Aquí, en el blog de Teamdeck tendemos a discutir estrategias de negocio, incluyendo estrategias de gestión del tiempopara una gestión más eficaz de los proyectos y los recursos. Su éxito depende a menudo de saber gestionar el tiempo en el trabajo. Por eso decidimos hacer una prueba de una semana: que tres personas probaran algunas técnicas populares de gestión del tiempo y describieran los resultados. En nuestro experimento hay más variables, ya que los tres tenemos distintas formas de empleo (a tiempo completo, a tiempo parcial y como autónomos). Además, todos tenemos tareas ligeramente diferentes en nuestro trabajo diario, lo leerás todo a continuación.
Para que también nos resultara útil a nosotros, intentamos encontrar técnicas que realmente creyéramos eficaces. Hemos elegido tres técnicas diferentes de gestión del tiempo:
A lo largo del experimento hemos ido escribiendo un diario para recoger nuestras impresiones sobre estas técnicas de gestión del tiempo. Estas son nuestras historias:
Ania
Creador de contenidos
Trabajador autónomo
Técnica de gestión del tiempo que he probado: Deep Work (basado en la obra de Cal Newport Libro)
Premisa principal:
En su libro, Cal Newport describe un par de enfoques, incluido aquel en el que eliminas por completo el llamado trabajo superficial. Como mi trabajo me obliga a realizar una buena cantidad de tareas superficiales a diario, he decidido seguir la filosofía rítmica de la programación del trabajo en profundidad. Básicamente, planificaré dos bloques ininterrumpidos de trabajo en profundidad cada día y trabajaré en tareas superficiales entre medias.
Mis franjas horarias de trabajo profundo durarán entre 90 y 120 minutos. Durante ese tiempo sólo trabajaré en una tarea asignada. Mi teléfono y las notificaciones de SM estarán apagados y beberé agua fresca para no tener la tentación de levantarme de la mesa.
Expectativas:
Tengo muchas ganas de probar el método de trabajo en profundidad. Has visto algún gif de "perrito distraído" (como éste)? Yo soy ese cachorro. Mi mayor reto en el trabajo es centrarme en la tarea que tengo entre manos, sin intentar hacer varias cosas a la vez o revisar algo que no tengo que hacer hasta dentro de una semana o así.
El autor de la técnica de trabajo en profundidad la describe como la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea cognitivamente exigente. A mi distraído yo le parece demasiado bueno para ser verdad, pero, al mismo tiempo, es un gran objetivo por el que trabajar.
Primer día:
Mi primera observación sobre mis sesiones de trabajo profundo fue que parecen muy poco tiempo. 3 horas de trabajo superconcentrado al día no suenan tan impresionantes. Sin embargo, los resultados de esos 180 minutos fueron más que satisfactorios: ¡He conseguido mucho!
Me he dado cuenta enseguida de que el trabajo en profundidad me resulta más eficaz cuando tengo una única tarea que no exige navegar por Internet. Escribir una entrada para el blog, que era mi tarea principal para uno de los bloques de hoy, ha ido muy bien. En cambio, investigar un artículo me ha parecido un poco más desestructurado. Es difícil distinguir cuándo estás investigando el tema y cuándo sólo estás leyendo un artículo interesante que trata más o menos del tema.
Día 2:
Basándome en mis experiencias del día anterior, he decidido dedicar mis dos sesiones de trabajo de hoy a escribir. Sin teléfono, sin redes sociales, sin internet (excepto mi amigo más querido: el diccionario de sinónimos).
¡Vaya, fue rápido! Hice mucho más de lo que esperaba. Verás, normalmente estoy muy pendiente de mi estado de ánimo cuando escribo y al menor signo de cansancio me tomo un descanso. Me parece una buena táctica, porque no quiero que baje la calidad de mi escritura. Sin embargo, con el trabajo profundo, me sentí más decidido a aguantar hasta el final de la sesión.
