Las empresas de software y las consultoras de TI suelen tener que ser capaces de gestionar varios proyectos a la vez. Para hacerlo con éxito, se necesitan procesos de gestión de proyectos de eficacia probada y, por supuesto, gestores de proyectos fiables que sepan cómo dirigir proyectos de TI.
Aun así, incluso con grandes gestores de proyectos a bordo y las mejores prácticas de gestión de proyectos a su disposición, es posible que observe algunas oportunidades de optimización. Tal vez los gestores de proyectos no puedan desarrollar todo su potencial por tener que trabajar cada semana en informes que requieren mucho tiempo. ¿O tal vez los miembros de su equipo se sientan frustrados por tener que hacer malabarismos con los datos entre varias aplicaciones? Afortunadamente, puede utilizar la automatización para resolver estos y otros problemas.
Se puede entender la automatización de la gestión de proyectos como el proceso de realización automática de tareas relacionadas con la gestión de proyectos. No estamos hablando de entregar proyectos automáticamente, por ejemplo, crear software sin intervención humana. No, su equipo tendrá que seguir utilizando su experiencia en este ámbito. En cambio, la automatización en la gestión de proyectos puede ayudarles a lograr una mayor productividad, por ejemplo, evitando la doble introducción de datos o utilizando flujos de trabajo de comunicación más eficaces.
Uno de los beneficios más obvios de cualquier automatización del lugar de trabajo es la mejora de la productividad: sus equipos no tendrán que perder el tiempo en algunas tareas mundanas que consumen mucho tiempo. Además, la automatización puede ayudar a sus empleados a tomar decisiones mejores y más informadas. ¿Cómo es posible?
La automatización puede ayudar a gestión de los recursos del proyecto mediante informes en tiempo real, sistemas de alerta temprana o notificaciones. Estos mecanismos ayudan a los jefes de proyecto y a otros miembros del equipo a reaccionar con prontitud cuando algo va mal. También son útiles cuando hay que analizar el estado del proyecto y decidir si es necesario optimizarlo.
Además, la automatización de la gestión de proyectos ayuda a garantizar que sus empleados aprovechen al máximo las herramientas disponibles. Integrarlas y aprovechar los flujos de trabajo automatizados dará a su equipo una visibilidad total de las diferentes etapas y aspectos del ciclo de vida del desarrollo de software del proyecto. También es probable que la automatización apoye sus esfuerzos por mejorar la moral del equipo. Después de todo, cuando las personas se sienten más productivas y capacitadas en el trabajo, su compromiso también es mayor.
Probablemente no podrá automatizar algunos aspectos muy complicados de la gestión de proyectos y recursos. Por ejemplo, imagine que los requisitos de uno de los proyectos de su equipo cambian significativamente. Tener que volver aasignar recursosNo es algo que se pueda automatizar de forma eficaz, ya que puede suponer alterar el calendario del proyecto e incluso replantearse si merece la pena continuar con él desde el punto de vista empresarial.
Entonces, ¿cómo puede identificar los procesos en los que la automatización tiene mucho sentido? Piense en áreas que estén bien establecidas en su empresa de software y que se repitan con regularidad. Un buen ejemplo sería el proceso de inicio del proyecto, en el que suele haber varias tareas que deben programarse cada vez que se lanza un nuevo proyecto. Si creas una plantilla o flujo de trabajo para el inicio del proyecto en tu departamento de TI o de software de gestión de proyectos de marketingDe este modo, podrá ahorrar tiempo y dejar que sus gestores de proyectos se centren en otras cosas en lugar de configurar las mismas tareas una y otra vez.
En el punto anterior, le aconsejamos que analizara las áreas en las que su equipo podría beneficiarse de la automatización de sus tareas. Es un primer paso sólido, pero lo más probable es que no seas capaz de detectar todas las oportunidades de automatización. Es valioso animar al equipo del proyecto a que aporte sus propias ideas. Para ello, sin embargo, necesitan saber, al menos en general, qué posibilidades de automatización existen.
