Ettevõtted, kes tegelevad ühe või mitme projektiga korraga, nagu agentuurid või tarkvarafirmad, peavad tagama, et nende ajakava on tõhus. Üks viis seda teha on mõõta arveldatavat kasutusmäära. Selles blogipostituses näitame teile, kuidas arvutada kasutusala, kasutades jõulist ressursside haldamise tarkvara - Teamdeck. Kuid kõigepealt selgitame, miks selle näitaja jälgimine võib teie ettevõttele üldse kasulik olla.
Mida saate selle artikliga:
Kui te esitate oma klientidele arveid tundide kaupa, kasutades mudelit "aeg ja materjalid", siis teate, et mitte kõik teie meeskonna töötunnid ei lähe arvesse kogu arve puhul. Arveldatavad töötunnid hõlmavad tavaliselt aega, mille teie töötajad kulutasid arveldatavatele tegevustele: nt klientide jaoks tarkvara väljatöötamine või nende kampaania jaoks tekstide kirjutamine. Kuid te peate arvestama ka mittearvutatavat tööd, mis tavaliselt hõlmab koolitusi, kliendipakkumiste koostamist, tööd sisemiste projektidega jne.
Muidugi võib teie ettevõtte käigushoidmiseks olla vaja teha ka mittearveid esitavaid töid. Siiski peaksite hoida silma peal ja arvutada tasustatavaid tunde ja ka mitte-arveleantavad, et teie ettevõte jääks kasumlikuks. Kui suhe on häiritud, võite hakata raha kaotama - lõppude lõpuks peate ikkagi oma töötajatele palka maksma ja tegevuskulusid katma.
Võib-olla mõtlete, kas peaksite hakkama jälgima arveldatavat kasutust, kui te juba jälgite töötajate üldist kasutust.
Vaata, kui sa arvutada ressursside kasutamine, siis tavaliselt võrreldakse kellegi töötatud tundide arvu ja tema üldist töövõimet. See ütleb teile palju: saate tuvastada ülekoormatud meeskonnaliikmed või tuvastada alakasutatud inimesed. Kuid nagu te juba teate, ei ole kõik töötunnid võrdsed. See, et keegi on hõivatud, ei tähenda tingimata, et tema töö aitab otseselt kaasa teie ettevõtte kasumile. Teisest küljest, kui jälgite arveldatavat kasutust, näete, milline on igaühe osakaal tema kasutatavusest, mis kulub arveldatavatele tegevustele.
See ei tähenda, et igaühe arveldatav kasutus peaks olema võimalikult kõrge. Lõppude lõpuks on teie ettevõttes tõenäoliselt inimesi, kes ei tööta üldse kliendiprojektide kallal. Nende puhul võite tugineda üldisele kasutusmäärale, et nende töökoormus oleks tasakaalus. Kui aga tegemist on meeskonnaliikmetega, kes panustavad klienditöösse, võib nende arveldatav kasutusmäär anda teile väärtuslikku teavet.
Ennekõike võimaldab kasutusmäärade jälgimine hinnata ajakava projektijuhtimises. Kui kellegi, kes peaks töötama peamiselt tasuliste ülesannete kallal, kasutusmäär on 20%, võib see viidata sellele, et tema ajakava ei ole optimaalselt planeeritud. Võib-olla on projekti hinnangud ei olnud täpne ja see konkreetne töötaja lihtsalt ei vaja kogu seda eraldatud aega oma töö tegemiseks. Võib-olla osaleb ta liiga paljudel potentsiaalselt mittevajalikel koosolekutel. Nii või teisiti - siin on ruumi optimeerimiseks.
Kujutage ette teistsugust olukorda: oletame, et töötaja arveldatav kasutusmäär on 110%. See tähendab, et ta töötab rohkem aega, kui tema võimekus võimaldaks. Ei ole ebatavaline, et projekt nõuab vahetult enne tähtaega mõne lisatunni panustamist. Kui te siiski ei märka õigeaegselt ülekoormatud töötajat, võite riskida, et ta pettub või otsustab isegi teie ettevõttest lahkuda.
Lõpuks on arvutuspõhise kasutuse arvutamine suurepärane viis hinnata, millised rollid on suure nõudlusega ja millal. Sellised teadmised võimaldavad täpselt inimressursside prognoosimine ja õigeaegne töölevõtmine.
Võib-olla olete juba aimanud, kuid usaldusväärsete ressursikasutuse andmete kogumiseks peaks teie meeskond kasutama ajaseirevahendit. Ilma selleta on tegemist pigem oletuste kui täpse teabega. Loomulikult on veel rohkem kasu agentuuri tööaja jälgimise tarkvara, nii et kui te veel ei ole seda teinud, siis proovige seda kindlasti!
Teie meeskonna tööajatabelid annavad teile teavet selle kohta, kui palju aega kulus erinevatele projektidele. Selleks, et võtta arvesse ainult tasustatavat tööd, on teil aga vaja vahendit, mis võimaldab töötajatel märkida oma salvestatud ajakanded kas tasustatavaks või mitte tasustatavaks.
Teamdeck võimaldab teie meeskonnaliikmetel teha sellist vahet. Nad saavad kasutada nn tööajatabeli silte, et tähistada oma ajakirjed kui "tasulised", "ületunnid", "kodus töötamine" jne. Sildid on teie otsustada - saate valida kohandatud sildid ja ikoonid, mis sobivad teie vajadustele.
