Scope Creep projektijuhtimises - kuidas seda vältida
Ania Kitowska
Kodu " Blogi " Scope Creep projektijuhtimises - kuidas seda vältida
Kui olete projekti eest vastutav, teate tavaliselt väga hästi, mida teie meeskond peab tegema, et täita projekti nõudeid. Aga mis siis, kui teie klient tuleb välja uue funktsiooniga, olgu see kui tahes väike, millega te peaksite hakkama tegelema lisaks olemasolevale projekti ulatusele?
Mida te tänu sellele artiklile saate teada:
Ulatuse vähenemise tähendus projektijuhtimises
Põhjused ja kuidas vältida projektijuhtimise mahu muutumist (scope creep)
Projektijuhina olete tõenäoliselt tuttav selle stsenaariumiga, sest projektid muutuvad sageli kasutajate tagasiside või dünaamiliste turutingimuste tõttu. See on loomulik ja võib viia väga positiivsete tulemusteni (näiteks parema kvaliteediga lõpptoode). Kuid asi on selles, et need ootamatud muudatused võivad põhjustada ulatuse kerkimist nii, et teil on väga vähe kontrolli projekti edenemise üle.
Vaatleme lähemalt projekti ulatuse muutumist ja arutame, kuidas sellega oma projektijuhtimise karjääris toime tulla.
Mis on projektijuhtimises möödalaskmine?
Projekti ulatus
Esiteks, milline on projekti ulatus? Projektijuhtimises mõistetakse ulatuse all kõiki projekti ülesandeid, protsesse, tegevusi, nõudeid ja tulemusi. Lihtsamalt öeldes on see kogu töö, mida nõutakse projekti lõpuleviimiseks.
Projekti ulatus on osa projekti planeerimisest. Projektijuhtimise elutsükli selle etapi tulemus on projekti ulatuse aruanne. See on projekti ulatuse dokumentatsioon (mida nimetatakse ka "ulatusdeklaratsiooniks" või "lähteülesandeks"), mis sisaldab kehtestatud kontrollnimekirja täpsete
projekti eesmärgid ja nende põhjendus,
tulemused,
ülesanded,
meeskonnaliikmete kohustused,
kulud,
kontrollimenetlused,
ja tähtajad.
Kui projekti ulatus on kindlaks määratud, on aeg alustada faasi, mida nimetatakse projekti ulatuse juhtimise plaaniks. Selles kirjeldatakse kogu projekti elluviimisega seotud protsessid ja see on suunis, et hoida projekti määratletud ootuste ja piiride piires.
Scope creep projektijuhtimises = liikuda eeldustest kaugemale
Kõige lihtsam viis kirjeldada scope creep'i on öelda, et see on lisades funktsioone ja nõudeid, mis ületavad kokkulepitud projekti ulatust. Selle määratluse mõlemad osad on olulised, sest projekti ulatuse muutmine või laiendamine ei ole tingimata sama, mis ulatuse muutumine.
Vastupidi, muutused on projektijuhtimises täiesti normaalne asi. Ulatus hiilib, kui muudatustes ei ole kokku lepitud, ja projekti nõuete suurenemine on kontrollimatu.
PMBOK® Guide'i (5. väljaanne) definitsioonis on öeldud, et scope creep on toote või projekti ulatuse kontrollimatu laiendamine ilma aja, kulude ja ressursside kohandamiseta. Selles kirjelduses rõhutatakse üht olulist tegurit, mis peaks aitama teil ette kujutada võimalikke tagajärgi, mis võivad tekkida, kui töö ulatus on vähenenud. Ma räägin sellest, kuidas need projekti ulatuse uusi funktsioone ei kohandata ajakava, ressursside või eelarvega. See tähendab sisuliselt, et mis tahes (või kõik) neist muutujatest võivad minna väga valesti ja teie projekt uppuda.
Nüüd, kui me oleme defineerinud scope creepi, arutame selle peamisi põhjusi.
Mis põhjustab projektijuhtimise mahu muutumist?
Ulatuse vähenemine on tõenäoliselt tingitud järgmiste tegurite kombinatsioonist:
Kehv projekti ulatus. See on tavaliselt peamine tegur, mis aitab kaasa ulatuse muutumisele. Kui teie projekti ulatus on ebamäärane või olematu, kuidas saate seda kontrollida? Selge ulatusdeklaratsioon ei ole aga selle probleemi lõplik lahendus. Teil tuleb ulatus kinnitada ja allkirjastada see koos kõigi projekti sidusrühmadega.
