El seguimiento online del tiempo de los empleados puede ayudarle a controlar el rendimiento de su equipo, identificar áreas de mejora o, simplemente, controlar la asistencia de sus trabajadores. También es una valiosa herramienta de gestión de proyectos; si desea obtener más información al respecto, consulte nuestra guía sobre gestión de proyectos y control del tiempo (o, simplemente gestión del tiempo del proyecto).
El control horario de los empleados ofrece múltiples ventajas a las organizaciones. Por ello, no es de extrañar que empresas de distintos tamaños y sectores busquen las herramientas de control horario perfectas. ¿Existe un software de control horario que cumpla todos los requisitos para todas las empresas? Probablemente no. Pero estamos bastante seguros de que, con un vasto panorama de aplicaciones de control del tiempo, cada empresa puede encontrar una herramienta que se adapte exactamente a sus necesidades.
Qué obtendrá con este artículo:
Esta entrada del blog debería ayudarle a comprender mejor los requisitos de su organización y a centrar su búsqueda del mejor software de seguimiento del tiempo. El primer paso es tomarse un minuto y pensar en el "por qué" de su búsqueda.
Piense: ¿qué quiero conseguir? A continuación, imagina a tu equipo utilizando una aplicación de control del tiempo: ¿cómo lo hacen? ¿Qué dispositivos y opciones prefieren? Por último, puede elegir las funciones de las aplicaciones de control del tiempo de las que más se beneficiará. Una vez que haya completado estos pasos, tendrá una lista de control del software de control del tiempo. Todo lo que tienes que hacer ahora es comprobar si alguna de las herramientas que estás evaluando puede ofrecerte lo que necesitas.
Antes de empezar a navegar por los sitios web de las distintas herramientas y comparar sus características o precios, concéntrese en las necesidades de su empresa. Es fundamental que sepas por qué necesitas una herramienta de control del tiempo.
He aquí algunas posibles razones. No sienta que tiene que elegir una, pero intente priorizar sus objetivos. Conocer la motivación principal de su equipo para realizar el seguimiento del tiempo de su equipo le ayudará a limitar su búsqueda a las herramientas que mejor apoyen este objetivo.
El software de seguimiento del tiempo de los empleados ayuda a los gestores de proyectos con:
Tal vez tenga otra razón para implantar un software de seguimiento del tiempo en su empresa. Lo esencial es que explique su motivación principal. Si estás buscando una nueva aplicación de control horario para empleados, deberías centrarte en herramientas que te acerquen a ese objetivo.
Cuando pensamos en cómo se entiende la gestión de proyectos, en primer lugar debemos acudir a la definición del Project Management Institute (PMI). Como sugiere la Institución, la gestión de proyectos consiste en utilizar competencias, habilidades, tal vez talentos, conocimientos, dispositivos, instrumentos, software, técnicas, procesos, métodos y todo lo que sea necesario para aportar "valor a las personas".
La expresión "valor para las personas" -por su ambigüedad- nos incita a pensar que el resultado de la gestión de proyectos puede ser cualquier cosa: desde sillas hasta incluso movimientos sociales, incluidos los religiosos. Cualquier cosa que sea útil para un cierto número de individuos.
Pero cuando utilizamos la definición de la Association for Project Management (APM), la comprensión de la gestión de proyectos será más conservadora, pero también ayuda a dividir la gestión justa de la gestión de proyectos. Como se suele decir:
La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para alcanzar objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
Si comparamos ambas definiciones, veremos algunas similitudes. En ambas vemos que la gestión de proyectos consiste -digámoslo así- en dirigir cosas y utilizar conocimientos, experiencia, métodos, procesos y procedimientos para hacer el trabajo.
Pero sólo la última definición es empresarial. En la definición del APM hay tres aspectos que no aparecen en la del PMI. Son el plazo, el presupuesto y un "criterio de aceptación del proyecto". Como sabemos, en el mundo empresarial, cada proyecto tiene su propósito. Ya sea una petición interna o externa. Y cada uno tiene que realizarse en un tiempo determinado, dentro del presupuesto y con la aceptación del comisionado.
Y he aquí la principal diferencia entre gestión y gestión de proyectos. Según la APM, la diferencia entre ambos términos se reduce al tiempo. El momento en que el proyecto está listo para ejecutarse o ya ejecutado. Mientras que la gestión es una operación continua, la gestión de proyectos tiene su resultado final previsto en un lapso de tiempo finito.
Teniendo en cuenta lo anterior, la conexión entre un software de seguimiento del tiempo y el proceso de gestión de proyectos resulta bastante obvia.
