Tanto si eres gestor de proyectos como director general de una empresa, lo más probable es que quieras saber cómo lo está haciendo tu equipo. Como líder del equipo, eres responsable de marcar la dirección y expresar las expectativas, así que, naturalmente, quieres saber si tus empleados las están cumpliendo.
Por supuesto, siempre se puede evaluar el rendimiento del equipo en función de algunos hitos o resultados. Por ejemplo, si hablamos de un equipo de proyecto, podríamos decir que su eficacia puede medirse en función del éxito del proyecto.
Desgraciadamente, una evaluación de este tipo tiene algunos defectos importantes. En primer lugar, puede inducir a error. Los proyectos fracasan por múltiples razonesPor lo tanto, no se puede decir mucho basándose en el resultado en sí: hay que profundizar. Además, cuando evalúas a tu equipo sólo después de que haya finalizado un proyecto concreto, pierdes la oportunidad de optimizar y mejorar su trabajo. Por eso, en esta entrada del blog, le mostraremos cómo supervisar el rendimiento del equipo con regularidad e identificar oportunidades de mejora.
Todos los informes mostrados en este artículo se pueden configurar fácilmente en Teamdeck. Es una solución de gestión de recursos utilizada por decenas de agencias, consultorías o empresas de desarrollo de software (algunas de ellas utilizan Teamdeck.io como aplicaciones de gestión del tiempo, otras - como herramientas de programación de recursos). Esta aplicación te permite asignar a tus empleados a diferentes proyectos, realizar un seguimiento de su tiempo y gestionar su disponibilidad. Una de las características más destacadas de Teamdeck es su sólido conjunto de informes, que permite a los jefes de equipo comprender mejor cómo trabajan sus equipos y su eficacia. Basándose en estos informes, los jefes de proyecto y los gerentes pueden tomar mejores decisiones con el apoyo de los datos.
Puedes utilizar los informes de Teamdeck para evaluar diferentes aspectos de la eficacia de tu equipo. Sigue leyendo para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear cada uno de los informes de rendimiento del equipo que se presentan a continuación. También puedes programar una llamada con uno de nuestros expertos en gestión de recursos: juntos, crearemos un panel de informes perfecto para que midas la eficacia de tu equipo.
La productividad de los empleados es una excelente métrica para medir cuánto dinero aportan sus empleados a la empresa. Monitorizar esto también será útil si uno de tus objetivos de negocio es calcular los proyectos/clientes más rentables, que es una necesidad común para agencias o consultorías. Abramos un informe que ya tenga configurada la métrica Productividad de los empleados.
Teamdeck ofrece un par de plantillas de informes. Una de ellas, llamada Indicadores clave de rendimientoes especialmente útil para crear informes sobre el rendimiento de los equipos. Acceda a su cuentadirígete a informes y crea uno nuevo utilizando esta plantilla.
Verá una tabla llamada KPI de ventas. Aquí, puede realizar un seguimiento de un par de métricas de rendimiento clave:
Las fórmulas para estas métricas ya están predefinidas en Teamdeck, pero puede editarlas haciendo clic en Métricas y seleccionando la fórmula que desea modificar.
Cuando genere este informe por primera vez, verá que está vacío. Esto se debe a que debe rellenar el campo Tasa interna y Tasa exterior columnas. Funcionan como las celdas de Excel: basta con introducir el valor correcto. La tarifa interna es cuánto dinero gana su empleado por hora de trabajo. La tarifa externa es lo que cobras a tus clientes por hora de trabajo.
Puede definir una tarifa para todo el equipo o ampliar la tabla y asignar sus propias tarifas a todas las personas de su empresa. A medida que rellenes las celdas, verás que el resto de la tabla se actualiza automáticamente. Conociendo las tarifas de tu equipo, Teamdeck puede calcular el resto basándose en las hojas de horas de las personas.
En la imagen superior, se han facilitado las tarifas medias de todos los equipos del proyecto.
También puedes hacer un seguimiento del ROI de cada empleado: si estás satisfecho con su productividad pero no con el ROI, significa que podrías mejorar tu estrategia de precios. Un análisis de este tipo te ayuda a obtener información realmente valiosa: a juzgar sólo por los beneficios, podría decirse que el rendimiento de tu equipo no está a la altura. Sin embargo, un examen más detallado le permite ver que necesita cobrar un poco más por sus servicios.
