Jos kysyt itseltäsi, mitä resurssienhallinta on, olet aivan hyvässä paikassa. Projektin hallinnassa ei hallinnoida vain niitä tehtäviä, jotka tarvitaan projektin toteuttamiseen. Sillä, miten suunnittelet, organisoit ja johdat tiimiäsi, on merkittävä vaikutus projektin onnistumiseen. Ei ihme, että resurssienhallinnan parhaiden käytäntöjen noudattamisella voi olla todellista merkitystä työpaikalla.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Koska haluamme valaista projektiresurssien hallinnan olemusta, meidän on esiteltävä pieni pala akateemista keskustelua, jonka tarkoituksena on valaista pääaiheeseemme liittyviä termejä.
Mutta tässä on myös toinen syy näille kiistakysymyksille. Ilman selkeää käsitystä projektin resurssienhallinnan tärkeimmistä osatekijöistä ja tekijöistä päätökset ovat alttiimpia virheille. Virheitä, jotka liittyvät projektiin liittyviin prosesseihin tai jopa ohjelmistojen valintaan projektin resurssien hallinnan lisäämiseksi.
Kun sinulla on kokonaiskuva, et eksy käsitteiden ja epäselvien yhteyksien labyrinttiin tietämysalueiden välillä, jotka tukevat olennaisesti projektinhallintaa.
IT-projektinhallinta, markkinoinnin projektinhallinta, kiinteistöalan projektinhallinta tai luovan toimiston projektinhallinta - tai mitä tahansa toimialaa lisäätkin "projektinhallinta"-sanan eteen, vaiheet, prosessit ja vaiheet ovat enimmäkseen samoja. Mutta ennen kuin pääset tutustumaan siihen, on tehtävä pieni johdanto.
Kuten tiedämme, ihmiset oppivat nopeammin, kun he näkevät kuvia tai esimerkkejä - jotakin voidaan havaita aistien avulla, ensisijaisesti silmillä. Joten - ennen kuin altistumme lukuisille kysymyksille, jotka liittyvät kunkin termin merkitykseen jäljempänä esitetyissä määritelmissä - aloitetaan mielikuvituksellisilla ja helposti mukautettavilla esimerkkeillä, jotka kuuluvat projektinhallinnan perheeseen.
Lähtökohtana vähemmän monimutkainen ja vähemmän aikaa vievä:
Lopuksi, aina kun ajattelet "projektia", sinulla on oltava kuva siitä, kuinka monta ihmistä, taitoa, alihankkijaa, työkaluja ja järjestelyjä projekti sisältää. Kuinka monta resurssia, riippuvuutta, pientä vaihetta ja miljoonaa tehtävää ja aikataulua on mukana, jotta hankkeen jokainen kuva saadaan valmiiksi?
Jatketaan aiheemme käsittelyä, ja on aika perehtyä määritelmiin. Aloitetaan siis jollakin helpommalla, joka on helpompi omaksua. Kuvitellaan, että puhut pojan kanssa ja haluat kuvailla hänelle, mitä projektinhallinta tarkoittaa. Tällaisessa tilanteessa voit helposti käyttää projectmanager.comin määritelmää:
Projektinhallinta on tieteenala, joka käsittelee projektien suunnittelua, toteuttamista ja loppuun saattamista.
Edellä mainitussa käsityksessä projektinhallinta nähdään prosessina ja se jaetaan kolmeen vaiheeseen. Kukin niistä sisältää tietysti muutamia muita elementtiryhmiä, prosesseja, tehtäviä ja - aina aliarvioitavia, aina arvaamattomia - kuhunkin niistä liittyviä haasteita.
Kyseessä on kuitenkin hyvin yksinkertaistettu versio projektinhallinnan elinkaaresta, koska asiantuntijat nimeävät prosessin näin. Suosituin on versio, jossa on viisi vaihetta. PMI:n kehittämät vaiheet ovat suunnittelu ja käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, suorituskyky/seuranta ja projektin päättäminen.
