Calendario de recursos - Gestione todo su equipo en una sola herramienta

El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar y gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tenía un papel destacado en su empresa.

A menudo forma parte de un herramienta de gestión de recursosUn calendario de recursos es una herramienta imprescindible para planificar proyectos, asignar reservas y gestionar equipos. Lo que sigue es un desglose del calendario de recursos para darle una idea de las características esenciales y por qué vale la pena utilizar un calendario de este tipo en su trabajo diario como gestor de proyectos.

Qué obtendrá con este artículo:

• Cómo resuelven los retos los calendarios de gestión de proyectos
• Algunas palabras sobre el calendario de recursos, programación de equipos, seguimiento del tiempo del equipoy gestión de permisos en 1 herramienta
• La influencia de software de planificación de recursos sobre gestión de proyectos
• Significado y función de los calendarios de recursos

¿Qué es un calendario de recursos?

Un calendario de recursos (también conocido aquí y allá como calendario de gestión de proyectos y calendario de planificación de proyectos) controla la multitud de tareas, sucesos y fechas que tienen o tendrán lugar durante el ciclo de vida del proyecto.

Observa, como mínimo, la disponibilidad, la capacidad, la carga de trabajo y la utilización de cada empleado.

(Teamdeck)

Un calendario de recursos -como sugieren los términos- es un calendario para controlar, coordinar y supervisar los recursos, incluidos tanto los empleados como el equipo. Ofrece a los gestores de proyectos una visión totalmente transparente de todo el equipo y de todos los proyectos, lo que supone una gran ayuda para las empresas en ampliar sus negocios.

Para ser más estrictos, una visión general de cómo se están utilizando los recursos (empleados), qué recursos con habilidades concretas están disponibles, cuánto tiempo llevan proyectos separados y cuánto costarán proyectos concretos. También ayuda a evitar problemas de gestión de la carga de trabajo, como la sobreutilización o la infrautilización.

¿Qué buscan los jefes de proyecto en el calendario de recursos?

• Funciones de gestión de la disponibilidad y las vacaciones: la cantidad de tiempo que puede reservar a un empleado.
• Informes personalizables y fáciles de entender
• Trabajo planificado: el tiempo durante el cual un empleado está asignado a un proyecto. Lo ideal es que las reservas totales para una persona no superen su disponibilidad.
• Hojas de horas y seguimiento del tiempo de los empleados - el tiempo que un empleado ha trabajado en una tarea/proyecto determinado. Lo ideal es que las entradas de tiempo no superen las reservas
• Funciones de análisis de la utilización de los empleados
• Gestión de la carga de trabajo y su optimización
• Presupuestación de proyectos
• Control y planificación de proyectos
• Capacidad de integración
• Personalizaciones avanzadas

• Ausencias: las vacaciones de los empleados, las bajas por enfermedad y otros tipos de ausencias deben incluirse en los calendarios múltiples de los empleados, para que pueda detectar fácilmente el momento en que un determinado miembro del equipo no está disponible.
• Días festivos nacionales: al igual que las excedencias, los días festivos nacionales deben marcarse en el calendario de recursos como el momento en que los recursos no están disponibles, por lo que no pueden contabilizarse al planificar un proyecto.

¿Cómo beneficia un calendario de recursos a sus proyectos complejos?

Los gestores de proyectos pueden beneficiarse del uso de un calendario de recursos de muchas maneras, por ejemplo:

• tener una visión general de alto nivel de la disponibilidad de recursos,
• conocer mejor el proceso de producción de la empresa,
• poder planificar mejor los recursos,
• poder ajustar la carga de trabajo del equipo en caso de infrautilización o sobreutilización.

Con un calendario de recursos, puede planifique el trabajo de su equipo de forma más eficiente. Si se tiene en cuenta la disponibilidad de los empleados, sus vacaciones previstas y los días festivos nacionales, se reduce el riesgo de contar con una mano de obra demasiado escasa para completar el proyecto.

Del mismo modo, puede utilizar un calendario de recursos para detectar empleados que necesita y que en ese momento están ocupados en otro proyecto. Al saber durante cuánto tiempo no estarán disponibles, puedes ajustar el calendario de tu proyecto o negociar con otro PM los recursos que ambos necesitáis.

Otra ventaja de un calendario de recursos es una visión clara de la carga de trabajo de los empleados. Al supervisar las reservas o las entradas de tiempo, puedes detectar rápidamente a los miembros del equipo que tienen demasiado o demasiado poco que hacer, de modo que puedes ajustar sus reservas en consecuencia.

El calendario de recursos, el seguimiento del tiempo, las hojas de horas, la planificación de proyectos y la gestión de la carga de trabajo en un solo lugar?

Hagamos la introducción. El Teamdeck es un Gestión de recursos SaaS solución desarrollada por una empresa de software que trabaja con NetFlix, Uber o Universal. Anteriormente, el software estaba dedicado a sus propios fines, pero después de decenas de meses, el producto se comercializó. Así es como, en términos generales, este calendario de recursos pasó a formar parte del enorme mercado del software de gestión de proyectos.

Ayuda a cada gestor de proyecto y miembro del equipo durante todo el proyecto, con planificación de recursosLa gestión y la medición del rendimiento.

Teamdeck, tiene acceso a la carga de trabajo de sus empleados con un simple programador de recursos. La información disponible en Teamdeck incluye Reservas, Horarios, Disponibilidad y Vacaciones.

Además, hemos incluido dos detalles más que pueden ayudarle a controlar la carga de trabajo:

• Reservas frente a disponibilidad
• Fichas horarias frente a disponibilidad

Las barras muestran las reservas o hojas de horas en comparación con su disponibilidad. Es una forma rápida y sencilla de ver si un miembro del equipo está infrautilizado o sobreutilizado, lo que le facilita la toma de medidas.

Para que Teamdeck sea más cómodo de usar, puedes personalizar la vista seleccionando las filas que quieres ver.

Además, puede filtrar la vista para mostrar una lista específica de empleados, por ejemplo, sólo desarrolladores frontend o diseñadores. Puedes crear tus propias vistas para obtener rápidamente una visión general de los distintos equipos.