La gente exige apertura en el lugar de trabajo. 87% de ellos, claro.
87% de trabajadores encuestados por Kelton Global en un estudio de 2018. admitieron que quieren que su futura empresa sea transparente. 80% de los encuestados querían saber más sobre la toma de decisiones de su organización.
No es de extrañar, pues, que la transparencia en el lugar de trabajo sea un término muy discutido en la mayoría de las empresas. Algunas optan por la transparencia radical, mientras que otras eligen otras formas de fomentar la comunicación abierta.
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, es posible que no tenga voz ni voto en las políticas de toda la empresa. Sin embargo, estás a cargo de un equipo de proyecto, por lo que la transparencia del proyecto depende en gran medida de ti.
La mala comunicación y la falta de claridad en las expectativas son algunos de los 8 principales problemas. retos de la gestión de proyectos. Transparencia en gestión de proyectos y recursos es una cultura de comunicación abierta y visibilidad dentro de un equipo de proyecto. Desde el punto de vista de la dirección, a menudo se trata de ser sincero con el equipo sobre el proyecto y el propio equipo.
Hay varias formas de cultivar la transparencia de un proyecto en un equipo, pero las consecuencias son abrumadoramente positivas.
La relación entre transparencia y compromiso/felicidad de los empleados se ha investigado en varias encuestas o estudios. Hay datos que demuestran que la honradez es, en efecto, un factor importante que determina la felicidad de las personas en el trabajo.
Sin embargo, cuando hablamos de transparencia en los proyectos, hablamos también de beneficios financieros en ese proyecto concreto. Esto es posible porque la transparencia aumenta la productividad. Los empleados comprometidos que saben lo que se espera de ellos (y por qué) rinden más y trabajan con mayor eficacia. Como afirma Jyoti M, consultora de TI de Tata, en su sobre gestión de proyectos y transparencia: La transparencia con los permisos adecuados en un sistema de gestión de proyectos ahorra tiempo y dinero a todos los participantes en el proyecto. ¿Te parece un sueño de PM? Pues debería.
La falta de transparencia, por otra parte, puede causar desconfianza entre el equipo o incluso resentimiento. Instituto de Gestión de Proyectos informes demuestran una y otra vez que una comunicación inadecuada o deficiente es una de las principales causas de fracaso de los proyectos. Así pues, todo indica que la honestidad y la comunicación abierta son sumamente importantes para los gestores de proyectos.
Es cierto que la transparencia no es un enfoque único, ya que difiere de un cliente a otro o de un sector a otro. Hemos elaborado una lista de pasos que puedes seguir para aumentar la transparencia de los proyectos en tu equipo.
¿Suena obvio? Puede que sí, pero hay que tener en cuenta que la "visibilidad de las tareas" es mucho más que una lista de características a tener en cuenta.
En primer lugar, explique el proyecto a su equipo. Tanto desde el punto de vista técnico como empresarial. ¿Cuál es el objetivo de ese proyecto? ¿A quién beneficiará? ¿Cuál es la razón de ser de una determinada característica? Las respuestas a estas preguntas pueden ahorrarle algunas decisiones equivocadas a la hora de estimar las tareas.
Entender el "¿por qué?", no sólo el "¿qué?", mejora el compromiso de su equipo. Es una buena manera de desarrollar el sentido de pertenencia.
Eso es muy importante. Y difícil al mismo tiempo.
Quieres ser transparente y, sin embargo, hay cosas que no debes compartir. Ten cuidado de no hablar de información personal o confidencial. Además, presta atención a si tu total apertura no provoca especulaciones o sesiones de cotilleo. Si crees que algo no debe revelarse aún a tu equipo, es probable que así sea. Espere a que la información se confirme o sea relevante y sólo entonces comuníquela a su equipo.
Aparte de eso, debe hacer que su equipo sienta que forma parte del proyecto. Y eso requiere que les hagas partícipes de los cambios que se produzcan en el proyecto.
Una de las razones ya se ha explicado en la sección anterior: es necesario que la gente entienda en qué está trabajando. Otra es igual de importante: se trata de especialistas que saben lo que hacen.