Tämä määritelmä ei kuitenkaan ota esille kysymystä siitä, kuka. Tarkemmin sanottuna - ihminen, asiantuntija ja hänen osaamisensa, kokemuksensa tai kypsyytensä.
Saman PMI:n mukaan, jonka mainitsemme usein täällä, he tarjoavat määritelmän, joka korostaa jotain jokaisen projektin taustalla olevaa. Kyse on ihmisistä, projektipäälliköistä projektiurakoitsijoihin ja projektiin osallistuvaan työvoimaan. Ihmisistä, jotka aikatauluttavat, mutta myös ihmisistä, jotka valitaan osallistumaan jossakin projektin vaiheessa ja joille osoitetaan tehtäviä.
Heidän sanojaan lainatakseni projektinhallinta on sitä, että käytetään erityiset tiedot, kyvyt, taidot, välineet, työkalut, menetelmät, prosessit ja tekniikat, joiden avulla voidaan tuottaa jotain "arvoa ihmisille".
Kuten näemme, tässä on kyse enemmänkin osaamisesta (myös pehmeästä osaamisesta), tiedon hankkimisesta ja kyvystä soveltaa tätä tietoa. Tai - käyttääkseni sanontaa, joka on otettu vaikkapa motivaatiokirjastosta - muuttaa ajattelu toiminnaksi ja saada asiat tehdyksi.
Tämän luvun yhteenvedossa käytämme Association for Project Management -instituutin ehdotusta. Se ei ole kaikkein kivuttomin muistaa tai edes ymmärtää projektinhallinnan määritelmää, mutta edellä olevan lukemisen jälkeen voi olla helppo kuvitella, mitä kirjoittajalla oli mielessä. Mutta, tässä on jotain, mistä emme ole samaa mieltä. Siitä huolimatta:
Projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tietojen ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseksi projektin hyväksymiskriteerien mukaisesti sovittujen parametrien puitteissa. Projektinhallinnalla on lopulliset tuotokset, jotka on rajoitettu rajalliseen aikatauluun ja budjettiin.
Muutama kommentti. Näemme joitakin yhtäläisyyksiä aiemmin ehdotettujen ehdotusten kanssa, joten siitä ei tarvitse sanoa enempää. Uutta ovat rajallinen aika ja budjetti sekä hyväksymiskriteerit. Viimeksi mainitusta alkaen asiakkaallasi on yleensä joitakin odotuksia siitä, mitä hän haluaa nähdä lopputuloksena, miten sen pitäisi toimia ja miten sen pitäisi auttaa ratkaisemaan hänen haasteensa. Hän ei voi hyväksyä työsi tulosta. Entä sitten?
On kuitenkin vaikea tehdä ristiriitaa - hyväksymiskriteerit voivat saada projektin kestämään oletettua kauemmin. Emme kuitenkaan voi olla samaa mieltä väitteestä, jonka mukaan budjetti ja aika ovat ne ehdot, joiden perusteella projektin johtaminen voidaan luokitella projektinhallinnaksi.
Rajallinen aikataulu ja budjetti erottavat projektinhallinnan pelkästä hallinnoinnista [Yllä oleva näyttö = useiden tehtävien ajanseurannan yleiskatsaus projektin resurssienhallintajärjestelmän kautta].
Kaikki tietävät, että kaksi viimeistä näkökohtaa, jotka jokaisen puheenjohtajan, pomon tai päätöksentekijän on otettava huomioon mitä tahansa hanketta tehdessään, ovat edellä mainitut aika ja budjetti - koska niitä ei ole rajattomasti. Mutta vain investoinnin tuotto, odotettu tuotto odotetussa ajassa vaikuttaa liiketoimintapäätöksiin eniten kuin mikään muu tekijä. Ja monien yritysten näkökulmasta liiketoiminnan perusosa on raha. Koska jos sinulla on tarpeeksi rahaa, sinun ei tarvitse tehdä hätiköityjä päätöksiä ja odottaa, mitä kilpailijat tekevät taistellen seuraavista asiakkaista.
