¿Se considera un directivo ocupado?
En caso afirmativo, ¿qué descripción encaja mejor con usted?
Espero que vea que estas dos formas de explicar el término "ocupado" tienen connotaciones muy diferentes. Lo más probable es que, como directivo, a menudo esté ocupado en el sentido de tener cosas que hacer. Tendrá objetivos y prioridades, y su equipo buscará su consejo. Sin embargo, estar siempre ocupado es algo que puede evitar con éxito. estrategias de gestión del tiempo.
En esta entrada del blog compartiremos nuestros consejos sobre gestión del tiempo. Algunos de ellos son relativamente fáciles de aplicar, y otros requerirán que reevalúe seriamente sus hábitos de trabajo. Sin embargo, estamos seguros de que el esfuerzo merece la pena.
Le recomendamos encarecidamente que empiece a trabajar en sus habilidades de gestión del tiempo analizando sus hábitos de trabajo. ¿Por qué está tan ocupado? ¿Quizás pasas horas cada día sentado en reuniones? ¿O cambias a menudo de contexto intentando abordar nuevas tareas y retos en cuanto llegan? Intenta evaluar tu forma de trabajar y detectar posibles áreas de mejora.
¿Cómo abordar un análisis de este tipo? Si su empresa utiliza software de seguimiento del tiempo de los empleadosSi es así, quizá puedas basarte en datos históricos. Si no, dedica un par de días a anotar lo que haces y cuánto tiempo te lleva hacerlo. También puedes intentar detectar señales de alarma: estrés, comentarios negativos de tu equipo, incapacidad para entregar tareas importantes a tiempo. Seguiremos intentando convencerte de que adoptes un control del tiempo adecuado (consulta el consejo #7), pero unas notas rápidas pueden ser un buen comienzo para entender por qué estás tan ocupado.
¿Puede enumerar de memoria los principales objetivos que quiere alcanzar esta semana/mes/trimestre? ¿Puede decir a qué objetivo general contribuye su tarea actual? Para ser un directivo productivo, debe tener metas claras alineadas con los objetivos de la empresa y del equipo. Dedicar un par de días a diseñar objetivos para su equipo y para usted mismo puede ahorrarle mucho tiempo a largo plazo. Será más fácil mantener la concentración y la motivación cuando sepas que estás trabajando por un objetivo específico y medible. Además, podrá evitar con éxito las pérdidas de tiempo: actividades que pueden parecer urgentes, pero que en realidad tienen poco que ver con el éxito de su equipo.
Ahora que ha definido los objetivos, debe esbozar y priorizar las tareas que le llevarán hasta ellos. Como directivo, es probable que sólo trabaje en algunas de las tareas, así que asegúrese de elegir las que realmente requieran su experiencia. Si quieres leer más sobre técnicas de priorización, consulta nuestra guía de priorización de las tareas del proyecto.
Y ya que hablamos de prioridades y gestión del tiempo, es fundamental que recuerdes que debes ceñirte a tus prioridades. A riesgo de parecer un aguafiestas: ¡no trabajes en cosas solo porque son emocionantes!
Vamos a plantear un escenario: imagina que eres un alto directivo en una agencia creativa. Ha empezado tu carrera como diseñador UXy sigues apreciando la sensación de fluidez cuando trabajas en wireframes. Tu trabajo actual requiere que revises todas las propuestas creativas de tu agencia y que trabajes con un equipo de especialistas en UX e ilustradores. Crees que hacen un gran trabajo, pero aún así te gusta, de vez en cuando, intervenir y encargarte de algunos diseños. Este tipo de comportamiento es un signo de microgestiónpero también puede ser terrible para tu productividad.
No queremos decir que deba dedicar sus días a tareas mundanas: lo ideal es que también le entusiasmen sus principales obligaciones directivas. De lo que se trata es de mantener el rumbo y acercarse un paso más al cumplimiento de sus objetivos. Sin embargo, si se siente frustrado con sus responsabilidades actuales y prefiere explorar una trayectoria profesional en otras tecnologíaspuede ser una señal para que examine más de cerca esta necesidad.
Nuevos correos electrónicos que aparecen en tu bandeja de entrada, notificaciones de Slack, empleados que entran en tu oficina con un "¿me concedes un minuto?". - estamos seguros de que la mayoría de los directivos pueden enumerar un montón de interrupciones potenciales que ocurren durante sus jornadas de trabajo. Como directivo, probablemente no evitarás todas las distracciones, pero puedes gestionarlas de forma más eficaz. Establezca algunas normas, tanto para usted como para su equipo. Por ejemplo, puedes decidir revisar tu correo electrónico sólo dos veces al día y ocuparte inmediatamente de todos los correos urgentes en lugar de "marcarlos" y dejarlos para más tarde. Otra idea sería programar un periodo de "no interrumpir" en tu calendario. Puede hacer maravillas por tu productividad, siempre que lo dediques a un trabajo concentrado.
