Vapaiden hallinta on yksi organisaatiosi keskeisistä osatekijöistä. Sen avulla voit optimoida työnkulun, välttää pullonkauloja ja lisätä tiimisi tuottavuutta. Tarkista, tarvitseeko organisaatiosi lomienhallintajärjestelmää ja mikä työkalu kannattaa valita!
Mitä saat tietää tästä artikkelista:
Totta puhuen - useimmissa yrityksissä lomien hallinta on sekaisin. Resurssilla tai sähköpostitse lähetetyt pyynnöt jäävät usein päiviksi vastaamatta tai unohtuvat helposti. Työntekijät, jotka eivät tiedä, kuka on lomalla milloinkin, eivät voi suunnitella tehtäviään yhdessä muiden tiimin jäsenten kanssa. Kapasiteetin riittämättömyydestä johtuvat pullonkaulat kiireisinä aikoina, kuten lomien tai vuoden lopun aikana. Pyhäpäivät osuvat eri maissa eri päiville, mikä on erittäin tärkeää, kun johdat kansainvälistä tiimiä.
Huonolla lomien hallinnointiprosessilla on erittäin kielteinen vaikutus koko yrityksen työnkulkuun, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja kaaosta. Siksi on suositeltavaa ottaa käyttöön tehokas ja luotettava online-lomienhallintaohjelmisto.
Tiedät jo lomienhallintajärjestelmän edut. Kysy nyt itseltäsi, tarvitseeko yrityksesi sellaista? Kuka tietää, ehkä sinulla on jo täydellinen työkalu tähän tarkoitukseen. Toisaalta, koska luet tätä artikkelia, etsit luultavasti tietoa siitä, miten voit parantaa lomienhallinnan laatua. Vastaa siis muutamaan kysymykseen ja diagnosoi, tarvitseeko yrityksesi uutta ratkaisua.
Sinun on vaikea tarkistaa joka kerta, kuinka monta vapaapäivää työntekijällä on ennen kuin hyväksyt hänen lomansa. lomapyyntö. Lisäksi kunkin toteutuneen loman jälkeen käytettyjen päivien syöttäminen manuaalisesti on toinen aikaa vievä toimenpide, joka ei välttämättä ole tarpeen, jos järjestelmä tekee sen puolestasi. Hyvä lomienhallintajärjestelmä estää sinua automaattisesti ottamasta lomaa, joka ylittää käytettävissä olevien vapaapäivien määrän.
Joskus on helppoa jättää lomapyyntö huomiotta, joten järjestelmän pitäisi ilmoittaa siitä sinulle eniten käyttämäsi kanavan kautta. Varmista, että lomien hallintatyökalu lähettää sähköposti-ilmoituksen pyynnön vastaanottamisesta ja muistuttaa sinua hyväksymisestä.
Mikään ei pidentäisi hyväksymisprosessia enempää kuin henkilöltä toiselle pompottelu. Työntekijä lähettää loma-anomuksen tiimipäällikölleen, joka lähettää sen osastopäällikölleen, jonka on välitettävä se edelleen jollekin toiselle, ja niin edelleen. Laita pyynnöt menemään suoraan henkilölle, joka voi hyväksyä ne. Hyvin suunniteltu lomienhallintajärjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden ohjata pyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille. Näin vältytään sekaannuksilta ja koko prosessista tulee nopea ja selkeä.
Kuten olemme jo maininneet, kansainvälisen tiimin johtaminen on hankalaa muun muassa paikallisten lomien vuoksi. Se ei ole ongelma, kun työntekijäsi työskentelevät yhdessä maassa - vietätte kaikki samoja kansallisia vapaapäiviä, eikä niitä tarvitse edes syöttää järjestelmään.
Eri asia on, jos tiimisi on 10 eri maassa ja jokaisessa maassa on eri paikalliset juhlapyhät. Jos sinulla on vaikeuksia pitää kirjaa kansainvälisistä vapaapäivistä, etsi järjestelmä, joka estää automaattisesti tietyssä maassa työskentelevien vapaapäivät.
