonctionnalités et d'exigences qui dépassent le cadre du projet convenu. Les deux parties de cette définition sont importantes car la modification ou l'extension de la portée d'un projet n'est pas nécessairement la même chose que le glissement de la portée.
Au contraire, le changement est une chose tout à fait normale dans la gestion de projet. Le champ d'application s'élargit lorsque les changements ne sont pas convenus, et l'augmentation des exigences du projet est incontrôlée.
Une définition fournie par le guide PMBOK® (5ème édition) indique que le glissement du champ d'application est l'extension incontrôlée de la portée d'un produit ou d'un projet sans ajustement des délais, des coûts et des ressources. Cette description met l'accent sur un facteur crucial qui devrait vous aider à imaginer les conséquences potentielles de l'élargissement du champ d'application. Je parle de la façon dont ces les nouvelles fonctionnalités du projet ne sont pas adaptées au calendrier, aux ressources ou aux budgets.. Cela signifie essentiellement que n'importe laquelle de ces variables (ou toutes) peut très mal tourner et faire échouer votre projet.
Maintenant que nous avons défini ce qu'est le glissement de périmètre, examinons ses principales causes.
Le glissement de périmètre est susceptible d'être causé par une combinaison des facteurs suivants :
Une mauvaise portée du projet. Il s'agit généralement du principal facteur contribuant au glissement de périmètre. Lorsque la portée de votre projet est vague ou inexistante, comment pouvez-vous la contrôler ? Une définition claire du champ d'application n'est cependant pas la solution ultime à ce problème. Vous devez valider le champ d'application et le signer avec toutes les parties prenantes du projet.
Un autre problème peut survenir lorsque vous ne consultez pas les exigences avec les bonnes personnes au sein de votre équipe. Par exemple, certaines exigences peuvent s'avérer techniquement non viables, même si votre champ d'application est clair et que votre client a donné son feu vert. C'est pourquoi il est essentiel que vous.. :
Vous souhaitez en savoir plus sur ce processus ? Consultez notre guide de la gestion du champ d'application des projets. Il vous aidera à gérer le champ d'application avec succès.
Le glissement de périmètre est également susceptible de se produire lorsque vous ne disposez pas de procédures établies pour traiter les demandes de changement. Ou peut-être avez-vous établi des règles de contrôle des changements, mais les parties prenantes n'en sont pas informées. Dans la prochaine section de ce billet de blog, nous parlerons plus en détail de la gestion des changements afin qu'ils ne fassent pas dérailler votre projet.
L'une des causes les moins attendues du glissement de périmètre est le fait que les membres de votre équipe sont directement influencés par le client pour ajouter une nouvelle fonctionnalité ou développer une fonctionnalité existante. Une telle pression externe peut être difficile à percevoir pour les chefs de projet, surtout si les membres de l'équipe ne la communiquent pas de manière transparente.
Un autre danger possible est celui de l'implication variable des parties prenantes dans le projet. Imaginez une situation où votre client n'accorde pas beaucoup d'attention à la portée du projet au cours de la phase de collecte des besoins. Il est peut-être occupé à d'autres tâches ou n'est tout simplement pas vraiment impliqué dans le projet. Cependant, lorsqu'il voit les premiers résultats de votre travail, il s'implique soudain davantage et commence à proposer de nouvelles fonctionnalités ou à redéfinir les objectifs du projet. Vous pouvez imaginer comment cela peut facilement conduire à un élargissement du champ d'application du projet.
Enfin, nous devons mentionner les influences externes, qui échappent souvent à votre contrôle. Il est difficile de se préparer à des scénarios inattendus, mais, en tant que gestionnaire de projet, vous devriez préparer des plans d'urgence. Ils vous aideront à gérer les changements même s'ils vous prennent par surprise.
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses causes possibles de réduction du champ d'application - notre liste n'est certainement pas exhaustive. Ce qu'il faut garder à l'esprit, c'est que le grignotage du champ d'application peut également résulter d'une combinaison de différents facteurs. C'est pourquoi il est utile de savoir comment vous pouvez potentiellement éviter le glissement de périmètre.
Pour commencer, disons simplement que les changements de périmètre ne sont pas quelque chose que vous devez éviter à tout prix. Si vous travaillez dans un environnement agile, vous vous attendez probablement à ce que des changements se produisent. Ce que vous voulez atténuer, c'est le résultat de la croissance incontrôlée de votre périmètre. Passons en revue quelques stratégies pour prévenir le glissement de périmètre :
Certains chefs de projet peuvent penser qu'il est plus facile de définir clairement le champ d'application du projet que de le faire, et ils n'ont pas tort. Pour de nombreux projets, en particulier les projets novateurs, il est possible que vous ne soyez pas 100% certain de ce à quoi ressemblera le produit fini. C'est le cas pour de nombreux projets de développement de logiciels, où des changements sont souvent introduits en fonction des commentaires et des tests des utilisateurs. Les équipes de projet sont confrontées à un autre défi lorsqu'elles décident d'utiliser des technologies de pointe ou des solutions expérimentales.