Algunas personas trabajan mejor cuando escuchan música con auriculares insonorizados. Otras aprecian los pequeños rituales al comienzo de una sesión de trabajo concentrado: prepararse un té verde, por ejemplo. ¿Puedes identificar las cosas y circunstancias que favorecen tu concentración? Saber qué te pone en estado de flujo te ayudará enormemente con la gestión del tiempo, siempre y cuando sigas también el siguiente consejo.
Una vez que sepas qué favorece tu productividad, aprovéchalo. Si eres más productivo antes del mediodía, establece un bloque de tiempo dedicado al trabajo profundo. Si te cuesta realizar tareas creativas en la segunda mitad de la jornada laboral, prográmalas para las primeras horas. Conocer tus patrones de productividad y aprovecharlos al máximo es la base de una excelente gestión del tiempo.
Hemos hablado mucho de analizar tus hábitos de trabajo y tus pautas de productividad. ¿Sabes qué te ayudará a notarlos? El control del tiempo. Por supuesto, no estamos hablando de las hojas de horas que firmas al final de la semana o del mes sólo para cumplir las directrices de tu organización. A menudo no sirven para medir nada. Pero si rellenas tu hoja de horas en tiempo real utilizando un sólido aplicación de seguimiento del tiempoPuedes aprender mucho de estos datos. Verás cómo empleas tu tiempo en el trabajo: cuánto tiempo dedicas a las tareas actuales, a la gestión del equipo o a posibles distracciones. Con este conocimiento a mano, puedes hacer optimizaciones: abrazar gestión eficaz de reunionesprobar diferentes técnicas de gestión del tiempoy mueve las cosas en tu calendario.
Ventaja adicional: si utiliza el control del tiempo en todo el equipo, también podrá obtener más información sobre la productividad de sus empleados y realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos. Más información gestión de las hojas de horas.
Cuando busque optimizaciones en su agenda, no debe olvidarse de su equipo. Naturalmente, seguirá necesitando tiempo para hablar con ellos, darles su opinión y ayudarles a crecer profesionalmente. Es una buena idea fijar con antelación la hora de sus reuniones individuales para no olvidarse de ellas ni programarlas en una franja horaria que no sea la óptima. Vincularte y comunicarte con tu equipo es importante por muchas razones, pero una de ellas tiene que ver directamente con la gestión del tiempo. Conociendo mejor los puntos fuertes y débiles de tus compañeros, sabrás mejor en quién debes delegar una determinada tarea.
¿Qué le ocurre a su calendario cuando tiene un día "vacío"? Lo más probable es que la gente empiece a programar reuniones, lluvias de ideas, entrevistas de trabajo con posibles empleados, etc. Claro, a veces simplemente tienes que participar en una reunión, pero puedes hacerlo a tu aire. Utiliza tu calendario online para bloquear el tiempo que ya sabes que vas a dedicar a una determinada actividad, por ejemplo, tus sesiones de trabajo enfocadas. Esto no significa que debas bloquear tus días enteros sólo porque no quieres que te molesten con reuniones u otras peticiones. Como hemos dicho, no podrás evitarlas de una vez por todas. Lo que sí puedes hacer es anotar tus actividades más importantes en el calendario y dejar algo de tiempo para que los demás las reserven.
¿Objetivos definidos? ¿Tareas prioritarias? Muy bien. Ahora, es el momento de asegurarse de que usted y sus compañeros de equipo tienen suficiente trabajo durante el día. Mantener un nivel óptimo utilización de recursos es fundamental: no quiere sobrecargar de trabajo a sus empleados (ni a usted mismo), pero también debe evitar la infrautilización.
¿Cómo influye en tu gestión del tiempo? Como directivo, debes estar dispuesto a delegar algunas tareas en tus compañeros de equipo. Si no estás seguro de su carga de trabajo, puedes, sin querer, presionar más a alguien que ya tiene mucho entre manos.
Ahora se estará preguntando: ¿cómo debo controlar la carga de trabajo y la utilización de mi plantilla? No se trata de mirar a sus empleados a los ojos en busca de signos de fatiga. A planificador de recursos como Teamdeck te ofrece una forma sólida de hacer un seguimiento de los horarios de las personas y optimizarlos para mejorar la productividad. También podrás controlar tu propia agenda y, en cuanto veas que se está apretando, podrás delegar tareas en tu equipo con antelación.
Las herramientas de planificación de recursos como Teamdeck te ofrecen una gran visibilidad de la carga de trabajo de tu equipo, los partes de horas y las vacaciones. ¿Le parece una buena solución para su equipo? Escríbanos y programe una demostración del producto con Joanna.
El exceso de trabajo es perjudicial para el bienestar y puede afectar a la vida personal. Los directivos ocupados también son peores en su trabajo: gestionar equipos. Investigación ("Investigación: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) muestra que "los jefes con cargas de trabajo más pesadas (frente a los más ligeros) priorizaron las tareas técnicas básicas por encima del trato justo a los empleados y, como resultado, fueron menos propensos a ser reportados como actuando de manera justa por sus empleados."
Seguro que no quieres ser ese tipo de gestor. Utiliza nuestra lista de consejos para la gestión del tiempo y elige un par de puntos que más te interesen. A continuación, ponlos en práctica en las próximas semanas. Seguro que pronto notará la diferencia. Buena suerte.
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