Hacer un seguimiento de la rentabilidad de los proyectos es esencial para agencias, empresas de software o consultorías de cualquier tipo. Cuando trabajas con varios clientes en la entrega de múltiples proyectos, simplemente tienes que asegurarte de que tus esfuerzos generan beneficios. Además, analizar la rentabilidad de tus proyectos te ayudará a mejorar tu estrategia de precios y futuros flujos de caja. Puede resultar, por ejemplo, que estés cobrando demasiado poco o dedicando demasiadas horas no facturables.
¿Qué aprenderá de este artículo?
La cuestión es que también hay que hacer un seguimiento de la rentabilidad a medida que se desarrolla el proyecto, no una vez concluido. ¿Por qué? Porque cuanto antes detectes áreas de mejora, por ejemplo, que tus empleados dedican mucho tiempo no facturable a reuniones con clientes, antes podrás abordar estos problemas.
¿Necesita herramientas de contabilidad especializadas para controlar los beneficios de sus proyectos? No necesariamente. En esta entrada del blog, le mostraremos cómo una herramienta de programación de recursos y software de seguimiento del tiempo de los empleados, Teamdeckpuede ser una herramienta útil para controlar los costes y beneficios del proyecto.
Antes de empezar a elaborar su informe de rentabilidad del proyecto, debe regístrate en Teamdeck (puedes probarlo gratis durante 7 días, sin tarjeta de crédito). Estarás en una gran compañía: más de 3500 clientes de agencias interactivas, empresas de software y startups. utilizar Teamdeck planificar y gestionar el trabajo de sus equipos cada día.
Pasemos ahora al informe de rentabilidad del proyecto. Trataremos dos tipos típicos de presupuestos de proyectos: precio fijo y tiempo y material. 
Cuando se trabaja con un presupuesto fijo, todo lo que hay que hacer es controlar los costes del proyecto y restarlos del precio total. El seguimiento de gastos como licencias de software o gastos de viaje suele ser relativamente sencillo, ya que el departamento de contabilidad los controla. Sin embargo, la mayor parte del coste del proyecto reside en la mano de obra del equipo. ¿Cómo hacer un seguimiento de estos costes?
La forma más sencilla de hacerlo es adopte el control del tiempo en su empresa. Tiene muchas beneficiosUna de ellas es que controle los gastos del proyecto con precisión. Por supuesto, para que sus partes de horas sean fiables, su equipo debe controlar su tiempo con regularidad, idealmente en tiempo real. Las sólidas herramientas de control del tiempo, como Teamdeck, ofrecen cómodas cronómetros de equipo para web y móvil dispositivos.
Cuando sus equipos realizan un seguimiento del tiempo que dedican a los distintos proyectos, puede crear fácilmente un informe de costes del proyecto en Teamdeck:
1. Vaya al conjunto de informes en la barra de menú superior y haga clic en el icono más "crear nuevo". Elige la opción "crear personalizado", ya que queremos crear un informe desde cero sin utilizar una plantilla.
2. Añada una nueva tabla. Por defecto, mostrará todos los proyectos de su empresa junto con datos sobre hojas de horas, reservas y vacaciones. Con el fin de realizar un seguimiento de los costes de mano de obra de su equipo, sólo necesita las hojas de horas, por lo que puede eliminar las otras columnas. Su tabla debería tener este aspecto (sólo con sus proyectos en la columna de la izquierda):
[/vc_column_text]
3. Como sólo quieres controlar los costes de un proyecto, puedes filtrar los demás. Haz clic en "Filtros" y añade uno nuevo para filtrar la información por el nombre de los proyectos. Introduzca el nombre del proyecto que desea analizar y haga clic en "Aplicar".
4. El siguiente paso es calcular los costes generados por cada empleado que trabaja en este proyecto. Puedes ver sus hojas de horas haciendo clic en la flechita de la tabla, junto al nombre del proyecto:
5. Vamos a suponer que cada uno de ellos tiene una tarifa por hora diferente. Vamos a añadir una nueva columna donde podamos introducir ese valor. Vaya a métricas -> Añadir personalizado -> Añadir columna de valores personalizados. A continuación, introduzca el nombre de su nueva columna (por ejemplo: "Tarifa horaria interna") y elija el tipo de datos de moneda. Verás que aparece una nueva columna en tu tabla con celdas vacías.