Jos olemme samaa mieltä viimeisestä väitteestä, emme voi olla samaa mieltä väitteestä, jonka mukaan projektinhallinta on jotakin muuta kuin "johtaminen", sillä molempia erottaa toisistaan se, että projektinhallinnalla on lopputulos ja rajallinen aikajänne, toisin kuin johtamisella, joka on jatkuva prosessi.
Emme ole varmoja, toimiiko se vain tällä tavalla. Onko liiketoiminnan tavoitteena on saada paljon asiakkaita, erityisesti asiakkaiden määrä, joka mahdollistaa liiketoiminnan pyörittämisen? Tarvitseeko liiketoiminta jatkuvaa viestintää potentiaalisten asiakkaiden kanssa? Toteuttaako markkinointiosasto tarvittavassa ajassa pienempiä tehtäviä tai isompia hankkeita, joilla parannetaan viestintää, verkkosivujen kävijämääriä ja liidien määrää? Eikö markkinoinnista ja viestinnästä vastaavien henkilöiden tarvitse kerran kuukaudessa tai muutaman kerran vuodessa tiedottaa tuloksista?
Ymmärrätkö nyt projektiresurssien hallinnan merkityksen?
Sinulla on jo paljon tietoa projektinhallinnasta, joten sinun ei tarvitse tiedottaa enempää. Tiedämme myös jo, missä aina löytää projektinhallinnan elinkaaren viidestä vaiheesta paikka projektin resurssien hallinnalle.
Se koskee tutkimuksemme loistavaa tähteä - projektin resurssienhallintaa. Tiedämme jo, mitä projekti tarkoittaa. Mitä resurssit ovat?
Kiitos APM-tietämys, tiedämme, että resurssit ymmärretään laajasti - ihmisinä (ja heidän taitoineen), mutta myös rahana, koneina, materiaaleina, teknologiana ja muuna, mitä tarvitaan odotetun tuloksen aikaansaamiseksi. Voidaan myös sanoa, että resurssi on kaikki se, mitä vaaditaan tehtävän tai projektin suorittamiseksi.
Monien yritysten, erityisesti palvelupainotteisten yritysten, näkökulmasta resurssien hallinnassa on tietenkin kyse ihmisistä. Ihmisistä ja heidän taidoistaan.
Heille projektin resurssien hallinta on:
(...) hankkimalla, jakamalla ja hallinnoimalla resursseja, kuten yksilöitä ja heidän taitojaan, rahoitusta, teknologiaa, materiaaleja, koneita ja luonnonvaroja, joita hanke edellyttää. Resurssien hallinnalla varmistetaan, että sisäisiä ja ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin mukaisesti.
Se ei ole aivan helpoin koskaan tehty määritelmä, koska sen termit ovat moniselitteisiä, joten se voisi sopia hyvin akateemiseen väitöskirjaan. Mutta ei tässä blogissa. Projectmanager.comissa saamme tietää suoraviivaisesti. Puhumatta laadusta, vaatimuksista ja odotuksista, jotka tulevat sidosryhmiltä, tai edes ajasta ja budjetista.
Resurssienhallinta on prosessi, jossa suunnitellaan, aikataulutetaan ja kohdennetaan resursseja projektin loppuunsaattamiseksi.
Hyvä resurssienhallinta johtaa siihen, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan oikeaan työhön. Ja resurssien hallinnoijan tehtävänä on - APM:n sanoja mukaillen - määritellä tarvittavat resurssit (työntekijät, joilla on asiaankuuluvat taidot ja kokemus). suunnittelun yhteydessä, ja määrittää aikataulun avulla, milloin resursseja tarvitaan.
Kuten huomaamme, yleisesti ottaen määritelmät - lukuun ottamatta niiden esitystapaa - ovat samankaltaisia. Jos yritämme vertailla projektin resurssienhallinnan määritelmiä, saamme enemmän valoa, kun näemme, mitä yhteistä niillä kaikilla on. No:
Yhteenvetona tähänastisesta keskustelusta voidaan todeta, että projektin resurssien hallinta on epäilemättä projektinhallintaprosessin vaativin ja haastavin osa-alue. Sen tehtävänä on - yleisesti ottaen - suunnitella, organisoida, valvoa ja mitata ihmisten työtä.
