Yhden tai useamman projektin kerrallaan toteuttavien yritysten, kuten virastojen tai ohjelmistotalojen, on varmistettava, että niiden aikataulutus on tehokasta. Yksi tapa tehdä se on mitata laskutettavaa käyttöastetta. Tässä blogikirjoituksessa näytämme, miten käyttöaste lasketaan käyttämällä vankkaa resurssienhallintaohjelmisto - Teamdeck. Mutta ensin selitetään, miksi tämän mittarin seuraaminen voi olla hyödyllistä yrityksellesi.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Kun laskutat asiakkaitasi tuntikohtaisesti "aika ja materiaalit" -mallilla, tiedät, että kaikkia tiimisi työtunteja ei laskuteta kokonaislaskuun. Laskutettaviin tunteihin sisältyy yleensä aika, jonka työntekijäsi ovat käyttäneet laskutettaviin toimintoihin: esimerkiksi ohjelmistojen kehittämiseen asiakkaita varten tai kampanjatekstien kirjoittamiseen. Sinun on kuitenkin otettava huomioon myös ei-laskutettava työ, johon yleensä kuuluu koulutustilaisuuksia, asiakasehdotusten laatimista, sisäisten projektien parissa työskentelyä jne.
Toki laskuttamaton työ voi olla välttämätöntä, jotta yrityksesi pysyy toiminnassa. Silti sinun pitäisi pitää silmällä ja laskea laskutettavat tunnit ja myös laskuttamattomat, jotta yrityksesi pysyy kannattavana. Jos suhde on järkkynyt, saatat alkaa menettää rahaa - onhan sinun vielä maksettava työntekijöille ja katettava toimintakulut.
Saatat miettiä, pitäisikö sinun alkaa seurata laskutettavaa käyttöä, jos seuraat jo työntekijöiden kokonaiskäyttöä.
Katsos, kun sinä laske resurssien käyttö, yleensä verrataan jonkun tekemien työtuntien määrää hänen kokonaiskapasiteettiinsa. Se kertoo paljon: voit havaita ylikuormitetut tiimin jäsenet tai tunnistaa vajaakäytössä olevat ihmiset. Kuten kuitenkin jo tiedät, kaikki tunnit eivät ole samanarvoisia. Se, että joku on kiireinen, ei välttämättä tarkoita, että hänen työnsä vaikuttaa suoraan yrityksesi voittoihin. Toisaalta, kun seuraat laskutettavaa käyttöä, näet, mikä on laskutettavaan toimintaan käytetty osuus kaikkien käytettävissä olevista tunneista.
Tämä ei tarkoita sitä, että kaikkien laskutettavan käyttöasteen pitäisi olla mahdollisimman korkea. Onhan yrityksessäsi todennäköisesti ihmisiä, jotka eivät työskentele lainkaan asiakasprojekteissa. Heidän osaltaan voit luottaa yleiseen käyttöasteeseen varmistaaksesi, että heidän työmääränsä on tasapainossa. Kun kyse on kuitenkin tiimin jäsenistä, jotka osallistuvat asiakastyöhön, heidän laskutettava käyttöasteensa voi antaa arvokasta tietoa.
Ennen kaikkea käyttöasteiden seuraaminen antaa sinulle mahdollisuuden arvioida seuraavia seikkoja aikataulutus projektinhallinnassa. Jos jonkun, jonka pitäisi työskennellä ensisijaisesti laskutettavien tehtävien parissa, käyttöaste on 20%, se voi viitata siihen, että hänen aikatauluaan ei ole suunniteltu optimaalisesti. Ehkä hankearviot eivät olleet täsmällisiä, eikä tämä työntekijä yksinkertaisesti tarvitse kaikkea sitä aikaa, joka hänelle on varattu työnsä tekemiseen. Ehkä hän osallistuu liian moniin mahdollisesti tarpeettomiin kokouksiin. Oli miten oli - optimoinnille on tilaa.
Kuvittele erilainen tilanne: sanotaan, että työntekijän laskutettava käyttöaste on 110%. Se tarkoittaa, että hän työskentelee enemmän aikaa kuin hänen kapasiteettinsa sallii. Ei ole harvinaista, että projekti vaatii lisätunteja juuri ennen määräaikaa. Jos et silti huomaa ylikuormitettua työntekijää ajoissa, saatat ottaa riskin, että hän turhautuu tai jopa päättää lähteä yrityksestäsi.
Laskutettavan käyttöasteen laskeminen on erinomainen tapa arvioida, mitkä roolit ovat kysytyimpiä ja milloin. Tällaiset tiedot mahdollistavat tarkan henkilöstövoimavarojen ennakointi ja ajoittaa palkkaamisprosessit oikein.
Olet ehkä jo arvannutkin, mutta luotettavien resurssien käyttötietojen keräämiseksi tiimisi tulisi käyttää ajanseurantatyökalua. Ilman sitä olet tekemisissä pikemminkin arvausten kuin tarkkojen tietojen kanssa. Tietenkin on vielä enemmän hyödyt viraston ajanseuranta ohjelmisto, joten jos et ole vielä kokeillut, kokeile sitä ehdottomasti!
Tiimisi työaikakirjanpidosta saat tietoa siitä, kuinka paljon aikaa eri projekteihin käytettiin. Jos haluat kuitenkin ottaa huomioon vain laskutettavan työn, tarvitset työkalun, jonka avulla työntekijäsi voivat merkitä kirjatut aikamerkinnät joko laskutettaviksi tai ei-laskutettaviksi.
