Kun olet projektipäällikkö tai tiiminvetäjä, sinun on aina pidettävä kirjaa projektin kustannuksista. Sillä ei ole väliä, onko projektisi sisäinen yritys vai ulkoisten sidosryhmien sponsoroima: kun tiedät, kuinka paljon kustannuksia se on tuottanut, voit johtaa tiimiäsi paremmin ja mahdollisesti parantaa kustannustenhallintasuunnitelmaa.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Tässä blogikirjoituksessa näyttää, miten projektin kuluja seurataan käyttämällä Teamdeck resurssien suunnitteluohjelmisto. Keskitymme projektin parissa työskentelevien tiimisi jäsenten aiheuttamiin kustannuksiin - tällainen analyysi on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka työskentelevät aika- ja materiaaliperusteisesti, jolloin jokainen tunti lasketaan kokonaisbudjettiin. Muut hankkeeseen liittyvät kustannukset ovat tietenkin myös tärkeitä, mutta niitä on yleensä paljon helpompi seurata.
Kerrataanpa aluksi, mitkä ovat tärkeimmät edut, joita saadaan, kun projektin budjetin seurantaan käytetään vankkaa sovellusta.
On melko varmaa sanoa, että ymmärrät projektikustannusten seurannan merkityksen. On kuitenkin niin, että monet yritykset luottavat edelleen vanhentuneisiin työkaluihin, erityisesti taulukkolaskentataulukoihin, projektibudjettien valvonnassa. Väitämme, että käyttämällä erityistä projektisuunnittelutyökalu, olipa kyseessä sitten markkinoinnin projektinhallintaohjelmisto tai resursseihin keskittyvää, kuten Teamdeck, antaa sinulle merkittävän etulyöntiaseman.
Ensinnäkin tietojen on oltava tarkkoja ja ajantasaisia. Kun olet suunnitellut talousarvion huolellisesti, sinun on pystyttävä sanomaan, onko kaikki mennyt suunnitelmien mukaan. Taulukkolaskentataulukoiden pitäminen tarkkana ei ole helppoa, varsinkin kun sinun on seurattava useiden tiimin jäsenten työtä.
Työntekijöiden pyytäminen täyttämään työaikatauluja auttaa, mutta se voi olla hankala vaihtoehto, varsinkin jos tiimisi työskentelee liikkeellä (esim. tapahtumien hallinta). Teamdeck on yksi ainoa totuuden lähde, joka koskee teidän tiimin työmäärä ja työaikataulut.
Kaikki työntekijät voivat syöttää kirjatut työaikamerkinnät manuaalisesti tai käyttää apuna mobiili ajanseuranta, kumpi tuntuu mukavammalta. Projektipäälliköt voivat helposti laskea projektin kustannukset sen perusteella, kuinka paljon aikaa kukin tiimin jäsen käytti projektiin.
Toinen tärkeä näkökohta projektikustannusten seurannassa on se, että tietoja voi nopeasti tutkia syvällisemmin. Saatat haluta tutkia eri tiimien tuottamia kuluja tai arvioida, miten eri viikkoja on verrattu toisiinsa. Sovellukset, joissa on projektiraportointiominaisuudet, mahdollistavat tämän helposti ilman, että käytät liikaa aikaa raportin uudelleensuunnitteluun. Projektikustannusraporttisi on aina paikalla ja aina ajan tasalla, valmiina analysoitavaksi tarkemmin tai jaettavaksi muiden ihmisten kanssa.
[/vc_column_text]
Ensimmäiseksi sinun on luotava Teamdeck-tili. Voit testata sovellusta ilmaiseksi seitsemän päivän ajan ja tutustua tuona aikana kaikkiin ominaisuuksiin, kuten tehokkaisiin projektiraportteihin. Rekisteröidy täällä.
Ennen kuin voit aloittaa hankkeiden kustannusten analysoinnin, sinulla on oltava joitakin tietoja, joita voit seurata. Uusille Teamdeckin käyttäjille on kaksi vaihtoehtoa:
Kun sinulla on analysoitavia tietoja, voit siirtyä sovelluksen ylävalikkoon ja napsauttaa "raportit".
Kun napsautat "Luo uusi raportti", voit valita malliraporttien välillä tai luoda raportin tyhjästä. Tässä ohjeessa aloitamme tyhjällä raportilla, joten napsauta "luo mukautettu".
Huomautus: malli nimeltä Hankkeen talousarvio on mukava vaihtoehto kustannusten ja budjetin seurantaa varten, jos haluat saada etumatkaa.
Nyt kun projektiraporttisi on valmis, sinun on nimettävä se ja valittava päivämääräväli.
Valmiina? Aloitetaan kaavioiden ja taulukoiden lisääminen sinun projektin budjetin seuranta raportti.
Arvioitujen kustannusten ja toteutuneiden kustannusten vertailu on hyödyllinen kaavio projektikustannusten seurantaraporteissa. Teamdeckissä voit laskea arviot käyttämällä tiimisi varauksia ja käyttää heidän työaikataulujaan todellisten kustannusten laskennassa. Luodaan viivakaavio näillä kahdella arvolla:
Tätä kaaviota tarkastelemalla voimme nähdä, että työaikataulujen viiva on ylittänyt varausten viivan jossain vaiheessa, ja sen jälkeen käytetty aika on ollut paljon arvioitua enemmän. Se on hyvä alku projektimme budjetin syvällisemmälle analyysille.