Lomat eivät ole samanlaisia. Klassisen loman lisäksi on myös äitiyslomaa, sairauslomaa, päivystyslomaa tai lastenhoitovapaata. Kukin näistä otetaan huomioon hieman eri tavalla sopimuksesta ja olosuhteista riippuen. Siksi on tärkeää, että työntekijäsi voivat määritellä räätälöidyt loman syyt ja ajat. Näin vältytään ylimääräiseltä sekaannukselta vapaapäivien kirjanpidossa.
Lomat vaikuttavat organisaation muihin osa-alueisiin, kuten projektin resurssien hallinta. Olisi hyvin aikaa vievää, jos sinun pitäisi joka kerta laskea, miten vapaapäivät vaikuttavat yrityksesi kapasiteettiin.
Hyvän lomienhallintajärjestelmän pitäisi siis pystyä integroitumaan helposti muihin työnhallintatyökaluihin.... Ihannetapauksessa lomien, resurssien, tehtävien ja ajankäytön hallinnan pitäisi olla mahdollista yhdellä kattavalla työkalulla.
Tehtävä ei ole niin yksinkertainen, sillä kaikki yrittävät vakuuttaa, että heidän ratkaisunsa on paras, joten alla on yhteenveto parhaista markkinoilla olevista työkaluista.
Teamdeck - pilvipohjainen resurssienhallintaohjelmisto - on yleispätevä, suoraviivainen ja läpinäkyvä työkalu työn eri osa-alueiden hallintaan. Sen on luonut kokenut ohjelmistotalo vastaamaan muiden ohjelmistotalojen ja teknologiateollisuuden tarpeisiin. Nopeasti kävi kuitenkin ilmi, että ohjelmistotalon omaleimainen tehokas tapa hallita työtä omaksuttiin myös muilla toimialoilla, kuten luovissa toimistoissa, rahoitusorganisaatioissa, kasvavissa startup-yrityksissä ja suurissa nykyaikaisissa yrityksissä. Teamdeck.io sisältää lomienhallintaohjelmiston, jossa on vapaiden ja poissaolojen hallintatoiminnot.
Järjestelmä helpottaa lomien hallinnointiprosesseja - työntekijöiden lomapyyntöjen lähettäminen, mukaan lukien syyt ja loman pituus, ja niiden osoittaminen asianmukaisille henkilöille. Järjestelmä helpottaa kansainvälisen tiimin johtamista, koska se ottaa huomioon seuraavat seikat paikalliset vapaapäivät ja aikavyöhykkeet kyseisen maan osalta.
Kaikkien tiimin jäsenten tämänhetkiset vapaapäivät ladataan välittömästi heidän saatavuus- ja aikataulupaneeliinsa, joten näet aina nopeasti, mitä resursseja sinulla on käytettävissäsi. Teamdeckin lomienhallintajärjestelmä on käytettävissä kaikille valitsemillesi työntekijöille, myös freelancereille, jotka voivat helposti merkitä poissaolonsa esimerkiksi koko viikoksi tai vain muutamaksi tunniksi päivässä.
The mukautettu syyt toiminto antaa sinulle mahdollisuuden käyttää yksittäistä lomatyyppiä, merkitä se palkalliseksi tai palkattomaksi ja määrittää asianomaiset työntekijät ja osastot yksilölliseen lomakäytäntöön. Näin voit seurata ja hallita klassisten lomatyyppien, kuten vuosiloman tai sairausloman, lisäksi myös muita syitä vapaapäivien pitämiseen ja hallita niitä helposti.
Voit suorittaa koko prosessin sovelluksen sisällä, mutta Teamdeck lähettää sinulle lisäksi sähköposti-ilmoituksen, kun lomapyyntö vastaanotetaan. Jos haluat tarkistaa organisaatiosi vapaapäivätilastot, Teamdeck luo sinulle selkeän ja kattavan raportin.
Tämä on yksinkertainen ja helppokäyttöinen henkilöstöhallinnon työkalu lomien hallintaan. Se perustuu jaettuun kalenteriin, joten kaikki järjestelmään lisätyt näkevät kollegoidensa saatavuuden heti. Sen avulla voit helposti lähettää pyyntöjä ja hyväksyä ne heti, ja voit luoda raportteja. Jos tarvitsemasi ei sisälly oletusarvoisiin lomatyyppeihin, voit helposti luoda mukautettuja vaihtoehtoja.
