Töötajate seas on tööajatabelid harva väga heal järjel. Tõsi, sageli on need oma halba mainet õigustanud: kellelegi ei meeldi allkirjastada hulgaliselt pabereid, et "tõestada", et nad on pannud teatud hulga tööaega. Teisest küljest võivad tööajatabelid aga olla tõeliselt kasulikud nii juhtidele kui ka nende meeskonnaliikmetele.
Mida õpite sellest artiklist:
- Töötajate tõhusa tööajaarvestuse kasutamise juhtumid
- Milline ettevõte on valinud ressursside haldamise tarkvara nende tööajatabelite haldamise süsteemina
- Kas tööajatabelite haldamine ja jälgimine on kurja?
Alustame küsimusega:
Mis on tööajatabelite haldamine?
Lihtsalt öeldes: tööajatabelite haldamine on töötajate tööajatabelite ja tööaja jälgimise (registreeritud töötundide) jälgimise ja analüüsimise tava.. See võib hõlmata ka erinevate toimingute tegemist, nt töötaja palgaarvestuse arvutamine või kliendile nende tööajatabelite alusel arvete esitamine.
Varem tehti tööaja kokkuvõte paberilehel, sellest ka tööajatabelite nimetus. Tänapäeval on palju populaarsemad veebipõhised tööajatabelid, kuigi ka siin on mitmeid võimalusi: alates lihtsatest tabelitest kuni tehisintellektipõhiste tarkvaravahenditeni.
Nagu ma selle artikli alguses mainisin, on tööajatabelid kurikuulsad selle poolest, et nad on töötajate seas üsna ebapopulaarsed. Sukeldume sellesse teemasse ja püüame vastata ühele küsimusele, mida sageli esitatakse:
Kas tööajatabelid on kurjad?
Mitte tingimata, kuid kindlasti on juhtumeid, kus tööajatabelid on täielik ajaraiskamine, mis võib oluliselt kaasa aidata inimeste rahulolematusele töökohaga.
Ajalooliselt on tööajatabelid olnud viis tõestada, et inimesed on oma tööd tegelikult teinud. See on koht, kus asjad muutuvad problemaatiliseks. Esiteks võib see kergesti tekitada kultuuri, kus inimesed tunnevad, et nende tööajatabelid on tähtsamad kui nende töö tulemused. Ei ole hea tunne, kui pead tõestama, et sa töötasid või et ülemused jälgivad sind nii tähelepanelikult (ja mõõdavad aega).
Samuti ei motiveeri see inimesi olema tööl tõhusamad. Milleks otsida paremat lahendust, kui saab lihtsalt rohkem aega tööajatabelisse märkida (ja võib-olla ka rohkem palka saada)?
See ei tähenda, et tunnitasu on tingimata halb, isegi kui tegemist on projektiga. Kuigi me ei räägi selles tekstis üksikasjalikult tunnitasude kasutamisest oma igakuise töötasu määramiseks, saame aru, et see on oluline kasutusjuhtum ettevõtete jaoks, kes töötavad näiteks vabakutseliste töötajatega. Seetõttu oleme loonud eraldi juhend töötajate palgaarvestuse arvutamise kohta.
Lõpuks, inimesed mäletavad väga halvasti, kui palju aega nad tegelikult millegi kallal töötasid. Seepärast on nädala või, mis veelgi hullem, kuu lõpus tööajatabelite täitmine sarnaneb pigem fantaasia kirjutamisele kui usaldusväärsete andmete kogumisele.
Kokkuvõttes võib öelda, et tööajatabelitel on vähe mõju, kui:
- Teie ja teie meeskond mõistate nende eesmärki ja näete nende väärtust,
- Tööajatabelid täidetakse regulaarselt ja tõeselt,
- Kvantitatiivseid tööajatabelite andmeid toetatakse korrapärase teabevahetusega, et koguda kirjeldavamat teavet (sellest lähemalt allpool).
- Kasutatakse sobivat tööajatabelit.
Viimast aspekti tasub rõhutada, sest paljud meeskonnad tuginevad töö tegemiseks endiselt lihtsatele tabelitele (enamik ettevõtteid on õnneks tegelikest paberilehtedest üle läinud). See on samm õiges suunas, sest veebipõhist dokumenti saab vajadusel hõlpsasti uuendada ja sellele saavad vajadusel ligi mitu meeskonnaliiget, kuid tegemist on ikkagi lehega, mida tuleb täita, mis ei ole kõige mugavam.
Vaata seda tasuta pdf Exceli konverter kui te ikka veel tabelarvutusega tegelete.
Kaasaegsed töötajate tööaja jälgimisvahendid on sageli varustatud start/stopp jälgimisseadmetega, mida saab ühe klõpsuga sisse ja välja lülitada. Teised pakuvad majakaid, mis registreerivad automaatselt sisse- ja väljaminekuid.
