Apptension - la casa del software de Polonia- ahorra casi $10.000 al mes, y sólo utilizamos una herramienta para conseguirlo.

Pero no siempre fue tan fácil.

Como empresa de software que trabaja en varios proyectos a la vez, hemos probado varias herramientas de seguimiento del tiempo y programación de recursos.

Al final, sin embargo, nos hemos quedado un poco decepcionados.

Los sistemas de control del tiempo basados en hojas de cálculo requieren más tiempo y son más imprecisos. Hartos de informes de suposiciones sin sentido, hemos decidido construir nuestra propia herramienta, y así es como Teamdeck cobró vida.

Desde el primer momento, lo hemos implantado internamente. Nos ayudó a seguir el ritmo de nuestros proyectos, tanto de los miembros del equipo interno como de los remotos, así como de los trabajadores a tiempo parcial.

"Reservar la disponibilidad de los empleados va más allá de la lista tradicional de vacaciones y días libres programados. En los tiempos de los nómadas digitales y los equipos virtuales, es un reto gestionar a los miembros del equipo repartidos en diferentes zonas horarias, trabajando en horarios flexibles" - Zbigniew Czarnecki, CEO en Apptension

Hemos elaborado este estudio de caso para mostrarle un ejemplo real de cómo puede beneficiarse del uso de Teamdeck en su equipo.

¿Para qué utilizamos Teamdeck?

Equivocado asignación de recursos y no prever su disponibilidad conduce al fracaso de la 26% de los proyectos.

Como queríamos evitarlo, necesitábamos una herramienta con la que pudiéramos controlar el tiempo de los empleados, programar su disponibilidad, los días festivos y los días libres personales.

Queríamos hacer todo esto para evitar tiempos de inactividad, infrautilización del empleado o el exceso de trabajo. En otras palabras, sólo queríamos planificar y gestionar mejor su trabajo.

Con Teamdeck, podemos hacerlo todo.

1. Fácil seguimiento del tiempo *

En Teamdeck, podemos establecer manualmente las horas dedicadas a determinados proyectos, o hacer un seguimiento con un temporizador de escritorio de un solo clic.

Al no tener que hacer conjeturas, nos proporciona informes más precisos y hojas de horas fiables. También podemos comparar el tiempo estimado con el tiempo real empleado en un proyecto y utilizarlo para estimar mejor las tareas futuras.

* Hacía tiempo que no publicábamos este estudio de caso...
Hace un par de meses lanzamos Teamdeck para móviles. Nuestra aplicación móvil te permite ampliar las funciones de Teamdeck a tu smartphone. Puedes hacer un seguimiento de tu tiempo de trabajo, revisar las hojas de horas y navegar por el calendario sin tener que acceder a la versión web de Teamdeck. 

Nota: Teamdeck para móvil sólo está disponible para usuarios registrados de Teamdeck. Asegúrate de haberte registrado en el escritorio antes de probar el inicio de sesión móvil. 

2. Programación avanzada de recursos

Con una sola herramienta podemos hacer un seguimiento de los días libres de los empleados, las fiestas nacionales y las reservas de proyectos. Podemos controlar los horarios de los miembros del equipo, por lo que a nuestros jefes de proyecto les resulta más fácil planificar la asignación del equipo y gestionar varios proyectos.

3. Plazos y presupuestos más precisos

También hemos incluido Teamdeck en nuestro pipeline de ventas, lo que nos dio la posibilidad de predecir mejor el tiempo y los empleados disponibles mientras negociábamos nuevos acuerdos. Los plazos y presupuestos se hicieron más precisos.

Cómo nos hemos beneficiado de Teamdeck

Bien, ya que sabes para qué puedes usar Teamdeck, veamos cuáles son los beneficios de implementarlo en tu empresa.

Hemos dividido esta parte en las ganancias financieras y los beneficios desde la perspectiva del director de proyecto.

¿Cuánto dinero ahorramos cada mes?

Para calcular el coste de la gestión de los empleados en nuestra empresa, nos hemos planteado tres grupos de preguntas, formuladas habitualmente por los propios empleados:

1. ¿En qué debo trabajar hoy? / ¿Cuánto tiempo debo dedicarle?
2. ¿Puedo tomarme un día libre? ¿Cuántos días libres he cogido? ¿Han aprobado mi solicitud de vacaciones?
3. ¿Cuánto tiempo he dedicado este mes? ¿Cuánto presupuesto he gastado hasta ahora? ¿Cuál es la utilización actual de recursos?

Como actualmente empleamos a unas 50 personas, hemos utilizado esta cifra y la tarifa horaria de $30 para calcular cuánto dinero perdemos en función del tiempo que dedicamos a responder a estas preguntas.

Hizo falta una hoja de cálculo y algunas matemáticas básicas para darse cuenta de que, sin Teamdeck, hemos estado perdiendo $11.130 en tiempo de los empleados mensualmente, para hacer frente a estas luchas comunes de gestión.

Teamdeck nos ayudó a reducir estos residuos a $1.249,50, lo que nos ahorra $9.880,50 al mes.

Lo interesante es que 40% nuestros empleados eran los que más tiempo pasaban preguntando a su jefe de proyecto sobre las tareas diarias. Calculamos que se perdían 56 horas al mes, lo que suponía $1.680 que podríamos haber invertido mejor.

¿Es más fácil para nuestros PM gestionar los proyectos?

Otra ventaja de utilizar Teamdeck es que es más fácil para los Jefes de Proyecto dirigir los proyectos, sabiendo exactamente qué empleado está disponible en cada momento, o quién terminará sus tareas en breve.

En primer lugar, podemos establecer los planes a largo plazo, teniendo en cuenta los distintos días libres y festivos.

Nuestros gestores de proyectos pueden crear informes precisos y hacer un seguimiento del presupuesto. Así, pueden utilizar esos conocimientos para asignar mejor a los empleados a los futuros proyectos, planificar los presupuestos y crear mejores estimaciones para nuestros clientes a la hora de cerrar nuevos acuerdos.

Los informes pueden descargarse en archivos PDF y adjuntarse a nuestras revisiones de sprints, lo que facilita aún más la comunicación entre los equipos.

Por último, podemos saber fácilmente cuándo están disponibles nuestros empleados a tiempo parcial.

Todo esto ahorra mucho trabajo a nuestros jefes de proyecto, que pueden gestionar los equipos con más eficacia.

La gestión de los recursos merece la pena

31% de empresas entrevistados por el Grupo Access afirmaron que la escasa visibilidad de determinados recursos humanos en la organización es un gran reto con el que luchan.

El uso de una herramienta de programación de recursos, gestión de permisos y seguimiento del tiempo en nuestra empresa resultó extremadamente beneficioso. No sólo nos ayudó a ahorrar dinero, sino que también nos permitió planificar y gestionar mejor los proyectos en curso y futuros. Esto también es importante para mantener contentos a los empleados, afirma Zbigniew Czarnecki:

"Merece la pena invertir tiempo en repasar todos los aspectos de la gestión de recursos. Por un lado, evitaremos cometer errores costosos y, por otro, mantendremos la comodidad y la felicidad de nuestros empleados."

Ahorre tiempo y dinero a su empresa: invierta en una herramienta de gestión de recursos para realizar un mejor seguimiento de los empleados y asignarlos a los proyectos.