Cuando se es gestor de proyectos o jefe de equipo, siempre es necesario hacer un seguimiento de los costes del proyecto. No importa si tu proyecto es una empresa interna o algo patrocinado por partes interesadas externas: saber cuántos costes ha generado te permite dirigir mejor a tu equipo y mejorar potencialmente el plan de gestión de costes.
Qué obtendrá con este artículo:
En esta entrada del blog le mostrará cómo realizar el seguimiento de los gastos del proyecto utilizando Software de planificación de recursos Teamdeck. Nos centraremos en los costes generados por los miembros de su equipo que trabajan en el proyecto; este análisis será especialmente útil para las empresas que trabajan por horas y materiales, donde cada hora cuenta para el presupuesto global. Evidentemente, también son importantes otros costes relacionados con el proyecto, pero suelen ser mucho más fáciles de controlar.
Para empezar, recapitulemos las principales ventajas de utilizar una aplicación sólida para el seguimiento del presupuesto de un proyecto.
Creemos que es bastante seguro decir que usted comprende la importancia de controlar los costes de los proyectos. Lo que ocurre es que muchas empresas siguen confiando en herramientas anticuadas para controlar los presupuestos de los proyectos, sobre todo hojas de cálculo. Argumentaremos que el uso de un herramienta de planificación de proyectos, ya sea un software de gestión de proyectos de marketing o uno centrado en los recursos, como Teamdeck, te da una ventaja significativa.
En primer lugar, necesitas que los datos sean precisos y estén actualizados. Después de planificar cuidadosamente el presupuesto, hay que saber si todo va según lo previsto. No es fácil mantener la precisión de las hojas de cálculo, sobre todo cuando hay que hacer un seguimiento del trabajo de varios miembros del equipo.
Pedirles que rellenen hojas de horas le ayudará, pero puede ser una opción incómoda, especialmente si su equipo trabaja sobre la marcha (por ejemplo, gestión de eventos). Teamdeck es una única fuente de verdad con respecto a su del equipo carga de trabajo y hojas de horas.
Todos los empleados pueden introducir manualmente sus entradas de tiempo registradas o utilizar un cronómetro móvillo que le resulte más cómodo. Los jefes de proyecto pueden calcular fácilmente los costes del proyecto en función del tiempo que cada miembro del equipo ha dedicado al proyecto.
El otro aspecto importante del seguimiento de los costes del proyecto es poder profundizar en los datos rápidamente. Es posible que desee investigar los gastos generados por diferentes equipos o evaluar cómo se compararon diferentes semanas. Las aplicaciones con funciones de informe de proyectos te permiten hacerlo fácilmente sin dedicar demasiado tiempo a rediseñar el informe. Tu informe de costes del proyecto siempre está ahí y siempre actualizado, listo para ser analizado más a fondo o para compartirlo con otras personas.
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Lo primero que tienes que hacer es crear una cuenta en Teamdeck. Puedes probar la aplicación gratis durante siete días y explorar todas las funciones durante ese tiempo, incluidos los potentes informes de proyectos. Inscríbete aquí.
Antes de que puedas empezar a analizar los costes de tus proyectos, necesitas tener algunos datos para hacer un seguimiento. Para los nuevos usuarios de Teamdeck, hay dos opciones:
Una vez que tengas algunos datos para analizar, puedes dirigirte al menú superior de la aplicación y hacer clic en "informes".
Al hacer clic en "crear un nuevo informe", puedes elegir entre informes de plantilla o crear uno desde cero. En este tutorial, empezaremos con un informe vacío, así que haz clic en "crear personalizado".
Notauna plantilla llamada Presupuesto del proyecto será una buena alternativa para hacer un seguimiento de los costes y el presupuesto si quieres empezar con buen pie.
Ahora que ya tienes tu informe de proyecto, tienes que darle un nombre y seleccionar el intervalo de fechas.
¿Preparado? Empecemos a añadir gráficos y tablas a tu seguimiento del presupuesto del proyecto informe.
Comparar los costes estimados y los costes reales es un gráfico útil para tener en sus informes de seguimiento de costes del proyecto. En Teamdeck, puedes calcular las estimaciones utilizando las reservas de tu equipo y utilizar sus hojas de horas como costes reales. Vamos a crear un gráfico de líneas con estos dos valores:
Observando este gráfico, podemos ver que la línea de las hojas de horas ha cruzado la línea de las reservas en un momento dado, y el tiempo real empleado ha sido mucho mayor que las estimaciones desde entonces. Es un buen punto de partida para un análisis más profundo del presupuesto de nuestro proyecto.
