Uue projektijuhtimise töö alustamine võib olla stressirohke: olenemata sellest, kas olete kogenud projektijuht või projektijuhi karjääri alustav inimene, seisate tõenäoliselt silmitsi uute väljakutsetega. Hea uudis on see, et saite töökoha, seega on teie uus tööandja kindel teie projektijuhtimisoskustes. Teil on aeg valmistuda ja alustada uut tööd õigel jalal. Oleme koostanud mitu nõuannet, kuidas valmistuda uuel ametikohal särama.

Kuidas valmistuda uueks projektijuhtimise töökohaks?

On asju, mida saate teha enne oma esimest tööpäeva. Kõigepealt tehke vajalik paberimajandus. Kas on dokumente, mida peate oma uue ettevõtte personalimeeskonnale üle andma? Samuti võiksite veelkord kontrollida oma töötajate hüvitisi. Mõnikord tulevad need koos valikuliste pakettidega, seega on parem need eelnevalt läbi mõelda.

Pidage meeles logistikat: üks parimaid asju, mida saate teha, et vältida asjatut stressi, on planeerida ja testida oma pendelrännet. Veenduge, et teil on selge ettekujutus oma uue kontori riietumiskoodeksist, parkimiskorraldusest, hoonesse pääsemisest jne. Võtke aega, et analüüsida oma varustust. Kui te töötate kontoris, ootab teid tõenäoliselt töökoht. Kaugtöökohas võite aga vastutada vajaliku riistvara komplekteerimise eest. Kui selle tööeelse aja jooksul tekivad teil mingil hetkel küsimused. Ära kõhkle oma uue tööandja poole pöörduda.

Uue ettevõtte uurimine võib olla väärtuslik samm. Tõenäoliselt olete intervjuuks valmistudes veidi uurinud, nii et teil on hea ettekujutus sellest, millega nad tegelevad ja kuidas nad on korraldatud. Nüüd on aeg saada parem ülevaade ettevõtte kultuurist. Vaadake nende ettevõtte sotsiaalmeediakanaleid või sirvige töötajate käsiraamatut, kui olete selle juba kätte saanud. Ära mõtle selle üle! Selle ülesande eesmärk on muuta teid eelseisva karjäärimuutuse suhtes enesekindlamaks, mitte panna teid otsima mingeid "punaseid lipukesi".

Lõpetuseks, kasutage tööde vahelist aega selleks, et tegelikult natuke elada ja lõõgastuda. Te olete selle vaba aja ära teeninud: kasutage seda maksimaalselt ära! Teie prioriteet peaks olema uude töökohta saabumine positiivse energiaga, mitte unehäirete kaotamine ja püüdmine tööks valmistuda.

Saavutage oma uuel töökohal edu: Esimesed päevad

Uute töötajate töölevõtmine on oluline protsess kõikides organisatsioonides. Teie uuel tööandjal on tõenäoliselt kindel kord või isegi eriline tee uute projektijuhtide liitumiseks meeskonnaga. Üksikasjad projekti alustamine protsess on ettevõtteti erinev. Üks samm on siiski kindel: te saate palju uut teavet. Selleks, et mitte üle jõu käia, püüdke oma uute teadmiste korrastamisel ja järelküsimuste esitamisel käsitleda neid nelja aspekti:

  • protsess
  • tööriistad
  • projekt(id)
  • klient(id)

Käime need ükshaaval läbi.

Protsess. Kui teil on kavas juhtida organisatsiooni projekte, peate olema teadlik kõigist kehtestatud projektidega seotud menetlustest. Võimalik, et olete juba värbamisprotsessi käigus arutanud põhitõdesid ja teate näiteks projektijuhtimise metoodikat, mida teie uus ettevõte pooldab. Küsige mallide, aruandlusharjumuste, koosolekute (sealhulgas scrumi koosolekud), kommunikatsiooniprotseduurid, projekti elutsükkel jne. Teie eesmärk on juhtida projekti nii, et see oleks tõhus, kuid samas ka teie meeskonnale tuttav.

Loomulikult oleksite võinud olla määratud isikuks, kes vastutab uute protsesside loomise ja projektijuhtimiskultuuri ülesehitamise eest konkreetses ettevõttes. Siiski on kasulik teada seniseid protsesse, et neid parandada.

