Iga ettevõte töötab aja jooksul välja süsteemi, kuidas hallata vaba aja taotlusi. See võib olla räpane ja aeganõudev, kuid see on olemas. Asi on selles, et teie ettevõte ei tohiks leppida lihtsalt ükskõik millise vaba aja taotlemise poliitikaga. Ideaalis peaks protsess olema töötajatele probleemivaba ja haldusmeeskonnale kergesti hallatav. Kuidas seda saavutada?
Täna jagame kolme kõige populaarsemat meetodit, mida ettevõtted kasutavad vaba aja taotluste käsitlemiseks, koos nende eeliste ja puudustega. Loodetavasti suudate leida selle, mis vastab kõige paremini teie meeskonna vajadustele.
Mida saate selle artikliga:
Kõigepealt - enne kui valite parima vahendi oma töötajate puhkuse taotluste käsitlemiseks, peaksite veenduma, et teie ettevõtte puhkusepoliitika on selge ja hästi kommunikeeritud.
Püüdke mõelda järgmistele üksikasjadele:
Kui olete need asjad selgeks saanud, dokumenteerige kindlasti oma ettevõtte poliitika ja tehke see kõigile töötajatele kättesaadavaks. Need dokumendid peaksid olema kohustuslik lugemine ka uutele inimestele, kes teie meeskonnaga liituvad.
Nüüd, kui teil on täpsed töövabaduse eeskirjad meeles, saate välja mõelda töövabaduse taotluste käsitlemise meetodi. Järgnevalt leiate kolm erinevat võimalust koos nende eeliste ja kitsaskohtadega.
Puhkuse haldamise tarkvara ja töötajate vaba aja jälgimine
Puhkuse haldamise vahend aitab teil jälgida oma meeskonna kohalolekut ja vaba aega. Võite kohata iseseisvaid puhkuste haldamise vahendeid, kuid need võivad olla ka osa terviklikumast ressursside haldamise lahendusest. Teamdeck on üks sellistest vahenditest, mis ühendab puhkuste haldamise ja ressursside planeerimine ja aja jälgimise funktsioonid. Selles blogipostituses kasutame rakendust näitena, sealhulgas ekraanipilte.
Pidage siiski meeles, et puhkuse haldamise rakenduste üldised eelised on seotud mitmete turul saadaolevate vahenditega. Teamdeck on meile lihtsalt südamelähedane, sest oleme selle kallal töötanud viimased neli aastat. Kui soovite seda ise proovida, saate seda tasuta testida, krediitkaarti ei ole vaja. [/vc_column_text]
E-posti/lacki taotlused
See on ehk kõige algelisem viis selle protsessi juhtimiseks - me ei võta siinkohal isegi suulisi taotlusi arvesse. Ometi on paljude meeskondade jaoks endiselt e-post peamine suhtluskanal kõigi vabade aegade puhul.
Kuidas see toimib? Töötaja saadab oma vaba aja taotluse e-posti või Slacki kaudu oma juhile või personalitöötajale. Vastuvõtja analüüsib taotlust ja teavitab töötajat oma otsusest. See kõlab paberil hästi, kuid tegelikus elus ei ole see protsess sageli nii ideaalne.
Esiteks võib e-kiri või Slacki päring kergesti teiste oluliste sõnumite vahele kaduda. Selleks, et töötajate taotluste üle arvestust pidada, peaks nende eest vastutaval isikul olema laitmatu organiseerimissüsteem, nt kaust, kuhu iga vaba aja taotlus saab määrata, või e-posti sildid.
Väljakutseks võib saada ka asjaolu, et töötajad võivad oma sõnumisse kirjutada praktiliselt mida iganes. Ütleme, et teete oma vaba aja otsuseid selle põhjal, millist põhjust üks inimene oma taotlusele esitab. Aga mis siis, kui keegi unustab mingi konkreetse põhjuse lisada? Peaksite vastama, küsides lisateavet, ja ootama neid, enne kui saate otsuseid teha. Tõsi, te võite koostada oma töötajatele e-kirja/lack-sõnumi malli, et minimeerida võimalust, et nad jätavad olulise teabe vahele, kuid see ei ole siiski garantii, et nad neid reegleid alati järgivad.