Resumamos lo anterior. Ya sabemos que en la empresa, en la gestión de proyectos, el análisis del rendimiento del equipo y de los empleados es una parte esencial cuando se trabaja en proyectos. Y el objetivo del seguimiento del rendimiento es, según el PMI
la gestión del rendimiento es un enfoque sistemático para mejorar y desarrollar el rendimiento y las capacidades de las personas y los equipos con el fin de aumentar la eficacia en toda la organización
Ya sabe también cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y simple gestión. Se trata del presupuesto, los criterios de aceptación y, por supuesto, el tiempo. Desde este punto de vista, he aquí los indicadores utilizados para seguir y mejorar el rendimiento y la productividad de los empleados.
Es el indicador más obvio y el más popular. Si sabes cuánto tardan las distintas fases, puedes prever el tiempo y el presupuesto de futuros proyectos. Y puedes aumentar las estimaciones presupuestarias y gestión de los recursos del proyecto.
Este KPI muestra la relación global entre el trabajo directamente rentable y el coste interno que realiza cada empleado. Las distintas empresas tienen posturas muy diferentes sobre la relación de valor entre el tiempo "facturable" y el "no facturable", y nosotros opinamos que son igual de importantes. Sea cual sea su punto de vista, necesita saber cuánto tiempo dedica su equipo al tiempo no facturable para poder fijar precios y planificar el trabajo de forma competitiva.
Un indicador útil para evaluar el bienestar y la salud de sus empleados. Una tasa excesiva de horas extra por empleado significa que deberías plantearte contratar a más personal para que tus empleados actuales no estén sobrecargados de trabajo.
Esta métrica se interpreta de varias maneras. Por ejemplo, para conocer la salud de los empleados, tanto en términos de bienestar físico como de compromiso. A veces como indicador de la dedicación de los empleados (pero hay que tener cuidado con el fenómeno del presentismo, porque no significa buena calidad de trabajo ni entusiasmo. Si su equipo realiza continuamente horas extraordinarias, quizá sea el momento de aumentar la plantilla.
La capacidad de los empleados es una excelente medida del rendimiento productivo. De forma similar a las horas extra, te muestra quién está cerca del agotamiento y quién tiene margen para asumir un poco más de trabajo. Es muy útil para distribuir el trabajo uniformemente entre tu equipo y saber quién necesita más apoyo.
Las agencias de publicidad y las empresas de construcción pueden tener el mismo software de control horario, pero utilizarlo de forma muy diferente. Es crucial que la herramienta que elijas se adapte a las necesidades de tus empleados. Por eso tienes que imaginártelos utilizándola mientras te preparas para comprar una aplicación de control horario.
¿Necesitarán los miembros de tu equipo utilizar sus teléfonos para controlar el tiempo, o están sentados con sus portátiles la mayor parte del día? ¿Tiene sentido que tus empleados utilicen una solución automática de control del tiempo (algunas herramientas reconocen las aplicaciones y sitios web que visitan los empleados y crean hojas de control del tiempo basadas en este tipo de datos), o quieren introducir sus entradas de tiempo manualmente?
Tener una idea clara de cómo utilizaría su equipo el control del tiempo le ayudará a elegir una herramienta que sus empleados adopten rápidamente. De lo contrario, te arriesgas a pagar por una aplicación que resulte incómoda y requiera mucho tiempo.
Ahora que conoce bien los objetivos de su empresa y las necesidades de su equipo, puede examinar las características concretas de las herramientas de control del tiempo de los empleados más conocidas y averiguar cuáles le resultan útiles. La creación de una especie de "lista de la compra" le hará menos propenso a dejarse convencer por vendedores convincentes o textos de marketing. Se centrará en sus necesidades y elegirá el software que realmente las satisfaga.
A continuación encontrará una lista de funciones que puede encontrar en las distintas aplicaciones de control del tiempo de los empleados. ¿Cuál de ellas necesitas?
Esperamos que esta entrada del blog le ayude a identificar sus necesidades de control del tiempo y a elegir la mejor herramienta para su empresa. Definitivamente, las herramientas de control del tiempo no son un tipo de software de "talla única", por lo que le recomendamos que investigue sus opciones cuidadosamente. Por último, pero no por ello menos importante, queremos ofrecerle una rápida visión general de la herramienta de control del tiempo que hemos estado desarrollando durante los últimos cinco años...Teamdeck. ¿Quizá sea la aplicación que estaba buscando?
Teamdeck es un el software de gestión de recursos de proyectos,lo que significa que, además de un cronómetro, también ofrece proyecto y herramienta de programación de recursos y sistema de gestión de vacaciones funciones. Básicamente, se trata de una aplicación única para tu equipo, en la que puedes planificar su trabajo, supervisar su rendimiento y ver su disponibilidad.
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