6. Una columna de valores personalizados funciona como una columna de una hoja de cálculo. Puedes hacer clic en una celda y añadir manualmente un número allí. Vamos a rellenar esta columna con las tarifas de tu equipo. Puedes dejar la primera fila vacía ya que no tenemos una tarifa por hora estándar para todo el equipo.
7. Ahora, vamos a añadir una columna que calculará los costes generados por cada empleado que trabaja en este proyecto. Añade una nueva columna pero esta vez, en lugar de elegir una "columna de valores personalizados", seleccionarás "añadir campo de cálculo personalizado", porque necesitamos hacer algunos cálculos aquí.
Asigne un nombre a la columna (por ejemplo, "Costes"), elija un tipo de datos de moneda e introduzca la fórmula:
(Hojas de horas: Tiempo / 60) * Valores personalizados: Tarifa horaria interna
Cuando empiece a escribir los nombres de las columnas, Teamdeck le sugerirá el campo adecuado para introducir en la fórmula. Recuerde dividir las hojas de horas por 60 si desea operar en horas-el tiempo se almacena en nuestro sistema como minutos.
Ahí lo tiene: una nueva columna con costes asignados a cada empleado.
8. Lo último que queremos hacer es sumar todos los valores de los costes individuales en la fila "Total". Haga clic en ella e introduzca la siguiente fórmula:
= suma(anidado(Grupo: Personas, Fórmulas personalizadas: Costes))
De nuevo, a medida que escriba los valores, Teamdeck le sugerirá nombres de columnas coincidentes.
Ya está. Ya tienes un informe preciso de los costes del proyecto, que puedes comparar con tu presupuesto fijo para ver la rentabilidad del proyecto.
¿Podría crear una tabla de este tipo en su hoja de cálculo Excel? Sí, pero requeriría actualizaciones periódicas a medida que la gente siguiera controlando su tiempo. Con Teamdeck, siempre obtendrá datos precisos de las hojas de horas para que pueda realizar un seguimiento de los costes casi en tiempo real. Es mucho más cómodo y rápido que mantener un informe basado en una hoja de cálculo.
Si factura a sus clientes según un modelo de tiempo y materiales, es probable que ya esté realizando un seguimiento del tiempo de su equipo. Para facturar a los clientes con exactitud, es esencial disponer de datos precisos.
Con Teamdeck, los miembros de tu equipo pueden hacer un seguimiento de su tiempo fácilmente, y tú puedes monitorear las ganancias de tu proyecto con gran precisión. En cuanto alguien introduzca un nuevo registro de tiempo en su hoja de horas, tu informe de rentabilidad del proyecto tendrá información actualizada.
Para crear un informe que calcule los beneficios de su proyecto, deberá repetir los pasos 1 a 6 del informe de precio fijo descrito en la primera parte de esta entrada del blog.
Llegados a este punto, ya tienes una tabla que muestra las hojas de horas de tu equipo y sus tarifas horarias internas (es decir, el dinero que les pagas por cada hora de trabajo). Ahora es el momento de añadir una columna para sus tarifas horarias externas (es decir, el dinero que cobras a tu cliente por una hora de trabajo de un empleado determinado). Puedes hacerlo añadiendo una nueva columna de valores personalizados y escribiendo los valores en las celdas.
El beneficio de tu empresa es la diferencia entre la tarifa externa y la interna. Vamos a crear una columna que calcule el beneficio y lo multiplique por las horas que tus empleados han trabajado en este proyecto. Añade un nuevo "campo de cálculo personalizado". Ponle un nombre (por ejemplo, "Beneficios"), elige el tipo de moneda e introduce la siguiente fórmula:
(Valores personalizados: tarifa horaria externa - Valores personalizados: tarifa horaria interna) * (Timesheets:Time/60)
Lo último que hay que hacer es sumar los beneficios de tus empleados en la fila del total. Pulsa sobre ella e introduce:
Tu mesa final debería tener este aspecto:
Por supuesto, puede personalizar aún más filtrando la información o añadiendo nuevas columnas. Los informes de Teamdeck son muy potentes, por lo que deberías poder adaptarlos a las necesidades de tu organización.
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