Die Überwachung der Rentabilität von Projekten ist für Agenturen, Softwareunternehmen oder Beratungsfirmen jeglicher Art unerlässlich. Wenn Sie mit mehreren Kunden zusammenarbeiten und mehrere Projekte abwickeln, müssen Sie einfach sicherstellen, dass Ihre Bemühungen auch Gewinne abwerfen. Darüber hinaus hilft Ihnen die Analyse der Rentabilität Ihrer Projekte, Ihre Preisstrategie und Ihren künftigen Cashflow zu verbessern. Es könnte sich zum Beispiel herausstellen, dass Sie zu wenig berechnen oder zu viele nicht fakturierbare Stunden leisten.
Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?
Die Sache ist die, dass Sie auch die Rentabilität während des Projekts verfolgen wollen und nicht erst, wenn es abgeschlossen ist. Warum? Je eher Sie Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, z. B. dass Ihre Mitarbeiter viel nicht fakturierbare Zeit für Kundengespräche aufwenden, desto eher können Sie diese Probleme angehen.
Benötigen Sie spezielle Buchhaltungstools, um Ihre Projektgewinne zu überwachen? Nicht unbedingt. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie eine Ressourcenplanung und Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter, Teamdeckkann ein praktisches Instrument sein, um die Kosten und Gewinne des Projekts im Auge zu behalten.
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Projektrentabilitätsberichts beginnen, müssen Sie sich bei Teamdeck anmelden (Sie können es 7 Tage lang kostenlos ausprobieren, keine Kreditkarte erforderlich). Sie befinden sich in einer großartigen Gesellschaft: über 3500 Kunden aus interaktiven Agenturen, Softwareunternehmen und Start-ups Teamdeck verwenden die tägliche Arbeit ihrer Teams zu planen und zu verwalten.
Kommen wir nun zu Ihrem Projektrentabilitätsbericht. Wir werden zwei typische Arten von Projektbudgets behandeln: Festpreis und Zeit und Material. 
Wenn Sie mit einem festen Budget arbeiten, müssen Sie nur die Kosten für Ihr Projekt verfolgen und vom Gesamtpreis abziehen. Die Verfolgung von Ausgaben wie Softwarelizenzen oder Reisekosten ist in der Regel relativ einfach, da die Buchhaltungsabteilung sie kontrolliert. Der größte Teil der Kosten Ihres Projekts entfällt jedoch auf die Arbeit Ihres Teams. Wie behält man den Überblick über diese Kosten?
Am einfachsten ist es, wenn Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen einführen. Es hat viele VorteileEiner davon ist, dass Sie die Projektkosten genau überwachen. Damit Ihre Zeiterfassungsbögen zuverlässig sind, sollte Ihr Team natürlich regelmäßig seine Zeit erfassen, idealerweise in Echtzeit. Robuste Zeiterfassungstools wie Teamdeck bieten bequeme Zeiterfassung für Teams für Web und mobil Geräte.
Wenn Ihre Teams ihre für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit erfassen, können Sie leicht eine Projektkostenbericht in Teamdeck:
1. Gehen Sie zur Reporting Suite in der oberen Menüleiste und klicken Sie auf das Plus-Symbol "Neu erstellen". Wählen Sie die Option "Benutzerdefiniert erstellen", da wir einen Bericht von Grund auf neu erstellen wollen, ohne eine Vorlage zu verwenden.
2. Fügen Sie eine neue Tabelle hinzu. Standardmäßig zeigt sie alle Projekte Ihres Unternehmens zusammen mit Daten zu Stundenzetteln, Buchungen und Urlauben. Um die Kosten für die Arbeit Ihres Teams zu verfolgen, brauchen Sie nur die Stundenzettel, also können Sie die anderen Spalten entfernen. Ihre Tabelle sollte wie folgt aussehen (nur mit Ihren Projekten in der linken Spalte):
[/vc_column_text]
3. Da Sie nur die Kosten für ein Projekt verfolgen wollen, können Sie die anderen herausfiltern. Klicken Sie auf "Filter" und fügen Sie dann einen neuen Filter hinzu, der die Informationen nach Projektnamen filtern soll. Geben Sie den Namen des Projekts ein, das Sie analysieren möchten, und klicken Sie auf "Anwenden".
4. Der nächste Schritt ist die Berechnung der Kosten, die von jedem Mitarbeiter, der an diesem Projekt arbeitet, verursacht werden. Sie können deren Stundenzettel sehen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil in der Tabelle neben dem Namen des Projekts klicken:
5. Wir gehen davon aus, dass jeder von ihnen einen anderen Stundensatz hat. Fügen wir eine neue Spalte hinzu, in die wir diesen Wert eingeben können. Gehen Sie zu Metriken -> Benutzerdefiniert hinzufügen -> Spalte für benutzerdefinierte Werte hinzufügen. Geben Sie dann den Namen Ihrer neuen Spalte ein (z. B. "Interner Stundensatz") und wählen Sie den Datentyp "Währung". In Ihrer Tabelle erscheint nun eine neue Spalte mit leeren Zellen.
6. Eine Spalte mit benutzerdefinierten Werten funktioniert wie eine Spalte in einer Tabellenkalkulation. Sie können auf eine Zelle klicken und dort manuell eine Zahl hinzufügen. Füllen wir diese Spalte mit den Stundensätzen Ihres Teams. Sie können die erste Zeile leer lassen, da wir keinen Standardstundensatz für das gesamte Team haben.
