Una retrospectiva scrum es una reunión crucial en el calendario de su equipo. Es una oportunidad para analizar el sprint anterior y "crear un plan de mejoras para el siguiente sprint" (fuente: la Guía Scrum). Si quiere que su equipo rinda mejor y que sus miembros se sientan mejor con su trabajo, la retrospectiva es la reunión a la que debe prestar más atención.
Dado que las retrospectivas tienen lugar con regularidad (entre cada Sprint Review y Sprint Planning), tienes muchas oportunidades de inspirar a los miembros de tu equipo para que compartan sus ideas de mejora. El inconveniente de que las retrospectivas se realicen con frecuencia es que pueden convertirse fácilmente en reuniones rutinarias a las que la gente solo quiere asistir y sobrevivir.
Si tu equipo también se ha visto afectado por la fatiga de la retrospectiva, o no ves resultados tangibles de estas reuniones, esta entrada del blog te resultará especialmente útil. Hemos recopilado un par de ideas para refrescar tu ceremonia de retrospectiva ágil y maximizar los beneficios para tu equipo.
Agitar las partes habituales de las retrospectivas ágiles
No estamos reinventando la rueda. Una retrospectiva scrum tiene una estructura establecida que no necesita ser desmontada para hacer que la reunión sea más productiva. Sin embargo, puedes cambiar la forma en que sueles realizar ciertas partes de la retrospectiva:
Recoger opiniones y recopilar datos
Recopilar notas de los distintos miembros del equipo es una parte esencial de una retrospectiva scrum. Lo más probable es que lleve tiempo utilizando la misma fórmula para recopilar comentarios. Podría ser una tabla con iniciar, stop, continuar o las columnas velero metáfora. Puede que funcionaran bien al principio pero, con el tiempo, se volvieron un poco rancias.
Puede refrescar las cosas haciendo esencialmente lo mismo, pero cambiando ligeramente la forma de este ejercicio. Le dará una sensación de frescura y podría inspirar a su equipo para que proponga nuevos elementos:
- Columnas/gráficos: puede seguir utilizándolo como base de su ejercicio, pero cambie las categorías a aprendido, carecía, amaba o contento, enfadado, triste. Este cambio no es revolucionario, pero puede ofrecer a la gente una nueva perspectiva sobre lo que quieren decir o escribir en sus notas adhesivas. Si quieres dar rienda suelta a tu creatividad, puedes utilizar superhéroes y sus principales cualidades como categorías (Superman es superDoctor Strange es extraño, y Batman puede ser mal si sólo cambias una letra de su apodo ;). El mérito del enfoque de los superhéroes es de Ralph van Roosmalen, de Avances ágiles.
- Metáforas: si le gusta el ejercicio del velero, pero su equipo está quizás un poco cansado de utilizarlo, puede cambiar a analogías similares, pero en última instancia ligeramente diferentes. Pruebe con globo aerostático o el excursión de montaña.
Generar ideas
El objetivo de esta fase de la retrospectiva es profundizar en los puntos planteados por el equipo. Quiere saber por qué las cosas sucedieron así? Antes de profundizar en los temas seleccionados, hay que elegir cuáles requieren más atención. Esta decisión suele tomarse por votación. Sin embargo, puedes encontrar diferentes formas de decidir sobre el tema para el resto de tu retrospectiva ágil.
Una de las ideas para filtrar tus notas adhesivas (o notas virtuales si estás llevando a cabo una retrospectiva scrum para empleados remotos) es colocarlas en el liabilidad vs. impacto gráfico. Dibuja un gráfico en el que el eje de abscisas represente el impacto de una acción determinada (si se lleva a cabo con éxito), y el eje de ordenadas represente la probabilidad de que esa acción se produzca en primer lugar.
A continuación, pide a tu grupo que coloque todos los elementos en los lugares apropiados del gráfico. Una vez colocados en el mapa, puedes elegir los elementos prioritarios (alto impacto, alta probabilidad) y los que probablemente no haya que discutir (bajo impacto, baja probabilidad). Este ejercicio fue descrito por Retrospectivas divertidas.
Acciones
El reto de crear elementos de acción es conseguir que se mantengan. Si has observado que los elementos de acción de anteriores retrospectivas se abandonaron rápidamente, deberías modificar la forma de formularlos.
Piensa en el marco SMART. Tus acciones (y los objetivos a los que apoyan) deben ser:
- Específico
- Mensurable
- Realizable
- Correspondiente
- Con límite de tiempo
Asegúrate de que los participantes en la retrospectiva puedan responder a las siguientes preguntas sobre sus acciones:
- ¿Qué queremos conseguir?
