Como empresa de software, hemos probado muchas, quizá las mejores aplicaciones de gestión del tiempo. En el negocio de TI y software - que tiene principalmente clientes empresariales de EE.UU. y el Reino Unido - estamos acostumbrados a trabajar con un número absolutamente grande de proyectos. Cada uno de ellos requiere la cooperación de muchos especialistas, desarrolladores, diseñadores y, por supuesto, gestores de proyectos. Durante estos años hemos cambiado muchas aplicaciones de gestión del tiempo hasta que hemos desarrollado la nuestra propia. En este artículo, vamos a compartir con ustedes nuestras experiencias relacionadas con el software que - en algún período de tiempo - hemos implementado en nuestra empresa.
Qué aprenderá gracias a este artículo:
Este capítulo tiene un objetivo: que conozcas mejor las diferencias entre muchas aplicaciones de gestión del tiempo.
Simplifiquemos un poco las cosas para que se haga una idea de cómo es el mercado de este tipo de software. Bueno, algunos de ellos son como combos, que contienen muchas funciones y características, y una de ellas es el seguimiento del tiempo. Se podría decir que se trata de herramientas de gestión de proyectos que, además del seguimiento del tiempo, tienen funciones como la programación de equipos, la planificación de proyectos, el seguimiento del progreso de los proyectos o la elaboración de presupuestos.
También los hay cuyo producto principal es el seguimiento del tiempo y diversas funciones relacionadas con él.
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Gestión del personal |
Gestión de los horarios |
Planificación de proyectos |
Seguimiento de las actividades |
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Planificación de los empleados y del trabajo |
Seguimiento del tiempo de las tareas |
Asignación de tareas |
Seguimiento de actividades informáticas |
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Gestión de la carga de trabajo y la capacidad |
Seguimiento del tiempo facturable y no facturable |
Presupuestación de proyectos |
Seguimiento GPS |
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Seguimiento del rendimiento y la utilización |
Gestión de disponibilidad |
Seguimiento del progreso del proyecto |
Seguimiento de las horas extraordinarias |
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Comunicación y colaboración en equipo |
PTO, seguimiento de ausencias |
Previsión de proyectos y recursos |
Captura de pantallas |
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Intercambio de archivos |
Estimaciones frente a cifras reales |
Tarifas facturables |
Grabación de vídeo |
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Seguimiento de las horas extraordinarias |
Facturación |
Seguimiento de gastos |
Seguimiento de URL y aplicaciones |
Sin embargo, conviene recordar que encontrará este tipo de software orientado a medir la productividad de un empleado, midiendo el tiempo de las tareas realizadas, una medición que suele realizar un gestor, especialmente las horas facturables.
Pero también los hay cuyo objetivo es ayudar al empleado en sus actividades profesionales y privadas. Los que están diseñados para ayudarle a centrarse en determinadas tareas (especialmente en condiciones de trabajo a distancia, donde hay muchos distractores).
En relación con lo anterior, presentamos una tabla, que muestra (por supuesto no todas) las características que aparecen en diferentes apps de gestión del tiempo.
Precios: $3.99 / al mes / por miembro del equipo
Disponible en Internet y como aplicación móvil (Android, iOS)
Esta herramienta fue desarrollado por una empresa de software de Polonia para gestionar el trabajo de varias personas en una organización. Contiene todas las características tales como la programación de recursos, seguimiento del tiempo, un herramienta de gestión de hojas de horasgestión de bajas y, por supuesto, informes personalizables. A menudo integrado con Google Calendar.
Teamdeck te permite asignar recursos de modo que disponga del número adecuado de personas con las competencias adecuadas para cada proyecto. También puede vea en qué están trabajando sus empleados y si disponen del tiempo necesario para comprometerse con un nuevo proyecto. Para proyectos a largo plazo, también puede crear un horario y establecer hitos del proyecto.
Teamdeck también es ideal para controlar el tiempo de trabajo. Puedes descargar una aplicación móvil para controlar tu tiempo sobre la marcha. Las hojas de horas te mostrarán qué tareas te ocupan más tiempo, para que puedas calcular más fácilmente si te resultan rentables o si hay que optimizar algún proceso.