Kui teie meeskond jälgib oma aega Teamdeckiga ja kasutab tööajatabelite silte, saate hõlpsasti koostada arvete kasutamise aruande.
Pöörduge ülemises menüüs olevasse aruannete sektsiooni, seejärel klõpsake uue aruande lisamiseks paremas alumises nurgas oleval plussikoonil. Valige "loo kohandatud" - me loome aruande nullist, mitte malli alusel.
Andke oma pealkirjale nimi ja valige sobiv ajavahemik. Nüüd on aeg alustada diagrammide ja tabelite lisamist aruandele. Alustame lihtsa tulpdiagrammiga, mis näitab meile meeskonnaliikme kohta kulutatud arveldatavat aega. Klõpsake "add graph" ja "add bar chart". Vaikimisi näete kõigi broneeringute, tööajatabelite, puhkusetundide ja kättesaadavuse võrdlust. Klõpsake nupule "meetrika" (see on kolme veeruga ikoon) ja eemaldage mittevajalike meetrika märked. Selle asemel kerige alla kategooriasse "Timesheet tags" ja valige "Billable".
Selle lihtsa diagrammi abil näete, kui palju arvestatavaid tunde iga inimene registreeris. Siiski ei anna see teile palju konteksti selle kohta, milline oli arveldatav kasutusmäär. Lisame sellele graafikule veel ühe mõõdiku - "Tööajatabelid: aeg". Nüüd näete ühe pilguga, milline oli arveldatavate tundide osakaal kõigist antud isiku poolt jälgitud tundidest.
Nüüd lisame aruandesse tabeli, mis võimaldab meil arvutada kõigi töötajate arvete kasutusmäära.
Vaikimisi on aruandesse lisatud uus tabel korraldatud projektide kaupa. Saate seda seadistust muuta, klõpsates "rühmitamist" ja vahetades inimesed ja projektid lohistamisredaktoris. Kui teil ei ole vaja näha andmeid päevade kaupa jaotatuna, võite selle rühmituse julgelt eemaldada. Selle grupeeringu salvestamiseks klõpsake nuppu "apply".
Samal ajal minge meetrikatesse ja eemaldage mittevajalikud veerud (broneeringud, saadavus, puhkus). Meie soovitus on lisada veerg ajaregistri siltide jaoks: billable. Praegu peaks teie tabel nägema välja selline:
See on põhimõtteliselt sama teave, mis teil oli varem loodud tulpdiagrammil. Hea oleks lisada tabelisse protsentides väljendatud kasutusmäär. Seda saab teha, klõpsates "meetrika", seejärel "lisa kohandatud" ja seejärel "lisa kohandatud arvutusväli". Arveldatav kasutusmäär ei ole Teamdeckis vaikimisi arvutatud mõõdik, kuna mitte kõik organisatsioonid ei kasuta tööajaarvestuse sildid, kuid me saame sisestada kasutusmäära valemi ja luua kohandatud mõõdikumi.
Kasutamise valem on järgmine:
(arveldatavad töötunnid/kõik millised töölehed)*100
Klõpsake nuppu "Salvesta ja rakenda" - näete, et teie aruandesse ilmub uus veerg. Siin näete oma töötajate kasutusmäärasid.
Meie puhul on paar meeskonnaliiget, kellel on väga suur arvete kasutamine. On selge, et enamik nende töötundidest kulub klienditööle. Teisest küljest on meil ka mõned ressursid, mille kasutusmäär on 0%. Võib juhtuda, et nende töö ei puuduta arveldatavaid teenuseid, seega ei tohiks me eeldada, et nad registreerivad arveldatavaid tunde.
Üks viimane asi, mida me saame teha, et muuta kogu aruanne veelgi ülevaatlikumaks, on muuta tabeli "summa" rea valemit. Praegu on see kõigi ridade väärtuste summa. Kuigi see on kasulik kahe esimese veeru puhul, ei ütle see meile tegelikult palju veeru "Arveldatav kasutus" kohta. Keskmine väärtus oleks palju parem. Õnneks saame selle hõlpsasti välja arvutada. Klõpsake sellel lahtril ja sisestage:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Pange tähele, et Teamdeck annab teile soovitusi, kui hakkate muutujate nimesid sisestama. Tulemuse nägemiseks klõpsake enter. Nüüd teame, et meie meeskonna keskmine arvete kasutusmaht on 53,05%
Oma meeskonna tulemuslikkuse jälgimine on suurepärane võimalus märgata valdkondi, mida võiks teie organisatsiooni kasuks optimeerida. Samuti hindavad teie töötajad seda, et jälgite nende kasutust - nad ei taha ju olla ülekoormatud.
Kui tunnete, et Teamdeck võiks olla teie meeskonnale kasulik vahend, proovige seda kindlasti. Saate registreeru ise proovisõidule või planeeri kõne Anielaga, meie kliendi edu ekspert. Meil on hea meel aidata teil seda rakendust maksimaalselt ära kasutada ja parandada oluliselt teie ettevõtte projekti- ja ressursihaldusprotsesse.
Vaid iga viies inimene (18%) omab kasulikku ajajuhtimise meetodit. Ajajuhtimisstrateegiad ja projekti ajajuhtimisvahendid aitavad teil määratud tööga hakkama saada olemasoleva aja piires. Töötades projektijuhina,...
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...