Gestionar proyectos en una agencia creativa es un acto de equilibrio. Como responsable de la gestión de contenidos o simplemente del proceso de gestión de proyectos, tienes que planificar el trabajo, gestionar a los creativos y asegurarte de que el proyecto cumple los plazos, no supera el presupuesto y, lo que es igual o más importante, satisface las expectativas del cliente. En este punto surgen las herramientas de gestión de recursos de marketing.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
-
¿Qué agencia creativa ha seleccionado nuestro software de gestión de recursos
-
Cómo gestionar eficazmente los recursos durante las inversiones en marketing
-
Razones por las que los departamentos de marketing utilizan herramientas de gestión de recursos
-
Cómo aumentar gestión del flujo de trabajo de los proyectos con el software MRM
Para completar con éxito un proyecto, es necesario:
-
asegúrese de que dispone de todos los recursos necesarios,
-
estimar durante cuánto tiempo necesitará esos recursos y
-
cree un calendario que cumpla los plazos y se ajuste a la disponibilidad de su equipo.
-
utilizar el mejor software de gestión de recursos
Afortunadamente, seguir las mejores prácticas de gestión de recursos le permitirá equilibrar la carga de trabajo (lea sobre gestión de la carga de trabajo) y controlar el presupuesto de sus proyectos. Pero, ¿por qué es tan importante gestionar los recursos en las agencias creativas y los departamentos de marketing?
Cuando hablamos de gestión de proyectos, el control del tiempo es una parte insustituible. Y punto. [Pantalla del software de gestión de recursos]
Por qué merece la pena utilizarlo software de gestión de recursos de marketing?
Probablemente ya utilice varias herramientas para dirigir sus proyectos y gestionar su equipo: herramientas de marketing, herramientas de análisisetc. Lo más probable es que trabaje con empleados internos, equipos remotos y autónomos. En un lugar de trabajo tan complejo, es fácil perder de vista el rendimiento general del equipo en múltiples proyectos.
En este artículo, voy a convencerte de que, como productor que trabaja para una agencia creativa de cualquier tamaño, puedes beneficiarte del software de gestión de recursos de marketing en distintas fases del proyecto, ya sea en la fase de pitching (o preparación de una propuesta), en la gestión del trabajo o en la elaboración de informes.
El principio: comprender la gestión de los recursos de marketing y la importancia de utilizar software de gestión de recursos de marketing.
Empecemos este capítulo respondiendo a la pregunta: ¿qué relación hay entre la gestión de recursos y el marketing? ¿Por qué es importante el software de gestión de recursos? Para intentar responder, tenemos que empezar por entender bien qué es la gestión de recursos y por qué puede ser útil el software de gestión de proyectos o las soluciones de recursos para agencias de trabajo.
Entre los gestores de proyectos de campañas de marketing digital, no existe una comprensión unívoca de la gestión de recursos. Es bastante popular (y el enfoque correcto), lo que significa que la gestión de recursos contiene elementos como la programación y asignación de recursos y el uso de software de gestión de recursos de marketing. Sin embargo, se puede constatar que gestión de los recursos del proyecto es lo mismo que programación de recursos. Se puede encontrar en muchas fuentes donde la programación de recursos alterna con la asignación de recursos. Planificación de recursos - a menudo se toma como una palabra alternativa a gestión de recursos- puede encontrarse como uno de los muchos elementos de la última palabra, gestión de recursos. Así que estar atentos a cómo van las cosas o pedir ayuda de soluciones de recursos de la agencia.
Es hora de acercar el término más interesante. La Association for Project Management elaboró una definición amplia.
