Quizá la diferencia más significativa entre la forma de comunicarse en la oficina y a distancia es que, para que esta última tenga éxito, debe ser deliberada. Tu esfuerzo consciente por establecer procesos de comunicación satisfactorios en tu equipo remoto dará sus frutos. En esta entrada del blog, repasaremos los mayores retos de la comunicación a distancia y cómo puedes mitigarlos. También enumeraremos las herramientas que su equipo remoto se beneficiará de utilizar. Después de leer este post, podrás introducir las mejores prácticas de comunicación a distancia.

Sin embargo, antes de entrar en detalles, es imprescindible que recuerdes documentar los procesos de comunicación de tu empresa. Crea un espacio en la base de conocimientos/espacio de trabajo de tu organización en el que puedas almacenar directrices sobre la forma en que debe comunicarse la gente. Enumera las herramientas que deben utilizar. Asegúrate de que los nuevos empleados lean este documento/página durante el proceso de incorporación.

Y lo que es más, no deje que se estanque. Tanto tú como tus empleados debéis abordar estos procesos de comunicación con regularidad y hacer los ajustes necesarios. Si eres gestor de proyectos, puedes hablar de la comunicación a distancia. comunicación en equipo durante las retrospectivas de los sprints.

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Gestión de equipos a distancia o comunicación a distancia y sus retos
Trabajar con fluidez desde casa y la comunicación a distancia con el equipo no tan raro enfrentar obstáculos. Muchos y diferentes obstáculos.

Retos de la comunicación eficaz en equipos remotos

¿Cuáles son los primeros retos de la comunicación a distancia que le vienen a la cabeza? Quizá piense en los husos horarios y la dificultad de mantenerse sincronizado. O quizá le preocupen los problemas de una conexión a Internet poco fiable. Son preocupaciones válidas, pero los retos que se describen a continuación suelen ser más serios, aunque no sea tan fácil preverlos o advertirlos.

Falta de visibilidad: primera razón para reducir la eficacia de la comunicación entre equipos remotos

La falta de visibilidad que puede resultar difícil para los equipos remotos es evidente a varios niveles:

  • ¿Quién está disponible?
    Cuando no ves a tu equipo cara a cara, es más difícil saber quién está trabajando y quién de vacaciones. Las cosas son aún más complicadas para empleados a tiempo parcial y autónomos que suelen trabajar a distancia. Además, muchos trabajadores a distancia tienen un horario flexible y compaginan sus obligaciones laborales con sus actividades personales.
  • ¿Cómo sabe si están disponibles?
    Hay dos formas de resolver este problema: en primer lugar, introducir un proceso de seguimiento de ausencias y un lugar donde tu equipo pueda ver quién está disponible y quién no en un día determinado. A continuación, pide a los miembros de tu equipo que anuncien su disponibilidad actual, por ejemplo, mediante los estados de Slack: bastará con actualizaciones breves como "en una reunión" o "fuera para comer".
  • ¿Quién trabaja en qué?
    "No sé si usted es la persona adecuada para preguntarle sobre este proyecto, pero allá voy". comunicación del equipo. Si tienes menos de 25 miembros en el equipo, por ejemplo, es relativamente fácil recordar quién está trabajando en qué. Si el equipo es más grande, la cosa se complica. De nuevo, puedes utilizar un espacio en línea donde sus compañeros de equipo pueden comprobar quién participa en cada proyecto.
Resuelva los retos de comunicación en equipo con Teamdeck.io

El calendario de recursos de Teamdeck es una única fuente de información sobre la disponibilidad y la carga de trabajo de tu equipo. Puedes ver quién está asignado a qué proyecto, quién está de vacaciones y quién tiene alguna capacidad izquierda (si buscas personas que puedan unirse a tu proyecto). 

  • ¿Quién debe saberlo?
    Comunicación eficaz significa que las personas adecuadas reciben el mensaje adecuado en el momento oportuno. Para que eso sea cierto, tus empleados remotos tienen que saber quién debe estar al tanto de las distintas cosas. Anota algunas normas sencillas como "Jane Doe, que gestiona nuestra página web, tiene que estar al tanto de los nuevos hitos en tus proyectos para poder publicar actualizaciones".

