Productividad en el trabajo a distancia: ¿Cómo seguir siendo productivo cuando se trabaja desde casa?

Aquí en TeamdeckSiempre hemos abrazado el concepto de equipos virtualesAsí que el objetivo de esta entrada del blog sería normalmente ayudarle a ver las ventajas de trabajar desde casa.

Por supuesto, seguimos pensando que el trabajo a distancia es una gran opción para las empresas. Las encuestas muestran que puede ser más eficaz que mantener a sus empleados en la oficina, además de que muchos trabajadores prefieren trabajar a distancia.

Sin embargo, la realidad es que el trabajo a distancia ha dejado de ser una ventaja que algunas empresas optan por ofrecer. En tiempos de pandemia de COVID-19, trabajar desde casa ya no es una cuestión de preferencia, sino una necesidad para millones de personas.

¿Qué ocurre con la productividad de los nuevos empleados remotos? No siempre es buena. Un informe de Slack muestra que 31% de las personas que acaban de empezar a trabajar a distancia admiten que su productividad en el trabajo se resiente. El mismo sentimiento es mucho menos común entre los trabajadores remotos experimentados: solo 13% dicen que trabajar desde casa ha afectado negativamente a su productividad.

En esta entrada del blog, intentaremos compartir nuestra consejos de productividad que se aplican a los trabajadores a distancia con experiencia y a los nuevos. Hemos dividido nuestros consejos en dos grupos. En primer lugar, leerás cómo hacer que tu trabajo sea más productivo como empleado remoto. Hacia el final de esta entrada de blog, también compartiremos algunos consejos para la empresa y los jefes de equipo.

Productividad del trabajo a distancia: consejos para usted

Hemos intentado adaptar todos nuestros consejos a la situación actual. Sin embargo, según dónde vivas y cómo trabajes, las restricciones y condiciones que experimentes pueden ser distintas. No dudes en seguir nuestros consejos y adaptarlos a tu caso particular. Y ante todo: sé amable contigo mismo, sobre todo en estos tiempos difíciles. 

Construya su estación de trabajo

Lo más probable es que su rendimiento laboral es menos que óptima porque te sientes constantemente distraído y fuera de lugar cuando trabajas a distancia. No es raro: trabajar en el mismo lugar en el que pasas el resto de tu vida es todo un reto. Normalmente, te sugeriríamos que cambiaras de entorno y trabajaras en una cafetería o en un coworking. Por supuesto, hoy en día eso no es una opción para la mayoría de nosotros. Pero incluso si tienes que quedarte en casa con tus hijos, mascotas, familiares, etc., puedes intentar mejorar tu oficina en casa.

Ten en cuenta que, aunque las restricciones severas sean temporales, no significa que tu puesto de trabajo remoto deba estar a medio hacer: esfuérzate por crear un espacio desde el que te guste trabajar.

Empieza por recoger el equipo que necesitas para trabajar con eficiencia y eficacia. Si puedes llevarte físicamente el equipo (el portátil, la pantalla, el teclado, etc.) de tu oficina, aprovecha la ocasión. No te olvides de los auriculares, que pueden ayudarte a cambiar al "modo de trabajo".

Elija el espacio de trabajo adecuado: lo ideal es poder "entrar" y "salir" de la oficina en casa todos los días. Si puedes dedicar una habitación independiente a tu oficina a distancia, puede ser una solución excelente. Por supuesto, no todo el mundo puede permitírselo, pero incluso utilizar un rincón de una de tus habitaciones como "zona de trabajo" te ayudará a sentirte más a gusto trabajando.

Ahora que ha elegido el espacio adecuado, intente adaptar el lugar de trabajo a sus necesidades. Tal vez te sientas poco productivo cuando pasas todo el día sentado? Los trabajadores de oficina tienen múltiples oportunidades para desplazarse: asistir a reuniones e ir a comer: cuando se trabaja desde casa, es fácil pasarse todo el día en una misma posición. Claro que no podrás recrear el horario habitual de oficina, pero puedes utilizar un escritorio de pie (aunque sea improvisado) para tus llamadas de trabajo e introducir otras actividades físicas. Tu cuerpo se sentirá mucho mejor.