Veel üks probleem võib tekkida siis, kui te ei konsulteeri oma meeskonna õigete inimestega nõuete üle. Näiteks võib selguda, et mõned nõuded ei ole tehniliselt teostatavad, isegi kui teie ulatus on selge ja teie klient on andnud selleks loa. Seepärast on oluline, et te:
koguda projektinõudeid kõigilt sidusrühmadelt,
analüüsida nõudeid (ja nende tagajärgi),
arutage nõudeid oma meeskonnaga,
luua selge ulatus ja tööde jaotuse struktuur (WBS),
kõik sidusrühmad allkirjastavad oma ulatuse.
Tahad selle protsessi kohta rohkem teada saada? Vaadake meieprojekti ulatuse juhtimise juhend. See aitab teil edukalt hallata reguleerimisala.
Ulatuse suurenemine on tõenäoline ka siis, kui teil ei ole kehtestatud menetlusi muudatuste taotluste käsitlemiseks. Või olete kehtestanud mõned muudatuste kontrollimise eeskirjad, kuid sidusrühmad ei ole neist teadlikud. Selle blogipostituse järgmises osas räägime veidi rohkem muudatuste haldamisest, et need ei viiks teie projekti rööbastelt kõrvale.
Üks vähem oodatud põhjuseid, miks ulatus on suurenenud, on see, kui klient mõjutab teie meeskonnaliikmeid otseselt uue funktsiooni lisamisel või olemasoleva laiendamisel. Sellist välist survet võib projektijuhtidel olla raske märgata, eriti kui meeskonnaliikmed ei anna sellest läbipaistvalt teada.
Veel üks võimalik oht on see, kui sidusrühmad osalevad projektis erinevalt. Kujutage ette olukorda, kus teie klient ei pööra nõuete kogumise etapis projekti ulatusele kuigi palju tähelepanu. Võib-olla on nad muude asjadega hõivatud või lihtsalt ei ole projektiga tegelikult seotud. Kui nad aga näevad teie töö esimesi tulemusi, hakkavad nad äkki rohkem osalema ja hakkavad välja mõtlema uusi funktsioone või määratlema projekti eesmärke ümber. Võite ette kujutada, kuidas see võib kergesti viia mahu suurenemiseni.
Lõpuks peame mainima välismõjusid, mis on sageli teie kontrolli alt väljas. Ootamatuteks stsenaariumideks on raske valmistuda, kuid projektijuhina peaks teil olema valmis mõned situatsiooniplaanid. Need aitavad teil muudatustega toime tulla isegi siis, kui need teid ootamatult tabavad.
Nagu näete, on palju võimalikke põhjusi, mis võivad põhjustada mahu suurenemist - meie loetelu ei ole kindlasti ammendav. Peate meeles pidama, et scope creep toimub ka erinevate tegurite kombinatsiooni tõttu. Seetõttu on kasulik teada, kuidas saate potentsiaalselt üldse vältida scope creep'i.
Kuidas saab projektijuhtimises vältida projekti ulatuse muutumist (scope creep)?
Alustuseks olgu öeldud, et reguleerimisala muutmine ei ole midagi, mida peaksite iga hinna eest vältima. Kui te töötate agiilses keskkonnas, siis ilmselt ootate, et muudatusi tuleb ette. Mida te soovite leevendada, on teie ulatuse kontrollimatu kasvu tulemus. Vaatame läbi mõned strateegiad, kuidas vältida scope creep'i:
Koostage selge töövaldkond (SoW), milles on esitatud nii need asjad, mis kuuluvad töövaldkonda (sisuliselt töövaldkonna kirjeldus), kui ka need, mis ei kuulu töövaldkonda (nt nõuded, mida te ja klient arutasite, kuid mis lõppkokkuvõttes jäeti töövaldkonnast välja). Veenduge, et kõik projekti sidusrühmad vaatavad ulatuse läbi ja allkirjastavad selle.
Võtta kasutusele muudatuste kontrolli protsess. See on oluline projektijuhtimise element, mis aitab teil hoolikalt kaaluda iga projekti käigus toimuvat muudatust: uurida nii põhjuseid kui ka mõju ajakavale, eelarvele või ressurssidele. Veenduge, et kõik sidusrühmad on teie muudatuste kontrolliprotsessist teadlikud ja aktsepteerivad seda.
Kehtestada kommunikatsioonisuunised kõigile sidusrühmadele. Andke neile teada, milliseid kanaleid nad peaksid kasutama, millal on hea hetk uute nõuete arutamiseks, kellega nad peaksid meeskonnas ühendust võtma jne. See võib aidata teil vältida meeskonnale avaldatavat välist survet.
