Miten rakentaa projektin päättämisprosessi: Vinkkejä ja työkalu

Työskentelitpä sitten ohjelmistoyrityksessä tai luovassa toimistossa, tiedät luultavasti hyvin, että projektit eivät pääty siihen, kun joku siirtää viimeisen toimituksen koodikantaan tai kun asiakas vastaa työhösi "näyttää hyvältä". Toki projektin elinkaaren toimitusosa voi olla ohi, mutta nyt on aika päättää projekti kunnolla. Tässä blogikirjoituksessa esittelemme joitakin tärkeimpiä vaiheita, jotka sinun tulisi sisällyttää yrityksesi projektinhallintaprosesseihin projektin päättyessä.

Ensin käsitellään sitä, miksi sinun pitäisi edes välittää projektin päättämisprosessista.

Miksi on tärkeää, että käytössä on hankkeen päättämisprosessi?

Projektin päättämisprosessi on hyödyllinen sen varmistamiseksi, että kaikki projektiin osallistuneet ovat samalla sivulla ja että projekti on virallisesti päättynyt. Mitä tapahtuu, jos projektia ei suljeta kunnolla? Ensinnäkin saatat edelleen saada muutospyyntöjä asiakkaalta, joka ei tiedä, että tällaisten pyyntöjen aika on ohi. Projektin sulkeminen on edullista myös siitä näkökulmasta, että projektin resurssien hallinta näkökulma. Et pidä työntekijöitäsi tarpeettomasti varattuina jo päättyneeseen projektiin - he voivat työskennellä vapaasti uusien tehtävien parissa. Lopuksi sinulla on mahdollisuus tarkastella projektia ja arvioida, mikä meni oikein ja mitä voitaisiin parantaa.

Entä työntekijäsi? Osallistuminen projektin päättämisprosessiin projektin jälkeen, olipa se sitten onnistunut tai ei, antaa heille tunteen projektin päättämisestä ja parantaa tiimin työmoraalia.

Hankkeen päättämisen tarkistuslista - hmiten aloittaa tiimisi projektin päättämismenettelyn suunnittelu?

Jos haluat luoda yhtenäisen prosessin projektin päättämistä varten, kannattaa aloittaa nykytilan perusteellisella analyysillä. 

Tapaa projektin johtoryhmä ja keskustele sen toiminnasta projektin elinkaaren loppupuolella. Yhdessä voitte analysoida eri lähestymistapojen hyviä ja huonoja puolia ja rakentaa yrityksenne tarpeisiin sopivan menettelyn.

Mitä projektin päättämisvaiheeseen tulisi sisällyttää?

Ensinnäkin sinun on käytävä läpi vaatimusluettelo ja varmistettava, että projektiryhmä on valmistellut kaikki toimitettavat osat. Projektin päättämisprosessi voi alkaa, kun olet valmis luovuttamaan projektin.

Luovuta virallisesti toimitukset

Ota yhteyttä asiakkaaseen ja siirrä virallisesti kaikki toimitukset ja tarvittavat asiakirjat. Saattaa olla, että olet luovuttanut projektin eri osia aiemmin prosessin aikana. Se on täysin ok. Sinun on vain varmistettava, että asiakkaasi saa käyttöönsä kaikki toimitukset. Muista myös URL-osoitteiden, kirjautumistunnusten ja salasanojen jakaminen.

Seuraava vaihe on saada virallinen hyväksyntä asiakkaalta. Ihannetapauksessa sinulla on kirjallinen lausunto - sähköpostiviesti riittää - siitä, että asiakas on pitänyt projektiryhmäsi työtä hyväksyttävänä. Jos et saa hyväksyntää, saatat joutua myöhemmin ikävään yllätykseen: jos ongelmia ilmenee, on parempi puuttua niihin nyt.

Se on myös erinomainen tilaisuus saada palautetta asiakkaalta. Voit sopia puhelun, jossa jälkikäteiskokous asiakkaan kanssa. Tällaisen keskustelun jälkeen sinulla on todennäköisesti joitakin toimintakohteita tulevia parannuksia varten ja mahdollisesti mukava suosittelu, jonka voit laittaa verkkosivuillesi.

Käsittele paperityöt

Projektipäällikön on käsiteltävä monia hankeasiakirjoja koko hankkeen elinkaaren ajan. Päättämisvaihe on hyvä hetki järjestää ne kaikki ja varmistaa, että mitään ei jää avoimeksi.

Projektin parissa työskentelevät ihmiset saattavat tuntea tuntevansa projektin kaikki yksityiskohdat. Näin on luultavasti tällä hetkellä, mutta entä parin kuukauden kuluttua, kun asiakas haluaa kysyä jotain teknistä yksityiskohtaa? On paljon parempi, että kaikki projektiin liittyvät asiakirjat on järjestetty asianmukaisesti.

Lisäksi sinun tulisi myös virallisesti sulkea projektisopimukset eri toimittajien tai freelancereiden kanssa. Älä unohda maksaa heille!