Projektin resurssienhallinta on - yksinkertaisesti sanottuna - mahdollisimman tehokasta käyttöä käytettävissäsi olevista rajallisista resursseista. Tai - sanoakseni asian oikeasti - käyttää mahdollisimman paljon käytettävissä olevia resursseja - jotka on etukäteen tunnistettu ja tarkistettu sopivien taitojen osalta - saadakseen projektin valmiiksi odotetussa ajassa ja odotetulla tuloksella.
Jotta johdanto ei olisi liian pitkä, sinun on oltava tietoinen siitä, että jotkut projektipäälliköt ja akateemiset edustajat ymmärtävät kolme edellä mainittua termiä erillisinä ja että jokaisella niistä on oma merkityksensä.
Joillekin ihmisille resurssien aikataulutus ja resurssien jakaminen tarkoittavat kuitenkin samaa, ja molemmat ovat osa jotain suurempaa - resurssien hallintaa. Mutta monista aihettamme käsittelevistä lähteistä löytyy myös määritelmiä, joissa ehdotetaan "resurssienhallinnan" ja "resurssien aikataulutuksen" rinnastamista (katso Wikipedian määritelmä). On siis aika selittää asiaa muutamalla sanalla.
Olemme samaa mieltä Saviom-yhtiön - kilpailijamme projektiresurssien hallintajärjestelmien markkinoilla - kanssa siitä, että:
Resurssien jakaminen, joka tunnetaan myös nimellä resurssien aikataulutus, tunnistaa ja osoittaa resursseja tietyksi ajanjaksoksi eri toiminnoille.
Silmänräpäyksessä voidaan nähdä, että tätä määritelmää voitaisiin käsitellä myös resurssienhallinnan määritelmänä. Eikö niin? Tässä artikkelissa pyrimme kuitenkin säilyttämään järjestyksen, jonka mukaan projektin resurssienhallinta ja sen koko prosessi sisältävät aikataulutuksen ja jakamisen osina.
Voisimme jatkaa tätä keskustelua vivahteiden määrittelystä, mutta se ei ole tavoite. Tämän luvun tarkoituksena on antaa sinulle laajempi kuva kiinnostavaan termiin liittyvistä terminologisista näkökohdista ja haasteista.
A. Työntekijän arvioidut ja todelliset työtunnit.
Sujuuko hanke suunnitelman mukaisesti - tämä on jatkuva kysymys jokaisen projektipäällikön päässä. Edistymisen voi tarkistaa vertaamalla oletettua arvioitua arvoa (esimerkiksi työtunteja, jotka työntekijän on käytettävä tehtävään) todellisiin seurattuihin tunteihin. Tämän menetelmän ansiosta pystyt havaitsemaan varhaiset merkit projektin viivästymisestä ja tekemään joitakin muutoksia nykyisen tai tulevan projektin aikana.
B. Arvioidut vs. todelliset kustannukset tiimin jäsentä kohti (resurssikustannusten poikkeama).
Ryhmän työstä aiheutuvat kustannukset ovat toinen tekijä, joka pakottaa projektipäälliköt ajattelemaan intensiivisesti. Hyvien projektin resurssienhallintajärjestelmien avulla voit määrittää tunti- tai jopa päiväkohtaiset hinnat kullekin tiimin jäsenelle ja koostaa projektin kustannusten seuranta raportteja niiden ja tiimisi työaikataulujen perusteella.
C. Laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit
Laskuttamattomien ja laskutettavien tuntien jakautuminen projekteissa auttaa yrityksen kannattavuuden seurannassa. Tarkista, kuinka monta tuntia tiimisi jäsenet käyttävät esimerkiksi kokouksiin ja hallinnollisiin tehtäviin.