Si tienes problemas con las distracciones, una solución sería proteger tu espacio de trabajo instalando una señal de "Estoy en el trabajo". Puede ser una señal escrita (sobre todo si tienes que tratar con familiares curiosos), o incluso una vela aromática que enciendas al principio del día. No sólo significará que estás ocupado, sino que también se convertirá en un pequeño ritual que te ayudará a concentrarte.

Una última cosa: limpia tu espacio de trabajo con regularidad. Puede convertirse en un agradable hábito vespertino o en algo que haces los domingos para prepararte para la semana. Trabajar en un entorno limpio y organizado puede afectar positivamente a tu productividad.

Introducir hábitos que aumenten la productividad

Si no estás acostumbrado a trabajar desde casa, es normal que te sientas un poco perdido e inseguro con tu rutina laboral. Aquí tienes algunas formas de que los empleados remotos organicen su trabajo y consigan hacer las cosas.

• Aplicar algunas estrategias de gestión del tiempoEl trabajo a distancia es diferente del trabajo de oficina, así que puede que tengas que buscar nuevas formas de gestionar tu tiempo. Yo y otros dos empleados de Teamdeck hemos probado un par de ellas y hemos recapitulado nuestras experiencias en un entrada del blog. Reconozco que sigo recurriendo a la técnica que probé, el trabajo en profundidad, cada vez que necesito llevar a cabo una tarea difícil. Me ayuda a no desviarme del camino y a mantener muy alto mi nivel de productividad, sobre todo cuando trabajo a distancia.
• Hacer listas de control: para hacer algo, hay que saber qué hay que hacer exactamente. Muchas empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de las tareas, pero los trabajadores remotos también pueden crear sus propias listas de control. Escribe lo que quieres hacer en un día, una semana o a final de mes y ve tachando tareas: ¡te sentirás genial!
• Priorizar tareas: poder ordenar las tareas siempre es útil, pero tener claras las prioridades es aún más esencial cuando se trabaja a distancia. Recientemente hemos publicado una entrada en nuestro blog sobre priorización de las tareas del proyectopero las técnicas que allí se recogen le resultarán útiles aunque no sea gestor de proyectos.
• Controla tu tiempo: muchos empleados remotos tienen la sensación de no haber conseguido mucho en su jornada laboral. El control del tiempo puede ser tu oportunidad para a) reconocer el duro trabajo que haces b) encontrar áreas de mejora. Por ejemplo, si dedicas muy poco tiempo al trabajo productivo y, en cambio, tienes que perder el tiempo rebuscando en archivos en busca de activos visuales importantes, esa es tu señal para optimizar algo (por ejemplo, limpia el disco virtual de tu equipo para que dediques menos tiempo a buscar archivos clave).
• Tómate algunos descansos. Sabemos que es fácil olvidarse de ellas cuando uno se queda en casa. En realidad, tomarse al menos un par de minutos para recargar las pilas es esencial. Es cierto que tal vez no puedas salir a dar un paseo o a comer fuera, pero lo mínimo que puedes hacer es realizar algunos ejercicios de estiramiento y pasear por tu casa. Hablando de comer, procura no hacerlo al lado del ordenador mientras escribes correos electrónicos. En lugar de eso, siéntate a la mesa y relájate: es un merecido descanso.
• Presta atención a cómo te comunicas: puede que sientas que siempre expresas tus pensamientos de forma muy clara, pero comunicación eficaz en un equipo a distancia es harina de otro costal. Compruebe dos veces si sus mensajes son comprensibles y no deje lugar a dudas. Así tú y los miembros de tu equipo remoto seréis más productivos.

Cuídate

Cuando trabajas desde casa, es fácil perder la noción de "dónde acaba el trabajo y empieza la vida" y, como resultado, sacrificar tu conciliación de la vida laboral y familiar. Por eso es tan importante recordar que trabajar a distancia no equivale a trabajar siempre. Cíñete a tu horario de trabajo tradicional o planifica periodos en los que vayas a trabajar. Avisa a tus compañeros del final de tu jornada laboral. Puedes hacerlo enviándoles un mensaje o estableciendo un estado adecuado en tu aplicación de chat.

