Projektien hallinnointiin liittyy omat haasteensa. Hankalista sidosryhmistä resurssipulaan, projektipäällikön on osattava navigoida hankalissa tilanteissa. Vielä haastavammaksi sen tekee se, että projektipäälliköt kamppailevat usein suuren tehtävien määrän ja tiukkojen määräaikojen kanssa.
Itse asiassa monet projektipäälliköt Digitaalisen projektipäällikön hiljattain tekemä tutkimus myönsi, että Heidän suurimpana haasteenaan oli ajan puute.
Jos olet projektipäällikkö, joka toivoo, että Hermione Grangerin aikakääntäjä olisi ostettavissa, meillä on sinulle hyviä uutisia. Ei, ei taikatarvikkeista. Ajastasi. Voit todennäköisesti optimoida työsi hyödyntämällä vankkoja sovelluksia ja parantamalla organisaatiosi projektinhallintaprosesseja.. Lisäksi se auttaa sinua saavuttamaan ammatilliset tavoitteesi.
Mitkä ovat tehokkaiden projektipäälliköiden tärkeimmät tavoitteet? Ensinnäkin he haluavat toimittaa projektinsa ajallaan ja budjetin puitteissa. Lisäksi he toivovat voivansa parantaa prosesseja, kuten riskienhallintaa, projektin arviointia tai tiimiviestintää. Miten voit päästä lähemmäksi näiden tavoitteiden saavuttamista?
Sinun on toki jatkettava ongelmanratkaisu-, johtamis- ja projektinhallintataitojesi kehittämistä. Silti, Joskus tarvitset vain työkalun, jonka avulla voit säästää aikaa ja työskennellä älykkäämmin. Tässä blogikirjoituksessa näytämme sinulle, miten Teamdeck, täydellinen resurssienhallintaohjelmistoauttaa projektipäälliköitä koko hankkeen elinkaaren ajan.
Tehokas projektipäällikkö tietää, että projektin jokainen vaihe vaikuttaa osaltaan sen kokonaismenestykseen ja -vaikutukseen. Jokaisella projektilla on tietysti omat erityispiirteensä ja haasteensa, mutta projektin päävaiheet pysyvät samoina. Katsotaanpa, miten Teamdeckin kaltainen sovellus voi auttaa projektipäälliköitä optimoimaan työnsä joka vaiheessa.
Hankkeen johtajat ymmärtävät, että resurssien jakaminen on olennainen osa hankkeen onnistumista. Jos laitat oikeat ihmiset oikeisiin projekteihin, on todennäköisempää, että edessäsi on sujuva projekti.
Jos tiimin jäsenten jakaminen projekteihin on yksi vastuualueistasi projektipäällikkönä, tiedät, että se voi olla hyvin pelottava tehtävä. Kun yrityksesi on pieni, tunnet luultavasti kaikki työntekijät, mutta resurssien kasvaessa voit helposti eksyä ja alkaa miettiä: "Kuka olisi oikea henkilö tähän projektiin?"
Teamdeck tarjoaa sinulle yrityksen laajuinen resurssikalenteri jossa näet luettelon työntekijöistä. Sinun on kuitenkin tiedettävä heistä enemmän kuin vain heidän nimensä, jotta voit tehdä tietoon perustuvan päätöksen heidän ottamisestaan tiimiisi. Organisaatiosi tarpeiden mukaan voit lisätä mukautettuja luokkia ja antaa lisätietoja tiimisi jäsenistä: heidän tekniset taitonsa, virkaikätasonsa, sijaintinsa jne. Projektipäällikkönä voit myös nähdä, mihin aiempiin projekteihin tietty henkilö on osallistunut yrityksessäsi, mikä voi olla hyödyllistä, kun resurssien jakaminen vastaavaan hankkeeseen.