La gestión de recursos consiste en adquirir, asignar y gestionar los recursos necesarios para un proyecto, como las personas y sus cualificaciones, las finanzas, la tecnología, los materiales, la maquinaria y los recursos naturales. (APM)
Por supuesto, un directivo no dispone de tiempo ilimitado para realizar estas tareas. El presupuesto no puede multiplicarse en un chasquido de dedos. El tiempo es oro: los proyectos tienen que llegar a tiempo. Así pues, el objetivo último del proceso de gestión de recursos es garantizar que los recursos se utilicen de forma eficaz, a tiempo y dentro del presupuesto, utilizando software de gestión de recursos de marketing y recurriendo a la ayuda de soluciones de recursos de agencias.
La función de la gestión de recursos (de marketing) como práctica consiste en garantizar que los recursos se utilicen eficazmente para finalizar un proyecto con los resultados esperados, en el plazo previsto y dentro del presupuesto.
¿Para quién es una gestión de recursos de marketing?
Como ya sabemos, la función de la gestión de recursos de marketing mediante el software de gestión de recursos es garantizar que los recursos internos y/o externos se utilicen de forma eficaz para completar un proyecto con los resultados esperados, en el plazo previsto y dentro del presupuesto. ¿Cómo se relaciona con las agencias de marketing o creativas?
La crucial, entender la gestión de recursos de marketing (MRM), se divide en dos segmentos. Uno se define como un enfoque, y el segundo - es como un software de gestión de recursos de marketing.
Software de gestión de recursos de marketing: todo lo que necesita saber
La gestión de recursos de marketing con ayuda de soluciones de recursos de agencias es un enfoque acorde con la gestión de marketing. Se centra en todo el conjunto de recursos del equipo de marketing, desde el equipo de marketing y los materiales de marketing (online y offline) hasta el presupuesto de marketing. También incluye la cooperación con proveedores externos, los procesos de producción, las operaciones de marketing y la gestión de activos digitales.
Por supuesto, como ya se ha dicho, dentro de un plazo y un presupuesto.
Mientras que la segunda acepción de MRM se refiere a la tecnología. Sobre tecnología y software de gestión de recursos de marketing que se centra en ayudar a los departamentos de marketing o agencias creativas a coordinar y consolidar recursos. Desde procesos, operaciones, producción de contenidos ampliamente entendidos y flujos de trabajo hasta compartir información y archivos. Todo en un único sistema de software para agilizar y optimizar continuamente gestión de proyectos de marketing actividades.
Las aplicaciones de gestión de recursos de marketing, como el software de gestión de recursos de marketing, permiten la planificación estratégica (estrategias de marketing) y la elaboración de presupuestos, la gestión de programas, el desarrollo creativo y la distribución, la gestión de contenidos, la planificación y ejecución de medios, la coordinación de eventos y la medición de recursos. (Gartner.com)
Desde la perspectiva de Gartner (especialista en servicios a distancia), la gestión de recursos de marketing es un conjunto de actividades de marketing o herramientas de software de gestión de proyectos de agencias que apoyan la estrategia y la optimización del flujo de trabajo en empleados, equipos de proyectos y organizaciones. Estas herramientas ayudan a los equipos a trabajar y centralizar los proyectos de marketing. Desde campañas de marketing multicanal hasta activos puntuales. Al mismo tiempo, proporcionan un entorno integrado para la planificación, producción, gobernanza y ejecución de contenidos.
1. Crear una propuesta - tenerlo todo resuelto como parte del viaje con la gestión de recursos de marketing.
Al crear una propuesta como especialista en servicios a distancia, es natural que te centres en tu idea creativa. Pero, al mismo tiempo, negocias sobre el calendario y el presupuesto del proyecto. A continuación te explicamos cómo estimar los proyectos con más confianza para que luego tengas menos probabilidades de pasarte del presupuesto.
Encuentre los recursos que puede necesitar como gestor de activos digitales
En función del alcance del proyecto, puede saber a quién necesitará para llevarlo a cabo desde el punto de vista de las competencias.