Falta de contexto: segunda razón para reducir la eficacia de la comunicación en equipos remotos

Cuando te comunicas con alguien que trabaja a distancia, no tienes el contexto que proporciona la comunicación directa. En esencia, no ves el lenguaje corporal, la mayoría de las veces no sabes qué ha estado haciendo esa persona recientemente, cuál es su estado de ánimo, etc. Considera este ejemplo: recibes un mensaje muy cortante de uno de tus compañeros de trabajo pidiéndote que compartas cierta información. Al principio, puedes pensar: "¿Está enfadado conmigo? ¿Está enfadada? No he hecho nada malo". Ya ves cómo eso puede llevar a una falta de comunicación o incluso a un conflicto. Por eso es fundamental:

  • Proporciona contexto cuando te pongas en contacto con tus compañeros de equipo para hablar de algo. En lugar de escribir "Envíame las estadísticas de la última campaña lo antes posible", di "Tengo una reunión inesperada con XYZ dentro de una hora. ¿Puedes enviarme las estadísticas de la última campaña para que pueda enseñárselas durante la reunión?". Más contexto = Menos malentendidos.
  • Utiliza la comunicación por vídeo. Cuando no estés seguro del contexto y te preocupe que llegar al fondo de las cosas pueda llevar un tiempo, di: "hagamos una llamada rápida y discutámoslo". Lo más probable es que puedas aclarar las cosas más rápidamente.

La dificultad de permanecer conectado

Las personas que trabajan en equipos remotos deben hacer un esfuerzo consciente por mantenerse conectadas. Es bastante fácil limitar la comunicación a mensajes cortos intercambiados en Slack o por correo electrónico, especialmente si las funciones de las personas son independientes o trabajan en zonas horarias diferentes. Como jefe de equipo, puedes fomentar el espíritu de equipo animando a mantener videollamadas regulares, actividades para fomentar el espíritu de equipoo incluso un canal de chat dedicado a publicar memes (puedes ver ideas para otros canales de refuerzo de la cultura aquí). 

Pocas oportunidades para reuniones 1:1

Este punto es un poco delicado. Podrías pensar: ¿cómo es que hay menos oportunidades de reuniones 1:1? Al fin y al cabo, la gente puede chatear en privado siempre que quiera: muchas herramientas de comunicación utilizadas por equipos remotos permiten conversaciones privadas.

Eso es cierto en el caso de los chats entre empleados, pero los chats 1:1 entre jefes e informes directos pueden olvidarse rápidamente cuando no ves a tu equipo todos los días. Por otra parte, si chatea con su equipo con regularidad, puede tener una falsa sensación de seguridad.todo el mundo parece contento, no hay necesidad de reuniones adicionales 1:1. Sólo hay, independientemente del bienestar percibido de su equipo.

Por supuesto, este reto no es exclusivo de los equipos remotos. Los miembros del equipo que trabajan en la oficina también pueden tener menos oportunidades de reunirse con su jefe de las que necesitan. Sin embargo, cuando se trata de trabajadores remotos, debe asegurarse de que tengan la oportunidad de hablar con usted de vez en cuando. Puedes programar una hora fija para estas reuniones o recordar a los empleados con regularidad que escojan una franja horaria para un 1:1. De este modo, podrá conectar mejor con sus empleados distribuidos y también genere confianza en su equipo.

La comunicación en equipo a distancia es habitual en casi todos los sectores
El mercado actual, especialmente en la época de Covid, ofrece muchas herramientas para la comunicación en equipo a distancia

Sus herramientas de comunicación para equipos remotos

Una nota importante sobre las herramientas: no basta con crear cuentas y hacer saber a tu equipo que "están ahí si quieren usarlas". Asegúrate de que todo el mundo sabe cuáles son las plataformas que deben utilizar y cómo usarlas. De nuevo, debes documentar estas directrices y hacerlas accesibles a tus empleados actuales y a los futuros nuevos contratados. Si alguna de las herramientas que utilizas no funciona como esperabas, rediseña tu caja de herramientas. El panorama tecnológico es muy amplio, por lo que es probable que encuentres aplicaciones que se adapten 100% a las necesidades de tu equipo.

Hemos preguntado a Rohit Gupta de Pixpauna plataforma que ayuda a los creativos a crear hermosos portfolios web, sobre su enfoque de los trabajos a distancia y sus herramientas:

En Pixpa, hemos pasado a trabajar de forma totalmente remota durante los últimos 3 meses, y tenemos la intención de seguir trabajando como una empresa totalmente remota de aquí en adelante. Aunque nos vimos obligados a cambiar debido a los cierres por la pandemia, nos adaptamos rápidamente a la nueva normalidad y pasamos a trabajar a distancia sin problemas. Trabajar a distancia tiene muchas ventajas: el tiempo y el estrés de los desplazamientos diarios han desaparecido, se ha restablecido el equilibrio entre la vida laboral y personal y han aumentado los niveles de productividad. Como equipo remoto, nos centramos en mantener y consolidar nuestra cultura, la camaradería entre compañeros y el fomento de la colaboración.
Utilizamos Slack, Asana, Zoom y Github para toda nuestra comunicación y colaboración en el trabajo. Tenemos una colaboración fluida y desestructurada dentro del equipo que no encajaría en la definición de las reuniones de scrum.

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