Tööriistad. Enamik projektijuhte ei suuda ette kujutada oma töö tegemist ilma juurdepääsuta tarkvarale, mis aitab neil püsida organiseeritud ja hoida meeskonnaliikmeid kursis. Teil võib olla vaja õppida uue tööriista kasutamist, välja arvatud juhul, kui teie uus ettevõte kasutab rakendusi, millega te juba tuttavad olete. Tõenäoliselt hakkate tegelema sedalaadi veebipõhiste tööriistadega:

  • Projektijuhtimise tarkvara koos kanban-tahvlite, ülesannete nimekirjade, Gantt diagrammide ja projektiga. ressursside kalendrid. Tööriistad nagu Jira, Asana, Trello või Basecamp on projektijuhtide seas populaarsed.
  • Projekti planeerimise tarkvara mis aitab teid ressursside planeerimisel, töötajate tööaja jälgiminevõi oma meeskonnaliikmete kättesaadavuse haldamine (puhkuse haldamise süsteem). Teamdeck on näide sellisest vahendist.
  • Kommunikatsioonitarkvara on tavaliselt vestlusprogramm, mis võimaldab teil oma meeskonna ja klientidega asünkroonselt suhelda (nt Slack või Skype). Sellesse kategooriasse kuulub ka telekonverentsitarkvara, nagu Zoom või Google Hangouts.

Vt ka: Tootlikkust suurendavad Slacki rakendused projektijuhtidele

Kui juhite tarkvaraprojekti, peaksite samuti välja selgitama, milliseid vahendeid teie meeskond kasutab (nt vea jälgimisvahendid, koodihoidlad, trajektooritööriistad). Teadmine, milliseid rakendusi ja vahendeid teie meeskonnaliikmed kasutavad, on oluline ka väga spetsialiseeritud tööstusharude puhul, nagu ehitus. Te ei pruugi teada, kuidas konkreetne rakendus töötab, kuid te peaksite teadma, mida see teeb ja kes seda kasutab. Tänu sellele saate oma meeskonnaga tõhusalt suhelda.

Projektid. Tavaliselt, kui te alustate uue projektijuhina organisatsioonis, siis selle põhjuseks on see, et on olemas projekt, mis vajab juhti. Üks teie esimesi prioriteete peaks olema selle kohta võimalikult palju teada saada. Ulatus, ajakava, nõuded, eelarved, riskid, sõltuvused: kõik, mida vajate oma töö alustamiseks. Sõltuvalt projekti staadiumist peate võib-olla rääkima ka oma eelkäijaga: võib juhtuda, et te võtate projekti üle kellegi teise käest. Küsige, kuidas on seni edenetud, millised on olnud probleemid, millised on suhted sidusrühmadega. Püüdke julgustada ausaid vastuseid: ilustamine teeb teie töö pikemas perspektiivis ainult raskemaks. Vaadake läbi projektidokumentatsioon ja hinnake, kas see on ajakohane ja täielik. Kui mitte, küsige mis tahes elementide kohta, milles te ei ole kindel.

Kui võimalik, püüdke koguda teavet ka oma ettevõtte teiste projektide kohta. Te võite märgata mõningaid mustreid ja avastada parendusvaldkondi või riske. Samuti saate selle käigus rohkem teada oma meeskonnaliikmete kohta.

Kliendid. Iga projektiga kaasnevad sidusrühmad. Olenemata sellest, kas juhite sisemist projekti või on olemas väline klient, kes palkas teie ettevõtte, peate olema teadlik sellest, kes see on. Projektijuhi rolli üks kriitilisi osi on luua hea suhe sidusrühmadega. See ei tähenda, et te peaksite olema jah-mees, vastupidi: kui klient usaldab teie otsust, peaks olema lihtsam teda maha rääkida millestki, mida teie ja teie meeskond ei toeta. Klienti tundma õppides püüdke rohkem teada saada tema äritegevuse kohta. Projekti eesmärk, mida hakkate haldama, kasutajaskond, kõik uuringud, mida nad on teinud enne käivitamist: need teadmised aitavad teil teha paremaid otsuseid projekti kohta.

Tutvuge oma töökaaslastega

Kui alustate uut projektijuhtimise tööd, on väga oluline end korralikult tutvustada. On olemas kolm töökaaslaste rühma, mida peaksite meeles pidama:

Teie projektimeeskond. Nagu te ilmselt kujutate ette, on projektijuhi suhe oma meeskonnaga väga oluline. Kõigepealt selgitage välja, kes kuuluvad teie projektimeeskonda ja millised on nende rollid (nii ettevõtte tasandil kui ka projektis). Kuulake aktiivselt nende teadmisi: nad võivad teile projekti või kliendi kohta rääkida asju, mida te ei saa teada inimestelt, kes ei ole meeskonnas töötanud.

Julgustage tagasisidet ja ausat suhtlemist. Kultuuri loomine projekti läbipaistvus aitab teil arendada usaldust teie ja teie meeskonna vahel. Püüdke kohe algusest peale väga selgelt selgitada oma rolli projektijuhina ja kehtestada mõned põhireeglid. See aitab teil säilitada töö- ja eraelu tasakaal ja vältida tööjõu vähenemine.