Cela ne signifie pas pour autant que l'élargissement du champ d'application est inévitable dans ces scénarios. Vous pouvez encore augmenter vos chances d'établir un périmètre raisonnable en commençant par la phase dite de découverte du projet. Il s'agit d'une période au cours de laquelle vous pouvez tester des hypothèses, remettre en question des suppositions ou construire des prototypes. Tout cela afin de valider vos idées et de vérifier si les solutions proposées sont viables.
Nous venons d'évoquer plusieurs bonnes pratiques pour éviter le glissement de périmètre, mais qu'en est-il si vous en êtes déjà victime ? Il a peut-être commencé par des demandes de modification apparemment mineures, ou bien les parties prenantes attendent des fonctionnalités supplémentaires depuis le lancement du projet. Il est possible de gérer ce phénomène, et voici quelques options qui s'offrent à vous.
Tout d'abord, la réduction du champ d'application peut être décourageante, mais ce n'est pas le moment de devenir passif et de se laisser abattre. Les projets qui connaissent une réduction de leur portée peuvent quand même bien se dérouler.
Veillez à examiner de plus près toutes les demandes de modification et à analyser soigneusement leurs conséquences. Évaluez l'impact des changements sur le budget et le calendrier de votre projet. Même si votre équipe a déjà mis en œuvre un changement donné, il est toujours utile d'étudier son impact potentiel sur le reste du projet.
C'est aussi le moment idéal pour s'intéresser aux questions suivantes la prévision des ressources. Les demandes de changement peuvent également avoir eu une incidence sur cet aspect du projet. Disposez-vous d'un nombre suffisant de membres d'équipe pour mener à bien ce projet ? Devrez-vous embaucher ou sous-traiter certaines personnes ? Tenez compte de la disponibilité des employés et des la charge de travail de l'équipe (lire à ce sujet gestion de la charge de travail). Vous ne voulez pas surutiliser les membres de votre équipe et potentiellement les épuiser à cause de l'élargissement du champ d'application.
Une autre stratégie pour faire face à l'élargissement du champ d'application consiste à réduire le champ d'application de certaines exigences initiales. Si votre carnet de commandes est classé par ordre de priorité, vous devriez être en mesure d'identifier les éléments qui pourraient être remplacés par les nouveaux éléments ajoutés. En conséquence, vous pouvez gagner du temps et des coûts supplémentaires pour la réalisation du projet.
Alors que les demandes de changement ne cessent d'affluer, votre équipe peut être quelque peu désorientée par rapport aux attentes du projet. Cela peut conduire à une surenchère et à passer encore plus de temps sur certaines tâches. Vous devez vérifier que chacun des membres de l'équipe comprend les nouvelles exigences du projet.
N'oubliez pas d'avoir une vue d'ensemble de votre projet. Le glissement de périmètre l'affecte également. Peut-être serait-il judicieux pour vous et les parties prenantes du projet de discuter de la création d'un ou de plusieurs sous-projets ou du lancement d'un MVP ? L'un des inconvénients de l'élargissement du champ d'application est que les équipes perdent leur élan et que les projets prennent plus de temps que prévu. La livraison d'une partie du périmètre de votre projet sous la forme d'une version distincte peut aider à retrouver cet élan et donner à votre équipe le sentiment d'être plus accomplie. Cette approche présente également des avantages commerciaux : la publication précoce d'un MVP (produit minimum viable) peut aider votre client à tester le produit et à obtenir un succès précoce auprès des clients.
Enfin, même si vous constatez un glissement de la portée de votre projet, vous devez en surveiller régulièrement l'état. Rapports de projet vous aidera à évaluer les performances de l'équipe et calculer les effets de l'élargissement du champ d'application.
Le glissement de périmètre n'est pas un phénomène rare. En tant que chef de projet, vous êtes presque certain d'y être confronté à un moment ou à un autre de votre carrière. La moitié des personnes interrogées par le Project Management Institute dans le cadre de l'édition 2018 de l'étude Enquête sur le pouls de la profession ont été confrontés à une réduction du champ d'application au cours des 12 derniers mois. En 2020, la nouvelle édition de ce rapport a montré que les entreprises dont les capacités sont plus matures sont moins touchées par le glissement de périmètre que les organisations peu matures (30% à 47%).
Ces observations ne sont pas surprenantes, car le glissement de périmètre, bien que potentiellement préjudiciable, peut être géré, en particulier par des chefs de projet et des cadres bien informés. Nous espérons que cet article de blog vous a aidé à découvrir des moyens de gérer le glissement de périmètre dans l'intérêt de votre équipe.
Vous voulez en savoir plus sur la gestion de projet ? Pourquoi ne pas consulter les autres ressources que nous avons publiées à l'intention des chefs de projet ?
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