Quizá la diferencia más significativa entre la forma de comunicarse en la oficina y a distancia es que, para que esta última tenga éxito, debe ser deliberada. Tu esfuerzo consciente por establecer procesos de comunicación satisfactorios en tu equipo remoto dará sus frutos. En esta entrada del blog, repasaremos los mayores retos de la comunicación a distancia y cómo puedes mitigarlos. También enumeraremos las herramientas que su equipo remoto se beneficiará de utilizar. Después de leer este post, podrás introducir las mejores prácticas de comunicación a distancia.
Sin embargo, antes de entrar en detalles, es imprescindible que recuerdes documentar los procesos de comunicación de tu empresa. Crea un espacio en la base de conocimientos/espacio de trabajo de tu organización en el que puedas almacenar directrices sobre la forma en que debe comunicarse la gente. Enumera las herramientas que deben utilizar. Asegúrate de que los nuevos empleados lean este documento/página durante el proceso de incorporación.
Y lo que es más, no deje que se estanque. Tanto tú como tus empleados debéis abordar estos procesos de comunicación con regularidad y hacer los ajustes necesarios. Si eres gestor de proyectos, puedes hablar de la comunicación a distancia. comunicación en equipo durante las retrospectivas de los sprints.
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¿Cuáles son los primeros retos de la comunicación a distancia que le vienen a la cabeza? Quizá piense en los husos horarios y la dificultad de mantenerse sincronizado. O quizá le preocupen los problemas de una conexión a Internet poco fiable. Son preocupaciones válidas, pero los retos que se describen a continuación suelen ser más serios, aunque no sea tan fácil preverlos o advertirlos.
La falta de visibilidad que puede resultar difícil para los equipos remotos es evidente a varios niveles:
El calendario de recursos de Teamdeck es una única fuente de información sobre la disponibilidad y la carga de trabajo de tu equipo. Puedes ver quién está asignado a qué proyecto, quién está de vacaciones y quién tiene alguna capacidad izquierda (si buscas personas que puedan unirse a tu proyecto).
Cuando te comunicas con alguien que trabaja a distancia, no tienes el contexto que proporciona la comunicación directa. En esencia, no ves el lenguaje corporal, la mayoría de las veces no sabes qué ha estado haciendo esa persona recientemente, cuál es su estado de ánimo, etc. Considera este ejemplo: recibes un mensaje muy cortante de uno de tus compañeros de trabajo pidiéndote que compartas cierta información. Al principio, puedes pensar: "¿Está enfadado conmigo? ¿Está enfadada? No he hecho nada malo". Ya ves cómo eso puede llevar a una falta de comunicación o incluso a un conflicto. Por eso es fundamental:
Las personas que trabajan en equipos remotos deben hacer un esfuerzo consciente por mantenerse conectadas. Es bastante fácil limitar la comunicación a mensajes cortos intercambiados en Slack o por correo electrónico, especialmente si las funciones de las personas son independientes o trabajan en zonas horarias diferentes. Como jefe de equipo, puedes fomentar el espíritu de equipo animando a mantener videollamadas regulares, actividades para fomentar el espíritu de equipoo incluso un canal de chat dedicado a publicar memes (puedes ver ideas para otros canales de refuerzo de la cultura aquí).
Este punto es un poco delicado. Podrías pensar: ¿cómo es que hay menos oportunidades de reuniones 1:1? Al fin y al cabo, la gente puede chatear en privado siempre que quiera: muchas herramientas de comunicación utilizadas por equipos remotos permiten conversaciones privadas.
Eso es cierto en el caso de los chats entre empleados, pero los chats 1:1 entre jefes e informes directos pueden olvidarse rápidamente cuando no ves a tu equipo todos los días. Por otra parte, si chatea con su equipo con regularidad, puede tener una falsa sensación de seguridad.todo el mundo parece contento, no hay necesidad de reuniones adicionales 1:1. Sólo hay, independientemente del bienestar percibido de su equipo.
Por supuesto, este reto no es exclusivo de los equipos remotos. Los miembros del equipo que trabajan en la oficina también pueden tener menos oportunidades de reunirse con su jefe de las que necesitan. Sin embargo, cuando se trata de trabajadores remotos, debe asegurarse de que tengan la oportunidad de hablar con usted de vez en cuando. Puedes programar una hora fija para estas reuniones o recordar a los empleados con regularidad que escojan una franja horaria para un 1:1. De este modo, podrá conectar mejor con sus empleados distribuidos y también genere confianza en su equipo.
Una nota importante sobre las herramientas: no basta con crear cuentas y hacer saber a tu equipo que "están ahí si quieren usarlas". Asegúrate de que todo el mundo sabe cuáles son las plataformas que deben utilizar y cómo usarlas. De nuevo, debes documentar estas directrices y hacerlas accesibles a tus empleados actuales y a los futuros nuevos contratados. Si alguna de las herramientas que utilizas no funciona como esperabas, rediseña tu caja de herramientas. El panorama tecnológico es muy amplio, por lo que es probable que encuentres aplicaciones que se adapten 100% a las necesidades de tu equipo.
Hemos preguntado a Rohit Gupta de Pixpauna plataforma que ayuda a los creativos a crear hermosos portfolios web, sobre su enfoque de los trabajos a distancia y sus herramientas:
En Pixpa, hemos pasado a trabajar de forma totalmente remota durante los últimos 3 meses, y tenemos la intención de seguir trabajando como una empresa totalmente remota de aquí en adelante. Aunque nos vimos obligados a cambiar debido a los cierres por la pandemia, nos adaptamos rápidamente a la nueva normalidad y pasamos a trabajar a distancia sin problemas. Trabajar a distancia tiene muchas ventajas: el tiempo y el estrés de los desplazamientos diarios han desaparecido, se ha restablecido el equilibrio entre la vida laboral y personal y han aumentado los niveles de productividad. Como equipo remoto, nos centramos en mantener y consolidar nuestra cultura, la camaradería entre compañeros y el fomento de la colaboración.
Utilizamos Slack, Asana, Zoom y Github para toda nuestra comunicación y colaboración en el trabajo. Tenemos una colaboración fluida y desestructurada dentro del equipo que no encajaría en la definición de las reuniones de scrum.
Utilizar software de planificación de recursos diseñado para ayudar a los equipos remotos no sólo de las industrias de TI o creativas.
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