Una forma de avanzar es crear una matriz de habilidades que le permita determinar las competencias necesarias para un proyecto. A continuación, busque empleados con esas competencias para estar seguro de que su empresa dispone de recursos suficientes para cumplir lo que promete en su propuesta o solicitud de propuestas. Herramientas de planificación de recursos con filtros que permiten encontrar empleados por sus habilidades lo hacen mucho más rápido. Los especialistas en servicios a distancia pueden confirmarlo.
Teamdeck facilita la clasificación de los empleados por cargo para que puedas encontrar rápidamente al miembro del equipo que necesitas para proyectos creativos.
Prevea la disponibilidad de sus recursos de marketing como especialista en servicios a distancia
Cuando sepa qué empleados necesita reservar para su proyecto, la previsión de recursos y la planificación de capacidades se lo permitirán:
-
Compruebe si los recursos que necesita están disponibles durante el plazo de su proyecto.
-
Programe recursos para su proyecto.
-
Averigüe si sus reservas no interfieren con el proceso de producción de su agencia.
Las reservas provisionales de los especialistas de servicios a distancia le facilitan la planificación de los recursos que necesitará sin acapararlos. Al mismo tiempo, avisas a otros productores de que puedes necesitar determinados recursos para que tengan en cuenta ese factor a la hora de planificar.
También funciona a la inversa. Si ves que otra persona ya dispone de los recursos de marketing que necesitas, puedes negociar con ella y llegar a una solución que satisfaga a ambos.
El calendario de Teamdeck te ofrece una rápida visión general de las reservas de la organización o de los equipos de marketing.
Crear un presupuesto de proyecto como especialista en servicios a distancia
Sabiendo a quién necesita y durante cuánto tiempo, puede calcular un presupuesto con mayor precisión. De este modo, es menos probable que los especialistas en servicios remotos programen en exceso a su equipo para cumplir los plazos y se salgan del presupuesto.
Al mismo tiempo, una estimación y un presupuesto precisos harán más fácil prever los ingresos de la agencia y decidir si este proyecto es rentable o no para su agencia y por qué es importante la analítica de marketing.
2. (El papel de la gestión de los recursos de marketing)
Analicemos cómo puede utilizar la gestión de recursos de marketing una vez que haya ha iniciado un nuevo proyecto o mientras diriges una en curso.
Controle el tiempo y ahorre tiempo en los procesos de gestión de recursos de marketing
Tanto si utiliza el método de tiempo y material como el de precio fijo, tiene que hacer un seguimiento del tiempo facturable que sus empleados han dedicado al proyecto (esfuerzos de marketing) para saber si el proyecto se ajusta al presupuesto.
Para que los partes de horas sean fiables y aprovechen al máximo seguimiento del tiempo del equipoDebe asegurarse de que sus empleados los cumplimentan con regularidad. Si sus partes de horas son precisos, puede concluirlos con confianza y utilizar las entradas de horas para sus informes.
Gestionar todo el equipo de marketing, empleados a tiempo completo, equipos virtuales y autónomos.
Las agencias creativas especializadas en marketing no siempre dependen únicamente de empleados a tiempo completo. Gestionar empleados a tiempo parcial o autónomos, especialmente en un equipo remoto, puede ser complicado, pero puedes superarlo con la gestión de recursos de marketing.
Con una vista de pájaro del horario de sus empleados (calendario de recursos), es más fácil equilibrar su carga de trabajo. Al modificar el calendario, cambiar las prioridades, etc., tienes que asegurarte de que ninguno de los miembros de tu equipo esté infrautilizado o sobreutilizado, ya que podría provocar el agotamiento o la rotación de los empleados.
La gestión de los recursos de marketing no se limita a los empleados - agency resource solutions
En la ejecución de un proyecto, es muy frecuente que no sólo haya que incluir a los empleados, sino también el equipo o los espacios de trabajo. Si ese es el caso de su proyecto, las normas de asignación de recursos aplíquese en consecuencia. Piense en soluciones de recursos de la agencia.