Teamdeck también tiene un recurso inteligente, un planificador de calendarios en líneacon el que le resultará más fácil programar reuniones y comprobar la disponibilidad de su personal. Esto es especialmente útil si gestionar un equipo remoto. Para saber en todo momento si tus empleados están de baja, utiliza el calendario de vacaciones. Así sabrás siempre cuál es la disponibilidad de cada persona y quién puede sustituirla.
También es una opción muy conveniente para las empresas internacionales, ya que puede ejecutar días festivos para cualquier país del calendario y ver todas las fiestas locales. Si necesita datos sobre el trabajo de su equipo, Teamdeck generará informes personalizados para usted.
Preciosel más popular = $10 usuario/por mes,
DeskTime es otra herramienta de seguimiento del tiempo muy reconocida, también considerada la mejor aplicación de gestión del tiempo, dirigida a usuarios empresariales y autónomos también. También es útil para el seguimiento de la asistencia, el seguimiento de las ausencias y la gestión eficaz del tiempo. gestión de proyectos de flujo de trabajo.
Esta aplicación se describe a sí misma como un cronómetro automático. Esta herramienta sugiere en qué ha trabajado su empleado o usted, en lugar de que usted tenga que decírselo a la aplicación. Un cronómetro automático elimina la necesidad de introducir datos manualmente, ya que registra toda la actividad informática y laboral.
Esta aplicación de gestión del tiempo permite un control total del trabajo de los empleados gracias a la supervisión del uso del ordenador. Como comprobador de sitios web, programas y aplicaciones informa sobre la actividad y la clasifica entre productiva e improductiva.
Precio: 3 planes; Plan Business - $5 por usuario y mes, facturado anualmente
Disponible en iOS, Android y escritorio
Esta app aparece en casi todas las listas de las mejores apps de gestión del tiempo, así que es imposible no mencionarla. A pesar de que la primera versión se creó en 2007, Todoist sigue siendo utilizada no por unos pocos, sino por más de 25 millones de usuarios en todo el mundo. Pero, ¿qué es? Todoist es una aplicación que sirve para crear las típicas listas de tareas pendientes, de ahí su nombre.
La fuerza de esta herramienta reside en su sencillez: diseño minimalista, funciones limitadas sólo a las realmente útiles hacen que todo sea muy intuitivo. Todoist también monitoriza tu productividad, visualizándola en forma de puntos o niveles, y esto es una motivación adicional.
En la aplicación, puedes crear muy fácilmente listas temáticas y agruparlas en categorías. Por ejemplo, en la categoría "personal", puedes tener una lista de tareas domésticas o un plan para ir al gimnasio. En la categoría "trabajo", en cambio, puedes crear una lista de tareas y subtareas para cada proyecto. También puede dar a cada tarea una prioridad específica, indicada por un color.
Todoist entiende el lenguaje natural, por lo que tareas como "recoger un paquete mañana a las 14:00" se añadirán automáticamente a tu calendario. También puedes delegar tareas en otros usuarios, lo que resulta útil no sólo en el trabajo cuando repartes responsabilidades entre los miembros de un equipo, sino también cuando gestionas tu casa y decides quién limpia los cristales, hace la compra y saca la basura. La aplicación cuenta con varias plantillas ya preparadas y adaptadas a diferentes necesidades y negocios, por lo que te resultará muy fácil gestionar tu vida personal y profesional al mismo tiempo.
Una característica muy conveniente de esta herramienta es su integración con otros sistemas, como Google o Slack. Todoist también está disponible en prácticamente todos los dispositivos y sistemas. Así que puedes gestionar tus tareas desde tu ordenador, smartphone o tablet.