- ¿Qué pasos son necesarios para completar este punto?
- ¿Cómo sabremos que se ha cumplido?
- ¿Cuándo debe realizarse?
Lo que también puede hacer con estos elementos de acción es aumentar su visibilidad. Si es posible, muéstrelos en notas adhesivas o como entradas en su software de gestión de proyectos. Los elementos de acción continua (por ejemplo, "Actualice sus hojas de horas después de cada día") pueden facilitarse con recordatorios automáticos en Slack (u otra herramienta que utilices para comunicarte).
Introducir nuevos elementos en las reuniones retrospectivas ágiles
Las siguientes actividades pueden formar parte de tu próxima retrospectiva ágil. No hace falta que las introduzcas todas, pero prueba al menos una o dos.
Recordar el objetivo de una retrospectiva scrum
Las retrospectivas pueden convertirse fácilmente en un festival de quejas. Puede que pienses que no es algo malo: es una ocasión para hablar también de las cosas malas. Es cierto, pero la reunión debe dar lugar a una serie de acciones que mejoren significativamente los procesos del equipo. Si sólo es una hora (o tres horas) de quejas, no es probable que se produzca la mejora.
Otro elemento vital para el éxito de una retrospectiva es asegurarse de que en la reunión no haya culpables. Por supuesto, se anima a los asistentes a expresar su opinión, pero eso no significa que deban señalar a nadie. Al fin y al cabo, el objetivo es proponer ideas de mejora constructivas. Esto no siempre es fácil de lograr, especialmente cuando la retrospectiva scrum se organiza después de un incidente desagradable durante el sprint (interrupción del software o conflicto de equipo).
¿Cómo puede asegurarse de que su equipo tiene en cuenta estas normas? Puede reiterarlas al iniciar la retrospectiva, o utilizar recordatorios visuales: carteles o sketchnotes que recuerden a los miembros del equipo la naturaleza de esta reunión.
Quizá su equipo se sienta inspirado por las palabras del Primera Directiva:
Independientemente de lo que descubramos, entendemos y creemos sinceramente que cada uno hizo el mejor trabajo que pudo, teniendo en cuenta lo que sabía en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación del momento.
Norm Kerth, Retrospectivas de proyectos: A Handbook for Team Review
Controle el bienestar de su equipo al inicio de la retrospectiva
Comprobar cómo se siente tu equipo es útil para el facilitador de la reunión, pero también es una excelente forma de romper el hielo al principio de la retrospectiva ágil.
Utiliza un rotafolio, una pizarra o notas adhesivas para representar visualmente los estados de ánimo de las personas. Pídeles que muestren sus sentimientos con emoji o haz una escala en la que puedan situarse. Te ayudará a leer la sala durante la retrospectiva. Si recoges este tipo de datos con regularidad, puedes descubrir patrones interesantes.
Cambiar de facilitador
Si eres la persona que siempre dirige las retrospectivas, las cosas pueden volverse un poco repetitivas para los participantes. Una de las ideas de retrospectiva que los equipos encuentran eficaces es pedir a diferentes personas que faciliten al menos una parte de la reunión. Esto permite que otras personas se involucren y profundicen un poco más en la teoría que hay detrás de las retrospectivas. A tu nuevo facilitador se le pueden ocurrir ideas para ejercicios durante la reunión que estimulen a todo el equipo.
Utilizar métricas cuantitativas
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, tendrá acceso a informes repletos de información valiosa sobre el rendimiento de su equipo. Es una buena idea compartirlos con los participantes en la retrospectiva. Aprenderán datos importantes y podrás basar todo el debate en ambos: comentarios cualitativos y datos cuantitativos.
¿Qué tipo de datos puede utilizar?
- Gráfico desplegable del proyecto: puede encontrarlo en su herramienta de gestión de proyectos (por ejemplo, Jira)
- La comparación de las horas previstas y las horas reales o el informe sobre las horas extraordinarias: pueden generarse en Teamdeck, su solución de gestión de recursos.
Utilice estas ideas de retrospectiva ágil para insuflar nueva vida a sus reuniones de equipo
Esperamos que esta guía le proporcione ideas retrospectivas que puedan funcionar para su proyecto. Sea cual sea la que elija, recuerde que para que su equipo se sume a las nuevas iniciativas, lo mejor es darles a conocer los objetivos de estas acciones. Cuando sepan por qué lo estás haciendo, estarán más dispuestos a seguirlo y tal vez incluso a contribuir a tu conjunto de herramientas de retrospectiva con sus propias ideas.
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