En primer lugar, decida qué herramientas de gestión de proyectos de agenciaso espacios de trabajo que necesite. A continuación, averigüe si están disponibles durante el plazo de su proyecto y prográmelos cuando los necesite. Lo ideal, al igual que con los empleados, es tener una visión general del uso de los recursos en toda la agencia para saber cuándo están disponibles o reservados para otros proyectos.
Medir e informar: las razones de una gestión eficaz de los recursos de marketing
Dado que el alcance, el calendario o los resultados del proyecto pueden cambiar, debe realizar un seguimiento constante del proyecto y reasignar sus recursos en consecuencia. Para ello, necesitas una forma sencilla de seguir y medir el rendimiento de tu equipo y utilización de recursos. Así que necesita buenas soluciones de recursos de agencia.
Vigilar las distintas métricas le ayudará a mantenerse al día aunque se produzcan cambios. Una forma de detectar pronto la infrautilización o sobreutilización de los empleados es controlar si sus reservas u hojas de horas superan su disponibilidad. En Teamdeck, es súper fácil - puedes verlo de inmediato mirando las barras de Hojas de horas/Disponibilidad y Reservas/Disponibilidad. Si están en rojo, es una señal clara de que un determinado empleado tiene demasiado trabajo. Existen interesantes soluciones de recursos de agencia.
También puede crear informes para controlar la utilización de los empleados o el presupuesto. En este caso, las entradas de tiempo y las reservas de empleados resultan muy útiles, ya que a partir de estos datos puede calcular rápidamente el rendimiento de su equipo o presupuesto del proyecto.
Los informes de Teamdeck permiten a los productores y profesionales de marketing realizar un seguimiento de diferentes métricas y KPI de su elección, y compartirlos fácilmente con sus equipos o un cliente.
Los informes de Teamdeck permiten a los profesionales del marketing realizar un seguimiento de diferentes métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) de su elección, y compartirlos fácilmente con sus equipos o con un cliente: interesantes soluciones de recursos para agencias.
3. Planificar con confianza futuras iniciativas y proyectos de marketing
Por último, pero no por ello menos importante, la gestión de recursos de marketing le ofrece la oportunidad de planificar y estimar mejor los proyectos futuros y encontrar soluciones de recursos de agencia. Una vista en helicóptero de su pipeline, los recursos disponibles, su utilización actual y el tiempo registrado por sus empleados resulta muy útil aquí. De este modo, podrá ver si hay espacio para un nuevo proyecto en su cartera de producción.
Analiza los datos históricos para detectar patrones que hayan resultado perjudiciales para tus proyectos anteriores. Quizá tiendes a subestimar la fase de diseño o suele haber una sobrecarga de tareas durante la temporada de vacaciones. Comprender estas deficiencias te ayudará a evitarlas en futuros proyectos.
Cómo se benefician los gestores de proyectos de las soluciones de gestión de recursos de marketing y recursos de agencias
Como has aprendido en este artículo, la gestión de recursos de marketing y las soluciones de recursos para agencias pueden ser beneficiosas para los productores y las agencias creativas de muchas maneras. Vamos a resumirlo con una lista de beneficios de la gestión de recursos de marketing:
-
Como productor, tendrá plena visibilidad de los proyectos en los que trabaja, los recursos disponibles y la carga de trabajo de su equipo.
-
Podrás equilibrar eficazmente la carga de trabajo de todos los miembros de tu equipo, incluidos los remotos y los autónomos.
-
Puede reducir el riesgo de incumplir los plazos y salirse del presupuesto.
-
La visibilidad de los recursos disponibles mejora la colaboración entre usted y otros productores de su agencia.
-
Tendrá una mejor visión de su cadena de producción.
-
Le resultará más fácil crear el informe de su proyecto.
Si quiere sacar el máximo partido de la gestión de los recursos de marketing, debe asegurarse de que se trata de un proceso coherente que se sigue con regularidad en su agencia.