Toinen haaste, jonka projektipäälliköt kohtaavat projektia suunniteltaessa, on muuttaa arviot aikatauluksi. Toki tiedät, että suunnitteluvaihe kestää esimerkiksi 120 tuntia, mutta et voi vain olettaa, että se kestää kolme viikkoa. Sinun on otettava huomioon arkipyhät, työntekijöiden lomat sekä ihmisten nykyinen kapasiteetti. Resurssikalenteri, jossa on tietoja työntekijöiden nykyisistä varauksista ja suunnitelluista vapaista, on tässä yhteydessä korvaamaton apu. Voit helposti kartoittaa projektiaikataulun ja tarkistaa, onko se linjassa tärkeiden projektin päivämäärien kanssa.
Tehokkaat projektipäälliköt tietävät, että on tärkeää kysyä asiakkaalta kaikista ulkoisista määräajoista, joita tiimisi on pidettävä mielessä, esimerkiksi markkinointikampanjasta, jota koordinoi toinen toimisto. Saattaa käydä ilmi, että joudut neuvottelemaan joistakin näistä päivämääristä asiakkaasi kanssa tai muuttamaan projektin laajuutta, mutta on parempi tietää tämä heti projektin alussa.
Kun projekti käynnistyy, hyvän projektipäällikön on oltava perillä prosessin eri osa-alueista. Teamdeck auttaa sinua työskentelemään tuottavasti aina tiimisi muuttuvan saatavuuden hallinnasta budjetin valvontaan.
Tehokkaat projektipäälliköt tietävät, että projektin aikataulun suunnittelu on yksi asia, mutta sinun on silti pidettävä sormi pulssissa ja tehtävä tarvittaessa muutoksia. Yksi asia, joka auttaa sinua pysymään projektin aikataulussa ja ihmisten / resurssien kapasiteetti on näkyvyys tiimisi jäsenten loma-aikatauluihin. Teamdeck antaa sinulle tämän mahdollisuuden - voit nähdä valtuutetut lomat ja vapaata koskevat pyynnöt resurssikalenterissa.
Koska kaikkia poissaoloja ei voi suunnitella etukäteen, on parasta, että sinulle ilmoitetaan uusista vapaapyynnöistä (Slackin kauttaesimerkiksi). Voit välttää jonkun tuplavarauksen, ja lisäksi saat mahdollisuuden muokata koko aikataulua tarvittaessa.
Tasapainotettu resurssien käyttö on ratkaisevan tärkeää tiimisi hyvinvoinnin kannalta. Työntekijät eivät voi tehdä parasta työtään, jos he työskentelevät liikaa. Kuitenkin, vajaakäytössä tekee myös tiimisi onnettomaksi. Lisäksi kumpikaan näistä tapauksista ei ole hyväksi yritykselle. Projektipäällikkönä sinun pitäisi seurata resurssien käyttöä. Se on helpompaa, kun ylityöt on selvästi merkitty kuten Teamdeckissä. Myös vajaakäyttö on helppo havaita, koska näet tarkalleen, kuinka paljon kapasiteettia ihmisillä on jäljellä.
Miksi on tärkeää seurata ihmisten käyttöä keskitetyn resurssikalenterin avulla? Eikö projektin työaikatauluraportti tehdä työtä? Hankeraportit ovat ehdottomasti hyödyllisiä. Puhumme niistä lisää tämän blogikirjoituksen seuraavassa osassa. Sinun on kuitenkin seurattava tiimisi kokonaistyömäärää, ei vain hallinnoimaasi projektia (lue aiheesta työmäärän hallinta).
Kuvittele tilanne, jossa työntekijä kirjaa "oikean" tuntimäärän työaikakirjanpitoonsa projektia varten ja käyttää ylimääräistä aikaa muihin projekteihin, kuten uusien työntekijöiden kouluttamiseen. Tämä saattaa helposti jäädä huomaamatta, jos analysoit vain projektin työaikatauluja. Tarkasteltaessa Teamdeckin resurssikalenterinäet kuitenkin kaikki projektit, joissa kukin henkilö on mukana.
Budjetin hallinta on tärkeä osa onnistunutta projektinhallintaa. PM:n on tiedettävä, kuinka paljon kustannuksia on kertynyt tähän mennessä milloin tahansa projektin aikana. Jotta nämä laskelmat olisivat tarkkoja, tiimin jäsenten olisi seurattava työtään, mieluiten reaaliaikaisesti.
