Con la creciente popularidad de las políticas de vacaciones sin límite y los horarios de trabajo flexibles, parece una conclusión inevitable que los días del seguimiento presencial de los empleados pronto desaparecerán, al menos en algunos sectores.
Sin embargo, voy a argumentar que el seguimiento de las ausencias es un proceso clave para las empresas que desean mantener un calendario de equipo transparente y un equilibrio adecuado. carga de trabajo del equipo. Lo que ocurre es que la atención tiende a centrarse menos en controlar a los individuos y más en poder planificar el trabajo de forma óptima.
Qué obtendrá con este artículo:
- 4 soluciones a cómo software de planificación de recursos ayuda al seguimiento de las ausencias
- cómo elegir de forma pertinente un sistema de gestión de bajas laborales
- cómo gestionar la asistencia de los empleados
- por qué Teamdeck -el software de gestión de recursos- es seleccionado como principal software de seguimiento de ausencias
Este texto describe los pasos clave que hay que dar para crear un proceso de seguimiento de ausencias que sea fácil de mantener. Este enfoque requiere que aproveche las herramientas digitales para que su equipo pueda colaborar con usted. Una hoja de cálculo es una opción posible, pero tiene menos opciones que las hojas de cálculo dedicadas. software de gestión de recursosAplicaciones para la gestión del absentismo: las aplicaciones para la gestión del absentismo suelen estar equipadas con funciones de elaboración de informes o un flujo de trabajo de solicitud de vacaciones.
Repasemos los pasos esenciales para introducir gestión de permisos en su empresa. Cada punto irá acompañado de una instrucción rápida sobre cómo Teamdeck puede ser de utilidad en este caso.
Establecer una política de vacaciones
Ese es el paso necesario para crear cualquier proceso que tenga que ver con el tiempo libre. Tal vez ya haya creado un conjunto de normas que funcione bien para su equipo. En ese caso, puedes pasar al siguiente punto.
Si su política de vacaciones está aún por crear o es un trabajo en curso, asegúrese de cubrir estos aspectos:
- Tipos de ausencias de los empleados (baja por enfermedad, año sabático, baja por maternidad, etc.),
- Compensación por tipo de vacaciones (¿qué tipos de ausencias se compensan?),
- Número de días de vacaciones pagadas por empleado (¿cambia con el tiempo?),
- Las vacaciones se solicitan con una antelación mínima.
Cuando acabes de redactar las normas, hazte estas preguntas:
- ¿Es relevante su política para los trabajadores a tiempo parcial y/o autónomos?
- ¿Supone un gran cambio cultural para los empleados? ¿Debe realizar una consulta al equipo?
- ¿Cubre su póliza los casos menos habituales? Por ejemplo, ¿qué ocurre cuando alguien no "utiliza" todos sus días de vacaciones asignados durante el año?
La política de vacaciones debe comunicarse claramente a los empleados actuales y formar parte de la incorporación de los nuevos.
¿Cómo puede Teamdeck ayudar con el seguimiento de las ausencias?
Como administrador de la organización, puede elegir entre una variedad de tipos de ausencia cargados o añadir los suyos propios. Los tipos de ausencia son personalizables: puede editar sus nombres, asignarles códigos de color y especificar si son pagadas o no. Ahora, cuando sus empleados necesiten solicitar vacaciones, sólo tienen que elegir un tipo de la lista.
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Simplificar el flujo de trabajo de solicitud de tiempo libre para aumentar el seguimiento de las ausencias
Que levante la mano quien haya participado alguna vez en una larga cadena de correos electrónicos para conseguir un día libre. Seguro que la mayoría de ustedes sí. No es eficiente y resulta frustrante tanto para los empleados como para los directivos.
Por eso es necesario planificar y aplicar un flujo de trabajo de solicitud de tiempo libre. Lo ideal es eliminar las idas y venidas. Puede hacerlo utilizando formularios de solicitud de vacaciones que incluyan todos los detalles necesarios para fundamentar una decisión. Lo mismo ocurre con la respuesta del gestor: tanto si la solicitud se aprueba como si se rechaza, el empleado debe ser notificado lo antes posible.