Huomautus: Kuten näet, vain yksi hankkeista näkyy tässä kaaviossa. Tämä johtuu siitä, että olemme käyttäneet suodatinta ja päättäneet analysoida vain tätä tiettyä hanketta:
Lisätään nyt taulukko, jossa voimme laskea projektin kustannukset resurssiemme työaikataulujen perusteella.
Aloita lisäämällä raporttiin taulukko. Oletusarvoisesti siinä on pari saraketta, mutta voit poistaa kaikki muut sarakkeet paitsi työaikataulut. Meidän on nyt lisättävä kaksi uutta saraketta - yksi työn tuntikustannusten ("tuntihinta") ja yksi kokonaiskustannusten ("projektin kustannukset") määrittämistä varten.
Molemmat sarakkeet koostuvat arvoista, joita Teamdeck ei oletusarvoisesti kerää: meidän on joko syötettävä ne manuaalisesti (tuntihinnat) tai luotava automaattinen laskelma (ajan ja tuntikustannusten kertominen). Napsauta "metriikat" ja sitten "lisää mukautettu".
Nyt näet kolme eri vaihtoehtoa - selitetään nopeasti, miten ne toimivat:
Lisätään sarakkeet nyt!
Napsauta ensin "Lisää mukautettu arvosarake" ja anna sille nimi (meidän tapauksessamme se on "tuntihinta"). Valitse sitten tähän tallennettavan tiedon tyyppi.
Kun tallennat sarakkeen, sen pitäisi näkyä raportissasi. Napsauta tyhjää solua ja kirjoita tiimisi työtunnin arvo. Etkö saa tähän yhtä arvoa, koska kaikilla tiimisi jäsenillä on eri tuntihinnat? Ei hätää! Käsittelemme tätä skenaariota hetken kuluttua.
Lisätään nyt sarake hankkeen kokonaiskustannuksia varten. Napsauta "Lisää mukautettu laskentakenttä" ja käytä seuraavaa kaavaa:
Työaikataulut: Aika / 60 * Mukautetut arvot: Tuntihinta
Saatat ihmetellä, miksi meidän on jaettava ensimmäinen arvo 60:llä. Syy on yksinkertainen: työaikataulut tallennetaan järjestelmäämme minuutteina, joten jotta niitä voitaisiin käsitellä tunteina, ne on jaettava 60:llä.
Pöytänne on valmis:
Entä jos projektissa työskentelee resursseja, joiden tuntikustannukset vaihtelevat?
Voit käyttää samaa taulukkoasetelmaa kuin edellisissä kohdissa, mutta sinun on määritettävä kaikkien hinnat. Pääset henkilöluetteloon napsauttamalla projektin nimen vieressä olevaa nuolta:
Kirjoita nyt kunkin henkilön kurssi rivin tyhjään soluun. Huomaat, että laskettu kenttä alkaa täyttyä kunkin työntekijän tuottamista kustannuksista.
Tietenkin haluat nähdä myös kokonaiskustannukset. Jos haluat tehdä yhteenvedon kaikkien resurssien kustannuksista, sinun on napsautettava "projektin kustannukset"-solua kohdassa "projektin kustannukset". yhteensä rivi ja kirjoita seuraava kaava:
=sum(nested(ryhmä: Ihmiset, mukautetut kaavat: hankkeen kustannukset))
Napsauta enter-painiketta - viimeisellä rivillä näkyy nyt kunkin henkilön kustannusten summa:
Teamdeckin avulla voit myös analysoida ainoastaan laskutettava tai ei laskutettava tuntia (lue miten laskea laskutettavat tunnit). Jokainen resurssien kirjaama työaikamerkintä voidaan luokitella asianmukaisesti (käyttämällä niin sanottuja työaikakirjanpidon tunnisteita). Jos haluat luoda esimerkiksi laskutettavia kustannuksia, sinun tarvitsee vain syöttää suodatin:
Vastaavasti voit keskittyä pelkästään laskuttamattomiin tunteihin ja laskea sisäiset kustannukset.
Tieto siitä, kuinka paljon rahaa joudut maksamaan laskuttamattomista toiminnoista, voi auttaa tekemään päätöksiä kustannusten optimoinnista sekä projektin budjetin osalta että myös esimerkiksi vähentämällä laskutettavien toimintojen määrää. tarpeettomat kokoukset.
Saattaa olla, että et pysty selittämään tiettyjä trendejä pelkkiä lukuja tarkastelemalla. Siksi voit lisätä raporttiin sarakkeen työaikataulujen kuvauksia varten. Kuvaukset ovat kommentteja, joita työntekijäsi tekevät kirjaaessaan tiettyä työaikamerkintää. Kun tarkastelet kuvausta, voit kertoa tarkasti, mitä tiimin tietty jäsen on puuhannut esimerkiksi kirjautuessaan ylityökirjaukseen.
On todennäköistä, että haluat jakaa budjettiraporttisi muiden ihmisten kanssa: asiakkaan, esimiesten ja tiimisi kanssa. Teamdeckin avulla voit luoda linkin raporttiisi ja lähettää sen asianomaisille henkilöille. Leiki tässä blogikirjoituksessa rakentamallamme raportilla. täällä.
Toivomme, että tämä opetusohjelma auttaa sinua luomaan kustannusseurantaraportin projektejasi varten. Jos sinulla on kustannusraportointitarpeita, joita emme käsitelleet tässä blogikirjoituksessa, kehotamme sinua ottamaan yhteyttä aikatauluta puhelu Anielan kanssa. Hän näyttää mielellään, miten voit luoda automaattisesti päivittyvän raportin, joka sopii täydellisesti tiimisi tarpeisiin.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...