Cuando busque recursos para jefes de equipo y directivos, encontrará muchas pruebas en contra de la microgestión. "Deja de microgestionar a los miembros de tu equipo". "Los empleados odian a los directivos que microgestionan". - ¿significa eso que la microgestión siempre es mala? En este artículo, intentaremos demostrar que la microgestión es, en efecto, una estrategia potencialmente perjudicial, pero que hay situaciones en las que puede ser eficaz.
Pero antes, definamos qué es realmente la microgestión en el ámbito de los proyectos.
¿Por qué hay microgestión en la gestión de proyectos?
La microgestión es un estilo de gestión en el que controlas muy de cerca a tu equipo y su trabajo. En gestión de proyectos y recursosse trata de que el equipo intente llevar a cabo un proyecto.
Aunque muchas partes interesadas en un proyecto (internas y externas) podrían controlar en exceso a las personas que trabajan en él, en esta entrada del blog nos centraremos en un gestor de proyectos que microgestiona.
Antes de sumergirnos en las desventajas y ventajas (sí, las hay) de la microgestión en la gestión de un equipo de proyecto, es posible que desee analizar su propio comportamiento y, potencialmente, admitir que usted también es un gestor de proyectos microgestionador.
¿Es usted un PM microgestionador?
Como gestor de proyectos, tendrá que supervisar el trabajo de su equipo de proyecto. El objetivo es completar el proyecto con éxito: a tiempo y dentro del presupuesto. No hace falta mucho para que estas responsabilidades de supervisión se conviertan en un control excesivo. Si reconoce algunos de estos comportamientos en su propio trabajo, es posible que esté mostrando signos de un PM microgestor:
- Planifica por ellos hasta el más mínimo detalle de las tareas de su equipo.
- Tiendes a terminar las tareas de tu equipo porque "es más rápido/mejor cuando lo haces tú".
- Su equipo participa en reuniones de estado frecuentes y/o proporciona informes de estado periódicos.
- Sabe exactamente en qué están trabajando todos los miembros de su equipo, pero no necesariamente sentir que comprende el estado general del proyecto.
- Aunque a menudo sacrifiques tu conciliación de la vida laboral y familiarno tienes tiempo para pensar en la estrategia.
- Intentas controlar todos los aspectos del proyecto: "no está hecho hasta que yo digo que está hecho".
- La mayoría de los elementos de tu proyecto pasan por muchas ediciones antes de que estés contento con el resultado.
Ahora ya puede decir si la microgestión ha superado sus funciones de gestión de proyectos. Hablemos de las consecuencias de ese estilo de liderazgo.[/vc_column_text]
¿Por qué hay que evitar la microgestión en la gestión de proyectos?
Empezaremos con las malas noticias simplemente porque, en la mayoría de los casos, la microgestión no es realmente buena para los miembros de tu equipo ni para el proyecto en el que están trabajando. He aquí por qué.
En primer lugar, puede obstaculizar la productividad. A estudiar realizado por investigadores de la Universidad de Louisville, en Kentucky, descubrió que "la presión perjudica el rendimiento si te lleva a prestar atención de una manera que es mala para la tarea concreta que estás haciendo". Las personas que participaron en el estudio, cuando se sentían controladas, no se centraban en el resultado de la tarea, sino en la tarea en sí, lo que demuestra que la supervisión explícita puede afectar negativamente al rendimiento.
Si tiende a controlar en exceso a sus empleados, también es probable que organice demasiadas reuniones, sobre todo de estado. En nuestra guía sobre gestión eficaz de reunionesEn cuanto a la información, sugerimos que se comparta por escrito en lugar de en una larga reunión.
Controlar excesivamente todos los aspectos del trabajo de los miembros de su equipo también es terrible para la moral del equipo. La gente se frustra o se desvincula porque no siente que tiene autonomía para hacer su trabajo. A la larga, puede provocar una alta rotación en el equipo del proyecto o conflictos entre usted y su equipo. Huelga decir que crear confianzatan importante en los proyectos, es muy difícil.
La creatividad y la pasión se ven limitadas. Los miembros del equipo se vuelven más indecisos y pasivos: al fin y al cabo, no importa lo que hagan: su jefe de proyecto encontrará algo que corregir. Un jefe de proyecto que microgestiona puede pensar que es una experiencia de aprendizaje para su equipo, cuando, en realidad, nadie aprende nada.
No es un estilo de gestión de proyectos escalable. Dedicas una enorme cantidad de tiempo a editar/terminar/controlar tareas que probablemente otras personas estén perfectamente equipadas para completar. Es imposible realizar tus tareas de gestión de proyectos e intentar mejorar las tareas de los demás al mismo tiempo. Con el tiempo, tus empleados pueden llegar a depender de ti, lo que ralentizará aún más el progreso del trabajo que debéis realizar juntos.
¿Cuándo está bien la microgestión?
Micromanejar a un miembro de su equipo puede ser un enfoque acertado, pero sólo en un puñado de casos:
- A crisis (una crisis real de todo el proyecto, no una constatación a mediodía de que "las cosas van demasiado lentas"). Cuando parezca que el calendario de su proyecto está en peligro debido a un cambio repentino de prioridades o a la escasez de recursos, puede que necesite ayudar a su equipo con la planificación y ejecución de tareas.
- La necesidad de poner al día a los miembros del equipo. De vez en cuando, puede que veas que algunas personas de tu equipo necesitan un empujón extra. Tal vez sean nuevos en el equipo y no entiendan del todo sus tareas o la complejidad del proyecto. A estos empleados les vendrá bien que supervises activamente su trabajo durante algún tiempo.
Tenga en cuenta que, para que sea remotamente eficaz, la microgestión debe ser una solución a corto plazo.
Cómo evitar la microgestión en su proyecto
Lo ideal es no microgestionar al equipo. Al mismo tiempo, como gestor de proyectos, quiere asegurarse de que las tareas se realizan y de que el proyecto va en la dirección correcta. En nuestra opinión, puedes lograr ambos objetivos si prestas atención a dos elementos clave de los equipos de proyecto felices y productivos: transparencia del proyecto y visibilidad de los empleados.
Transparencia del equipo y del proyecto puede eliminar su necesidad de controlar a los miembros de su equipo. ¿Cómo? Cuando fomentas la comunicación abierta y te aseguras de que la gente entiende sus tareas, no tienes que supervisarlos tan de cerca. Si surge algún problema, te lo comunicarán y podréis resolverlo juntos.
Sin embargo, puede darse el caso de que sus empleados ni siquiera vean que es necesario tomar algunas medidas correctivas. Por ejemplo, pueden estar trabajando en sus tareas sin darse cuenta de que el tiempo real que dedican a estas tareas difiere cada vez más de sus estimaciones. Es algo difícil de detectar en el trabajo diario, pero que puede reconocerse fácilmente cuando se observa el panorama general. Por eso es ventajoso contar con visibilidad en la carga de trabajo, las fichas horarias y la disponibilidad de su equipo. ¿Cómo conseguirlo sin exigir informes de estado frecuentes? Una respuesta sería introducir software de gestión de recursos en su organización. Sus empleados pueden utilizarla para controlar su tiempo y comprobar los proyectos que tienen asignados, y usted, como directivo, puede supervisar sus rendimiento del equipo sin presionar demasiado a los miembros de su equipo.
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