Teamdeckin avulla tiimisi jäsenet voivat tehdä tällaisen eron. He voivat käyttää niin sanottuja työaikatunnisteita merkitä työaikamerkintänsä "laskutettavaksi", "ylityöksi", "kotoa käsin työskentelyksi" jne. Tunnisteet ovat sinun päätettävissäsi - voit valita tarpeisiisi sopivat mukautetut tunnisteet ja kuvakkeet.
Kun tiimisi seuraa työaikaansa Teamdeckin avulla ja käyttää työaikakirjanpidon tunnisteita, voit helposti luoda laskutettavan käyttöraportin.
Siirry ylävalikon Raportit-osioon ja lisää uusi raportti napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa plus-kuvaketta. Valitse "Luo mukautettu" - luomme raportin tyhjästä, emme mallin pohjalta.
Anna otsikolle nimi ja valitse sopiva päivämääräväli. Nyt on aika aloittaa kaavioiden ja taulukoiden lisääminen raporttiisi. Aloitetaan yksinkertaisella pylväsdiagrammilla, joka näyttää laskutettavan ajan tiimin jäsentä kohti. Napsauta "Lisää kaavio" ja "Lisää pylväsdiagrammi". Oletusarvoisesti näet vertailun kaikkien varauksista, työaikatauluista, lomatunneista ja saatavuudesta. Napsauta "mittarit" (se on kuvake, jossa on kolme saraketta) ja poista tarpeettomien mittareiden valintamerkit. Vieritä sen sijaan alaspäin "Timesheet tags" -luokkaan ja valitse "Billable".
Tästä yksinkertaisesta taulukosta näet, kuinka monta laskutettavaa tuntia kukin henkilö on kirjannut. Se ei kuitenkaan anna paljon tietoa siitä, mikä oli laskutettavien tuntien käyttöaste. Lisätäänpä tähän kaavioon toinen mittari - "Työaikataulut: aika". Nyt näet yhdellä silmäyksellä, mikä oli laskutettavien tuntien osuus kaikista tietyn henkilön seuraamista tunneista.
Lisätään nyt raporttiisi taulukko, jonka avulla voimme laskea laskutettavat käyttöasteet kaikille työntekijöille.
Oletusarvoisesti raporttiin lisätty uusi taulukko järjestetään projektien mukaan. Voit muuttaa tätä asetusta napsauttamalla "ryhmittelyä" ja vaihtamalla henkilöt projekteihin raahaa ja pudota -editorissa. Jos et tarvitse nähdä tietoja päivien mukaan jaoteltuina, voit huoletta poistaa sen ryhmittelyn. Tallenna tämä ryhmittely napsauttamalla "apply".
Mene samalla metriikkaan ja poista tarpeettomat sarakkeet (varaukset, saatavuus, lomat). Ehdotamme, että lisäät sarakkeen työaikakirjanpidon tunnisteille: laskutettava. Tällä hetkellä taulukkosi pitäisi näyttää tältä:
Kyseessä ovat periaatteessa samat tiedot kuin aiemmin luomassamme pylväsdiagrammissa. Olisi hienoa lisätä taulukkoon käyttöaste prosenttiarvona ilmaistuna. Voit tehdä sen napsauttamalla "metrics", sitten "add custom" ja sitten "add custom calculation field". Laskutettava käyttöaste ei ole Teamdeckissä oletusarvoisesti laskettu metriikka, koska kaikki organisaatiot eivät käytä työaikataulujen tunnuksia, mutta voimme kirjoittaa käyttöasteen kaavan ja luoda mukautetun metriikan.
Käyttökaava on seuraava:
(Laskutettavat tunnit/kaikki työaikataulut)*100
Napsauta "Tallenna ja sovella" - näet uuden sarakkeen ilmestyvän raporttiisi. Tässä näet työntekijöidesi käyttöasteet.
Meidän tapauksessamme on pari tiimin jäsentä, joiden laskutettava käyttöaste on erittäin korkea. On selvää, että suurin osa heidän työtunneistaan menee asiakastyöhön. Toisaalta meillä on myös joitakin resursseja, joiden käyttöaste on 0%. Saattaa olla, että heidän työnsä ei koske laskutettavia palveluja, joten meidän ei pitäisi odottaa heidän kirjaavan laskutettavia tunteja.
Viimeinen asia, jolla voimme tehdä koko raportista entistäkin oivaltavamman, on muuttaa taulukon "yhteensä"-rivin kaavaa. Tällä hetkellä se on kaikkien rivien arvojen summa. Vaikka se on hyödyllinen kahdelle ensimmäiselle sarakkeelle, se ei oikeastaan kerro paljon "Laskutettava käyttö" -sarakkeesta. Keskiarvo olisi paljon parempi. Onneksi voimme helposti laskea sen. Napsauta tätä solua ja kirjoita:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Huomaa, että Teamdeck antaa ehdotuksia, kun alat kirjoittaa muuttujien nimiä. Klikkaa enteriä nähdäksesi tuloksen. Nyt tiedämme, että tiimimme keskimääräinen laskutettava käyttöaste on 53,05%.
Tiimisi suorituskyvyn seuraaminen on loistava tilaisuus havaita alueita, joita voitaisiin optimoida organisaatiosi eduksi. Työntekijäsi arvostavat myös sitä, että pidät silmällä heidän käyttöastettaan - hehän eivät halua olla ylikuormitettuja.
Jos sinusta tuntuu, että Teamdeck voisi olla hyödyllinen työkalu tiimillesi, kokeile sitä ehdottomasti. Voit ilmoittaudu itse koeajolle tai aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Autamme sinua mielellämme hyödyntämään tätä sovellusta parhaalla mahdollisella tavalla ja parantamaan merkittävästi yrityksesi projekti- ja resurssienhallintaprosesseja.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...