Tämä henkilöstöhallinnon ohjelmisto antaa jokaiselle työntekijälle pääsyn omaan tiliinsä, josta hän näkee, kuinka monta vapaapäivää hänellä on jäljellä ja mikä on hänen pyyntöjensä hyväksymistilanne. Sovellus on saatavana web- ja mobiilisovellusversioina. Sage HR on integroitu Slackiin, joten voit hyväksyä työntekijä vapaata koskevat pyynnöt suoraan kyseisestä työkalusta.
Podio on työkalu, joka on luotu niille, jotka eivät ole tyytyväisiä valmiisiin ratkaisuihin. Järjestelmä tarjoaa paljon mukautusmahdollisuuksia, ja se voidaan räätälöidä yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Ensinnäkin Podion etusivu on rakennettu API:n varaan, joten kehittäjät voivat joustavasti kehittää järjestelmää koko yrityksen tarpeisiin sopivaksi.
Toiseksi järjestelmällä on laajat integrointimahdollisuudet muiden työkalujen kanssa. Kun lataat valitut laajennukset, voit käyttää muita sovelluksia Podion sisällä. Järjestelmä ei ole tyypillinen lomienhallintajärjestelmä, mutta voit integroida sen esimerkiksi Google-kalenteriin tai Teamdeckiin. Näin voit toteuttaa yrityksellesi räätälöityjä toimintoja. ja saat tarvittavat ominaisuudet työntekijöidesi vapaapäivien seurantaan ja hyväksymiseen. Ja lisää.
Bamboo HR:ssä työntekijät voivat lähettää loma-anomuksia nopeasti ja helposti, ja esimiehet voivat yhtä nopeasti ja helposti hyväksyä ne. Järjestelmä näyttää mahdolliset aikatauluristiriidat kokousten tai muiden työntekijöiden vapaapäivien yhteydessä, jotta kaikki pyynnön hyväksymiseen tarvittavat tiedot voidaan toimittaa. Molemmat osapuolet voivat lisätä toimitukseen huomautuksen, jossa perustellaan pyyntö ja päätös.
Vapaidenhallintajärjestelmä muuntaa valitut päivät tunneiksi, mikä helpottaa yrityksen kapasiteetin suunnittelua. Yksi PTO-politiikka ei välttämättä sovellu kaikille yrityksille, joten Bamboo HR:ssä voidaan luoda mukautettuja asetuksia. Muutamalla napsautuksella sovelluksessa voidaan luoda useita erilaisia lomaraportteja. Näin esimiesten on helppo tarkistaa lomatrendit, jopa sellaiset, jotka eivät ole ensi silmäyksellä ilmeisiä. Näin heidän on helpompi suunnitella organisaation strategista työnkulkua.
Hi Bob on helppokäyttöinen lomienhallintajärjestelmä. Sen avulla työntekijät voivat valita minkä tahansa lomatyypin, kuten lomat, sairauspäivät, PTO-seuranta, lomapäiviä tai vanhempainlomaa. He voivat määritellä loman keston ja lähettää pyynnöt suoraan esimiehilleen.
Sovelluksen tärkeä etu on sen integrointi Slackin ja MS Teamsin kanssa, joten esimiehet voivat hyväksyä lomat nopeasti päivittäisten viestintävälineidensä avulla. Kokonaisuus on luonnollisesti saatavilla myös web- ja mobiilisovelluksena.
Sovelluksen avulla voit myös luoda ja määrittää mukautettuja käytäntöjä valituille työntekijäryhmille ja tehtäville, mikä tekee työkalusta erittäin joustavan työsuhteen muodosta riippumatta. Järjestelmä raportoi automaattisesti työntekijöiden nykyiset, aiemmat ja vireillä olevat lomapyynnöt, joten voit helposti tarkistaa yksittäisten työntekijöiden ja osastojen erityyppisten pyyntöjen tilastot ja tilat.