Hankkeen tarkastelu

Kuten aiemmin mainittiin, projektin päättäminen on täydellinen hetki pohtia tiimisi suoritusta. Mene projektinhallinta- tai resurssienhallintaohjelmistoosi ja analysoi projektiraportit. Tässä on pari ideaa siitä, mitä voit tarkastella tarkkaan:

• Arviot vs. toteutumat: vertaa tiimisi arvioituja työtunteja heidän projektiin käyttämäänsä todelliseen aikaan. Huomaatko mitään kaavaa? Oliko esimerkiksi jokin tietty projektin vaihe aliarvioitu? Tai ehkä voit havaita, että tietyn tiimin jäsenen työ on alun perin aliarvioitu ja että hän tarvitsi enemmän aikaa tehtäviensä loppuunsaattamiseen. Tällaiset oivallukset ovat erittäin arvokkaita tiimisi seuraavien projektien suunnittelun kannalta. 

Käytä Teamdeck luodaksesi arviot vs. toteutuneet -raportin.

• Resurssien käyttö:  käytettiinkö kaikkia tiimisi jäseniä tasaisesti? Ehkä jotkut heistä tekivät paljon ylitöitä, kun taas toisilla ei ollut niin paljon tekemistä? Molemmat tapaukset eivät ole hyväksi tiimin moraalille. Onneksi, kun tunnistat parannusalueet, voit suunnitella tiimit paremmin seuraavia projekteja varten.

Teamdeck voi myös auttaa sinua laskea resurssien käyttöasteen.

• Laskutettava ja laskuttamaton aika: jos tiimisi seuraa aikaansa, voit ehkä hankkia itsellesi raportti, josta käy ilmi, kuinka paljon heidän kirjaamansa laskutettava ja laskuttamaton aika työskennellessään projektin parissa.

Laskutettavien tuntien sekä laskutettavan ja laskuttamattoman ajan laskeminen voi auttaa sinua löytämään lisää parannusideoita tiimisi tuottavuuden lisäämiseksi.

Kun tarkastelet projektia, sinun pitäisi myös järjestää projektiryhmän kokous, jossa keskustellaan saaduista kokemuksista ja tulevaisuuden ideoista.

Tunnusta projektiryhmäsi ponnistelut

Jos yrityksesi työskentelee useiden projektien parissa samanaikaisesti, kuten monissa virastoissa tai ohjelmistotaloissa, kaikille ei välttämättä ole selvää, että tietty projekti on juuri saatu päätökseen. Projektipäällikön olisi hyvä lähettää koko yrityksen kattava viesti, jossa ilmoitetaan projektin valmistumisesta ja annetaan tunnustusta tiimin kovasta työstä. Hänen olisi pyrittävä korostamaan jokaisen tiimin jäsenen saavutuksia ja varmistettava, että kaikki ovat mukana. Tällainen ele saa työntekijän varmasti tuntemaan itsensä arvostetuksi ja huomioiduksi.

Vaikka pandemia saattaa estää sinua järjestämästä juhlatilaisuutta projektiryhmälle, sinun pitäisi silti yrittää pitää hauskaa heidän kanssaan. Jopa virtuaaliset juhlat voivat olla hauska tilaisuus edistää toveruutta.

Asiakirjojen laatiminen ja saatujen kokemusten jakaminen

Olet nyt keskustellut projektista perusteellisesti projektiryhmän kanssa, saanut palautetta asiakkaalta ja tarkastellut tietoja. On hyvin todennäköistä, että sinulla on arvokkaita, käyttökelpoisia oivalluksia, joista voi olla hyötyä yrityksesi tulevissa projekteissa. On erittäin tärkeää, että dokumentoit ne ja jaat ne muiden yrityksesi projektinhallinnasta vastaavien henkilöiden kanssa.

Lisäksi nyt on hyvä hetki luoda markkinointikohua projektin ympärille: laita se tiimisi verkkoportfolioon, julkaise tapaustutkimus. Tällaiset vaiheet on hyvä suunnitella, sillä muutoin niitä ei ehkä koskaan toteuteta muiden projektien ja tehtävien keskellä.

Poista joukkueesi varaukset

Vaikka olisit varma, että tiimikaverisi tietävät projektin olevan valmis, sinun pitäisi silti vapauttaa heidät virallisesti tästä tehtävästä. Kun tarkastelet yrityksesi resurssi- tai online kalenteri suunnittelija, näitä työntekijöitä ei pitäisi enää kirjata päättyneeseen hankkeeseen.

Varmista, että tiimisi resurssikalenteri on ajan tasalla. Näin muut projektipäälliköt voivat varata heidät uusiin projekteihin. 

Oletko valmis rakentamaan projektin päättämisprosessin?

Kun olet lukenut sulkemisprosessin eri vaiheista, olet todennäköisesti huomannut, että tämä vaihe vie jonkin aikaa. Se on jälleen yksi syy lisää siihen, että tällaiset menettelyt on otettava käyttöön ennen projektin alkua. Kun tiedät, kuinka monta tuntia projektin sulkemiseen kuluu keskimäärin, voit ottaa sen huomioon projektin kustannuksia arvioidessasi.

Toivomme, että tämä blogikirjoitus auttaa sinua suunnittelemaan tehokkaita projektin päättämisvaiheita, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita. Siitä on varmasti hyötyä tiimisi tulevissa projekteissa.

Etsitkö ohjelmistoa, joka auttaa projektin päättämisprosessissa?

Projektipäälliköiden valitsema resurssisuunnitteluohjelmisto Hill-Knowltonilta tai Stormind Gamesilta.