D. Resurssien käyttö / työntekijöiden käyttö
Resurssien käyttö on yksi tärkeimmistä yrityksissä seurattavista suorituskyvyn tunnusluvuista. Loppujen lopuksi et halua, että tiimisi on ylibuukattu tai ylityöllistetty. Ja - muutenkaan - kenenkään ei pitäisi olla ilman työtehtäviä. On olemassa 2 tapaa laskea resurssien käyttö, ja niitä olisi käytettävä projektin elinkaaren kahdessa eri vaiheessa.
A. Resurssien ja resurssipoolien osaamisen ja resurssien saatavuuden puute.
Mitä enemmän hankkeita on, sitä enemmän työntekijöitä on mukana. Mitä suurempi on työntekijöiden määrä, sitä vaikeampaa on löytää nopeasti sopivia työntekijöitä, jotka voidaan kohdentaa projektiin. Riittävän projektiresurssien suunnittelujärjestelmän tehtävänä on auttaa löytämään resursseja, joilla on odotetut taidot, kypsyys, kokemus, pätevyys, sijainti, kustannusprofiili, aikavyöhyke jne.
B. Puuttuvan resurssin suorituskyvyn yleiskatsaus
Tuottavuuden mittaaminen on edelleen suurin haaste yrityksissä - sekä uusissa että perinteikkäissä yrityksissä. Työajan analysointi - sekä tuottava että tuottamaton, työntekijöiden tiettyihin tehtäviin käyttämän ajan seuranta - auttaa työn optimoinnissa sekä ajan ja budjetin ennustamisessa.
C. Aikatauluristiriidat
Aikatauluristiriidat eivät ole harvinaisia edes hyvin organisoidussa yrityksessä. Varsinkin ohjelmistotaloissa, mainostoimistoissa ja muissa palvelupainotteisissa yrityksissä, joissa työskentelee jopa vain muutama projektipäällikkö, etsitään sopivia resursseja. Projektiresurssien hallintajärjestelmä varoittaa varausten päällekkäisyyksistä ja - työntekijän näkökulmasta - ylivarauksista.
D. Riittämätön resurssikapasiteetin suunnittelu
Resurssikapasiteetin suunnittelulla voidaan välttää viime hetken viivästyksiä. Kapasiteetti määrittelee tietyn tehtävän suorittamiseen käytettävissä olevat resurssit.
Jos olet toimittanut projektin aikataulussa ja budjetissa, olet oikealla tiellä. Monet organisaatiot eivät hahmottele resurssikapasiteettia projektin alkuvaiheessa, minkä vuoksi resurssien kohdentamista on vaikea suunnitella.
Resurssikapasiteettia voidaan analysoida resurssien seurannan avulla. Kiitos joidenkin monikäyttöisten resurssienhallinnan projektinhallintatyökalujen avulla, jotka voivat helpottaa tätä haastetta.
Riippuen tiimisi koosta, yrityksen profiilista ja noudattamastasi projektinhallintamenetelmästä, voit valita resurssienhallintatyökaluja useista eri vaihtoehdoista. Alussa voit jopa käyttää siihen yksinkertaista taulukkolaskentaohjelmaa (vaikka neuvoisin sinua toimimaan toisin, sillä taulukkolaskentaohjelmat saattavat muuttua tehottomiksi yrityksesi kasvaessa).
Yhteenvetona tästä luvusta voidaan todeta, että mieluiten asianmukainen resurssienhallintatyökalu tulisi koostua aikataulusta (esim. yksinkertaisen aikataulun muodossa). resurssikalenteri näkymä), resurssisi saatavuus, heidän nykyiset varauksensa ja työaikataulut.
Mukautetut kategoriat tai tunnisteet ovat myös hyödyllisiä, sillä niiden avulla on helpompi navigoida juuri nyt tarvitsemiesi resurssien luo, suodattaa näkymää tiettyjen roolien tai projektien mukaan jne.
Lopuksi kannattaa valita työkalu, jossa on integroitu raporttiosio, jossa voit helposti käyttää keräämiäsi tietoja analysoidaksesi tiimin työmäärä, hankebudjetittai yrityksen ROI.