Teie juhid. Kohtumine oma ülemusega on vältimatu (ja oluline) osa sisseelamisprotsessist. Üks huvitavamaid nõuandeid selle suhte kohta pärineb Owen Gadekenilt, kes kirjutas:

"Nüüdseks võite küsida: "Kuidas on kohtumine minu uue ülemusega?". Jah, see on alati oluline ja tõenäoliselt olete juba vähemalt ühe kohtumise pidanud. Kuid ma soovitan teil teadlikult lükata kõik järelkohtumised edasi, kuni olete suutnud koguda piisavalt teavet, et anda vähemalt esialgne hinnang oma projektile; vastasel juhul võite leida end lubadusi või kohustusi andmas, mida te ei suuda täita. "

Allikas: Gadeken, O. C. (2009). Nii et olete uus projektijuht: näpunäiteid heaks alguseks. Ettekanne PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Teised kolleegid. Tõenäoliselt tuleb teile kasuks võimalikult paljude kolleegidega tutvumine, eriti kui teie organisatsioonis töötab vähem kui näiteks 500 inimest (suurtes ettevõtetes võib see ülesanne olla võimatu). Võite isegi oma meeskonnalt küsida: "keda ma peaksin tundma?" Projektijuhina peate võib-olla tegema koostööd personalimeeskonna, kontorijuhi, müügi- ja finantsosakonna jne. töötajatega. Teadmine, kes on kes, paneb teid heale positsioonile. Loomulikult peaksite tutvuma ka teiste PM-idega ja võimaluse korral, leida inimene, kellest võiks saada teie mentor.

Mis saab edasi? Tee plaan esimesteks töönädalateks

Mingil hetkel oodatakse teilt, et asuksite tööle: paljudes organisatsioonides toimub see vaid mõni päev pärast teie tutvustamist organisatsioonis. Üleminek sisseelamise ja "päris töö" vahel võib olla raske, sest te lähete sellest, et teie eest hoolitsetakse, sellele, et olla (tõenäoliselt) omapäi. Kuidas peaksite selle keerulise perioodiga toime tulema?

Komplekt mõõdetavad eesmärgid ja prioriteedid: nii teie projektimeeskonna kui ka teie enda jaoks. Selline nimekiri on kahtluse korral teie kõige väärtuslikum ressurss.

Ootuste jagamine koos oma meeskonnaga. Teie otsesed alluvad hindavad seda, kui nad teavad, millised on nende eesmärgid ja peamised ülesanded. Te omakorda saate olla kindlamad selles, et teie strateegia viiakse ellu.

Väljendage oma mured ja arvamused, eriti kui need on seotud projektijuhtimise protsessidega. Muidugi ei meeldi kellelegi see inimene, kes liitub meeskonnaga ja tahab kohe esimesest päevast alates teha kõigest 180 punkti. Kuid on midagi, mis räägib värskete silmade saamisest: te võite lihtsalt märgata rohkem puudusi ja parendusvaldkondi kui teised. Niikaua kui suhtlete rahulikult ja faktiliselt, ei tohiks teil probleeme tekkida. Pidage meeles, et vigaste protsesside ja meetodite tagajärgedega peate lõppkokkuvõttes tegelema teie. Tõenäoliselt on parem teha koostööd kolleegidega konkreetsete valdkondade parandamiseks.

Kuidas jääda organiseerituks uues projektijuhtimise töökohas?

Siin on paar nõuannet, mis aitavad teil esimesel keerulisel nädalal uuel töökohal organiseeritult tegutseda:

  • esitada küsimusi ja järelküsimusi,
  • teha märkmeid (see võib olla suurepärane võimalus võtta üles sketchnoting),
  • kasutada olemasolevaid malle või tutvustada neid organisatsioonile ja meeskonnale,
  • koostada koosolekute ajakava ja järgida reegleid tõhusad koosolekud.

Esimesed paar nädalat uuel ametikohal võivad olla keerulised. Kui järgite meie juhiseid, peaksite siiski suutma oma tulevastest kohustustest ja ülesannetest hästi aru saada. Kahtluse korral võite alati pöörduda veebipõhiste ressursside poole, mis on mõeldud PMi jaoks. Me avaldame regulaarselt kasulikke juhendeid projektijuhtidele, seega pane Teamdecki blogi kindlasti järjehoidjasse! Ja kui te ei ole veel meie rakendust proovinud, registreeruge, et näha, mida teised PM-id kiidavad.

Hoidke oma projektid õigel kursil Teamdeckiga - see on ressursside planeerimise tarkvara valinud Hill-Knowlton

Seotud ametikohad

Projektijuhid otsivad alati ressursihaldustarkvara võimalusi
Projektijuhtimine, Tööriistakast

Ressursside planeerija - kuidas valida õige?

Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...