Hablando de signos de fatiga, el más obvio para mí es cuando empiezo a fijarme en una sola frase o un encabezamiento, y luego intento perfeccionarlo varias veces sin ver ningún efecto. Era consciente de que este tipo de bucle mental podía distraerme de mi concentración profunda. Hoy, en lugar de intentar encontrar la solución, me limito a anotar "a mejorar" y sigo adelante. Esto hizo que todo fuera mucho más productivo.
Día 3:
La primera sesión se dedicó a la escritura, así que me resultó familiar y fue genial.
Tuve que hacer unos recados a la hora de comer, así que no pude empezar mi segunda sesión de trabajo en profundidad hasta las 16:30 aproximadamente. Estaba un poco cansada: los recados me agotaron + almorcé una hamburguesa, lo cual no es la mejor idea si no planeas echarte una siesta después, pero bueno, ¡a ver!
La segunda sesión de hoy se ha dedicado a crear algunos diseños de libros electrónicos en InDesign. Me resulta muy satisfactorio hacer este tipo de cosas por mi cuenta, así que estoy intentando aprender a utilizar las herramientas de Adobe. Resultó que mi entusiasmo de creadora me quitó totalmente el bajón de la tarde e incluso pasé más tiempo en modo de trabajo profundo del que había planeado inicialmente.
Por cierto, utilizo el temporizador integrado del iPhone para programar alarmas para mis sesiones de trabajo en profundidad.
Día 4:
La primera sesión fue estupenda (corregir los artículos que tengo que enviar a mis clientes), pero terminé la tarea mucho antes de los 90 minutos. No me apetecía empezar una tarea completamente diferente de inmediato, así que decidí simplemente prolongar la segunda sesión y hacerla de 105 minutos en su lugar.
A estas alturas, veo totalmente el valor de estar libre de distracciones durante las sesiones de trabajo profundo. Las tareas de trabajo superficial de hoy (responder a correos electrónicos, ordenar algunos documentos, crear un banner sencillo para un grupo de Facebook) me han llevado mucho más tiempo del necesario, porque no estaba prestando tanta atención a mi nivel de concentración. ¿Quizás sería buena idea establecer un límite de tiempo también para las tareas superficiales?
Día 5:
Una vez más, luché con un trabajo poco profundo que me enganchó al principio del día. Nota para mí mismo: Tengo que realizar la primera sesión de trabajo profundo del día antes de consultar mi bandeja de entrada.
Aparte de eso, hoy no me he sentido realmente diferente, aunque es viernes y esperaba sentirme un poco más perezosa que durante la primera parte de la semana. Me encanta que el trabajo en profundidad te exija seguir los mismos pasos independientemente del día, la hora o el lugar. Realmente favorece la productividad.
Impresiones finales:
Estoy realmente entusiasmado con esta técnica de gestión del tiempo. El trabajo en profundidad me permitió hacer todo lo que había planeado para la semana, sin estirar mis días de trabajo. Más bien al contrario: me sobraba más tiempo de lo habitual. La estricta norma de no distraerse me hizo terminar algunas tareas exigentes en mucho menos tiempo de lo habitual.
Tengo pensado seguir experimentando con el trabajo profundo: ¿quizá podría añadir una tercera sesión diaria o hacerlas de 2 horas? Mi única debilidad era que volvía totalmente a mis viejas costumbres distraídas durante mi tiempo de trabajo superficial. Debería trabajar en ello.
No estoy seguro de si esta técnica sería fácil de aplicar para las personas que trabajan en equipo, pero la recomiendo totalmente a los autónomos que controlan su agenda diaria.
Joanna
Especialista en éxito de clientes
Empleado a tiempo parcial
Técnica de gestión del tiempo que he probado: Pomodoro (desarrollado por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980)
Premisa principal: Trabajaré en las tareas elegidas durante 25 minutos (eso es un pomodoro) sin interrupciones, y luego me tomaré un descanso de 5 minutos. Después de 4 pomodoros, haré una pausa más larga y volveré a empezar.
Expectativas:
En la universidad, solía estudiar sin interrupciones durante 45 minutos y hacer descansos de 5 minutos entre las sesiones de estudio. Creo que esto será parecido.
