Seguimiento del presupuesto del proyecto con el software de planificación de recursos Teamdeck.io

Se necesita mucha planificación para crear un presupuesto sólido para un proyecto, pero a menudo no es suficiente. Según Encuesta del Project Management Institutemenos del 60% de los proyectos se completan dentro de sus presupuestos originales. Para saber hacia dónde se dirige tu proyecto, tienes que hacer un seguimiento de su progreso y comprobar si tus estimaciones coinciden con los datos reales.

Teamdeck te permite estar al tanto del presupuesto actual de tu proyecto, los beneficios de tu empresa y los riesgos potenciales. También puedes compartir esta información con tu equipo o tus clientes.

¿Está preparado para convertirse en un gestor de proyectos más orientado a los datos?

En primer lugar, aún no has configurado tu cuenta de teamdeck, inscríbete ahora. Las funciones descritas en este artículo están disponibles en la aplicación informa sección.

Puede crear un nuevo informe desde cero (haciendo clic en crear personalizado), pero le sugiero que utilice una plantilla llamada "Presupuesto del proyecto". Asigne un nombre a su informe y seleccione un intervalo de fechas adecuado.

Compare sus estimaciones con los datos reales

Observando el primer gráfico, denominado Reservas frente a hojas de horaspuede ver cómo se comparan sus estimaciones (reservas) con el tiempo real dedicado a trabajar en un proyecto determinado. Haga clic en ajustes -> grupo por y cambiar entre proyectos y gente para ver la misma comparación desde diferentes perspectivas.

Un gráfico de este tipo puede ayudarle a identificar riesgos y áreas de mejora si quiere volver a encarrilar su proyecto.

Controle el presupuesto actual de su proyecto y el beneficio global

Si utiliza nuestra plantilla de informe "Presupuesto del proyecto", podrá ver una tabla denominada Presupuestos. Aquí puede calcular el beneficio de su empresa y ver cuáles son los costes de cada proyecto.

Si está creando su informe desde cero, siga leyendo. Utilizará las mismas métricas y fórmulas que se describen a continuación, pero tendrá que definirlas primero o importarlas de otros informes. Así se crean métricas personalizadas para los informes.

Esta tabla se crea por defecto para proyectos con un presupuesto fijo. Si tiene un contrato por tiempo y materiales, encontrará una instrucción adecuada en la sección siguiente.

Lo primero que tienes que hacer con tu Presupuestos es rellenarlo. Hay dos columnas que necesitan su entrada: Presupuesto del proyecto y Tasa interna USD. El primero representa el presupuesto de tu proyecto: la cantidad que te pagará tu cliente por el trabajo realizado. El segundo es la tarifa media por hora que pagas a tus empleados. Asegúrate de introducir las tarifas internas por separado para cada persona que trabaje en el proyecto.

A continuación, se calcularán dos métricas personalizadas para sus proyectos: Beneficios y Costes. Sus costes consisten en el dinero que gasta en compensar a los empleados que trabajan en un proyecto determinado. El beneficio es la cantidad de dinero que te queda cuando restas los costes mencionados del presupuesto de tu proyecto.

Calcule el presupuesto de su proyecto basándose en las hojas de horas de su equipo

¿Factura a sus clientes basándose en un contrato de tiempo y materiales? En este caso no puede especificar un presupuesto fijo para su proyecto, pero puede calcularlo basándose en las hojas de horas de su equipo.

Utilice la Presupuestos (puede eliminar la Presupuesto del proyecto de la misma) y añada una columna de valores personalizados llamada, por ejemplo, "Tasa externa".

Una vez que la columna esté en tu tabla, rellénala según lo que cobres a tu cliente por hora.

Vamos a crear otra columna que especificará cuánto debe pagarte tu cliente por un periodo determinado. Haga clic en métricas en el menú superior derecho de su mesa y elija añadir personalizado -> añadir campo de cálculo personalizado.

Cree un cálculo llamado "ingresos" con la moneda como formato de datos. Ahora, escriba la fórmula:

(Hojas de horas: Tiempo / 60) * Valores personalizados: Tarifa externa

Tenga en cuenta que si especifica diferentes tarifas para diferentes personas, sus costes e ingresos se calcularán por separado para cada fila que se rellene:

Ahora que ya tiene su ingresos calculado, también es necesario editar la fórmula de Beneficios. Cámbialo de:

Valores personalizados: Presupuesto del proyecto - sum(anidado(Grupo:Personas, Fórmulas personalizadas: Costes USD))

a

suma(anidado(Grupo: Personas, Fórmulas personalizadas: Ingresos)) - suma(anidado(Grupo:Personas, Fórmulas personalizadas: Costes USD))

¡Ya está! Su beneficio global está listo.

Obtenga más información sobre los datos de las hojas de horas de su equipo

Con los informes de Teamdeck, puede listar el tiempo registrado de su equipo, pero también profundizar en las hojas de horas. Cada entrada de tiempo registrada por sus empleados puede ir acompañada de una "descripción": el comentario de un miembro del equipo sobre una entrada determinada. Puede importar estas descripciones a su informe de presupuesto del proyecto. Sólo tiene que añadir una columna de "descripción de la hoja de horas" a cualquiera de las tablas de su informe:

También puede ver las descripciones de las reservas de su equipo y compararlas con los comentarios de las hojas de horas:

Un análisis de este tipo podría ayudarle a identificar las diferencias entre el trabajo previsto y el real y a comprender mejor cómo se está gastando el presupuesto del proyecto.

Visualizar la tasa de combustión

Puede añadir un gráfico de líneas a su informe para analizar el índice de agotamiento de su proyecto.

Elige Reservas: Hora y Hojas de horas: Tiempo como las métricas que desea visualizar y utilizar filtro para elegir los proyectos pertinentes.

Un gráfico de este tipo te ayudará a comprender hacia dónde se dirige tu proyecto. ¿Han superado los datos reales las estimaciones? ¿Está en riesgo por ello el presupuesto de tu proyecto? Identifique los patrones alarmantes en cuanto surjan.

Informe a los demás del progreso de su proyecto

Teamdeck te permite compartir informes con los miembros de tu equipo o con partes interesadas externas. Todo lo que tiene que hacer es pulsar compartir y decide con quién quieres compartir tu informe. Las personas que tengan cuenta en teamdeck pueden recibir derechos de edición de tu informe, mientras que los demás pueden verlo.

Cree su propio informe

¿Es usted un gestor de proyectos basado en datos? Analizar los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales para que pueda gestionar proyectos con mayor eficacia. Si utilizas Teamdeck, la información en tiempo real sobre el rendimiento de tu equipo está al alcance de tu mano: empezar ahora![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]