Cada vez es más difícil navegar por la software de gestión de recursos paisaje. Con el lanzamiento regular de nuevas herramientas y el aumento de las prestaciones de las aplicaciones existentes, la oferta es realmente amplia. Sin embargo, esto no significa que seleccionar la herramienta *adecuada* sea fácil.
Sin embargo, dado que la previsión inadecuada de recursos y las dependencias de recursos se encuentran entre las causas más importantes de los fracasos de los proyectos (como informó por el Project Management Institute), las empresas necesitan encontrar un software que les ayude con gestión de los recursos del proyecto desafíos.
Para que la selección sea un poco más fácil, hemos enumerado las características imprescindibles de herramientas de planificación de recursos.
Verá que nos centramos principalmente en las opciones que le permiten adaptar la herramienta al proceso de su equipo. Es importante porque no querrás cambiar tu forma de trabajar y la de tu equipo sólo para ser compatible con los requisitos del software. Cuando se trata de sistemas de gestión de recursos, la flexibilidad es el camino a seguir. Por eso empezamos con funciones que te permiten personalizar la herramienta.
A menudo ocurre que una herramienta sencilla con muchas opciones de personalización es la más potente. Poder añadir tus propias categorías o crear vistas personalizadas repercutirá en tu comodidad a la hora de utilizar la herramienta.
Fíjese en este ejemplo: la mayoría de los sistemas de gestión de recursos le permiten filtrar sus recursos por su nombre o su cargo. ¿Y si, en cambio, desea utilizar una categoría diferente? Por ejemplo, dividir su equipo por la oficina en la que trabajan. Un software que ofrezca campos personalizados para describir a su plantilla le brindará esa oportunidad.
La personalización también es importante cuando no se utilizan todas las funciones que ofrece una determinada aplicación. Puedes editar la vista principal o tus analíticas para que solo muestren la información que te interesa?
Los elementos de la vista principal de Teamdeck son editables: puedes ocultar las funciones que no utilices y crear categorías personalizadas.
Cuando evalúe las opciones de sistemas de gestión de recursos de proyectos, preste atención a las distintas formas de comprobar la utilización general de su equipo.
Estos podrían incluir:
- una vista de calendario/línea de tiempo, donde puedes ver a todos los miembros de tu equipo y sus tareas,
- informes de utilización del equipo,
- notificaciones de eventos de alarma (horas extraordinarias controladasplanificación por encima de la propia capacidad).
La visión de conjunto le ayudará a planificación de recursos, la previsión de las necesidades de contratación o la introducción de cambios en el calendario de su proyecto.
Aunque los gestores (jefes de equipo, jefes de proyecto, etc.) siguen siendo el grupo que más utiliza un sistema de gestión de recursos, los miembros normales del equipo también pueden beneficiarse de él. Pueden, por ejemplo, acceder a su horario de trabajo, registrar hojas de horas o gestionar su disponibilidad. ¿Y sus clientes? Quizá también puedan ver los planes o informes.
El sistema de gestión de recursos que ofrece distintas funciones y niveles de permiso te permite crear una estructura de usuarios que tenga sentido para tu proyecto. Es un gran ahorro de tiempo: en lugar de tener que pasar la o información, los miembros del equipo o los clientes pueden verla por sí mismos.
Un sistema de gestión de recursos basado en datos tiene muchas ventajas. En primer lugar, el análisis de datos históricos puede ayudarle a descubrir patrones útiles, por ejemplo, para Previsión de RRHH. Además, puede comparar sus planes con los resultados reales de sus proyectos, lo que le dará una idea de la exactitud de sus estimaciones.
Además, las sólidas funciones de elaboración de informes son extremadamente útiles para el equipo financiero y de operaciones que intenta controlar los costes facturables y no facturables de su empresa.
Los informes de Teamdeck son totalmente personalizables: puedes filtrarlos o añadir cálculos personalizados.
El uso de datos para tomar mejores decisiones es valioso en todos los sectores. Para las empresas de servicios, sin embargo, los informes de gestión de recursos son esenciales para gestionar la rentabilidad de su negocio. Además, también pueden reducir las molestias. Por ejemplo, las agencias y consultorías agradecerán que las hojas de horas se puedan convertir en informes o facturas para los clientes con unos pocos clics.
Sin duda, la parte más pesada de la gestión de recursos casi siempre se realizará en dispositivos de sobremesa. Sin embargo, esto no significa que el acceso móvil a su sistema de gestión de recursos no sea importante. Todo lo contrario: poder consultar el horario o la disponibilidad de tu equipo mientras te desplazas es muy útil.
Los miembros del equipo a los que se pida que controlen su tiempo apreciarán sin duda cronómetros móvilesque están disponibles como aplicaciones complementarias de algunas herramientas de gestión de recursos.
El sistema de gestión de recursos que elijas formará parte del conjunto de herramientas de tu equipo. Software de gestión de recursos de proyectos, chat de equipo, herramienta de gestión de recursos humanos... lo que se te ocurra. Independientemente del tamaño de su ecosistema de herramientas, querrá evitar tener que introducir datos dos veces o que falte alguna información. Integrar las aplicaciones entre sí te ahorrará mucho tiempo y mejorará la eficacia de tu equipo.
La mayoría de los sistemas de gestión de recursos disponibles ofrecen algunas integraciones incorporadas que requieren una configuración mínima. Si desea crear una solución totalmente personalizada, debe elegir herramientas con integraciones públicas. API con las que puedes crear tus propias aplicaciones o automatizaciones.
Trabajando con cientos de empresas, hemos aprendido que no existe un proceso de gestión de recursos que sirva para todos. Todo depende del tamaño de la empresa, del sector o de la naturaleza de sus proyectos.
Por eso es tan importante encontrar un software que apoye su proceso único, en lugar de ralentizarle a usted y a su equipo. Esperamos que esta lista de funciones imprescindibles te ayude a encontrar un sistema de gestión de recursos que se adapte (y luego personalice) a tus necesidades.
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