Estoy deseando probar esta técnica. Lo único que me preocupa es que será difícil dividir mis tareas en bloques de tiempo de 25 minutos. Interactuar con los clientes es mi mayor prioridad, así que no quiero renunciar a ella por el horario fijo del Pomodoro.
Primer día:
Estoy un poco confuso: escribir un diario sobre el método, ¿cuenta como descanso o no? Es mi descanso largo (25 minutos) y he decidido aprovecharlo para contar mis primeras impresiones. Por supuesto, no es problema de la técnica en sí, sino de mi planificación.
De todos modos, las sesiones de trabajo de 25 minutos son difíciles de alinear con las reuniones diarias o las llamadas con Adrianna. Ninguna de estas llamadas regulares dura 25 minutos completos y me cuesta encontrar tareas para el resto de ese pomodoro.
La aplicación que utilizo para cronometrar mis sesiones pomodoro tiene un sonido de tic-tac que me ayuda a concentrarme. Por otro lado, sin embargo, es demasiado silenciosa para anular el ruido de las conversaciones de la oficina, además, no se mezcla bien con la música.
Tengo la sensación de que trabajo más rápido porque quiero llegar al final del pomodoro de 25 minutos. Básicamente me estoy retando a mí mismo.
Mi lista de tareas pendientes se ha modificado varias veces porque subestimé la duración de una determinada tarea. He tenido que añadir 3 pomodoros más para terminar algo que inicialmente había estimado en 25 minutos.
Es un poco estresante cuando sé que necesito sólo 2 minutos para terminar una tarea pero mi cronómetro indica que sólo tengo 11 segundos. Ah, y hoy me he perdido un descanso, porque por error he programado una llamada de un cliente para esa hora.
Día 2
Hoy he decidido adaptar la técnica Pomodoro a mi forma de trabajar. He acortado las pausas largas a 15 minutos. Al crear mi lista de tareas para hoy, he tenido en cuenta su prioridad, pero también mis reuniones previstas. Además, he anotado las horas previstas de inicio y fin junto a cada tarea:
10:00 - 10:25 - TODOS LOS DÍAS
10:30 - 10:55 - envío de mensajes de LinkedIn sobre nuestra campaña Product Hunt
La aplicación que estoy usando (Focus Keeper) tiene una duración fija de las pausas (en la versión gratuita), así que sólo la estoy usando para cronometrar mis pomodoros, no las pausas. También he renunciado al sonido del tic-tac. Estoy mucho menos ansioso que ayer y sigo trabajando muy eficientemente. Escuchar música me ayuda a mantener la concentración. Hoy no me he distraído ni una sola vez con las conversaciones de la oficina.
Con todo, tengo la aplicación a la vista y la utilizo para cronometrar mis pomodoros, pero saber que debo terminar una sesión exactamente, digamos, a las 11:30, hace que todo sea menos abstracto. Incluso he llegado a programar una demostración completa para un cliente en un pomodoro.
Estoy creando una lista de "cosas por hacer" para 4 pomodoros a la vez. Después de la pausa larga planifico las 4 sesiones siguientes. Así soy más flexible y mi lista necesita menos ediciones.
Una cosa más: ¡el tiempo vuela cuando se divide en trozos de 25 minutos!
Día 3:
Pomodoro no es tan bueno cuando surgen imprevistos: un corte de Internet a mitad de sesión o nuevos aperitivos veganos en la oficina que hay que probar inmediatamente, o cuando 6 personas tienen su reunión de pie junto a tu mesa.
Día 4:
No hay día 4 - Soy un empleado a tiempo parcial, ¿recuerdas?
Día 5:
Hoy he fracasado de verdad a la hora de mantener el ritmo de trabajo 25-5-25. En parte por la cancelación de una reunión y en parte por la aparición de tareas urgentes de 10 minutos.