¿Cómo puede Teamdeck ayudar con el seguimiento de las ausencias?
El proceso de solicitud y aprobación de vacaciones está en marcha dentro de la aplicación, ahorrándole así un posible caos de comunicación. Los empleados pueden solicitar vacaciones haciendo clic en una fecha seleccionada y rellenando un breve formulario.
Los gestores reciben la solicitud al momento y pueden responder inmediatamente. Una vez aprobada una nueva solicitud de vacaciones, el calendario del equipo se actualiza en consecuencia.
Hacer visibles las ausencias de los miembros clave del equipo
Este punto también podría titularse "hacer que las ausencias sean visibles para todos los miembros del equipo", pero esto depende de la política de transparencia de su lugar de trabajo. Aunque es totalmente comprensible que no todos los miembros del equipo necesiten acceder a los calendarios de ausencias de los demás, no se puede decir lo mismo de los jefes de proyecto, los jefes de equipo o los desarrolladores de nuevos negocios. Cualquiera que se encargue de planificar proyectos (o de conseguir otros nuevos, de ahí el equipo de ventas), debería poder ver quién está disponible para trabajar. De lo contrario, se desconocerá la verdadera capacidad del equipo, lo que puede dar lugar a importantes errores de planificación.
Contar con un calendario de equipo transparente también aumenta la eficacia diaria: no es necesario preguntar para saber si alguien de su equipo trabaja ese día o no.
¿Cómo puede Teamdeck ayudar con el seguimiento de las ausencias?
La función principal de Teamdeck es un potente calendario de equipo, en el que puedes ver la disponibilidad, las asignaciones y las hojas de horas de todo el mundo. Las personas que están de vacaciones pueden ser localizadas rápidamente.
Tampoco tendrá que preocuparse al asignar tareas más largas a los miembros de su equipo. Los días libres se omitirán automáticamente (a menos que especifiques lo contrario), al igual que los días festivos.
Resumir los datos
Si no sigues una política de vacaciones ilimitadas, necesitas una forma de recopilar las ausencias registradas y compararlas con las vacaciones asignadas a cada uno. Puede ser una simple hoja de cálculo, o puedes resumir los datos directamente en la herramienta de gestión de recursos de tu elección. Asegúrate de distinguir entre los distintos tipos de ausencias, ya que probablemente no todas cuenten para la asignación anual.
Recopilar datos relacionados con las ausencias puede ayudarle a planificar mejor el trabajo de su equipo en el futuro. Intente identificar patrones recurrentes. Quizá haya periodos en los que las bajas por enfermedad son significativamente más frecuentes. ¿Cuándo suele la gente solicitar sus periodos de vacaciones más largos? Estos datos son útiles a la hora de elaborar un calendario de producción para los próximos meses.
¿Cómo puede Teamdeck ayudar con el seguimiento de las ausencias?
Teamdeck mantiene un registro del tiempo libre de todos. Dirígete a la sección de informes y selecciona un Informe de tiempo libre para generar un informe que responda a las siguientes preguntas:
- ¿cuántos días de vacaciones se han tomado sus empleados?
- ¿qué tipos de ausencias se tomaron determinadas personas?
- ¿cuánta paga de vacaciones le queda a cada persona? (Si es necesario, puede introducir una paga diferente para cada persona).
¿Está listo para mejorar el flujo de trabajo de seguimiento de ausencias de su equipo?
Realmente no hay ninguna buena razón para seguir con procedimientos que llevan mucho tiempo y confiar en formularios obsoletos cuando se trata del seguimiento de ausencias. Un proceso sólido le ayudará a gestionar las bajas de forma eficiente y ordenada. Para obtener más competencias, considere la posibilidad de utilizar un software diseñado para simplificar este proceso. Concertar una llamada con Aniela para hablar de los procesos de seguimiento de las ausencias de los empleados más eficaces para su equipo. Pero para los que aún no están convencidos de cuál es el sistema de gestión de vacaciones - lea nuestro artículo.
