El concepto de horas facturables es sin duda familiar para las empresas que facturan a sus clientes por horas. Las consultorías y agencias de software suelen trabajar sobre la base de "tiempo y materiales". Esto significa que tienen que hacer un seguimiento del tiempo que los miembros del equipo dedican al trabajo del cliente y emitir facturas en función de las horas contabilizadas.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
Sin embargo, no todas las horas que los empleados registran son horas facturables. Trabajar en propuestas para clientes potenciales, participar en sesiones de formación, tomar parte en reuniones de todos los empleados... todo esto podría considerarse horas no facturables. Naturalmente, como propietario de una empresa, usted quiere llevar un registro del trabajo de su equipo, y el cálculo de las horas facturables y no facturables tiene ventajas muy significativas.
¿Por qué hay que calcular las horas facturables y las no facturables?
Para empezar, al conocer el desglose exacto de las horas trabajadas, puede facturar a sus clientes con precisión. Otra ventaja de controlar el tiempo dedicado a distintas actividades es que puedes evaluar la tarifa horaria y los honorarios de tu empresa. ¿Cobra demasiado poco para que sus proyectos sean rentables?
Por último, saber cuánto tiempo dedican sus empleados a tareas facturables y no facturables le ayudará a encontrar áreas de mejora dentro de su organización. Si los empleados pasan muchas horas sentados en reuniones no facturables, quizá debería centrarse en enseñarles a gestión eficaz de reuniones. Visibilidad del trabajo de su equipo hojas de horas le permite optimizar los procesos de la empresa y mejorar su cuenta de resultados.
Teamdeck es un Software Saas de gestión de recursos que ayuda a las empresas a planificar y medir el trabajo de sus equipos. Decenas de agencias, empresas de software y equipos de productos utilizan Teamdeck para como software de programación de recursos, sistema de gestión de vacacioneso sólo el mejor empleado software de seguimiento del tiempo.
Para calcular las horas facturables y no facturables con Teamdeck, utilizará los datos recopilados de las hojas de horas de sus empleados.
Seguimiento del tiempo y cálculo de las horas facturables con Teamdeck es fácil y cómodo. Los miembros del equipo pueden utilizar un cronómetro móvil o introducir sus entradas de tiempo manualmente.
¿Cómo empezar? Inscríbete para obtener una prueba GRATUITA de 30 días y probar la aplicación. El plan para equipos de más de dos personas cuesta $3,99 por miembro del equipo al mes, con todas las funciones incluidas. El equipo de Teamdeck te ayudará a incorporar a tu equipo sin problemas, y tendrás la cuenta de tu empresa en funcionamiento en un día.
Cuando te registras en Teamdeck, obtienes acceso a un sólido conjunto de informes, donde puedes crear informes de situación del proyecto, proyecto plantillas de informes presupuestariosy plantillas de informes de nóminas de empleadosy mucho más. También puede llevar un registro de las horas facturables de su equipo.
Antes de entrar en detalles sobre su informe de horas facturables, vamos a explicar cómo Teamdeck puede reconocer las horas facturables y no facturables.
Siempre que alguien registre tiempo -manualmente o a través de un cronómetro start-stop-, puede añadir etiquetas de hoja de horas a su entrada. Estas etiquetas son configurables a nivel de empresa y pueden consistir, por ejemplo, en
Básicamente, debe definir una etiqueta para cada categoría de horas de trabajo que desee poder analizar posteriormente.
Los informes de Teamdeck le permiten desglosar el tiempo de seguimiento de su equipo en función de estas etiquetas, incluido el tiempo facturable y no facturable. Veamos cómo funciona.
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Inicia sesión en Teamdeck, dirígete a informes y haz clic en el icono del signo más situado en la esquina inferior derecha para crear un nuevo informe. Aquí podrás seleccionar una plantilla de informe. En esta entrada de blog, te mostraremos cómo crear un informe de horas facturables desde cero, así que haz clic en "crear personalizado".
Verás un informe vacío. Dele un nombre y seleccione el intervalo de fechas que desea analizar.
Ahora, hagamos clic en "Añadir una tabla" para cargar algunos datos. Verás una tabla por defecto con todos los proyectos de tu empresa y algunas columnas predefinidas. Puede eliminar todas las columnas excepto "hojas de horas". También puede filtrar la información visible en la tabla para, por ejemplo, ver sólo un proyecto en particular. Por ahora, sin embargo, vamos a dejarlos todos ahí:
Observará que hay un pequeño icono en forma de flecha junto a cada proyecto. Si hace clic en él, podrá desglosar los datos de la hoja de horas. Por defecto, verá los nombres de las personas que trabajan en un proyecto determinado y, a continuación, los días. Podemos cambiar esta configuración para ver las horas facturables y no facturables.
Haz clic en el icono de "agrupación" en la esquina superior derecha de tu tabla. Ahora deberías poder arrastrar y soltar diferentes dimensiones de datos. Digamos que queremos ver las horas facturables por proyecto y luego desglosarlas por semanas. Arrastre "Etiquetas de hoja de horas" y "semanas" a la parte izquierda del editor de agrupación. ¿Listo? Haz clic en "Aplicar".
Ahora, cuando haga clic en el icono de la flecha situado junto a cada proyecto, verá un desglose de las etiquetas de su hoja de horas, incluidas las horas no facturables y facturables.
Una vez que tengas un informe que muestre las horas facturables de tu equipo en Teamdeck, podrás calcular fácilmente cuánto dinero debes facturar a tus clientes. Todo lo que tienes que hacer es añadir la tarifa horaria de tu equipo al informe.
Añada dos nuevas columnas a su informe. Para empezar, haga clic en "Métricas" y, a continuación, seleccione "Añadir personalizado" y "Añadir columna de valores personalizados". Nombre la nueva columna (por ejemplo, tasa) y elija el tipo de datos de moneda. Aparecerá una nueva columna en la que podrás escribir los datos como lo harías en las celdas de una hoja de cálculo.
Puede introducir una tarifa por hora diferente para cada proyecto o incluso para cada miembro del equipo que trabaje en estos proyectos. En la imagen, puedes ver una tarifa fija establecida para todo el proyecto "Candy arcade app".
Ahora es el momento de calcular el valor de la factura en función del número de horas facturables y la tarifa por hora de trabajo. Añade otra columna yendo a "Métricas", pero esta vez elige "Añadir personalizado" y "Añadir campo de cálculo personalizado". Nombra la columna (por ejemplo, coste), establece el tipo de datos de moneda y escribe la siguiente fórmula:
(Hojas de horas: Tiempo/60) * Valores personalizados: Tarifa
Asegúrese de dividir la hoja de horas por 60, ya que los datos se almacenan en nuestro sistema en minutos, no en horas.
Ya está. Tu tabla debería mostrar ahora el precio exacto de tus servicios que puedes poner en la factura:
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