La sabiduría popular dice que en la vida hay dos cosas seguras: la muerte y los impuestos. Y si eres gestor de proyectos, es probable que esos dos fenómenos ocurran más pronto que tarde. Mi más sentido pésame. Pero humor morboso aparte. La gestión de proyectos es un trabajo ingrato. Para el observador casual, puede parecer que los gestores de proyectos llevan el peso del mundo sobre sus hombros.
Obligados a tratar con todo tipo de asuntos, desde accionistas descontentos hasta la asignación de recursos, no sólo tienen que realizar tareas de organización, sino también mantener altos niveles de creatividad para idear soluciones sobre la marcha, en esos momentos caóticos en los que las mejores prácticas no bastan. En este texto examinaremos diversas técnicas que le ayudarán a ser mejor. Lea cómo ser mejor para sortear los escollos organizativos y, al mismo tiempo, exhibir todo su potencial creativo.
Gestor de proyectos y creatividad efectiva
Pocos temas han suscitado tanto debate en los últimos años como el de la creatividad. Este concepto, reservado durante años a artistas y "creativos", ha entrado en el foro público. Su valor y su beneficiosa influencia se han adoptado finalmente en toda la sociedad, en ámbitos que hasta hace poco no se asociaban con el pensamiento innovador o los vuelos del capricho.
Nuestra economía está cada vez más influenciada por las soluciones creativas. Por ello, podemos observar la formación de mercados enteros dedicados a dar rienda suelta a tu "artista interior". Muchas de estas soluciones prometen más de lo que pueden dar y a menudo conducen a la frustración. Al fin y al cabo, la fuerza que impulsa a la mayoría de los artistas de éxito es mucho más prosaica. Por desgracia para el mundo, no existe ninguna píldora mágica que le convierta en un Picasso o un Stravinsky de los últimos tiempos... Pero hay hábitos sencillos que puedes adoptar en tu vida y que te ayudarán a convertirte en un diseñador o gestor de productos más eficaz y creativo.
Hora de limpiar tu habitación
Lo primero que debe adoptar en su vida es cierto grado de organización y capacidad de gestión del tiempo. Liberar tiempo también libera a tu cerebro de preocuparse por cosas irrelevantes y fomenta el pensamiento centrado en las áreas en las que tu creatividad estará mejor empleada. No estoy diciendo que debas volverte un obseso del control y alejar a tus seres queridos por tu nuevo sentido del propósito.
Sin embargo, una dosis razonable de disciplina y orden le ayudará a priorizar lo más importante. No será necesario meditar ni viajar al Tíbet para alcanzar este nivel de paz interior. Aunque no te desanimo a que hagas esas cosas. La disciplina y la organización se pueden conseguir a un coste mucho menor.
Las herramientas por sí solas no hacen a un maestro.... pero son muy útiles
Llevar un calendario, hacer listas de cosas por hacer, deshacerse de lo que no se necesita y mantener el espacio ordenado. Estos son algunos de los hábitos a los que se comprometen las personas eficaces. Este tipo de estrategias son muy útiles para forjar un sentido de la organización.
A nivel profesional, existen herramientas más especializadas que pueden ayudarte a liberar tu mente. Teamdeck es una de esas herramientas que agiliza el flujo de trabajo y despeja la vida en la oficina.
Puede parecer que ser creativo es un arte arcano...
...pero sólo para los no iniciados. En realidad, apenas hay magia. La creatividad intencionada suele ser el resultado de habilidades organizativas que se traducen en una mejor toma de decisiones. Además, otro factor importante es el conocimiento. Espontaneidad, intuición, improvisación son palabras de moda cuando se habla de los artistas y sus procesos. De hecho, la mayoría de ellos considerarían ofensivas estas etiquetas si se redujera todo su arte a estas palabras. Muchos incluso afirmarían que estos términos no existen. La creatividad no es más que el arte de tomar decisiones.
El poder de la toma de decisiones
El mencionado Picasso, a pesar de su reputación de pintor abstracto, era un maestro impecable y de formación clásica. Cuando ponía el pincel en el lienzo, no se comunicaba con un poder superior. Se basaba en sus inmensos conocimientos y en la técnica acumulada a lo largo de los años.
La misma regla se aplica a casi todos los campos en los que se pueda pensar. Las decisiones inspiradas suelen ser el resultado no sólo de poseer una gran cantidad de datos, sino también del "tipo correcto" de datos y, por último, de ser capaz de analizar esta información antes de comprometerse a seguir un curso de acción. El tópico dice que para convertirse en un maestro en cualquier campo se necesitan unas 10.000 horas de duro trabajo y dedicación... pero dado que vivimos en la era de la gratificación instantánea, hay formas de acelerar este estado.
El sutil arte de potenciar la creatividad
La creatividad, además de estar vinculada a la competencia y el conocimiento, también se caracteriza por el capricho y los vuelos de la fantasía con los que la mayoría de la gente la asocia. Es una forma de ver el mundo de manera poco ortodoxa y de encontrar nuevas soluciones y caminos entre la amplitud del conocimiento acumulado.
Esta habilidad, como cualquier otra, debe trabajarse para que florezca y, como todo lo que intentamos hacer, puede resultar difícil al principio, pero con el tiempo se convierte en algo natural. Se han escrito numerosas guías sobre cómo ser más creativo y, aunque no tenemos espacio aquí para adentrarnos en esta interminable madriguera de conejos, he aquí algunas técnicas sencillas que podemos adoptar en nuestra vida diaria para mejorar nuestro pensamiento imaginativo.