Creo que 25 minutos es un periodo de trabajo demasiado corto para mí. La pausa sería más irritante que no. Me resulta fácil entrar en estado de flujo y cuando estoy allí prefiero terminar la tarea. De media, trabajo 5 horas al día y creo que no necesito pausas largas y frecuentes. Intenté hacer una pausa de 25 minutos y, sinceramente, me pareció una pérdida de tiempo. Sólo necesito una pausa más larga al día para tomar un tentempié.
Es hora de alabar a Pomodoro:
Crear una lista de "cosas por hacer" es genial y me ayuda a completarlas sin pasar las tareas al día siguiente.
Impresiones finales:
Lo bueno:
Lo malo:
Una última reflexión: esta técnica de gestión del tiempo funciona mejor cuando tus compañeros de equipo saben que la sigues. Una vez que entiendan que quieres, por ejemplo, hacer una reunión diaria en un pomodoro, serán menos propensos a alargarla. Y quién sabe, ¡quizá ellos también consigan un aumento de la productividad!
Adrianna
Growth Manager
Empleado a tiempo completo
Técnica de gestión del tiempo que he probado: Horas de máxima energía
Premisa principal: Intentaré encontrar mis horas de máxima energía (las horas en las que soy más productivo) y aprovecharlas para hacer la mayor parte de mi trabajo.
Expectativas:
¿Qué espero? Encontrar el momento en que soy más productivo para planificar mejor mi trabajo. Trabajar constantemente de 9 de la mañana a 5 de la tarde no te da muchas opciones en ese aspecto. Eso será algo nuevo, ¡así que me hace mucha ilusión!
Primer día:
He conseguido levantarme a las 5 de la mañana, encender Slack y empezar a escribir un informe. Las tres primeras horas han sido extremadamente productivas, sin interrupciones, me ha encantado.
Tenía una llamada prevista a las 5 de la tarde, así que me tomé un descanso más largo a mediodía (no me apetecía trabajar más de 12 horas). La pausa resultó ser un gran fracaso. Como coincidía con el horario de trabajo habitual del equipo, recibí muchos mensajes y preguntas, y tuve que revisar algunos recursos visuales. Dejé algunas tareas para las sesiones de trabajo de última hora de la tarde, así que mi total del día superará las 10 horas.
Actualización: Por la noche estaba tan cansado que sólo pude trabajar una hora. Tendré que comprobar si las últimas horas de la tarde pueden ser mi momento de máxima energía durante la semana.
Día 2:
Aún sentía el cansancio del día anterior, pero he conseguido levantarme temprano y trabajar. La sesión vespertina no ha tenido lugar porque he pasado demasiado tiempo trabajando durante el día.
Días 3 y 4:
He cambiado las cosas: Seguí con mis sesiones matinales, pero las empecé un poco más tarde (sobre las 8). Trabajé hasta la una de la tarde y luego sólo respondí a los mensajes de Slack. Esta vez he podido probar las sesiones nocturnas y ha sido muy productivo.
En definitiva, creo que es una cuestión de comunicación. Cuando tu equipo trabaja de 8 a 4, tienes que estar disponible al menos parcialmente. Si realmente necesitas centrarte en hacer una tarea específica, recomiendo encarecidamente este método, pero antes informa a tu equipo y prepárale para que sepa que no estarás disponible de X a Y.
Día 5:
El día 5 fue un poco difícil, tuve que estar presente y comprometido durante el horario laboral normal de 8 a 4, tenía un par de reuniones programadas y no podía saltármelas. Esto también me enseñó lo flexible que tengo que ser en el trabajo y cómo puedo ajustar mis horas de máxima energía al horario de la oficina.
Impresiones finales:
Estoy contenta de haber podido encontrar mis horas de máxima productividad personal (ese era mi objetivo al principio). Probé diferentes horarios: por la mañana temprano y por la noche.
¿Mis horas de máxima energía? El amanecer (excepto los 10 minutos posteriores a la fase de negación de la alarma).
El inconveniente es que este enfoque no es el más adecuado para trabajar con un equipo. Como Growth Manager, tengo que estar disponible para tomar decisiones o responder a preguntas del equipo de desarrollo.
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