Ärge lubage liiga palju ja ärge pakkuge liiga palju. Veenduge kohe projekti algusest peale, et kõik muudatused on nõuetekohaselt dokumenteeritud ja nende mõju ulatusele on analüüsitud. "Boonuste" tarnimine ainult selleks, et klient oleks rahul, võib lõppkokkuvõttes mõjutada projekti (ja teie kliendi rahulolu) negatiivselt. Ärge unustage oma meeskonnaga "kullastamisest" rääkida: nad ei tohiks oma ülesannetele omal käel lisada mahust väljapoole jäävaid asju. Selles vaimus, etprojekti läbipaistvus, peaksite kõigepealt arutama kõiki tekkida võivaid probleeme.
Olge eelarve/tähtaegade piires paindlik. Muutused projektijuhtimises on vältimatud. Teil peab olema puhver, et püsida mugavalt ja mitte teha otsuseid ainult eelarve ületamise hirmu tõttu.
Teadke, millised nõuded on kõige olulisemad.Projektiülesannete prioritiseerimine aitab teid tohutult. Kui te teate, millised mahus olevad ülesanded on potentsiaalselt äraantavad, saate paremini toime tulla mahu suurenemisega.
Teatage kliendile iga projekti elemendi staatusest, mida te näitate. Sidusrühmadelt saadud soovimatu tagasiside võib kergesti viia mahu suurenemiseni. Tehke selgeks, millal tagasiside või uued ideed on kasulikud ja millal te näitate projekti osi muul eesmärgil.
Jälgige projekti analüütikat. Teie projekti võiressursside haldamise tarkvara tõenäoliselt on kogum aruandlusfunktsioone - kasutage neid enda kasuks! Eriti soovitame jälgida hinnanguid ja tegelikke andmeid: kui võrdlete planeeritud töötunde ja meeskonnaliikmete poolt registreeritud tegelikku tööd, märkate tõenäoliselt kiiremini märke, mis viitavad töömahu vähenemisele. (Loe lähemalt projekti seisuaruanded).
Mõned projektijuhid võivad arvata, et "selge projekti ulatuse loomine" on sageli kergemini öeldud kui tehtud - ja neil on õigus. Paljude projektide puhul, eriti uuenduslike ettevõtmiste puhul, ei pruugi te 100% kindel olla, milline lõpptoode välja näeb. Nii on see paljude tarkvaraarendusprojektide puhul, kus muudatusi tehakse sageli kasutajate tagasiside ja testide põhjal. Projektimeeskonnad seisavad silmitsi veel ühe väljakutsega, kui nad otsustavad kasutada tipptasemel tehnoloogiat või eksperimentaalseid lahendusi.
See ei tähenda siiski, et sellistes stsenaariumides on ulatusest väljumine paratamatu. Saate siiski suurendada oma võimalusi mõistliku ulatuse loomiseks, alustades nn projekti avastusfaasist. See on periood, mille jooksul saate testida hüpoteese, vaidlustada eeldusi või luua prototüüpe. Kõik selleks, et oma ideid valideerida ja kontrollida, kas pakutud lahendused on elujõulised.
Minu projekti maht on kontrollimatult kasvanud. Mida ma peaksin tegema?
Me arutasime äsja mitmeid parimaid tavasid, kuidas vältida scope creep'i, kuid mis siis, kui te juba kogete seda? Võib-olla sai see alguse näiliselt väikestest muudatuste taotlustest või ehk on sidusrühmad oodanud lisafunktsioone alates projekti algusest. Ulatuse vähenemise ohjamine on võimalik ja siin on teile paar võimalust.
Kõigepealt võib reguleerimisala vähenemine tunduda masendav, kuid praegu ei ole aeg passiivseks ja lüüasaamiseks. Projektid, mille ulatus on vähenenud, võivad ikkagi hästi välja tulla.
Vaadake kindlasti kõiki muutmistaotlusi lähemalt ja analüüsige hoolikalt nende tagajärgi. Hinnake, kuidas muudatused mõjutavad teie projekti eelarvet ja ajakava. Isegi kui teie meeskond on konkreetse muudatuse juba ellu viinud, on siiski väärtuslik uurida selle võimalikku mõju teie projekti ülejäänud osale.
Samuti on hea aeg pöörata tähelepanu sellele, et ressursside prognoosimine. Muudatuste taotlused võisid mõjutada ka seda projekti aspekti. Kas teil on selle projekti elluviimiseks piisavalt olemasolevaid meeskonnaliikmeid? Kas teil on vaja mõnda inimest palgata/välja osta? Võtke töötajate kättesaadavus jameeskonna töökoormus arvesse (loe töökoormuse juhtimine). Te ei taha oma meeskonnaliikmeid üle koormata ja potentsiaalselt neid isegi läbi põletada, sest nende töömaht on liiga laialivalguv.