Precioprecios a partir de $9,00 por función y mes
Disponible en Web, Android, iOS
La atención es la moneda más valiosa en el mundo online, por lo que no es de extrañar que todos los sitios web o aplicaciones que utilizamos hagan cualquier cosa por conseguirla. Encendemos Google para comprobar "una sola cosa" o Instagram para responder a "un solo mensaje" y no sabemos cuándo hemos pasado 20, 40 o 60 minutos en Internet sin hacer siquiera la única cosa para la que alcanzamos nuestro teléfono. A menudo ni siquiera somos conscientes de cuánto tiempo dedicamos a ese scroll improductivo. Y para eso está precisamente Rescue Time.
El objetivo de la aplicación es controlar tu actividad en Internet y crear informes sobre el tiempo que pasas utilizando determinados sitios web y aplicaciones., cuánto tiempo has sido productivo, si trabajas a deshoras o, por el contrario, no trabajas cuando deberías. RescueTime te permite ser consciente de cuántos minutos y horas dedicas cada día a diferentes actividades en Internet. Si esto es mucho o poco depende de ti, pero El mero hecho de saberlo te ayuda a dar pasos hacia el cambio.
El seguimiento y los informes del tiempo pasado en línea están disponibles en la versión gratuita de la aplicación. La variante de pago permite que la herramienta le envíe notificaciones. Las notificaciones se personalizan según tus necesidades. Por ejemplo, RescueTime te enviará una notificación si has estado utilizando las redes sociales durante más de una hora o si has conseguido ser productivo durante 4 horas. También puedes establecer un límite y dejar que la aplicación bloquee los sitios que consumen demasiado de tu tiempo.
Precio: 4 planes; el cuarto - llamado para Equipos - $14.99/mes/usuario
Disponible como aplicación móvil (iOS, Android) y de escritorio
En una reunión, en la universidad, trabajando en un proyecto, de paseo, cuando te vienen a la cabeza las ideas más interesantes... tomas notas todo el tiempo. A veces haces un archivo en google docs, a veces escribes algo en una factura vieja, en un cuaderno, en tu smartphone, en messenger, en tu calendario o en un correo electrónico. Y todo va bien hasta que de repente tienes que encontrar las notas que necesitas... en algún sitio. Aquí es donde Evernote viene al rescate. Esta aplicación es el repositorio perfecto para todas las notas que puedas necesitar. En él puedes anotar cómodamente e incluso grabar tus pensamientos e ideas.
También puedes catalogar fácilmente otros formatos como fotos, bocetos, documentos de texto y archivos de voz. Y mantener todas tus notas organizadas y fáciles de encontrar, puedes asignarles etiquetas. Evernote también tiene una función de calendario para que siempre puedas consultar tus planes para el futuro próximo. La aplicación está disponible en todos tus dispositivos, para que puedas crear y consultar tus notas siempre que lo necesites.
Precio: suscripción mensual = 3,95 £/mes
Disponible en: iOS, Android y escritorio
La mayor pesadilla de Internet cuando intentas concentrarte son todas las cosas interesantes que ves. Un vídeo divertido, un artículo interesante, un nuevo álbum o el post de un amigo: todo capta tu atención. Por miedo a perderse algo u olvidarse de volver al contenido que le interesa, prefiere verlo enseguida. Ojalá existiera una herramienta que te permitiera catalogar fácilmente todas esas cosas interesantes y dejarlas para más tarde...
Espera, lo hay. Y se llama Pocket. Con esta aplicación, podrás etiquetar fácilmente todas las páginas y títulos que te interesen. Así no interrumpirás tu trabajo, pero tampoco perderás material valioso que hayas encontrado en Internet.
Precio:
Disponible en iOS y Android
A todos nos gusta obtener una gratificación instantánea por hacer algo bien. Nos encanta acumular puntos y obtener recompensas por ello, estamos acostumbrados desde pequeños, cuando coleccionábamos estrellas por portarnos bien en el colegio. A medida que crecemos, otras cosas tienen valor para nosotros... y, sin embargo, esta simple gratificación puede seguir motivándonos. Y es este simple condicionamiento el que explota Forest. Para mantener la concentración piensa en Forest.
