Kas töötate tarkvarafirmas või loovagentuuris, teate ilmselt väga hästi, et projektid ei lõpe, kui keegi lükkab koodibaasi viimase kinnituse või kui klient vastab teie tööle "näeb hea välja". Muidugi, projekti elutsükli üleandmise osa võib olla lõppenud, kuid nüüd on aeg projekti korralikult lõpetada. Selles blogipostituses näitame teile mõned kõige olulisemad sammud, mida peaksite projekti lõpus oma ettevõtte projektijuhtimise protsessidesse lisama.
Kõigepealt käsitleme, miks peaksite üldse hoolima projekti lõpetamise protsessist.
Projekti lõpetamise protsess on kasulik selleks, et tagada, et kõik projektis osalejad on ühel meelel ja et projekt on ametlikult lõpetatud. Mis juhtub, kui te ei lõpeta projekti korralikult? Kõigepealt võite endiselt saada muutmistaotlusi kliendilt, kes ei tea, et selliste taotluste aeg on möödas. Projekti sulgemine on kasulik ka sellest, et projekti ressursside juhtimine perspektiivi. Te ei pea oma töötajaid tarbetult kinni juba lõpetatud projektis - nad saavad vabalt töötada uute ülesannetega. Lõpuks on teil võimalus vaadata tagasi projektile ja hinnata, mis läks hästi ja mida saaks parandada.
Mis saab teie töötajatest? Osalemine projekti lõpetamise protsessis pärast projekti lõppu, olenemata sellest, kas see on edukas või mitte, annab neile lõpetamise tunde ja parandab meeskonna moraali.
Kui soovite luua ühtse projekti lõpetamise protsessi, siis võiksite alustada põhjaliku hetkeolukorra analüüsiga.
Kohtuge projektijuhtimismeeskonnaga ja arutage nende tegevust projekti elutsükli lõpus. Koos saate analüüsida erinevate lähenemisviiside plusse ja miinuseid ning koostada teie ettevõtte vajadustele vastava menetluse.
Kõigepealt peaksite vaatama läbi nõuete loetelu ja veenduma, et projektimeeskond on kõik väljundid ette valmistanud. Projekti lõpetamise protsess võib alata siis, kui olete valmis projekti üleandmiseks.
Võtke kliendiga ühendust, et anda ametlikult üle kõik väljundid koos vajaliku dokumentatsiooniga. Võib juhtuda, et olete varem andnud projekti erinevaid elemente üle. See on täiesti okei. Peate lihtsalt veenduma, et kliendil on juurdepääs kõikidele tulemustele. Pidage meeles ka URL-ide, sisselogimise ja paroolide jagamist.
Järgmine samm on saada kliendilt ametlik nõusolek. Ideaaljuhul on teil kirjalik kinnitus - piisab ka e-kirjast -, et klient on teie projektimeeskonna töö heaks kiitnud. Kui te ei suuda kinnitust saada, võib teid hiljem ebameeldiv üllatus tabada: kui on mingeid probleeme, on parem neid kohe lahendada.
See on ka suurepärane võimalus saada kliendilt tagasisidet. Võite planeerida kõne, et saada retrospektiivne kohtumine koos kliendiga. Pärast sellist vestlust on teil tõenäoliselt olemas mõned tegevuspunktid tulevaste paranduste tegemiseks ja potentsiaalselt kena iseloomustus, mille saate oma veebisaidile panna.
Projektijuht peab projekti elutsükli jooksul tegelema paljude projektdokumentidega. Lõppfaas on suurepärane hetk, et neid kõiki korrastada ja veenduda, et ei ole mingeid lahtisi otsi.
Projekti kallal töötavad inimesed võivad tunda, et nad teavad projekti kõiki üksikasju. Praegu on see ilmselt nii, aga kuidas on paari kuu pärast, kui klient tahab küsida mõne tehnilise detaili kohta? Palju parem on, kui kõik projektiga seotud dokumendid on korralikult organiseeritud.
Lisaks sellele peaksite ametlikult sõlmima ka projektilepingud erinevate müüjate või vabakutseliste töötajatega. Ärge unustage neile maksta!
Nagu eespool mainitud, on projekti lõpetamine ideaalne hetk, et mõelda oma meeskonna tulemuslikkuse üle. Käige oma projektijuhtimise või ressursside haldamise tarkvaras ja analüüsige projektiaruandeid. Siin on paar ideed, mida võiksite lähemalt vaadata:
Kasutage Teamdeck et luua hinnangute ja tegelike andmete vaheline aruanne.
Teamdeck aitab teil ka arvutada ressursside kasutamist.
Nii tasustatavate kui ka mitte tasustatavate tundide arvutamine võib aidata teil leida täiendavaid ideid, kuidas oma meeskonna tootlikkust suurendada.
Projekti ülevaatamise ajal peaksite korraldama ka projektimeeskonna koosoleku, et arutada saadud õppetunde ja ideid tulevikuks.
Kui teie ettevõte töötab korraga mitme projektiga, nagu see on paljude agentuuride või tarkvarafirmade puhul, ei pruugi kõigile olla selge, et konkreetne projekt on just lõpetatud. Projektijuhil oleks hea mõte saata kogu ettevõtet hõlmav sõnum, milles teatatakse projekti lõpetamisest ja tunnustatakse oma meeskonna rasket tööd. Nad peaksid püüdma rõhutada iga meeskonnaliikme saavutusi ja veenduma, et nad kaasavad kõiki. Selline žest annab töötajale kindlasti tunde, et teda hinnatakse ja märgatakse.
Kuigi pandeemia võib takistada teil projektimeeskonnale piduliku ürituse korraldamist, peaksite siiski püüdma nendega koos lõbutseda. Isegi virtuaalne tähistamine võib olla lõbus võimalus, et edendada seltskondlikkust.
Nüüdseks olete projekti pikalt arutanud projektimeeskonnaga, saanud kliendilt tagasisidet ja vaadanud andmeid. On väga tõenäoline, et teil on väärtuslikke, rakendatavaid teadmisi, mis võiksid teie ettevõtte tulevastes projektides kasu tuua. On ülioluline, et te need dokumenteeriksite ja jagaksite neid teiste inimestega, kes vastutavad teie ettevõtte projektijuhtimise eest.
Lisaks on see suurepärane hetk, et tekitada projekti ümber turunduslikku elevust: pange see oma meeskonna veebiportfooliosse, avaldage juhtumiuuring. Selliseid samme on kasulik planeerida, muidu ei pruugi need muude projektide ja ülesannete keskel kunagi tehtud saada.
Isegi kui olete kindel, et teie meeskonnakaaslased teavad, et projekt on valmis, peaksite nad ikkagi ametlikult vabastama sellest ülesandest. Kui vaatate oma ettevõtte ressurssi või online kalendriplaneerija, ei tohiks neid töötajaid enam valmis projektile broneerida.
Veenduge, et teie meeskonna ressursside kalender on ajakohane. Nii saavad teised projektijuhid neid uuteks projektideks broneerida.
Lugedes sulgemisprotsessi eri etappide kohta, olete tõenäoliselt märganud, et see etapp võtab aega. See on veel üks põhjus, miks on vaja selliseid protseduure enne projekti algust paika panna. Kui te teate, mitu tundi keskmiselt projekti lõpetamine võtab, saate seda projekti kulude hindamisel arvesse võtta.
Loodame, et see blogipostitus aitab teil kavandada tõhusaid projekti lõpetamise samme, mis vastavad teie ettevõtte vajadustele. See toob kindlasti kasu teie meeskonna tulevastele projektidele.
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...