Paso a paso: cómo los gestores de proyectos eficaces comenzaron su andadura con
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Mapas mentales:
esta práctica nos ayuda a crear asociaciones entre el problema que intentamos resolver o el concepto que intentamos comprender, escribiendo físicamente las conexiones que observamos entre nuestro problema y nuestro flujo de pensamiento ininterrumpido. También ayuda a retener la memoria.
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Manipulación de ideas:
Toma tu idea base y reorganiza sus propiedades. Cambiando o sustituyendo elementos florecerán nuevas ideas. En música, muchos compositores recurren a estos conceptos cuando están atascados en una rutina. Cambian elementos de sitio, incluso al azar, con la esperanza de que surja un nuevo concepto que les empuje en una dirección factible.
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Haga preguntas diferentes:
Un problema no es más que una pregunta que necesita una respuesta, y si nos ceñimos demasiado a una frase concreta, puede ser perjudicial para encontrar una solución. En su lugar, divida su problema en trozos más pequeños y busque respuestas a estos elementos. Esto hará que el proceso de resolución de problemas sea menos estresante y fomentará soluciones más creativas.
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Salga a pasear:
Los filósofos radicales asociados al movimiento situacionista promovían el caminar como el principal medio para traer nuevas teorías al mundo. Llamaban a esta práctica "Dérive" y les ayudaba a llegar a nuevas conclusiones al permitir que sus mentes absorbieran el entorno y se soltaran mientras se encontraban con los tejemanejes de la vida cotidiana. El aire fresco y la relajación son más propicios para crear tu próxima gran idea que el ambiente estresado y cargado de la oficina.
Multitarea con un poco de ayuda
El gestor de proyectos es responsable de la comunicación entre el departamento de desarrollo y el cliente, de buscar soluciones creativas para convertir las instrucciones en tecnologías y de garantizar una gestión perfecta del trabajo y el tiempo del equipo. Estilos de trabajo tan diferentes y ámbitos en los que hay que desenvolverse a diario requieren una organización y disciplina perfectas. Por eso, una función que reúna toda la información en un solo lugar tendrá un valor incalculable.
Teamdeck es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que recopilar y analizar grandes cantidades de datos. Esta facilidad de acceso a información crucial te ayudará, como gestor de proyectos, a tomar decisiones con conocimiento de causa. Hemos diseñado nuestro software para simplificar muchos de los procesos que son causa de quebraderos de cabeza. Algunos de los problemas que Teamdeck resuelve son:
Asignación de recursos
Para lograr los resultados deseados, se necesitan las personas adecuadas en los lugares adecuados. Por desgracia, a medida que las empresas crecen se hace más difícil tomar estas decisiones con conocimiento de causa. Es humanamente imposible que incluso el directivo más implicado de una gran empresa de software conocer lo suficiente a su personal para repartir las responsabilidades en función de sus talentos, la carga de trabajo actual o los planes de vacaciones. Las herramientas informáticas pueden individualizarse en función de las necesidades de la empresa.
En Teamdeck, la personalización incluye informes, etiquetas, vistas y es fácil con la opción de importación. Gracias a esta solución, todos los detalles útiles estarán a disposición del gestor de proyectos. Ahora es posible tener acceso a información precisa sobre las habilidades de un empleado, su ubicación, antigüedad, carga de trabajo actual, carga de trabajo pasada, planes de vacaciones y cualquier otra cosa que pueda resultarle útil para dirigir eficazmente a su equipo. El uso de la tecnología que ofrece Teamdeck facilita la gestión del trabajo en equipo. Con nuestra herramienta, puedes maximizar el rendimiento y minimizar problemas como el agotamiento de los empleados o el caos administrativo.
Ejecución del proyecto
Aunque se cuente con un plan hermético y personas de confianza en el lugar adecuado, aún queda un largo camino desde la planificación hasta la realización de un proyecto. La flexibilidad es una cualidad clave en esta fase. Ser capaz de adaptarse rápidamente le pondrá por delante de los demás en su sector. Aproveche los datos para saber cuándo sus empleados tienen vacaciones o si cogen la baja por enfermedad. De este modo, podrá suplir las carencias sobre la marcha y asegurarse de que el proyecto sigue por buen camino. Y todo ello sin tener que retrasar el plazo.
Además de utilizarse para dirigir un barco hermético, el software también puede emplearse de un modo más benévolo. Un empleado cansado es un trabajador frustrado e ineficaz. Puedes utilizar el software para controlar cuántas horas extra están haciendo los empleados y, si es necesario, enviarlos a un descanso. Tanto la sobreutilización como la infrautilización son igualmente perjudiciales. Tanto para la eficacia como para la creatividad. Mantener un equilibrio saludable permitirá a todos los empleados dar lo mejor de sí mismos.
Desarrolla tu potencial sin quemarte
El gestor de proyectos se enfrenta cada día a un gran número de tareas. El mayor reto es la variedad de responsabilidades que carga sobre sus hombros. Nos gusta dividir a las personas según sus competencias. Este es más creativo, este tiene grandes habilidades interpersonales, este es un gran gestor y líder nato. Pues bien... el jefe de proyecto tiene que cumplir todas estas funciones. ¿Cómo hacerlo sin volverse loco?
El artículo anterior revela algunas formas de desarrollar y gestionar su creatividad en el trabajo diario. Además, te aconsejamos cómo optimizar tu trabajo y el de tu equipo aprovechando las ventajas de la tecnología actual, con la que organizar la capacidad y el tiempo es más fácil que nunca.