Mitä kattavampi (mutta samalla selkeämpi) näkymä on, sitä parempia oivalluksia voit saada siitä.
Betterteam.com - henkilöstöhallinnon alan yritykseltä:
Resurssien hallinnoijat avustavat projektipäälliköitä henkilöstösuunnittelussa ja henkilöstön kohdentamisessa. He määrittelevät yrityksen kyvyn vastata projektien henkilöstötarpeeseen, jakavat henkilöstöä projekteihin ja palkkaavat uusia työntekijöitä. He voivat myös hallinnoida palkanlaskentaa ja kouluttaa henkilöstöä.
Tämän luvun pääroolin - resurssisuunnittelijan - havainnollistamiseksi käytetään vertailua. Vertailu perustuu resurssisuunnittelijoiden ja projektipäälliköiden yksinkertaistettuun eroon. Projektipäälliköt toimivat siis projektitasolla - he koordinoivat ryhmää projekteja (useimmiten toisiinsa liittyviä) tai vain yhtä projektia. He ovat vastuussa siitä, että projektiryhmä saa sen valmiiksi. Resurssipäälliköt taas toimivat yritystasolla. He valitsevat, jakavat ja sovittavat yhteen asianmukaisesti koulutettuja resursseja useisiin hankkeisiin.
Yhdistys projektipäälliköiden suulla Kirsten Bird ehdottaa tällaista merkitystä meidän tähti.
Projektin ammattilaisen on tunnistettava työn toteuttamiseen tarvittavat resurssit osana suunnittelua ja määriteltävä resurssien käyttöajankohta aikataulutuksen avulla.
Haluaisimme korostaa erityisesti ensimmäistä osaa, jossa sanotaan "Must identify...". Miksi se on niin tärkeää? Ensinnäkin, mutta ei tärkeimpänä, koska se on lähtökohta. Kun puhutaan resurssienhallinnan näkökohdista, useimmiten korostetaan sen ytimen aikatauluttamista. Tässä näemme, mikä on hyvän aikataulutuksen perusta - pehmeät taidot, erityisesti hyvä silmä ja tunne ihmisten kanssa.
Nyt on aika Resurssien hallinnoijan vastuualueet:
Projektinhallinnan tietoperustan (PMBOK) mukaiset osaamisalueet.
Kun otat huomioon työntekijöidesi taidot ja saatavuuden, sinulla pitäisi olla luettelo työntekijöistä, jotka voit osoittaa projektiin. Kun olet jo valinnut luettelon työntekijöistä, jotka voivat osallistua projektiin, voit varata heidät haluamallasi työkalulla.
Kuten resurssien jakaminen on prosessi, jossa hyödynnät resurssejasi parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on seurattava niiden suorituskykyä ja käyttöä. Tämä henkilöstöhallinnon osa-alue auttaa sinua välttämään ali- tai ylikäyttöä ja ehkäisemään työntekijöiden loppuunpalamista.
Muita resurssien kohdentamisen etuja ovat:
Pidät silmällä, kuinka paljon työtä henkilöstöresurssit, tekniset, mekaaniset ja muut resurssit tekevät, ja samalla pidät silmällä myös heidän työaikaansa. Olet erityisen huolissasi resursseista, jotka ovat "vajaakäytössä" tai "ylikäytössä" (overallocation).
Jos pystyt mukauttamaan projektiaikataulua niin, että projektin aikataulussa pysytään, voit käyttää resurssien tasaamista. Jos haluat muokata aikataulua resurssien tasauksen avulla, jaa tai yhdistä toimintoja resurssien saatavuuden mukaan, jotta projektiryhmän jäseniä ei ole ali- tai ylikäytössä.
Työnsä hyvin tekevä ja numerotietoinen resurssien hallinnoija pystyy kohtuullisen varmasti ennustamaan, kuinka paljon työtä hänen tiiminsä pystyy tekemään tietyn ajanjakson aikana. Näin tiimi ja yritys voivat valmistautua ja suunnitella tulevia sitoumuksia tarkasti.