Forest es probablemente una de las aplicaciones de gestión del tiempo más divertidas de este ranking. Su finalidad es ayudar al usuario a concentrarse durante períodos más largos. Cómo funciona. Cada vez que necesites concentrarte, inicia la aplicación y planta un árbol virtual. Puedes programar un temporizador para el tiempo que quieras concentrarte. Si sales de la aplicación antes de ese tiempo y empiezas a usar el teléfono, tu árbol morirá.
Por otro lado, si consigues mantener tu objetivo, el árbol crecerá. Cada vez que consigas concentrarte sin utilizar el teléfono, crecerá otro árbol, hasta que hayas creado tu bosque virtual. Este sencillo juego te anima a concentrarte un poco más la próxima vez. El compañero de campaña es Árboles para el futuroque planta árboles reales por cada árbol virtual de la aplicación. ¿No es genial?
Precio: 4 planes; el último = $17,50 USD por usuario / por mes / facturado anualmente
Disponible en: web, iOS, Android
Si eres un estudiante visual y te gusta ver todas tus tareas claramente dispuestas, Trello será perfecto para ti.. Es una pizarra virtual donde puedes pegar tarjetas con tus tareas, priorizarlas y asignarles un estado: por hacer, en curso, hecho. Para cada tarea, puedes añadir una nota. Trello es perfecto para gestionar el trabajo de varias personas, delegar tareas y comprobar cómo van los proyectos. Su gran ventaja es un diseño muy estético y claro. La representación visual de las tareas facilita la comprobación del estado del trabajo de un vistazo. Así, puede utilizar consejos para gestionar el tiempo o Trello.
Trello es muy popular como herramienta de negocios, pero también funciona como una excelente aplicación de estilo de vida. En él puedes gestionar todos tus proyectos: la organización de un evento, el voluntariado en el teatro, las tareas domésticas con tus compañeros de piso. También puedes utilizar Trello de forma individual para tener siempre una visión rápida de tu tablón de responsabilidades.
Precio: El plan Ultimate Control tiene un precio de $89/mes, facturado anualmente
Disponible en en Internet y como aplicación móvil para iOS y Android
ProofHub se encuentra entre los programas de colaboración en equipo y gestión de proyectos mejor valorados, ya que ofrece un conjunto de potentes funciones en una ubicación centralizada, entre las que se incluyen software de seguimiento del tiempo de los empleados. El software de seguimiento del tiempo de ProofHub es de gran utilidad para los equipos de proyecto, ya que les permite mejorar su capacidad de gestión del tiempo mediante el seguimiento del tiempo que dedican a las distintas tareas.
El software de control de tiempo incorporado de ProofHub permite a los usuarios controlar el tiempo de forma manual o mediante temporizadores automáticos. También puede añadir hojas de horas para registrar los datos de tiempo y utilizarlos para la facturación al cliente, la estimación, la nómina, el seguimiento e incluso la gestión del tiempo. También puede establecer estimaciones de tiempo para diferentes tareas para definir cuánto tiempo debe tomar para completar la tarea en particular.
Otras funciones útiles que le ayudarán a mejorar estrategias de gestión del tiempo y habilidades son - Calendario de programación de proyectos, Software de gestión de archivos, Pruebas en línea, Tableros Kanban, Vista de tabla y Actualizaciones en tiempo real. Por ejemplo, puedes añadir recordatorios automáticos de tus tareas para asegurarte de que no se te pasan. Del mismo modo, puedes colaborar en línea en tus documentos para recibir comentarios y sugerencias.
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Probablemente resulte obvio para muchas personas, no sólo gestores de proyectos, gestores de cuentas, etc., lo que significa una gestión adecuada y una ejecución eficiente del tiempo. Pero para pensar razonablemente sobre nuestro tema, es mejor tener una visión clara y clarificada del significado del término fundamental utilizado en este artículo. Según el diccionario Oxford Languages
la capacidad de utilizar el tiempo de forma eficaz o productiva, especialmente en el trabajo.