Vapaiden hallinta on ongelma jokaisessa organisaatiossa koosta, toimialasta tai työskentelytavoista riippumatta. Älä anna asianmukaisten menettelyjen ja työkalujen puutteen vähentää tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Analysoi yrityksesi tarpeet, tarkista nykyisen ratkaisusi heikot kohdat ja anna ammattimaisen lomienhallintajärjestelmän avata tiimillesi uutta potentiaalia.
CIPD:n tutkimuksen mukaan työntekijät pitävät keskimäärin 6 vapaapäivää vuodessa eri syistä. Tämä ei ehkä tunnu paljolta, mutta jos sinulla ei ole oikeita menettelyjä tämän vapaa-ajan järjestämiseksi, se voi tuhota työn organisoinnin lumipalloefektin myötä.
Vapaapäivien hallinnalla tarkoitetaan työntekijöiden vapaapäivien ja lomien hyväksymistä, optimointia ja seurantaa organisaatiossa. Sillä on valtava vaikutus yrityksesi terveyteen, ja sinun tulisi asettaa se etusijalle. Mitä etuja se voi tuoda yrityksellesi? Miten arvioida, tarvitseeko organisaatiosi lomien hallintatyökalua?
Mielenkiintoisin ja innostavin työkin voi olla väsyttävää, ja työntekijöillä on täysi oikeus levätä ja ladata akkujaan seuraavaa haastetta varten. On hyvin turhauttavaa, kun tiimisi kokee, ettei voi lähteä ansaitulle lomalle, koska yritys tarvitsee heitä eikä ole ketään, joka voisi korvata heidät. Alertness Solutionsin tutkijan Mark Rosekindin mukaan "loman hengähdystaukovaikutus voi lisätä suorituskykyä 80%:llä. Lomalle palaavien reaktioajat kasvoivat 40%".
Henkilö, joka tietää, että organisaatio välittää hänen hyvinvoinnistaan ja työ- ja yksityiselämän tasapainosta, on yksinkertaisesti tuottavampi, koska hänen tarpeisiinsa vastataan. Johdon vastuulla on tehdä kaikkensa sen varmistamiseksi, että kaikki voivat pitää vapaapäivänsä ja että työ sujuu sujuvasti. Tämä on hyvän lomien hallinnan merkki.
Jokaisella yrityksellä on omat prioriteettinsa ja tärkeimmät projektinsa. On kuitenkin luonnollista, että joskus tulee kiireellisiä tehtäviä ja pyyntöjä, joita ei ole aiemmin suunniteltu aikatauluun. Siinä ei ole mitään väärää, kunhan se ei tapahdu tärkeimpien vastuualueiden kustannuksella.
Vapaiden hallinnan avulla voit arvioida paremmin, onko työntekijällä tilaa hoitaa ylimääräisiä tehtäviä ennen lähtöä vai onko hänen parempi keskittyä tärkeimpiin tehtäviin, jotka eivät voi odottaa kahta viikkoa ennen paluuta.
Eri maista etätyötä tekevien tiimien hallinnointi edellyttää tehokasta lomienhallintajärjestelmää, jossa otetaan huomioon eri aikavyöhykkeet ja monien maiden kansalliset vapaapäivät.
Yrityksesi kapasiteetin tunteminen on resurssien asianmukaisen hallinnan perusta. Vapaidenhallinnan avulla näet, ketkä työntekijät ovat lomalla, ja voit jakaa sijaiset tehokkaasti, jakaa tehtävät asianomaisten osastojen kapasiteetin mukaan ja jakaa tukea sinne, missä sitä tarvitaan.
Pullonkaulat ovat kriisitilanteita jokaiselle yritykselle. Ne syntyvät, kun resursseja (rahaa, työntekijöitä, teknologiaa, aikaa) ei ole riittävästi tietyn tehtävän suorittamiseen. Työntekijöiden lomat aiheuttavat usein pullonkauloja, koska keskeneräisellä tiimillä on tavallista vähemmän kapasiteettia. Tehokkaalla lomien hallinnalla voit valmistautua näihin tilanteisiin etukäteen ja minimoida normaalin työtahdin ylläpitämisen vaikeudet.