También es esencial mantener el contacto con los compañeros. Muchos trabajadores de oficina sentirán la falta de interacciones amistosas cuando se pasen al trabajo a distancia. Saca tiempo para charlar con tus compañeros y ponte en contacto con ellos para ver cómo les va.

Por último, pero no por ello menos importante, practica el autocuidado. Es absolutamente esencial que, durante estos tiempos difíciles, encuentres algunas actividades que te hagan sentir mejor. Escucha tu podcast favorito, hazte un tratamiento facial o una buena sesión de ejercicio: haz lo que sea que te levante el ánimo.

¿Qué pueden hacer los líderes para mejorar la productividad de sus equipos remotos?

Pasar del trabajo de oficina al trabajo a distancia puede resultar difícil para usted y para sus trabajadores de oficina convertidos en empleados remotos. Afortunadamente, hay cosas que puede hacer para facilitar la transición y aumentar la productividad de sus trabajadores remotos.

• Defina claramente las funciones y los objetivos. Siempre es importante, pero especialmente con personas que trabajan desde distintos lugares. Cuando tus empleados sepan lo que se espera de ellos y lo que deben conseguir, les resultará más fácil programar y priorizar las tareas.
• Comunique la estrategia de la empresa a sus trabajadores remotos. A las personas que trabajan en casa les puede resultar difícil centrarse en distintas tareas cuando no ven el gran objetivo que hay detrás. Asegúrate de que tus empleados saben lo que deben hacer y por qué deben hacerlo.
• Facilitar la comunicación no relacionada con el trabajo. Los trabajadores a distancia que solían trabajar juntos pueden tener dificultades para recibir el mismo nivel de interacción humana casual. Por suerte, puedes organizar encuentros en línea para que tus compañeros de equipo pasen el rato juntos y charlen sobre sus vidas. Apptension, que es la casa de software en la que se ha construido Teamdeck, empezó a organizar cafés virtuales <br>eaks (nos encanta nuestra jerga de programación). Cada una de estas reuniones tiene un tema diferente relacionado con el estilo de vida (por ejemplo, meditación o fitness) y los empleados pueden compartir sus experiencias y simplemente charlar entre ellos.
• Utiliza herramientas que faciliten la colaboración y la comunicación a distancia. Las aplicaciones de chat y videollamada son esenciales, pero hay más tipos de software que deberías tener en cuenta. Las aplicaciones de gestión de proyectos pueden ayudar a tus empleados a gestionar proyectos y hacer un seguimiento de su progreso. Las herramientas de gestión de recursos, por su parte, ayudan a mantener una carga de trabajo equilibrada y a planificar el trabajo de tus equipos.
  ¿Quiere saber más sobre cómo la gestión de recursos puede ayudar a su empresa a cambiar al trabajo a distancia? Utilice esta invitación para programar una consulta gratuita con los expertos en éxito de clientes de Teamdeck. Le mostraremos cómo su empresa en particular puede beneficiarse de la programación adecuada de recursos, el seguimiento del tiempo y la gestión de la disponibilidad de los empleados remotos en una sola herramienta.
• Eduque a su equipo: infórmeles sobre buenas prácticas y comparta recursos interesantes. En nuestro blog encontrarás varios posts que pueden serte útiles a ti y a tus empleados: guía de conciliación de la vida laboral y familiar para jefes de proyectoConsejos para comunicación eficaz a distanciaideas para creación de equipos a distancia.

Esperamos que esta entrada del blog te haya dado algunas ideas para aumentar la productividad de los trabajadores a distancia, tanto si eres jefe de equipo como si eres un empleado que trabaja desde casa. ¿Tienes otros consejos sobre este tema? Compártelos en el chat: nos encantaría conocerlos. Cuídate y sigue trabajando bien.