Als Inhaber einer Agentur oder Leiter eines Kreativteams haben Sie wahrscheinlich schon gehört, dass die Zeiterfassung die Produktivität einer Agentur steigert und Ihrem Unternehmen einen deutlichen Schub verleiht. Einige Teams sind jedoch skeptisch gegenüber der Zeiterfassung, da sie sie als aufdringlich empfinden. Letzten Endes ist es aber so, dass man mit der Wahl der beste Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter Wenn Sie die Zeiterfassung auf die Bedürfnisse Ihres Teams abstimmen und eine Kultur der Zeiterfassung fördern, ist sie ein sehr nützliches Instrument. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf verschiedene Vorteile ein, die Ihre Agentur feststellen kann, wenn Sie mit der Zeiterfassung beginnen.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihre Zeit zu erfassen, erhalten Sie einen hervorragenden Überblick darüber, wie die Kreativteams ihre Zeit verbringen. Sie werden wissen, wer überlastet ist und wer zu wenige Aufgaben hat. Sie wissen auch, bei welchen Kundenprojekten die Gefahr besteht, dass sie sich verzögern oder das Budget überschreiten. Diese Einblicke ermöglichen es Ihnen,:
Wenn Sie sich bei der Abrechnung mit Ihren Kunden nicht auf Zeiterfassungsbögen verlassen, ist es wahrscheinlich, dass Sie ihnen zu wenig in Rechnung stellen. Viele Mitarbeiter vergessen zu vermerken, dass sie ein oder zwei Stunden länger an einem bestimmten Projekt gearbeitet haben. Leider häufen sich diese nicht in Rechnung gestellten Stunden, wenn Sie eine Monats- oder Jahresbetrachtung anstellen. Als Agentur können Sie es sich nicht leisten, solche Geldlöcher zu haben. Anhand von genauen Stundenzetteln können Sie sehen, was alle Mitarbeiter geleistet haben. Keine Kundenarbeit wird unbemerkt bleiben.
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Der Agenturalltag kann hektisch werden, und den meisten Mitarbeitern ist es nicht fremd, ein paar Überstunden zu machen. Dennoch sollten Agenturen die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter nicht ignorieren, da die Folgen einer Überlastung sehr ernst sein können. Gleichzeitig können Mitarbeiter, die einfach nicht genug bestimmte Aufgaben haben, um ihre Tage auszufüllen sind ebenfalls unglücklich. Als Teamleiter sollten Sie versuchen, für ein ausgewogenes Ressourcenauslastung. Dank der Zeiterfassungsbögen können Sie leicht erkennen, wer zu viel zu tun hat und wer nicht ausgelastet ist.
Viele Agenturen rechnen mit ihren Kunden nach dem Modell "Zeit und Material" ab. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, gibt es keine Entschuldigung dafür, dass Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht erfassen. Wenn Sie über genaue Zeiterfassungsbögen verfügen, ist es sehr einfach, auf deren Grundlage eine Rechnung auszustellen. Ihre Finanzabteilung wird es sicher zu schätzen wissen, dass sie Zugang zu umfassenden Daten über die Projektarbeit hat.
Ressourcenprognose bedeutet, vorherzusagen, wie viele Ressourcen Sie wann benötigen werden. Historische Daten aus den Zeiterfassungsbögen Ihres Teams helfen Ihnen dabei ungemein. Schauen Sie sich an, wie viel Zeit Ihre Teams in verschiedenen Monaten oder Wochen erfasst haben, und Sie werden wahrscheinlich Muster erkennen (z. B. mehr erfasste Stunden bei der Arbeit an Winterferienkampagnen). Anstatt in diesem Jahr überstürzt neue Mitarbeiter einzustellen oder teure Freiberufler zu engagieren, können Sie sich schon im Voraus mehr Personal sichern.
Agenturen arbeiten oft mit Auftragnehmern oder Freiberuflern zusammen. Bitten Sie sie, die Zeit zusammen mit Ihrem Team zu erfassen, und Sie werden sehen, wie viel Zeit sie für Ihr Projekt aufwenden und wie viel Sie ihnen zahlen sollten. Wenn Sie TeamdeckSie können diese Personen auch bitten, ihre tägliche Verfügbarkeit zu protokollieren. So wissen Sie genau, wie viel Zeit sie für Ihr Projekt aufwenden können und wann.