Miten Teamdeck voi auttaa tässä? Ensinnäkin tarjoamme työntekijöille kätevän tavan täyttää tuntilaskelmansa mobiiliajanseurantajärjestelmän tai verkkosovelluksen avulla. Tämän lisäksi voit luoda hankkeen kustannusraportti joka päivittyy automaattisesti aina, kun työaikatauluun tehdään uusi työaikamerkintä. Se säästää valtavasti aikaa: tällainen raportti laaditaan kerran, projektin alussa, ja sen jälkeen se vain tarkistetaan säännöllisesti sen sijaan, että se tehtäisiin uudelleen.
Oikean tasapainon löytäminen laskutettavien ja ei-laskutettavien toimintojen välillä on olennaisen tärkeää. Jos työntekijät käyttävät liikaa aikaa muihin kuin laskutettaviin tehtäviin, hanke voi osoittautua kannattamattomaksi. Projektipäällikkönä olet etulyöntiasemassa, kun tiedät, miten jakautuu laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit. Teamdeckin avulla se on mahdollista.
Kun tiimisi kirjaa työaikansa, he voivat merkitä työaikamerkinnät tunnisteilla, kuten hyväksytty ylityö, ei laskutettava, T&Kjne. Voit määritellä omia tunnisteita yrityksesi tarpeiden mukaan. Projektipäällikkö voi nähdä eri tunnisteiden jakautumisen tiiminsä työaikatauluraportti.
Hankkeen aikana kehität todennäköisesti ideoita, joilla parannetaan seuraavia asioita projektin työnkulun hallinta tai mukauttaa projektinhallintaprosesseja. Joskus tiimisi jäsenet ehdottavat itse erilaisia optimointi-ideoita. He saattavat esimerkiksi ilmoittaa, että asiakasviestintä vie paljon heidän kallisarvoista aikaansa. Kun yrityksesi käyttää Teamdeckiä, voit aina kaivaa tietoja ja varmistaa, että tietty havainto pitää paikkansa. Työaikakirjanpidon tunnisteet voivat näyttää tarkalleen, kuinka paljon tiimisi käyttää aikaa asiakastapaamisiin, joten tiedät, onko parantamisen varaa.
Hankkeen päättäminen on se, kun projektipäällikkö voi katsoa taaksepäin ja analysoida koko projektia. Suosittelemme muun muassa arvioitujen ja toteutuneiden tuntien vertailua.
Sen avulla näet, ovatko tiimisi arviot olleet tarkkoja, ja voit määrittää vaiheet, joissa suunniteltujen tuntien ja seurattujen tuntien välillä on suurimmat poikkeamat. Voi esimerkiksi käydä ilmi, että suunnitteluvaihe on tunnetusti aliarvioitu eri projekteissa. Ehkäpä sen arvioinnista vastaavien henkilöiden pitäisi lisätä alkuperäisiin arvioihinsa ylimääräinen puskuri?
Tällainen analyysi on hyödyllinen paitsi sinulle myös muille PM:ille ja yrityksesi johdolle. Se voi auttaa kaikkia välttämään aiemmat virheet ja varmistamaan, että onnistuneet projektinhallintakäytännöt ovat läsnä yrityksesi tulevissa projekteissa.
Hieno sovellus ei korvaa johtamistaitoja tai kykyä pitää yhteyttä tiimisi jäseniin. Se voi kuitenkin auttaa sinua lisäämään tuottavuutta, havaitsemaan hälyttävät mallit ajoissa tai automatisoida osa projektinhallintatehtävistäsi. Tulos? Tehokas projektinhallintaprosessi, joka vaikuttaa myönteisesti yrityksesi tulokseen ja tiimisi hyvinvointiin.
Haluatko menestyä projektipäällikkönä? Kokeile Teamdeckiä! Hanki 30 päivän ilmainen kokeilujakso.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...