Por supuesto, el tiempo no es como un chicle que se puede estirar de muchas maneras diferentes. Y la segunda cuestión, una parte del día, un momento durante el día también determina cómo trabajamos, y lo eficaces que somos. Para algunas personas, las tareas de rendimiento mejor / más rápido se realizan después de despertarse, para otros - el mismo trabajo es mejor al mediodía. Esto es -según parece- lo que quieren decir los autores de la Guía de Estudios de Gestión:
La gestión del tiempo se refiere a la gestión eficaz del tiempo, de modo que se asigne el tiempo adecuado a la actividad correcta. (managementstudyguide.com)
Como muchas cosas en la vida, es un proceso. Proceso de recopilación de experiencia, basado en datos que nunca son irrefutables. Proceso que puede optimizarse de mejor o peor manera - depende de lo que se mida, cómo se mida y qué se mida. No obstante, parafraseando la sugerencia de Mindtools sobre cómo entender tGestión del tiempo: se trata de planificar cómo repartir el tiempo entre las distintas actividades.
Desde este punto de vista, sin datos o -todo hay que decirlo- sin errores no podrás cambiar nada, organizar y planificar las tareas. Este proceso de recopilación de datos es simultáneamente un proceso de desarrollo de reglas y principios que organizan el tiempo y las tareas. Estas reglas también están sujetas a optimización. Así que es un proceso continuo. ¿Qué tiene que ver todo esto con la cuestión de la gestión del tiempo en la empresa o -para decirlo con más precisión- la gestión del tiempo y los empleados?
Nuestro competidor en el mercado de las aplicaciones de gestión del tiempo, el software Clockify, entiende la gestión del tiempo como
(...) conjunto de principios y herramientas que le ayudan a utilizar su tiempo de forma más eficaz. Así pues, la gestión del tiempo de los empleados consiste en todas las habilidades necesarias que ayudarían a sus empleados a hacer su trabajo de forma más productiva.
Los autores de Clockify sugieren claramente a quién se aplican los principios de gestión del tiempo. Que, por supuesto, no es cierto que sólo los empleados tienen que ver con el control del tiempo en el trabajo. La gestión del tiempo está dirigida a cualquier persona, en cualquier lugar, independientemente del tipo de trabajo o actividad. Pero lo que es real, habilidades y herramientas de apoyo (como un software de control del tiempo de trabajo en equipo o un simple cronómetro móvil) son insustituibles en este largo proceso.
Decir que el mercado de las aplicaciones de gestión del tiempo es enorme no sólo es trivial, sino infantil. Por el momento, el número de este tipo de software no está disminuyendo. Es más, año tras año va creciendo. En referencia a Informe de la empresa de investigación B2B Markets and Markets:
Se espera que el mercado de software de gestión de tareas crezca de 1.790 millones de USD en 2017 a 4.330 millones de USD en 2023, a una TCAC del 13,74% de 2018 a 2023 El olvidado arte de la concentración.
Desde este punto de vista, es casi imposible presentar todas y cada una de las aplicaciones de gestión del tiempo más útiles y relevantes. En otras palabras (hay que decirlo): nadie puede decir que existe "la mejor aplicación de gestión" adecuada para cada empresa.
Cualquier aplicación de seguimiento del tiempo, cualquier aplicación de gestión del tiempo, cualquiera de las mejor software de control horario de empleados (como quiera que se llame) - no es a prueba de balas; no es resistente a todas las críticas. Cualquier software (no sólo el cronómetro en línea) tiene algún aspecto que es molesto, insuficiente o no lo suficientemente desarrollado como para satisfacer a los usuarios (no sólo a los gestores de proyectos, sino también a los gestores de recursos, a los responsables de RRHH y, por supuesto, a los empleados, diseñadores y desarrolladores). Siempre habrá algo que no encaje.
Si tenemos que decir todo lo que se ha dicho anteriormente, en una sola frase: la mejor aplicación de gestión del tiempo significa sólo y siempre la mejor para una empresa en particular.
Así que, antes de elegir qué aplicación le ayudará a gestionar el tiempo de forma eficaz, le sugerimos que prepare algunas RFP, seleccione proveedores y... simplemente pruébela. Deje que los miembros de su equipo también tengan la oportunidad de compartir con usted sus experiencias. Y tome la decisión.
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