Teine strateegia ulatuse muutumise vastu võitlemiseks on mõnede esialgsete nõuete vähendamine. Kui teie projekti tagavaraportfell on prioritiseeritud, peaksite olema võimeline tuvastama elemendid, mida saaks vahetada uute lisandunud elementidega. Selle tulemusena võite võita projekti elluviimiseks veidi lisaaega ja -kulusid.
Kuna muutmistaotlusi laekub pidevalt, võib teie meeskond olla projekti ootuste osas veidi segaduses. See omakorda võib viia kuldse töö tegemiseni ja teatud ülesannetele veelgi rohkem aega kulutada. Te peaksite veel kord kontrollima, et iga meeskonnakaaslane mõistab uusi projektinõudeid.
Ärge unustage vaadata oma projekti suurt pilti. Ka scope creep mõjutab seda. Võib-olla on teil ja projekti sidusrühmadel nüüd mõttekas arutada alamprojekti(de) loomist või MVP käivitamist? Üks ulatuse hiilimise varjukülgi on see, et meeskonnad kaotavad hoogu ja projektid võtavad oodatust kauem aega. Osa projekti ulatusest eraldi versioonina välja andmine võib aidata seda hoogu taastada ja panna teie meeskonda tundma, et olete rohkem saavutanud. Sellisel lähenemisviisil on ka ärilist kasu: MVP (minimaalselt elujõuline toode) varajane vabastamine võib aidata teie kliendil toodet testida ja saavutada varakult edu klientide seas.
Lõpuks, isegi kui teil on ulatusest kõrvalekaldumine, peaksite ikkagi regulaarselt jälgima oma projekti seisukorda.Projektiaruanded aitab teilhinnata meeskonna tulemuslikkust ja arvutada kasvava ulatuse mõju.
Lisateave projektijuhtimise kohta
Ulatuse suurenemine ei ole haruldane nähtus. Projektijuhina puutute sellega peaaegu kindlasti mingil hetkel oma karjääri jooksul kokku. Pooled Project Management Institute'i poolt 2018. aasta uuringus küsitletud vastanutestKutsekoja küsitlus "Pulse of the Profession on viimase 12 kuu jooksul kogenud ulatuse vähenemist. Aastal 2020,käesoleva aruande uuem väljaanne näitas, et võimekuselt küpsemad ettevõtted on vähem mõjutatud scope creep'ist kui madala küpsusega organisatsioonid (30% kuni 47%).
Need arusaamad ei ole üllatavad, sest kuigi ulatus on potentsiaalselt hukatuslik, on see hallatav, eriti kui tegemist on asjatundlike projektijuhtide ja juhtidega. Loodame, et see blogipostitus on aidanud teil avastada võimalusi, kuidas hallata ulatuse hiilimist oma meeskonna kasuks.
Tahad rohkem teada saada projektijuhtimisest? Miks mitte vaadata teisi meie poolt avaldatud ressursse projektijuhtidele:
Kuidas vältida projekti ajakava konfliktid? - ajakavakonflikt võib teie projektid rööbastelt välja viia. Õppige, kuidas planeerida mitut projekti, ilma et tekiksid ajakonfliktid.
Mikrojuhtimine projektijuhtimises - see blogipostitus aitab teil hinnata, kas te olete mikromanageeriv PM. Samuti saate teada, kas mikromanagement on alati halb (spoiler: mitte tingimata).
Juhend ressursimahu planeerimine – kui olete kindlaks määranud oma projekti ulatuse, peaksite mõtlema oma meeskonna võimekusele ja viima projekti vajadused kooskõlla inimeste kättesaadavusega.
Tõhus koosolekute juhtimine - soovite projekte tõhusamalt juhtida? Ärge unustage koosolekuid: need võivad teile palju aega ja raha maksma minna. Sellest blogipostitusest leiate mitu nõuannet, kuidas korraldada tõhusaid koosolekuid.
Töökohad projektijuhtimises - te juba teate, mis puudutab töövajaduse vähenemist, kuid kas olete kuulnud ka töövajaduse vähenemisest? See juhtub siis, kui keegi täidab ülesandeid, mis jäävad väljapoole tema rolli. Tööülesannete hiilimine on projektijuhtide jaoks tõeline mure - vaadake, miks.
Tõhus suhtlemine kaugtöötajate jaoks - Olenemata sellest, kas te töötate kaugtööd vabatahtlikult või peate seda tegema praeguste asjaolude tõttu: see blogipostitus aitab teil kehtestada oma projektimeeskonna jaoks suhtlemissuunised.
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...