Nyt kun tiedät, mitä resurssienhallinta on, sinun on laadittava suunnitelma. Eikä mitä tahansa suunnitelmaa, jos haluat hallita resursseja tehokkaasti useissa projekteissa, sinun on laadittava korkeatasoinen suunnitelma kutakin projektia varten.
Korkean tason suunnittelu on projektipäällikön näkemys sen:
Projektin resurssien hallinnassa korkean tason suunnitelma auttaa vastaamaan kysymykseen: "Mitä rooleja tarvitsen, jotta projekti saadaan onnistuneesti toteutettua ajallaan ja budjetin rajoissa?"
Kun laadit korkean tason suunnitelmaa, sinun ei tarvitse vielä laatia yksityiskohtaista luetteloa kaikista tehtävistä. Sen sijaan sinun on sisällytettävä:
Kun sinulla on korkean tason suunnitelma, saat paremman yleiskuvan resurssien kapasiteetista ja projektin laajuudesta.
Kun sinulla on korkean tason suunnitelma, sinulla on kokonaiskuva siitä, mitä projektin toteuttaminen vaatii. Olemme myös jo sanoneet, että se auttaa sinua ymmärtämään, mitä rooleja tarvitset hankkeen toteuttamiseen. Mutta miten tarkalleen ottaen tunnistat nämä roolit, ennen kuin määrittelet heidät tähän uuteen projektiin?
Kansainvälisesti tunnetun Project Management Instituten laatiman PMBOK®-standardin mukaan, resurssien suunnittelu on "sen määrittäminen, mitä resursseja (ihmisiä, laitteita, materiaaleja jne.) ja kuinka paljon kutakin resurssia tulisi käyttää projektitoimien suorittamiseen".
Käyttämällä työnjakorakenne, arvioitu kesto tai historiatiedot, voit määrittää:
Kun olet laatinut luettelon työntekijöistä, jotka voit varata ilman aikatauluristiriitoja, olet valmis osoittamaan heidät projektiisi.
Kun sinulla on korkeatasoiset suunnitelmat kaikista käynnissä olevista hankkeista ja käsitys siitä, miten resurssejasi käytetään tällä hetkellä, tunnet kapasiteettisi ja tiedät, mikä on yrityksen tuotantoputki.
Kun yrityksesi saa uusia hankkeita, voit nyt vastata nopeasti seuraaviin kysymyksiin:
Hankkeen käynnistäminen on tärkeä osa tehokas resurssien hallinta. Esittele tiimisi jäsenille sen projektin päämäärät, tavoitteet ja tuotokset, jonka parissa he työskentelevät. Tällainen strategia lisää hankkeen avoimuus ja auttaa sinua rakentamaan luottamusta tiimisi kanssa pääjohtajana.
Tässä prosessin osassa on neljä vaihetta:
Käytä resurssien aikatauluttamista, kun haluat sovittaa yhteen projektin aikataulun, käytettävissä olevat resurssit ja laajuuden. Se on ratkaisevan tärkeää, sillä se kertoo, milloin tarkalleen ottaen tarvitset tietyt resurssit, jotta voit suunnitella varaukset sen mukaisesti. Muista pitää silmällä resurssien saatavuutta, kun määrität ihmisiä projekteihin.
On olemassa useita projektin aikataulutustekniikat voit käyttää:
The Kriittisen polun menetelmä (CPM) on tekniikka, jolla määritetään projektin valmistumiseen kuluva pisin mahdollinen aika. Luettelemalla kaikki tehtävät ja luokittelemalla ne kriittisiin ja vaihtuviin tehtäviin voit laskea aikataulun ja merkitä tehtävien väliset riippuvuudet.
Jos haluat luoda tehtävävirran CPM-menetelmää käyttäen, tarvitset:
Ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (PERT) on CPM:n kaltainen menetelmä, mutta siinä käytetään painotettua keskimääräistä kestoa eikä arvioita mahdollisten aikataulujen laskemiseen.