En los párrafos anteriores hemos hablado de cómo calcular el ROI de sus proyectos y de cada uno de los miembros de su equipo. Ahora es el momento de crear un gráfico sencillo que te ayudará a evaluar los valores del ROI uno al lado del otro:
Puede saber de un vistazo qué proyectos han generado el mayor ROI en las semanas o meses anteriores.
Además, puede calcular el ROI para diferentes funciones dentro de su empresa. Las tarifas por hora suelen variar según el puesto. Crea un gráfico para medir qué empleados son responsables de generar los mayores beneficios para tu empresa.
Los desarrolladores de frontend han generado el 21% del ROI global de su empresa.
Uno de los signos fundamentales de un equipo eficaz es que sea capaz de cumplir sus estimaciones. Por eso, un informe de "estimaciones frente a reales" es una buena forma de medir el rendimiento.
Teamdeck almacena datos sobre las horas planificadas (reservas), así como el tiempo de trabajo real (partes de horas). Un simple gráfico de barras puede mostrarte la diferencia entre ambos:
Tenga en cuenta que este gráfico se desglosa en proyectos y personas. Es una buena idea analizar los datos en ambos niveles. Por supuesto, querrás hacer un seguimiento de las estimaciones frente a los datos reales a nivel de proyecto, ya que se corresponde directamente con el presupuesto del proyecto.
Sin embargo, observar los datos granulares puede ayudarle a comprender mejor la situación. Fíjese en la imagen de arriba: el proyecto del sitio web de ACME (el primero por la izquierda) tuvo más horas de seguimiento de las previstas. Analizando cada miembro del equipo, sin embargo, se puede ver que sólo uno de ellos superó las reservas. Una evaluación detallada puede darte valiosas ideas sobre el rendimiento y el trabajo en equipo de tu equipo.
Ahora que ya sabes lo que pasó, puede que también quieras saber cómo ocurrió. Para ello, intentaremos investigar el rendimiento del equipo a lo largo del tiempo. Para ello, crea un gráfico de líneas comparando las reservas con las hojas de horas:
Aquí puede ver el rendimiento de 3 personas diferentes a lo largo de un mes. Una vez más, tiene la oportunidad de examinar más de cerca a cada empleado. Por ejemplo, Davon. Hasta mediados de mes, registraba menos horas de las estimadas. Normalmente no es algo que deba preocuparle, ya que la gente tiende a añadir un margen de seguridad en sus estimaciones.
Sin embargo, en un momento dado, empezaron a registrar muchas más horas de seguimiento de lo que la estimación nos hacía esperar. Sabiendo lo que pasó y cómo pasó, se puede llegar al origen de este problema: ¿quizá otra persona se puso enferma y Davon tuvo que hacer horas extra? ¿O quizás su trabajo fue más lento por motivos personales? En cualquier caso, ahora puedes investigar más a fondo la situación en lugar de sacar conclusiones precipitadas.
También puede comparar las estimaciones con los datos reales en una tabla. Resulta especialmente útil cuando también importa descripciones de reservas y partes de horas a su informe:
Las descripciones le proporcionan más información sobre lo que han hecho los miembros de su equipo. Si observamos la imagen anterior, podemos ver que Rose estaba trabajando más o menos de acuerdo con el plan cuando trabajaba sola, preparando los activos. Sus interacciones con el cliente (talleres o revisiones de activos) tardaron bastante más de lo previsto. Se trata de una información muy valiosa que quizás se pueda comentar con Rose en su reunión individual.
Por supuesto, estos no son los únicos gráficos de rendimiento del equipo que puedes generar con Teamdeck. Dependiendo de la vertical de su negocio y de la estructura de su empresa, puede crear muchos más informes para supervisar la eficacia de su equipo. Un enfoque basado en datos es justo con sus empleados y ofrece oportunidades de mejora.
¿Estás listo para conocer mejor el rendimiento y la productividad de tu equipo? Regístrese para obtener una prueba gratuita de Teamdeck y comience a recopilar datos extremadamente valiosos para su empresa. Se lo agradecerá más tarde.
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