Como podemos leer a continuación, según el Instituto de Previsión y Planificación Empresarial, toda decisión y acción se basa -no necesariamente de forma consciente- en la previsión de recursos. Este artículo se basa en las experiencias del Director de Oficina y el Jefe de Finanzas.
El artículo contiene:
- Comparación de las definiciones de previsión de recursos humanos
- Informe de previsión de utilización de equipos
- Análisis de tendencias y papel útil de la software de gestión de recursos previsión de recursos
Junto con nuestros invitados, Piotr e Iwona, quiero demostrarles que un planificador de recursos puede aportar datos para profundizar en esta comprensión y, en consecuencia, tomar decisiones de previsión más seguras.
Iwona Marciniak - Jefa de oficina en Le Polish Bureau, el departamento técnico de una conocida productora, UNIT9.
Piotr Bandosz - Responsable de Finanzas y Personal de Apptension, una empresa de software creativo de 50 personas con sede en Poznań (Polonia).
Utilizar la historia para predecir el futuro: unas palabras antes de hablar de la previsión de RR.HH.
"(...) te des cuenta o no, prácticamente todas las decisiones y procesos empresariales se basan en una previsión".
(Instituto de Previsión y Planificación Empresarial)
Evidentemente, es cierto que sin pasado no hay futuro. Pero hablando más claro, cualquier predicción -también en la vida privada- se basa en una mezcla de datos (tomados de la propia experiencia y facilitados por colegas o herramientas de apoyo) e imaginación.
Crear el futuro o simplemente poner en práctica los objetivos fijados, y superar las tareas y los retos que surgirán en el camino hacia el éxito, siempre se basan y contienen elementos como datos y experiencia que ayudan a resolver problemas y a elegir la dirección correcta.
(...) la previsión es el intento de predecir resultados futuros basándose en acontecimientos pasados y en la visión de la gestión.
(WoltersKluwer.com)
La previsión -ya hablemos del tiempo, del comportamiento humano o animal, de los recursos financieros, empresariales o simplemente humanos- es el proceso de utilizar datos, conocimientos y experiencia para hacer predicciones y preparativos que satisfagan una necesidad concreta, o una necesidad empresarial, por decirlo sin rodeos.
¿Cómo se reúnen los datos que apoyan las decisiones de previsión de RRHH?
Del significado a la acción: comprensión de las previsiones de RR.HH.
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos predecir el significado de la previsión de RRHH.
La previsión de RRHH o previsión de recursos humanos es el proceso de determinar o prever las necesidades de personal de una empresa utilizando los datos existentes.
(the-definition.com)
En este sentido, se hace hincapié en garantizar un número suficiente y esperado de empleados debidamente cualificados, lo que se espera desde el punto de vista de la empresa o el negocio. Y el objetivo es garantizar la continuidad de la actividad empresarial, logrando las necesidades del negocio sólo gracias a los empleados cualificados.
Este significado se asemeja bastante al de planificación de la capacidad, un término muy popular entre los gestores de recursos y proyectos. Para ellos, la planificación de la capacidad consiste en contar con el número adecuado de empleados (debidamente formados y cualificados) que puedan finalizar con éxito el proyecto o la tarea.
Así pues, la previsión de recursos humanos es... predecir la demanda y la oferta. Puede referirse a un número de trabajadores, a unas competencias concretas previstas o a equipos de oficina. En RRHH, previsión significa:
evaluar el número de empleados y calcular las competencias, equipos y recursos necesarios para satisfacer las necesidades de los empleados y alcanzar los objetivos de la empresa.
(rovva.com)
¿Le suena familiar si comparamos lo anterior con las definiciones de programación de recursos o incluso de gestión de recursos?
Resumiendo este capítulo, la previsión de recursos humanos es un proceso de predicción -basado en datos, en las necesidades de la empresa y en el trabajo actual de los empleados de la empresa y sus indicadores de compromiso y productividad- de quién debe ser empleado. Empleados en términos de dominio y mano de obra. La previsión de recursos humanos tiene por objeto satisfacer las demandas de proyectos futuros. En el fondo, es una operación que requiere la comprensión adecuada de lo que ocurre en su empresa.
Informe de previsión de utilización de equipos
Piotr es uno de los usuarios más veteranos de Teamdeck, con la aplicación desde su lanzamiento en versión beta. No es de extrañar que haya desarrollado un par de favoritos cuando se trata de automatizar el trabajo y obtener valor de los datos. Uno de sus informes favoritos es la previsión de producción a tres meses.
Se basa en la disponibilidad futura del equipo, así como en las reservas de proyectos que ya se han asignado.
TIP: Utilice una función denominada Añadir campo de cálculo personalizado para crear la columna Utilización.
Como responsable de Finanzas y Personal, Piotr puede utilizar este informe para ambos aspectos de su trabajo. Le proporciona una sólida visión general de la producción prevista de Apptension: si los valores de utilización son inferiores a lo esperado, puede hablar con el equipo de ventas y ver si hay posibilidades de cerrar más acuerdos en las próximas semanas.
