Como propietario de una agencia o director de un equipo creativo, es probable que ya haya oído que el control del tiempo aumenta la productividad de una agencia y da un impulso significativo a su negocio. Sin embargo, algunos equipos desconfían del control del tiempo porque les puede resultar molesto. Al fin y al cabo, sin embargo, si eliges el mejor software de control horario de empleados para las necesidades de su equipo y fomentar una cultura de control del tiempo, es una herramienta muy útil. En esta entrada del blog, repasaremos las diferentes ventajas que tu agencia puede notar una vez que empieces a controlar el tiempo.
Pedir a tus empleados que hagan un seguimiento de su tiempo te ofrece una excelente visibilidad de cómo emplean su tiempo los equipos creativos. Sabrás quién está sobrecargado de trabajo y quién tiene muy pocas tareas. También sabrá qué proyectos de los clientes corren el riesgo de retrasarse o salirse del presupuesto. Esta información le permite:
Si no utiliza partes de horas para facturar a sus clientes, lo más probable es que les esté cobrando demasiado poco. Muchos empleados se olvidan de registrar que han pasado una o dos horas más trabajando en un proyecto determinado. Desgraciadamente, estas horas no facturadas tienden a acumularse si se considera una perspectiva mensual o anual. Como agencia, no puede permitirse pérdidas de dinero similares. Las hojas de horas precisas te permiten ver lo que ha hecho cada uno. Ningún trabajo del cliente pasará desapercibido.
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La vida de las agencias puede ser ajetreada, y a la mayoría de los empleados no les resulta extraño echar algunas horas de más. Aun así, las agencias no deben ignorar la carga de trabajo de sus empleados, ya que las consecuencias de la sobreutilización pueden ser muy graves. Al mismo tiempo, los empleados que simplemente no tienen suficientes tareas particulares para llenar sus días también están descontentos. Como jefe de equipo, debe intentar mantener un equilibrio utilización de recursos. Gracias a las hojas de horas, puede detectar fácilmente quién tiene demasiado trabajo y quién está infrautilizado.
Muchas agencias facturan a sus clientes según un modelo de tiempo y materiales. Si ese es tu caso, no tienes excusa para no controlar el tiempo de los miembros de tu equipo. Cuando se dispone de hojas de horas precisas, es muy sencillo emitir una factura basada en ellas. Su departamento financiero agradecerá sin duda tener acceso a datos completos sobre el trabajo del proyecto.
Previsión de recursos significa predecir cuántos recursos necesitará y cuándo. Los datos históricos recopilados de las hojas de horas de tu equipo te ayudarán enormemente en este sentido. Observa cuánto tiempo han dedicado tus equipos en diferentes meses o semanas, y es probable que detectes patrones (por ejemplo, más horas registradas cuando se trabaja en campañas de vacaciones de invierno). Este año, en lugar de apresurarse a contratar nuevos empleados o emplear a trabajadores autónomos a un coste más elevado, sabrá asegurarse más recursos humanos con antelación.
Las agencias suelen trabajar con contratistas o autónomos. Pídeles que hagan un seguimiento del tiempo junto con tu equipo y verás cuánto tiempo dedican a tu proyecto y cuánto deberías pagarles. Si utiliza TeamdeckTambién puedes pedir a estas personas que registren su disponibilidad diaria. Así sabrás exactamente cuánto tiempo pueden dedicar a tu proyecto y cuándo.
Es cierto que las estimaciones rara vez son *realmente* exactas, pero el seguimiento del tiempo le ayudará a perfeccionar el proceso de estimación de su agencia. En primer lugar, analiza tus proyectos anteriores examinando las estimaciones y los datos reales (horas previstas y tiempo registrado). Intenta identificar patrones: por ejemplo, puede que tu equipo subestime a menudo la fase de diseño del proyecto. Con esta información, podrás redactar las próximas estimaciones con más confianza.
En los párrafos anteriores, hemos mencionado patrones que suelen ser visibles en las hojas de horas. Al observar las entradas de tiempo de su equipo, también puede detectar algunas áreas de mejora en relación con su productividad. Por ejemplo, puede que te sorprenda la cantidad de horas que tus empleados pasan sentados en reuniones. Lo más probable es que obtengas ideas instantáneas para optimizar los procesos internos de tu empresa o perfeccionar las técnicas de gestión de proyectos. Resulta aún más útil cuando tu equipo hace un seguimiento del tiempo, etiquetando tanto las horas no facturables como las facturables. De este modo, podrás ver de un vistazo qué actividades te están costando más.
Hablando de horas facturables, también son muy importantes a la hora de evaluar la rentabilidad de tus proyectos. Puede darse el caso de que tu equipo trabaje muy duro en un proyecto, consiga entregarlo a tiempo y, sin embargo, tu agencia apenas obtenga beneficios. Si ese es el caso, sin duda debe buscar oportunidades para optimizar sus precios o negociar las condiciones de sus contratos. Por ejemplo, si tratas la implementación de los cambios solicitados por el cliente como tiempo no facturable y, sin embargo, constituye la mayor parte de las hojas de horas de tu equipo, quizás debas cobrar por ello después de todo. El control del tiempo te proporciona herramientas para explicar y justificar estas decisiones a tus clientes.
Usted quiere que el equipo de su agencia esté contento y comprometido en el trabajo. Ni que decir tiene. Si haces un seguimiento de su tiempo, estarás seguro de tener su carga de trabajo bajo control. ¿Alguien ha empezado recientemente a registrar horas extraordinarias? Lo verá en la hoja de horas y podrá reaccionar o mejorar la actual gestión de las horas extraordinarias. Su equipo apreciará trabajar en una empresa en la que se tienen en cuenta sus esfuerzos. También es probable que vean que el control del tiempo tiene un efecto positivo en su productividad personal.
En el mercado hay muchas herramientas de gestión de proyectos (también dedicadas a la industria creativa) o, hablando más específicamente, aplicaciones de seguimiento del tiempo. Desde plataformas integrales hasta herramientas dedicadas a tareas y responsabilidades específicas. Cada una con capacidades y casos de uso ligeramente diferentes, y a veces con todas las funciones necesarias en una sola, a un precio razonable.
En uno de nuestros artículos recientes, enumeramos consejos sobre cómo elegir un software de control horario de empleados. En resumen, tendrás que averiguar qué quieres conseguir con una aplicación de seguimiento y cómo la utilizará tu equipo. Después, elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.
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