Zugegeben, Schätzungen sind selten *wirklich* genau, aber die Zeiterfassung wird Ihnen helfen, den Schätzungsprozess Ihrer Agentur zu verfeinern. Analysieren Sie zunächst Ihre vergangenen Projekte, indem Sie die Schätzungen und die tatsächlichen Ergebnisse (geplante Stunden und erfasste Zeit) betrachten. Versuchen Sie, Muster zu erkennen: Es könnte sich zum Beispiel herausstellen, dass Ihr Team die Entwurfsphase des Projekts häufig unterschätzt. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die nächsten Kostenvoranschläge mit mehr Zuversicht erstellen.
In den vorangegangenen Abschnitten haben wir Muster erwähnt, die häufig in Stundenzetteln zu erkennen sind. Wenn Sie sich die Zeiteinträge Ihres Teams ansehen, entdecken Sie vielleicht auch einige Bereiche, in denen die Produktivität verbessert werden kann. Sie werden zum Beispiel überrascht sein, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter im Büro sitzen Treffen. Die Chancen stehen gut, dass Sie sofort Ideen zur Optimierung der internen Prozesse Ihres Unternehmens oder zur Verfeinerung der Projektmanagementtechniken erhalten. Noch hilfreicher ist es, wenn Ihr Team die Zeit erfasst und sowohl nicht abrechenbare als auch abrechenbare Stunden markiert. Auf diese Weise sehen Sie auf einen Blick, welche Aktivitäten Sie am meisten kosten.
Apropos abrechenbare Stunden: Sie sind auch sehr wichtig, wenn es darum geht, die Rentabilität Ihrer Projekte zu beurteilen. Es kann sein, dass Ihr Team sehr hart an einem Projekt arbeitet, es pünktlich abliefert und Ihre Agentur trotzdem kaum Gewinn macht. In diesem Fall sollten Sie unbedingt nach Möglichkeiten suchen, Ihre Preisgestaltung zu optimieren oder Ihre Vertragsbedingungen auszuhandeln. Wenn Sie z. B. die Durchführung von Änderungen, die vom Kunden gewünscht werden, als nicht abrechenbare Zeit behandeln, obwohl sie einen Großteil der Stundenzettel Ihres Teams ausmacht, sollten Sie sie vielleicht doch in Rechnung stellen. Die Zeiterfassung gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie diese Entscheidungen gegenüber Ihren Kunden erklären und rechtfertigen können.
Sie möchten, dass Ihr Agenturteam zufrieden und engagiert arbeitet. Das versteht sich von selbst. Wenn Sie ihre Zeit erfassen, können Sie sicher sein, dass Sie ihr Arbeitspensum im Griff haben. Hat jemand vor kurzem angefangen, ernsthaft seine Zeit zu erfassen? Überstunden? Sie werden dies in der Zeiterfassung sehen und können reagieren oder die aktuellen Überstundenmanagement. Ihr Team wird es zu schätzen wissen, in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem seine Bemühungen wahrgenommen werden. Sie werden wahrscheinlich auch erkennen, dass die Zeiterfassung sich positiv auf ihre persönliche Produktivität auswirkt.
Auf dem Markt gibt es viele Projektmanagement-Tools (auch für die Kreativbranche) oder - genauer gesagt - Apps zur Zeiterfassung. Von einer durchgängigen Plattform bis hin zu Tools, die sich auf bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten konzentrieren. Jedes mit etwas anderen Fähigkeiten und Anwendungsfällen, und manchmal mit allen notwendigen Funktionen in einem einzigen, vernünftigen Preis.
In einem unserer letzten Artikel haben wir Tipps für Wie wählt man eine Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter aus?. Kurz gesagt, Sie müssen sich überlegen, was Sie mit einer Tracking-App erreichen wollen und wie Ihr Team sie nutzen wird. Wählen Sie dann das Tool, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
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