Projektide juhtimisega kaasnevad omaette väljakutsed. Alates keerulistest sidusrühmadest kuni ressursside nappuseni peab projektijuht teadma, kuidas keerulistes olukordades orienteeruda. Veelgi keerulisemaks teeb selle asjaolu, et projektijuhid peavad sageli võitlema suure hulga ülesannete ja rangete tähtaegadega.
Tegelikult on paljud projektijuhid küsitles hiljuti digitaalne projektijuht tunnistas, et et nende suurimaks väljakutseks oli piisava aja puudumine.
Kui oled projektijuht, kes soovib, et Hermione Grangeri ajamängija oleks ostetav, siis on meil sulle hea uudis. Ei, mitte maagiliste tarvikute kohta. Teie aja kohta. Tõenäoliselt saate oma tööd optimeerida, kasutades töökindlaid rakendusi ja parandades projektijuhtimise protsesse oma organisatsioonis.. Lisaks aitab see teil saavutada oma ametialaseid eesmärke.
Saavutage oma eesmärgid projektijuhina
Millised on tõhusate projektijuhtide peamised eesmärgid? Kõigepealt tahavad nad oma projektid õigeaegselt ja eelarve piires ellu viia. Lisaks loodavad nad parandada selliseid protsesse nagu riskijuhtimine, projekti hindamine või meeskonna suhtlemine. Kuidas saab nende eesmärkide saavutamisele lähemale jõuda?
Tõsi, te peaksite jätkama tööd oma probleemide lahendamise, juhtimise ja projektijuhtimise oskuste arendamisega. Siiski, mõnikord on teil lihtsalt vaja vahendit, mis võimaldab teil aega kokku hoida ja targemalt töötada. Selles blogipostituses näitame teile, kuidas Teamdeck, täielik ressursside haldamise tarkvaraaitab projektijuhte kogu projekti elutsükli jooksul.
Kuidas Teamdeck toetab projektijuhtimise ekspertide tööd?
Tõhus projektijuht teab, et projekti iga etapp aitab kaasa projekti üldisele edule ja mõjule. Loomulikult on igal projektil oma ainulaadsed omadused ja probleemid, kuid peamised projektietapid jäävad samaks. Vaatame, kuidas selline rakendus nagu Teamdeck aitab projektijuhtidel oma tööd igal etapil optimeerida.
Projekti planeerimine
Projektijuhid mõistavad, et ressursside eraldamine on projekti edu seisukohalt väga oluline. Kui panete õiged inimesed õigesse projekti, on suurem tõenäosus, et teie ees seisab sujuv projekt.
Kui meeskonnaliikmete määramine projektidele on üks teie kui projektijuhi kohustustest, siis teate, et see võib olla väga hirmutav ülesanne. Kui teie ettevõte on väike, tunnete tõenäoliselt kõiki töötajaid, kuid kui ressursside hulk kasvab, võite kergesti eksida ja hakata mõtlema: "Kes oleks õige inimene selle projekti jaoks?"
Ressursside eraldamine
Teamdeck pakub teile kogu ettevõtet hõlmav ressursikalender kus näete töötajate nimekirja. Siiski peate nende kohta teadma rohkem kui ainult nende nimesid, et teha teadlik otsus nende meeskonda võtmise kohta. Sõltuvalt teie organisatsiooni vajadustest saate lisada kohandatud kategooriaid ja sisestada rohkem teavet oma meeskonnaliikmete kohta: nende tehnilised oskused, vanuseaste, asukoht jne. Projektijuhina saate näha ka seda, millistes varasemates projektides konkreetne isik teie ettevõttes osales, mis võib olla kasulik, kui ressursside eraldamine sarnasele projektile.
Ajagraafiku planeerimine
Veel üks väljakutse, millega projektijuhid projekti planeerimisel silmitsi seisavad, on hinnangute tõlkimine ajakavasse. Muidugi, te teate, et projekteerimisfaas võtab aega, ütleme, 120 tundi, kuid te ei saa lihtsalt eeldada, et see on kolm nädalat. Peate arvestama pangapäevi, töötajate puhkusi ja inimeste praegust töövõimet. Siinkohal on hindamatu väärtusega ressursikalender, mis sisaldab andmeid inimeste praeguste broneeringute ja planeeritud vabade aegade kohta. Saate hõlpsasti kaardistada projekti ajakava ja kontrollida, kas see on kooskõlas oluliste projektikuupäevadega.
Tõhusad projektijuhid teavad, et oluline on küsida kliendilt mis tahes väliseid tähtaegu, mida teie meeskond peab silmas pidama, näiteks turunduskampaania, mida koordineerib teine agentuur. Võib selguda, et peate mõne sellise tähtaja üle kliendiga läbi rääkima või projekti ulatust muutma, kuid seda on parem teada juba projekti alguses.
Projekti elluviimine ja järelevalve
Kui projekt käivitub, peab hea projektijuht olema kursis protsessi erinevate aspektidega. Alates meeskonna muutuva kättesaadavuse haldamisest kuni eelarve jälgimiseni aitab Teamdeck teil produktiivselt töötada.
Puudumiste haldamine
Tõhusad projektijuhid teavad, et projekti ajakava planeerimine on üks asi, kuid siiski tuleb hoida sõrme pulsil ja vajadusel teha kohandusi. Üks asi, mis aitab teil projekti ajakava ja inimeste / ressursside maht on ülevaade teie meeskonnaliikmete puhkuste ajakavast. Teamdeck annab teile selle võimaluse - saate näha lubatud puhkusi ja vaba aja taotlused ressursside kalendris.