Nota: Como puede ver, sólo uno de los proyectos es visible en este gráfico. Esto se debe a que hemos utilizado un filtro y hemos decidido analizar únicamente este proyecto en concreto:
Ahora, vamos a añadir una tabla en la que podamos calcular el coste del proyecto basándonos en las hojas de horas de nuestros recursos.
Empiece por añadir una tabla a su informe. Por defecto, tendrá un par de columnas, pero puede eliminarlas todas excepto las hojas de horas. Ahora tenemos que añadir dos columnas nuevas: una para especificar el coste por hora de trabajo ("tarifa por hora") y otra para el coste total ("costes del proyecto").
Ambas columnas constarán de valores que no se recogen en Teamdeck por defecto: o bien tenemos que introducirlos manualmente (las tarifas por hora) o crear un cálculo automático (para multiplicar el tiempo y los costes por hora). Haz clic en "métricas" y luego en "añadir personalizadas".
Ahora verás tres opciones diferentes: vamos a explicarte rápidamente cómo funcionan:
¡Añadamos ahora las columnas!
Primero, haz clic en "añadir columna de valor personalizada" y dale un nombre (en nuestro caso es "tarifa por hora"). A continuación, elige el tipo de datos que se almacenarán aquí.
Cuando guardes esa columna, debería aparecer en tu informe. Haz clic en la celda vacía y escribe el valor de la hora de trabajo de tu equipo. ¿No se te ocurre un valor porque todos los miembros de tu equipo tienen diferentes tarifas por hora? No se preocupe. Cubriremos ese escenario en un momento.
Por ahora, vamos a añadir una columna para el coste global del proyecto. Haz clic en "Añadir campo de cálculo personalizado" y utiliza la siguiente fórmula:
Hojas de tiempo: Tiempo / 60 * Valores personalizados: Tasa horaria
Quizá se pregunte por qué tenemos que dividir el primer valor por 60. La razón es sencilla. La razón es sencilla: las hojas de horas se almacenan en nuestro sistema como minutos, así que para que se traten como horas, tenemos que dividirlas por 60.
Su mesa está lista:
¿Y si en el proyecto trabajan recursos con distintos costes horarios?
Puede dejar la misma configuración de la tabla que en los párrafos anteriores, pero tiene que especificar las tarifas de cada uno. Accede a la lista de personas haciendo clic en la flecha situada junto al nombre del proyecto:
Ahora, escriba la tarifa de cada persona en la celda vacía de su fila. Observará que el campo calculado empezará a rellenarse con los costes generados por cada empleado.
Por supuesto, también querrá ver los costes totales. Para sumar los costes de todos los recursos, haga clic en la celda "Costes del proyecto" del cuadro de diálogo total y escriba la siguiente fórmula:
=suma(anidado(grupo: Personas, Fórmulas personalizadas: Costes del proyecto))
Haga clic en Intro y la última fila mostrará la suma de los costes de cada persona:
Teamdeck también le permite analizar sólo los facturable o no facturable horas (lea cómo calcular las horas facturables). Cada entrada de tiempo registrada por sus recursos puede categorizarse adecuadamente (utilizando las llamadas etiquetas de hoja de horas). Todo lo que tiene que hacer para generar, por ejemplo, costes facturables, es introducir un filtro:
Del mismo modo, puede centrarse únicamente en las horas no facturables y, como resultado, calcular los costes internos.
Saber cuánto dinero hay que pagar por las actividades no facturables puede ayudar a tomar algunas decisiones de optimización de costes, tanto en términos del presupuesto del proyecto como, por ejemplo, reduciendo el número de reuniones innecesarias.
Puede darse el caso de que no sea capaz de explicar ciertas tendencias en los datos con sólo mirar los números. Por este motivo, puede añadir una columna para las descripciones de los partes de horas en su informe. Las descripciones son los comentarios que hacen los empleados al registrar una entrada de tiempo determinada. Si observa la descripción, podrá saber con precisión qué ha hecho un determinado miembro del equipo cuando ha registrado horas extra, por ejemplo.
Lo más probable es que quieras compartir tu informe presupuestario con otras personas: el cliente, tus gestores y tu equipo. Con Teamdeck, puedes generar un enlace a tu informe y enviarlo a las personas pertinentes. Juega con el informe que hemos creado en esta entrada del blog aquí.
Esperamos que este tutorial le ayude a crear un informe de seguimiento de costes para sus proyectos. Si tiene alguna necesidad de informes de costes que no hayamos abordado en esta entrada del blog, le animamos a que Programe una llamada con Aniela. Estará encantada de mostrarte cómo puedes crear un informe de actualización automática que se adapte perfectamente a las necesidades de tu equipo.
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