Juhtimise seisukohast on teine oluline aspekt, et ajagraafiku projektitarkvara on ühendatud puhkuse haldamise vahend. Inimesed peavad olema võimelised registreerima nii oma töö- kui ka vaba aega, vastasel juhul võite sattuda muretsema tühjade tööajatabelite pärast, kui keegi on lihtsalt puhkusel.
Kui kasutate tarkvara, mis toimib ka teie meeskonna ajakavana, annab see teile lisaväärtust, sest saate võrrelda planeeritud töötunde salvestatud töötundidega. Andmepõhised projektijuhid saavad seda ülevaadet kasutada, et hinnata oma projekti seisu ja seda, kas midagi tuleks korrigeerida.
See on vaid üks näide kuidas tööajatabelite haldamine võib toetada PM-i oma ülesannete täitmisel, kuid neid on rohkem. Tegelikult pühendan järgmise osa ideedele, kuidas kasutada oma meeskonna tööajatabelit meeskonna ja projekti hüvanguks.
Tõhus tööajaarvestuse haldamine: kasutusjuhud
Arvutage oma projektide maksumus
Kindlasti vajalik ettevõtetele, kes tegutsevad aja ja materjali lepingute alusel. Kuna te esitate oma klientidele arveid tööjõu eest, mida teie meeskond projekti paneb, võite lihtsalt kasutada nende tööajatabelit oma arve alusena. Paljud ressursihaldusvahendid võimaldavad teil tööajatabelite andmeid eksportida või jagada neid väljastpoolt.
Leidke ruumi parandusteks ja kokkuhoiuks
Oma meeskonna tööajatabelite analüüs on suurepärane võimalus süveneda andmetesse ja leida parendusvõimalusi. Paljud tööaja jälgimise programmid pakuvad võimalust märgistada salvestatud ajakirjed eelnevalt määratletud kategooriatega või lisada neile kommentaare. Nii saate analüüsida, kui palju aega kulub teie meeskonnal mittearvestatavatele tegevustele. Tõsi, suur osa sellest on tõenäoliselt hästi põhjendatud, kuid võite näha ka murettekitavaid mustreid. Millised need võiksid olla? Palju koosolekuid võib olla punane lipp. Veel üks oleks see, kui inimesed kulutaksid palju aega administratiivsetele ülesannetele. Võib selguda, et koostöö- või teadmiste jagamise vahenditesse investeerimine võib pikemas perspektiivis raha säästa. Ka teie meeskonna moraal saab tugevamast protsessist kasu.
Prognoositud ressursid
Ajaloolisi andmeid, näiteks tööajatabelid, saab kasutada ka värbamisvajaduste prognoosimiseks. Vaadates eelmiste aastate või kuude numbreid, saavad ettevõtted märgata trende, mis tõenäoliselt korduvad. Üks Teamdecki klientidest märkas et konkreetsete oskustega töötajad on konkreetsetel kuudel suurema nõudlusega. Lugege, kuidas teha oma tööajatabelite aruannet inimressursside prognoosimine siin.
Probleemide tuvastamine enne nende eskaleerumist
Mõnikord on projektiga seotud raskusi üsna lihtne märgata lihtsalt salvestatud tööajatabelit vaadates. Näiteks võivad inimesed hakata tegema palju ületunde, et saavutada järgmised vahe-eesmärgid.
Siiski on hea tava võrrelda regulaarselt oma meeskonna registreeritud ajakasutusi hinnangulise ajakavaga. See võimaldab teil avastada kõik vastuolud enne, kui need põhjustavad tähtaegadest mahajäämist.
Teine oluline asi, mida ajakulu haldamise puhul silmas pidada, on see, et tööajatabelid ei saa asendada regulaarset suhtlust oma meeskonnaga..
Numbrid annavad teile teavet, et midagi juhtub. Kuid selleks, et mõista "miks", peate arutama asju projektimeeskonnaga. See ei ole mitte ainult võimalus jõuda probleemi põhjani, vaid see on ka suurepärane võimalus luua töökultuuri, kus töötajaid tegelikult kuulatakse ja austatakse. Seetõttu on vähem tõenäoline, et nad suhtuvad tööajatabelitesse kui vajalikku kurjusse, mis ripub nende pea kohal.
Tööajatabelid üksi ei ütle teile kõike, mida te peate teadma oma meeskonna tõhususe või töö kvaliteedi kohta, kuid need võivad anda projektijuhtidele olulisi signaale, mille alusel tegutseda. Teadliku ja läbipaistva tööajatabelite haldamise poliitika loomine, mida toetab avatud suhtlus oma meeskonnaga, aitab teil hoida oma projekte kontrolli all ja säilitada samal ajal töötajate kõrget rahulolu.