Veel üks puudus, mis kaasneb e-kirjade kasutamisega puhkuse taotluste edastamise põhikanalina, on see, et teadliku otsuse tegemine selle kohta, kas kellelegi tuleks anda puhkust või mitte, võib olla aeganõudev. Heakskiitaja peab tõenäoliselt kontrollima konkreetse töötaja kalendrit/raamatuid või pöörduma tema projektijuhi poole. Vastasel juhul võib ootamatu puudumine põhjustada projekti ajakava konfliktid.
Kui ettevõte ei paku piiramatut puhkusepoliitikat, tuleb ka veenduda, et konkreetne isik ei ole ületanud puhkuse kvooti. Lõpuks tuleb heakskiidetud vaba aeg kuskil kirja panna. Kui teie meeskond ei kasuta terviklikku ressurss planeerimisvahend, võib see tähendada mitmesse erinevasse rakendusse sisselogimist ja selle tulemusena kulub palju väärtuslikku aega ühe töötaja vaba aja taotluse käsitlemisele.
Nagu näete, ei ole e-posti või Slacki kasutamine vaba aja taotluste haldamiseks kõige tõhusam viis. Mõned taotlused võivad jääda kahe silma vahele, mis on töötajate jaoks masendav, ja isegi kui olete väga organiseeritud, võib kogu protsess olla väga aeganõudev.
Vabaajataotluse vormide kasutuselevõtmine on samm, mida mõned meeskonnad võtavad puhkuse haldamise protsessi korraldamiseks. Oleme nõus, et vormid, eriti kui need on veebipõhised, võivad olla tõhusamalt hallatavad kui e-kirjad, eriti teie töötajate jaoks. Nende suurim eelis on see, et tööandjana saate te ise taotlust kujundada. Töötajad lihtsalt täidavad vormid. See tähendab, et kõik vajalikud üksikasjad on tõenäoliselt lisatud nende poolt esitatud vaba aja taotluse vormile. Pealegi ei nõua vaba aja taotluse vormi koostamine suuri investeeringuid. Sellise vormi koostamiseks saate kasutada tasuta tarkvara, nt Google Forms.
Kas on mingeid puudusi? Peate meeles pidama, et puhkusetaotluse vormide haldamine nõuab ikkagi mõningast käsitsi töötamist. Te peate need esitama, kontrollima, kas antud töötajal on õigus saada rohkem vaba aega, ja oma otsuse kuskil kirja panema. Sarnaselt e-posti taotlustega töötamisele peate võib-olla kasutama mitut vahendit, enne kui saate ühe taotluse menetleda.
Kokkuvõttes võivad puhkuse taotlemise vormid lihtsustada töötajate puhkuse taotluste käsitlemist, kuid peate meeles pidama, et optimeerimist on veel võimalik teha.
Kas on mingeid puudusi töötajate puhkuse haldamise tarkvara? Tõenäoliselt on teie ettevõtte jaoks kõige suurem kaalutluskoht investeering, mis on vajalik sellise vahendi kasutamise alustamiseks. Õnneks on tänapäevased rakendused sageli SaaS mudel - te maksate igakuist tasu, nii et te ei pea kulutama palju raha ette.
Näiteks Teamdeck maksab teile $3,99 eurot töötaja kohta kuus. Arvestades, et see on hind kõigi funktsioonide eest, sealhulgas ajalehed, an online kalendriplaneerijaja võimsad aruanded, näete tõenäoliselt varsti oma investeeringu tasuvust. Lõppude lõpuks saavad teie töötajad tõhusamalt töötada ja vältida tarbetut edasi-tagasi liikumist.
Kas soovite teada saada, kuidas just teie ettevõte võib ressursihalduse rakendamisest kasu saada? Plaani kõne Anielaga, meie kliendi edu ekspert. Ta saab teile toote tutvustada ja vastata kõigile teie küsimustele, mis puudutavad tööaja vabastamise taotlusi ja personaliprotsesse.
Aga kui sa oled ikka veel uudishimulik, et töötajate haldamise tarkvara - loe meie blogi artiklit.
Kui te mõtlete, kuidas parandada oma ettevõtte eduvõimalusi, ei tule tõenäoliselt esimesena meelde töötajate kaasamine. Esialgu keskendute pigem sellistele aspektidele nagu tulemuslikkus, motivatsioon ja oskuste arendamine. Lõppude lõpuks...