Si el cambio de requisitos implica que hay que desarrollar nuevas funciones, asegúrese de que se planifica de la forma más eficiente. Un debate abierto con tu equipo de ingenieros puede darte muchas ideas para aminorar el impacto de este cambio y evitar las temidas consecuencias de la ampliación del alcance. Dé a su equipo la oportunidad de participar realmente en el proyecto y percibirá una mayor sensación de "estamos juntos en esto".
Una última observación: sea también transparente sobre su posición. Si no conoce la respuesta a las preguntas de su equipo (o la respuesta no puede revelarse todavía), no invente nada. En lugar de eso, sea sincero sobre su incapacidad para dar la respuesta. El equipo apreciará tu sinceridad.
No se puede hablar de comunicación abierta y bidireccional sin fomentar la retroalimentación.
Ya que eres sincero con el equipo, también quieres que sean igual de directos contigo. Seguro que a veces oirás algunas palabras duras o incluso te enterarás de algún paso en falso en el proyecto, pero sigue siendo una gran oportunidad para abordar estas cuestiones a tiempo antes de que se conviertan en un problema grave.
Predique con el ejemplo y proporcione a su equipo comentarios constructivos. No se olvide del reconocimiento: asegúrese de que los buenos resultados no pasen desapercibidos. Esto también reforzará el compromiso y la responsabilidad de su equipo.
Dado que la visibilidad y la comunicación son los principales factores de transparencia de un proyecto, no es de extrañar que compartir conocimientos sea una práctica que merece la pena fomentar. El intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo puede producirse durante las reuniones o en eventos específicos.
Un aspecto del intercambio de conocimientos que es valioso pero a menudo se ignora es que los equipos pueden aprender de otros equipos. Como gestor de proyectos (o jefe de equipo), puede colaborar con sus compañeros para organizar eventos en los que los equipos compartan las lecciones aprendidas en proyectos anteriores. Estas reuniones entre equipos no sólo aportarán conocimientos relacionados con el proyecto, sino que también serán una buena oportunidad para estrechar lazos.
La transparencia de un proyecto debe apoyarse con herramientas que faciliten la colaboración y la comunicación. Para equipos que trabajan en una sola sala, una pizarra blanca puede ser un buen comienzo. Para equipos distribuidos, sin embargo, serán necesarias herramientas en línea.
Para dar visibilidad al proceso del proyecto, utiliza una aplicación de gestión de proyectos. En Teamdeck, utilizamos JIRA para hacer un seguimiento de nuestro progreso. Todos los miembros del equipo pueden ver el estado de las distintas tareas, si se han producido nuevos errores, etc.
Seguimiento del tiempo, software de seguimiento de ausenciasy herramientas de programación de recursoscomo Teamdeck, tienen un doble efecto en la transparencia del proyecto. En primer lugar, los miembros del equipo conocen la carga de trabajo y las tareas que se les han asignado. Al mismo tiempo, los jefes de proyecto ven las fichas horarias de su equipopara que conozcan la carga de trabajo real de sus empleados (lea sobre gestión de la carga de trabajo). Ambas partes tienen la visibilidad que necesitan para sentirse más cómodas con su trabajo.
Asegúrate de que tu equipo tiene acceso a una herramienta que permita una comunicación regular. Slack es un buen ejemplo: es una herramienta de chat que también puede integrarse con otras aplicaciones que utilices.
Si trabajas en un producto que ya se ha lanzado y tiene usuarios reales, tienes una forma extra de introducir transparencia en el proyecto. Tomemos como ejemplo nuestra aplicación, Teamdeck. Aunque tenemos miembros del equipo dedicados a responder a las preguntas de los clientes a través de Intercom (puedes probarlo tú mismo, es ese icono azul de la esquina), todos los miembros del equipo tienen acceso al canal de Slack donde se publican los comentarios de los usuarios. De este modo, todos los miembros del equipo saben lo que la gente adora de la aplicación y lo que pide. Esto no sólo mejora la "visibilidad", sino que también hace que las aportaciones de todos sean mucho más significativas a la hora de debatir nuevas funciones y mejoras. hoja de ruta del producto.
La transparencia en los proyectos consiste tanto en comunicarse abiertamente y ser honesto como en permitir que las personas trabajen con eficacia. Permite aumentar el compromiso de las personas, pero también ayuda a eliminar los asesinos de la productividad: desde requisitos poco claros hasta cotilleos de oficina. Cree una cultura de transparencia en su equipo de proyecto y todos cosecharán los beneficios.
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