7. Fügen wir nun eine Spalte hinzu, die die Kosten berechnet, die von jedem Mitarbeiter, der an diesem Projekt arbeitet, verursacht werden. Fügen Sie eine neue Spalte hinzu, aber diesmal wählen Sie nicht "Spalte für benutzerdefinierte Werte", sondern "Benutzerdefiniertes Berechnungsfeld hinzufügen", weil wir hier etwas rechnen müssen.
Benennen Sie Ihre Spalte (z. B. "Kosten"), wählen Sie einen Währungsdatentyp und geben Sie die Formel ein:
(Timesheets: Zeit / 60) * Benutzerdefinierte Werte: Interner Stundensatz
Wenn Sie beginnen, die Namen Ihrer Spalten einzugeben, schlägt Teamdeck das richtige Feld vor, das in die Formel eingesetzt werden soll. Denken Sie daran, die Stundenzettel durch 60 zu teilen, wenn Sie mit Stunden arbeiten wollen - die Zeit wird in unserem System als Minuten gespeichert.
Und schon haben Sie eine neue Spalte mit Kosten, die jedem Mitarbeiter zugeordnet sind.
8. Als letztes wollen wir in der Zeile "Gesamt" alle Einzelwerte der Kosten summieren. Klicken Sie darauf und geben Sie die folgende Formel ein:
= Summe(verschachtelt(Gruppe: Personen, Benutzerdefinierte Formeln: Kosten))
Während Sie die Werte eingeben, schlägt Teamdeck passende Spaltennamen vor.
Das war's! Sie haben Ihren genauen Projektkostenbericht, den Sie mit Ihrem festen Budget vergleichen können, um die Rentabilität des Projekts zu ermitteln.
Wäre es möglich, eine solche Tabelle in Ihrer Excel-Tabelle zu erstellen? Ja, aber sie müsste regelmäßig aktualisiert werden, da die Leute ihre Zeit erfassen. Mit Teamdeck erhalten Sie immer exakte Zeiterfassungsdaten, so dass Sie die Kosten fast in Echtzeit verfolgen können. Es ist einfach viel bequemer und schneller, als einen Bericht in einer Tabellenkalkulation zu führen.
Wenn Sie Ihren Kunden ein Zeit- und Materialmodell in Rechnung stellen, erfassen Sie wahrscheinlich bereits die Zeit Ihres Teams. Um Ihren Kunden genaue Rechnungen stellen zu können, sind präzise Zeiterfassungsdaten unerlässlich.
Mit Teamdeck können Ihre Teammitglieder ihre Zeit einfach erfassen, und Sie können den Gewinn Ihres Projekts mit großer Genauigkeit überwachen. Sobald jemand einen neuen Zeiteintrag in seinen Stundenzettel eingibt, enthält Ihr Projektrentabilitätsbericht aktuelle Informationen.
Um einen Bericht zu erstellen, der den Gewinn Ihres Projekts berechnet, müssen Sie die Schritte 1 bis 6 des im ersten Teil dieses Blogbeitrags beschriebenen Festpreisberichts wiederholen.
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie eine Tabelle mit den Stundenzetteln Ihres Teams und deren internen Stundensätzen (d. h. dem Geld, das Sie ihnen für jede Arbeitsstunde zahlen). Nun ist es an der Zeit, eine Spalte für die externen Stundensätze hinzuzufügen (d. h. den Betrag, den Sie Ihrem Kunden für eine Stunde Arbeit eines bestimmten Mitarbeiters in Rechnung stellen). Fügen Sie dazu eine neue Spalte für benutzerdefinierte Werte hinzu und geben Sie die Werte in die Zellen ein.
Der Gewinn Ihres Unternehmens ergibt sich aus der Differenz zwischen dem externen und dem internen Tarif. Lassen Sie uns eine Spalte erstellen, die den Gewinn berechnet und ihn mit den Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter an diesem Projekt multipliziert. Fügen Sie ein neues "benutzerdefiniertes Berechnungsfeld" hinzu. Benennen Sie es (z. B. "Gewinn"), wählen Sie den Währungstyp und geben Sie die folgende Formel ein:
(Benutzerdefinierte Werte: externer Stundensatz - Benutzerdefinierte Werte: interner Stundensatz) * (Arbeitszeitblätter:Zeit/60)
Als Letztes müssen Sie die Gewinne Ihrer Mitarbeiter in der Zeile "Total" summieren. Klicken Sie auf die Zeile und geben Sie sie ein:
Ihre Abschlusstabelle sollte wie folgt aussehen:
Natürlich können Sie weiter anpassen indem Sie die Informationen filtern oder neue Spalten hinzufügen. Die Berichte von Teamdeck sind sehr leistungsfähig, so dass Sie in der Lage sein sollten, sie an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.
Möchten Sie darüber sprechen, wie Sie Teamdeck in das Projektmanagement Ihres Unternehmens integrieren können? Termin für ein Gespräch mit Aniela, unsere Expertin für Kundenerfolg. Sie wird Sie durch die App führen und Ihnen helfen, sie für Ihr Team einzurichten.
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