Kuna kõiki puudumisi ei ole võimalik ette planeerida, on kõige parem, kui teid teavitatakse uutest vaba aja taotlustest (Slacki kaudunäiteks). Saate vältida kellegi topeltbroneerimist, lisaks saate vajaduse korral võimaluse muuta kogu ajakava.
ressursside maht
Tasakaalustatud ressursside kasutamine on teie meeskonna heaoluks ülioluline. Töötajad ei saa teha oma parimat tööd, kui nad töötavad liiga palju. Siiski, alakasutatud teeb ka teie meeskonna õnnetuks. Pealegi ei ole kumbki neist juhtudest ettevõttele kasulik. Projektijuhina peaksite jälgima ressursside kasutamist. See on lihtsam, kui ületunnid on selgelt tähistatud nagu Teamdeckis. Alakasutust on samuti lihtne märgata, sest näete täpselt, kui palju on inimestel veel võimsust.
Miks on oluline jälgida inimeste kasutamist keskse ressursikalendri kaudu? Kas mitte projekti ajalehe aruanne teha tööd? Projektiaruanded on kindlasti abiks. Räägime neist lähemalt selle blogipostituse järgmises osas. Siiski peate jälgima oma meeskonna kogu töökoormust, mitte ainult projekti, mida juhite (loe lähemalt töökoormuse juhtimine).
Kujutage ette olukorda, kus töötaja registreerib oma tööajatabelisse "õige" arvu tunde teie projekti jaoks ja paneb lisaaega teiste projektide jaoks, näiteks uute töötajate koolitamiseks. Kui analüüsite ainult oma projekti töögraafikuid, võib see kergesti kahe silma vahele jääda. Vaadates Teamdeck'i ressursside kalender, näete aga kõiki projekte, millega iga inimene on seotud.
Projekti eelarve jälgimine
Eelarve kontrollimine on eduka projektijuhtimise oluline osa. PM peab teadma, kui palju kulusid on seni projekti jooksul igal hetkel tekkinud. Et need arvutused oleksid täpsed, peaksid meeskonnaliikmed jälgima oma tööd, ideaalis reaalajas.
Kuidas saab Teamdeck siinkohal aidata? Kõigepealt pakume töötajatele mugavat võimalust täita oma töögraafikuid mobiilse tööaja jälgimise seadme või veebirakenduse abil. Peale selle saate luua projekti kulude aruanne mis ajakohastub automaatselt iga kord, kui tööajatabelisse tehakse uus ajakanne. See on suur aja kokkuhoid: seadistate sellise aruande üks kord, projekti alguses, ja seejärel lihtsalt kontrollite seda regulaarselt, selle asemel et seda uuesti arvutada.
Arveldatava ja mitte-arveldatava aja jälgimine
Oluline on leida õige tasakaal tasuliste ja mitte tasuliste tegevuste vahel. Kui teie töötajad kulutavad liiga palju aega mitte-arveleantavatele ülesannetele, võib projekt osutuda kahjumlikuks. Projektijuhina on teil eelis, kui te teate, kuidas jagunevad arveldatavad ja mittearveldatavad tunnid. Teamdeckiga on see võimalik.
Kui teie meeskond registreerib oma aega, saavad nad märgistada ajakirjed siltidega nagu heakskiidetud ületunnid, mittearvestatavad, teadus- ja arendustegevusjne. Te saate määratleda oma sildid vastavalt oma ettevõtte vajadustele. Projektijuht saab näha erinevate siltide jaotust oma meeskonna tööajatabelite aruanne.
Andmepõhise optimeerimise kasutuselevõtt
Projekti käigus töötate tõenäoliselt välja ideid, kuidas parandada projekti töökorralduse juhtimine või projektijuhtimise protsesside kohandamine. Mõnikord pakuvad teie meeskonnaliikmed ise erinevaid optimeerimisideid. Näiteks võivad nad teatada, et kliendisuhtlus võtab palju nende väärtuslikku aega. Kui teie ettevõte kasutab Teamdeck'i, saate alati andmeid uurida, et veenduda, et antud tähelepanek on õige. Tööajatabelite sildid võivad näidata teile täpselt, kui palju oma ajast kulub teie meeskonnal kliendikohtumistele, nii et te teate, kas on arenguruumi.
Projekti lõpetamine
Projekti lõpetamine on see, kui projektijuht saab tagasi vaadata ja analüüsida kogu projekti. Üks aruandeid, mida soovitame koostada, on hinnanguliste ja tegelike tundide võrdlus.
See võimaldab teil näha, kas teie meeskonna hinnangud olid täpsed, ja määrata kindlaks etapid, mille puhul on kõige suuremad erinevused kavandatud ja jälgitud tundide vahel. Näiteks võib selguda, et erinevates projektides on projekteerimisfaas teatavasti alahinnatud. Võib-olla peaksid selle hindamise eest vastutavad inimesed lisama oma esialgsetele hinnangutele täiendava puhvri?
Selline analüüs on kasulik mitte ainult teile, vaid ka teistele juhtivtöötajatele ja teie ettevõtte juhtkonnale. See võib aidata kõigil vältida mineviku vigu ja tagada, et teie ettevõtte tulevastes projektides kasutatakse edukaid projektijuhtimise tavasid.
Teamdeckiga on edukas projektijuhtimine lihtsam
Suurepärane rakendus ei asenda juhtimisoskusi ega oskust luua sidet oma meeskonnaliikmetega. Küll aga võib see aidata teil suurendada tootlikkust, märgata õigeaegselt murettekitavaid mustreid või automatiseerida mõned teie projektijuhtimise ülesanded. Tulemus? Tõhus projektijuhtimise protsess, mis mõjutab positiivselt nii teie ettevõtte kasumit kui ka teie meeskonna heaolu.
Tahad saada edukaks projektijuhiks? Proovige Teamdeck'i! Hankige 30-päevane TASUTA prooviperiood.