CONSEJO: Puede etiquetar diferentes tipos de reservas, por ejemplo, "provisional" para reservas que aún no están confirmadas pero ya se han hecho algunos preparativos.
Este sencillo cuadro también es un buen punto de partida para la previsión de recursos humanos
Piotr puede analizar la utilización de determinadas personas o departamentos. De este modo, sabe qué funciones tendrán mucha demanda en breve y puede planificar los procesos de contratación en consecuencia.
CONSEJO: Los campos personalizados funcionan como etiquetas para proyectos y personas en Teamdeck. Facilitan la clasificación de los datos en categorías, por ejemplo, departamentos. Tanto Iwona como Piotr han añadido una etiqueta de "cargo" a sus compañeros de equipo para filtrarlos por habilidades.
Si se observa la tabla anterior, se ve que, aunque el departamento creativo en su conjunto parece estar razonablemente utilizado para los próximos meses, al desglosar los datos se ve que nos vendría bien algo de ayuda en la redacción, ya que Luisa tiene mucho trabajo.
La previsión a 3 meses también es útil a la hora de evaluar si un determinado puesto será necesario durante un periodo de tiempo más largo o si se trata de un trabajo de corta duración más adecuado para un autónomo.
Previsión de recursos humanos basada en datos históricos
Iwona señala que el acceso a datos históricos también es extremadamente útil cuando se trata de optimizar futuros procesos de contratación. Analizar los datos de los últimos meses y años permite detectar tendencias en los datos y hacer predicciones más precisas. Por ejemplo, ciertas cualificaciones resultaron ser más demandadas en meses concretos. Ahora que el equipo es capaz de prever una próxima necesidad de contratación, el proceso puede planificarse de antemano.
Si no tienes suficientes datos para analizar años anteriores, consultar el historial reciente también puede ayudarte. El informe de datos históricos se basa en las hojas de horas de las personas y, como admite la propia Iwona, "tardé unos 5 minutos en prepararlo".
Hay tres columnas en el informe de Iwona:
- categorías de empleados basadas en sus títulos de trabajo, después de expandir cada categoría puede ver los meses y luego las personas (utilice el botón agrupación para poder poner los datos en ese orden)
- hojas de horas extraídas directamente de Teamdeck - software de gestión de recursos
- número de personas necesarias para impartir el número de horas registradas en la segunda columna
TIP: La columna Personas es el llamado cálculo personalizado y la fórmula es la siguiente:
Personas = Fichas / 60 / 168
¿Por qué 168? Es la media de horas de trabajo al mes. Esta cifra puede variar de un país a otro: utilice el valor que tenga más sentido en su caso.
Este informe es realmente revelador cuando se amplían las filas y se compara la carga de trabajo por mes con el número de personas que realmente tiene a bordo.
Lo que ves en la imagen es un desglose de las hojas de horas por mes de un equipo ficticio de UX. Hay tres personas a bordo, y durante la mayor parte del tiempo, es la cantidad justa para completar el trabajo (el valor del Personas no exceda de 3). Sin embargo, diciembre ha sido un mes muy ajetreado para el equipo de UX. Todos los miembros del equipo han registrado más tiempo del habitual y el cálculo muestra que se necesitarían más de 3 personas (3,43 en realidad) para completar este trabajo en el plazo habitual.
Podría darse el caso de que este mes de diciembre en particular haya sido extraordinariamente ajetreado o quizá se trate de un patrón emergente. En cualquier caso, tiene motivos para carga de trabajo de diseñadores UX de cerca y planificar nuevas contrataciones si es necesario.
TIP: Los informes de hojas de horas también son una base excelente para calcular las nóminas de sus empleados.
Desafíos de la previsión de RRHH y cómo responder a ellos
Hay múltiples factores que considerar cuando se trata de recurso de planificación demanda en las agencias. Las cosas cambian rápidamente, tanto en lo que se refiere a los nuevos proyectos en fase de producción como a las nuevas competencias necesarias para llevarlos a cabo. Hay que decidir si se busca a alguien que se incorpore al equipo o que contribuya a los proyectos como autónomo. Además, está el coste del proceso de contratación.
¿Qué hay de las consecuencias de un proceso de contratación mal programado? Las agencias con exceso de personal pueden perder fácilmente su liquidez financiera, pero no disponer de recursos suficientes puede poner en peligro los próximos proyectos o dañar unas relaciones con los clientes cuidadosamente elaboradas. Está claro que hay mucho en juego.
Afortunadamente, existen datos fiables sobre:
- proyectos confirmados (o básicamente confirmados, a la espera de su puesta en marcha definitiva), su duración estimada y las funciones necesarias para llevarlos a cabo,
- disponibilidad futura de sus compañeros de equipo,
- registros anteriores: hojas de horas, utilizaciónEstimaciones frente a datos reales,
le ayudará enormemente. La previsión de recursos humanos basada en datos comienza con la recopilación de la información adecuada, preferiblemente en tiempo real. Los análisis presentados en este artículo han sido capturados por Teamdeck, un software hecho a medida para ayudar a agencias, empresas de software y startups a gestión de los recursos del proyecto.
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