Työntekijöiden lomat eivät ole tietoja, jotka ovat tärkeitä vain esimiehelle. Yritys on vuorovaikutuksessa olevien elementtien järjestelmä, joten jokaisen työntekijän on tiedettävä organisaation muiden ihmisten tavoitettavuudesta. Eikä kyse ole vain saman tiimin jäsenistä. Kun ihmiset suunnittelevat työtään, heidän on tiedettävä, onko henkilö, joka voi auttaa heitä tietyssä tehtävässä, käytettävissä kyseisenä ajankohtana. Tämä koskee jokaista osastoa ja asemaa. Vapaiden hallinnalla varmistetaan siis selkeä työnkulun rakenne ja se johtaa tehokkuuden lisääntymiseen.
Ennen kuin saat meiltä tietoa lomanhallinta, sinun pitäisi myös tietää, missä lomanhallinta on sijoitettu markkinoilla on laajempi kuva ja tehdä tarkempia ostopäätöksiä lomanhallintajärjestelmän ohjelmisto
Lomien hallinta on osa työajan ja läsnäolon hallintaa. Tutustutaan siis näihin kahteen. Jotta emme kuitenkaan menisi liian syvälle asioihin, jotka eivät ole tämän luvun aiheena, ajanhallinta on tiettyihin toimintoihin käytetyn ajan suunnittelua ja hallintaa. Erityisesti niitä, jotka liittyvät tehokkuuden, vaikuttavuuden ja tuottavuuden lisäämiseen. Yksinkertaisesti sanottuna kyse on siitä, miten jakaa aikaa eri toimintojen välillä ja pysyä tuottavana kunkin toiminnon osalta.
Läsnäolonhallinta on tapa, jolla pidät kirjaa työntekijän työtunneista. Se on järjestelmä, jolla dokumentoidaan työntekijöiden työaika ja vapaat. Sen päätavoitteena on estää työntekijöiden aikahävikki seuraamalla työntekijöiden työaikaa, kirjautumisaikaa, lähtöjä, taukoja ja vapaita.
Nyt on siis aika puhua keskustelumme tärkeimmästä termistä - lomien hallinnasta. Kenenkään ei tarvitse miettiä pitkään, mitä lomien hallinnalla tarkoitetaan. Vapaiden hallinnalla (tai vain vapaiden hallinnalla tai PTO:n hallinnalla) tarkoitetaan työntekijöiden vapaiden hallinnointia. Tarkemmin sanottuna kyse on vanhempainvapaista, jaksovapaista, sairauslomista, vanhempainvapaista, jaksovapaista, lomista ja muista, joskus suunnittelemattomista lomapäätöksistä.
Tämän "lomien hallinnaksi" kutsutun toimenpidekokonaisuuden päätavoitteena on varmistaa, että työntekijät voivat nauttia eduistaan vaivattomasti ilman, että tämä vaikuttaa yrityksen toimintaan.
Lomahallinta on työntekijöiden lomien hallinnointia yrityksen lomapolitiikan mukaisesti paitsi lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi myös työntekijöiden sitoutumisen, tuottavuuden ja työnantajabrändäyksen parantamiseksi. (GreytHR.com)
Kuten GreyHR:n verkkosivuilta voimme lukea lisää, lomien hallinnassa on kolme yleistä osa-aluetta: lomapolitiikkojen suunnittelu, lomapolitiikkojen täytäntöönpano ja toteuttaminen sekä lomien säännöllinen hallinnointi. GreyHR ei kuitenkaan mainitse mitään siitä, että lomien hallinnointi ja yrityksen johtaminen ovat niin lähellä toisiaan, tai että työntekijän lomien ja projektien edistymisen välillä on valtava yhteys.
Vapaiden hallinnan tavoitteena on käsitellä työntekijöiden vapaapyynnöt oikeudenmukaisesti ja tarkasti, jotta liiketoiminta sujuu sujuvasti ja työntekijät saavat heille kuuluvat edut. (Lucidchart.com)
Kun GreyHR korostaa sitoutumista ja tuottavuutta (ja työnantajabrändäystä) työntekijöiden vapaa-ajan suunnittelun kiistattomana huolena, Lucidhart kiinnittää huomiota vankkumattomaan liiketoiminnan tuloksellisuuteen kriteerinä tai painopisteenä, joka määrittää vapaa-ajan hyväksymistä koskevat päätökset.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...