PERTin avulla sinun on myös laadittava luettelo tehtävistä ja niiden välisistä riippuvuuksista, mukaan lukien välitavoitteet ja kunkin tehtävän arvioitu kesto. Näiden tietojen perusteella voit arvioida projektin aikataulun kolmella luotettavuustasolla:
Pikakelaus on yksinkertainen aikataulutustekniikka, jota projektipäälliköt käyttävät määrittääkseen, mitkä tehtävät voidaan hoitaa samanaikaisesti. Kun tiedät projektitehtävien keskinäiset riippuvuudet, tiedät, mitkä tehtävät vaativat muiden tehtävien tekemistä etukäteen. Vastaavasti voit luetella tehtävät, jotka voivat ainakin osittain olla päällekkäisiä, jotta voit nopeuttaa projektin toimittamista.
Jos pikakelaus ei ole johtanut halutun ajan säästämiseen, voit käyttää kaatumistekniikkaa. Sillä on kuitenkin hintansa, sillä sinun on lisättävä aikaa, jotta voit nopeuttaa projektia. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäämällä palkattua ylityöaikaa - projektin kustannukset ovat lopulta korkeammat, mutta pystyt silti mahtumaan määräaikaan.
Resurssienhallinnan avulla kerättyjen tietojen, kuten työntekijöiden varattujen aikojen, työaikamerkintöjen ja saatavuuden perusteella voit mitata heidän suorituskykyään ja muita liiketoiminnan mittareita.
Resurssien käytön mittaaminen noudattamalla yksinkertaista kaavaa:
Resurssien käyttöaste = varattu aika / käytettävissä oleva aika
Käytitpä sitten laskentataulukkoa tai resurssienhallintatyökalua, voit verrata varauksia ja saatavuutta. Tuloksena saat mittarin, josta näet, käytätkö työntekijöidesi aikaa tehokkaasti vai ovatko he yli- tai alikäytössä.
Vastaavasti voit käyttää tätä mittaria vertaillaksesi laskutettavaa aikaa työntekijöiden kirjattuun työaikaan. Näin voit määrittää, käytätkö resurssejasi tuottavasti.
Kun keräät varauksia ja työaikatauluja koskevia tietoja, voit laskea projektin budjettimyös. Niiden avulla voit jopa seurata budjettia koko projektin ajan ja nähdä, pysytkö arvioiduissa kustannuksissa vai et.
Voit esimerkiksi verrata varauksia ja työaikatauluja ja nähdä, vastaako kirjattu työaika arvioitua vai ei. Kun tiedät työntekijöidesi tuntihinnat, voit laskea heidän projektiin käyttämänsä ajan todelliset kustannukset ja määrittää todellisen budjetin.
Voit myös käyttää laskentataulukkoa tähän, mutta on paljon kätevämpää käyttää resurssienhallintatyökalua, jossa on raportointiominaisuudet.
Hanke resurssien hallinta säästää rahaa. Vaikka se saattaa vaikuttaa monimutkaiselta ensi silmäyksellä, se ei ole oikeastaan niin vaikeaa, kunhan sen ymmärtää. Tee siitä osa tiimisi projektinhallintaprosessia ja käytä aina oikeita resursseja ja oikeaan aikaan.
Voit säästää itseltäsi paljon vaivaa ottamalla käyttöön resurssienhallintajärjestelmän. Teamdeck on esimerkki tällaisesta projektin resurssienhallintaohjelmisto, jossa yhdistyvät resurssien aikataulutus, työajanseuranta, lomien hallinta ja mukautetut raportit. Tämän työkalun avulla voit helposti lisätä varauksia, kirjata aikamerkintöjä, hallita ja säätää kalenteria ja laskea valitsemasi mittarit näiden tietojen päälle.
Haluatko olla tehokas resurssienhallinta? Etsin ilmaisia resursseja projektipäälliköille? Haluatko tietää miksi yritykset valitsevat Teamdeckin sähköpostiratkaisuna projektiresurssien hallintaan? En vieläkään tiedä, miksi projekti resurssien hallinta on tärkeää?
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...