Explícales que existen funciones de automatización integradas en distintas herramientas que utilizan a diario, pero también aplicaciones específicas (por ejemplo, Zapier) para crear flujos de trabajo automatizados. Digamos que tienes un gestor de proyectos que toma notas en Evernote durante las reuniones con los clientes, incluyendo la anotación de posibles tareas del equipo. Cuando este gestor de proyectos se da cuenta de que puede utilizar Zapier para convertir automáticamente sus notas en tareas, es probable que implemente dicha automatización. Antes, puede que ni siquiera fueran conscientes de que es posible crear un flujo de trabajo de este tipo.
Las alertas automáticas son beneficiosas: pregúntale a tu equipo de desarrollo. Es probable que tengan configuradas alertas para cuando se caiga el servidor o falle uno de los sistemas. En cuanto a la gestión de proyectos, puedes alertar al equipo del proyecto cuando se esté acercando al límite del presupuesto previsto.
Las notificaciones por correo electrónico o Slack pueden actuar como alertas, pero también como recordatorios útiles. Considere el siguiente escenario:
La mayoría de las empresas de software utilizan el control del tiempo para supervisar los costes de sus proyectos. Desgraciadamente, no es raro que los empleados se olviden de rellenar a tiempo sus hojas de control horario o de activar un contador de tiempo automático. En su lugar, añaden sus estimaciones de seguimiento del tiempo al final de la semana o, peor aún, del mes.
Obviamente, un análisis basado en datos tan imprecisos no será fiable o incluso podría ser engañoso. Un recordatorio automático de Slack para rellenar una hoja de horas cada día puede ayudarte a gestionar este problema.
Más información sobre las notificaciones automatizadas de Slack relativas a sus equipos de proyecto.
Un gestor de proyectos es, obviamente, una función crucial en sus equipos de proyecto. Accidentalmente, también suele ser una persona que realiza actividades que podrían optimizarse con la automatización de la gestión de proyectos. Por ejemplo, muchos gestores de proyectos pasan horas anotando informes de situación del proyecto para los clientes cada semana. Pensarás: es esencial que nuestros clientes sepan lo que pasa en sus proyectos.
Claro, pero el proceso de redacción de informes de proyectos suele ser muy ineficiente. ¿Cómo se puede automatizar? Una opción inteligente sería utilizar informes de proyecto autoactualizables que se configuran una vez y luego sólo se comprueba el estado actual. Este tipo de informes están disponibles en muchas aplicaciones de gestión de proyectos, así como en herramientas de gestión de recursos.
Hablando de aplicaciones, debe asegurarse de que las herramientas que utilizan sus equipos ofrecen opciones de automatización. De lo contrario, tendrá que crear soluciones personalizadas. Por supuesto, puede que para una empresa de software no suponga un gran reto técnico crear una integración personalizada con la API abierta de una herramienta determinada, pero es un coste adicional para tu empresa que debes tener en cuenta.
Busque herramientas que ofrezcan flujos de trabajo y activadores personalizados, actualizaciones de estado automáticas, potentes opciones de generación de informes, etc. También es buena idea preguntar específicamente por las posibilidades de automatización de la gestión de proyectos durante una demostración del producto. Es probable que el equipo que está detrás de la aplicación que está considerando le dé ideas interesantes sobre cómo puede automatizar las tareas de su equipo.
Gestión eficaz de los recursos es una estrategia esencial para una empresa de software que quiera planificar y gestionar proyectos con facilidad. Hay que prestar atención a programación de recursosTenga en cuenta la disponibilidad de las personas e intente mantener una carga de trabajo equilibrada. gestión de la carga de trabajo). Por este motivo, muchas empresas de TI utilizan software de gestión de recursos sobre su software de gestión de proyectos.[/vc_column_text]
Un calendario interactivo de recursos facilita enormemente la planificación y el seguimiento de los proyectos.
Tenga en cuenta que herramientas de gestión de recursos también vienen con útiles funciones de automatización. TeamdeckTeamdeck, por ejemplo, ofrece alertas y notificaciones de Slack/correo electrónico, informes de actualización automática, integraciones incorporadas y una potente API. Puedes utilizar estas funciones para configurar alertas o recordatorios, asegurarte de que los gestores de proyectos puedan preparar informes de proyectos rápidamente y conectar Teamdeck con el software de gestión de proyectos que elijas.
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